档案价值鉴定的作业模型构建

档案价值鉴定的作业模型构建

关于文件价值的理论研究是一个重要的理论课题，直接关系到文件资源体系的建设质量。该课题的研究成果会在很大程度上影响我国档案价值鉴定工作政策、法律、法规和制度的完善与发展。尽管我国档案界对该问题的研究已经取得了一定的成果,但距离档案管理工作实践的需求,还存在较大的差距,其中的某些认识还存在明显误区。本文主要通过对相关研究成果的问题诊断和思想梳理,进一步澄清对档案价值鉴定的一些基础理论问题的认识,构建档案价值鉴定模型,以期对现实的档案价值理论研究和鉴定实践起到一定的促进作用。1重新思考档案价值鉴定概念的定义。对于档案价值鉴定概念需要合理界定,同时也需要注意的几个方面对档案价值鉴定的概念作出合理定义,是档案价值鉴定基础理论研究所面临的首要问题,也是建立和完善我国档案价值鉴定政策、法规和制度体系所要明确的重要问题之一。没有明确的档案价值鉴定概念的引领,档案价值鉴定基础理论体系就会失去最基本的逻辑“基石”,而基于错误或不合理的档案价值概念所建构的档案价值鉴定工作政策、法规和制度体系也不可能对档案工作实践起到积极的指导和促进作用。在目前的研究成果中,人们较为习惯于从“档案管理业务工作”角度出发,对档案价值鉴定概念进行定义。国内比较典型的认识包括“所谓档案价值的鉴定工作,就是档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法,判定档案的价值,确定档案的保管期限的一项工作”;“档案价值鉴定是根据一定的原则和标准,鉴别和判定档案的有用性,挑选有价值的档案妥善保存,剔除无须保存的部分予以处置。它是现代档案工作的核心,直接关系到档案工作其他环节的开展”;“档案价值鉴定,是指档案工作者主体在档案价值认知的基础上对档案客体有无价值和价值大小的评估和预测,并据此决定档案的存毁”;“档案价值鉴定是档案管理的重要环节,档案的内容、来源、时效、名称等属性和社会利用需求决定档案的价值,是档案价值鉴定的基础和核心”。国外比较典型的认识包括:“基于文件当前业务、制度、法律、财政或历史价值,文件的情报价值和整理状况以及与其他文件之间的关系,对文件进行评估的过程”;“基于行政、法律和财政要求以及历史价值,对文件进行评估以决定其留存的过程”;“判断文件未来使用价值的过程,无论使用的目的是什么,其价值的持续时间有多长”。综上可见,虽然国内外学者对档案价值鉴定概念的定义表述存在着一定差异,但都非常注重对档案(或文件)价值鉴定的业务活动内容的描述,我国学者比较侧重于对档案价值鉴定的“依据性条件”及鉴定结果呈现形式的说明,国外学者则比较侧重于对档案价值鉴定的“价值性条件”及鉴定目的的说明。值得注意的是:这种定义方式虽然可以对现实的档案价值鉴定工作起到一定的理论指导作用,但是基本上还是属于“外延描述层面”的定义类型,并没有深入揭示和把握档案价值鉴定的工作性质和主要本质。尽管有的学者也认识到档案价值鉴定与其他档案业务工作之间的密切关系,但并没有进一步予以阐述。基于上述分析,重新思考对档案价值鉴定概念的定义问题,就显得非常必要了。笔者认为,对档案价值鉴定概念进行合理定义的关键在于要通过定义来明确以下几个方面的指导思想:•档案价值鉴定不仅仅是档案管理的一项业务活动或一个工作环节,而是一项涉及多主体利益的系统工程,需要有相对科学的鉴定政策和行为规范,并通过多个“价值鉴定主体”的密切配合才能取得良好的工作成效。•档案价值鉴定的本质要求应该是提升档案部门管理档案资源的质量和管理效益,并通过档案鉴定主体的有效鉴定活动来改善档案资源的品质和可用性。•档案价值鉴定需要解决的主要矛盾并不是一成不变的,在传统档案管理环境条件(以纸本为主)下,档案价值鉴定所要解决的主要矛盾是“海量增长的文件”与“人类有限的保存能力”之间的矛盾;而在数字环境条件下,保存空间方面的问题已经随着人类存储技术的变革而逐渐化解,档案价值鉴定所要解决的主要矛盾已然转化为“档案资源品质(包括完整性、真实性、可用性等)”与“管理和维护成本不断增长”之间的矛盾。为此,对档案价值鉴定概念的定义不能仅停留在业务工作内容、程序和结果层面,而应尽可能地揭示其本质,明确其具体涵义,把精力集中在那些真正需要解决的实质性问题上。只有这样,才可以避免那些无谓的学术理论争论,拓展档案价值鉴定理论研究的领域,提升理论对档案管理实践的指导价值。综之,根据我国档案价值鉴定所面临的主要问题和需要解决的主要矛盾,可以这样来定义档案价值鉴定的概念:档案价值鉴定是鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识,对档案的质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。在纸质文档时代,它是解决“海量增长的文件”与“人类有限的保存能力”之间矛盾的一项系统工程;在电子文档时代,它是解决“档案资源品质(包括完整性、真实性、可用性等)”与“管理和维护成本不断增长”之间矛盾的一项系统工程。明确了档案价值鉴定的概念之后,有必要进一步探讨档案价值鉴定所面临的另一个重要问题,即影响档案价值鉴定质量的基本要素。该问题的研究将有助于推动我国档案价值鉴定应用理论的发展。2决定档案价值鉴定质量的三元组和三元组任何一项价值鉴定,都离不开三个基本要素,即鉴定主体、鉴定依据和鉴定程序。这三个基本要素构成了影响和决定档案价值鉴定质量的“价值三元组”。通过构建相应的作业模型,可以较为明确地认识“价值三元组”对合理判定档案价值的影响效用,从而更有利于深入开展档案价值鉴定工作。2.1主观主义的必然要求,一是主所谓“价值三元组”模型(见图1),是笔者为促进档案价值鉴定目标的实现而设计的一种业务参考模型,它着重描述和说明了影响档案价值鉴定质量的三个基本要素之间的相互作用关系以及它们与档案价值和各种意义“确认”之间的相互关系。构建这种模型的目的在于使档案鉴定主体、鉴定依据和鉴定程序之间保持一种相互协调一致的关系,规范档案鉴定主体的思想和行为,保证档案价值鉴定依据的合法性和正当性,维护档案价值鉴定程序的科学性、有效性,形成符合档案价值鉴定目标要求的良性工作机制。国内外长期以来的档案价值鉴定经验表明,如果把档案价值鉴定交给某些没有鉴定工作经验和相关知识素养的人或组织去承担,有时会造成灾难性的后果。所以,为了有效地保证档案价值鉴定质量,挑选具有丰富业务工作经验、档案鉴定工作经验和具备相关专业知识的人员,就显得格外重要。在实际工作中,有些单位把档案价值鉴定工作交给一些没有相关经验和知识素养的人去完成,虽然也能依据一定的标准和规范勉强完成,但其结果往往差强人意。为此,在开展档案价值鉴定工作前,对参与人员的选择和业务培训都是需要认真完成的工作内容。鉴定主体应对鉴定对象之形成背景、过程及主要用户的需求特征和规律等方面有比较充分的认识。无论是对传统载体的档案还是对电子档案价值的鉴定,都需要鉴定主体认真熟悉和把握档案文件生成的相关职能活动情况,了解现实用户对档案信息内容需求的“强度曲线”变化规律。这是对鉴定客体做出正确合理价值判断的基本前提条件之一。鉴定主体的工作内容包括确立鉴定依据(包括制定鉴定政策、建立鉴定工作制度、搜集和编制鉴定工作成功案例、明确鉴定工作理论依据等),订立鉴定程序,制定鉴定计划,组织开展档案价值鉴定业务工作等。档案价值鉴定依据主要包括理论依据、政策法规依据、制度和标准依据、业务职能分析依据等。在档案价值鉴定实践中,鉴定依据的确立过程必须保证合法性和合规性要求,严禁违法违规性内容出现在鉴定政策、制度、标准和作业方案中。鉴定依据的合法合规性,是保证鉴定主体行为正当性的基本前提,同时也是确保鉴定程序科学性和有效性的必要条件。由于各个立档单位的具体情况不尽相同,国家层面的法律、法规在内容规定和规范性要求方面不可能做到“面面俱到”,所以各立档单位和国家档案馆在开展档案价值鉴定过程中,应做好比较充分的前期准备工作,不仅要认真学习相关的鉴定理论、方法和技能,熟悉相关的档案工作法律、法规、标准和制度,还应对本单位的业务职能分工情况及其重要性等进行深入的分析和理解,以使档案价值鉴定获得强有力的依据支撑。目前,档案价值鉴定的一般性依据可以参考本文表1的内容。各立档单位和档案馆在具体工作实践中,还应结合本单位的实际情况,予以细化。档案价值鉴定程序是开展档案价值鉴定活动的流程和相关节点目标与任务的统一安排,是鉴定主体对档案价值鉴定依据和鉴定方法的实际应用与具体实施过程。科学合理的档案价值鉴定程序,有助于档案价值鉴定目标的实现。各立档单位应根据本单位的实际情况,以价值鉴定理论为指导,落实档案法规和制度要求,参照相关的档案价值鉴定标准,依据对本单位各项业务职能活动及文件产生和形成规律的分析,把握好文件形成的关键性“业务节点”,统筹安排需要作为档案保存的文件,合理划分档案的保管期限。确立合理的档案价值鉴定程序的关键性内容包括:•关键性业务活动节点的选择。通常,文件的形成和运动是有规律可循的,档案鉴定人员只有深入了解本单位的各项业务职能活动的规律和特点,才能较为准确地了解一项职能业务活动的关键性节点在哪里,并据此指明这些“节点”应形成和积累的“文件清单”,而且还可以将这些一览表“嵌套”在相关的业务信息管理系统中,方便有关业务部门和人员随时检查文件的形成和积累情况,从而在根本上保证档案资源达到完整性、真实性和可用性的质量要求。可以说,这些关键性业务职能活动“节点”的确立,是实现档案价值鉴定“全生命周期管理”的重要前提,也是实现现代档案管理“前端控制”目标的主要手段之一。传统档案价值鉴定程序的主要缺陷之一,就是没有改变“事后管理”的做法,所以只能被动接受既成事实,无法从根本上确保归档文件的质量。形成立档单位的全部业务职能活动“节点”的“文件清单”,是确保其档案全宗整体质量的主要控制方式。•编制本单位的档案保管期限表或文件处置表。档案价值鉴定需要有明确的标准指引,这样做的好处是:既能保证档案价值鉴定的有效性,又能切实提高鉴定工作的效率。档案保管期限表的编制质量,主要取决于鉴定主体对档案价值鉴定依据掌握和理解的程度及对本单位职能业务活动的重要性与特点的认知水平。•对“弹性”原理的合理应用。传统意义上的“弹性”原理主张“就高不就低”的鉴定思想和做法;而现代档案价值鉴定理论中的“弹性”原理则主张“就低不就高”的处置方法,即对那些暂时无法明确划分保管期限的文档,先确定一个最低保存时限,待保存期满后再依据新的统计数据和新的理论要求,进行重新鉴定。档案价值鉴定的“价值三元组”的思想,可以成为促进我国档案价值鉴定工程实践的指导思想。这种思想明确了影响档案价值鉴定质量的三个主要要素及其相互关系,在实施档案价值鉴定的工程实践中,只有做到统筹兼顾,才能达到良好的实施效果。3在研究文献价值时，有必要纠正一些偏见就目前我国档案价值鉴定的理论研究现状而言,有几种主要偏向必须予以纠正,否则这些偏向将继续对我国的档案价值鉴定实践产生不良影响。3.1改进方法,确立科学的档案价值鉴定方法理论在我国传统的档案管理理论中,长期以来一直存在着一种认识:“鉴定档案价值的基本工作方法是直接鉴定法,亦即通过直接审查档案来鉴定档案的价值”,它“要求鉴定工作人员逐件、逐页地审查档案,而不是仅仅根据案卷目录、卷内文件目录、案卷题名判定档案的价值”,“直接鉴定法是保证档案价值鉴定工作质量的重要方法,所以,在一般情况下必须采用”。这种一直被许多鉴定人员奉为圭臬的档案价值鉴定方法论,其实存在着严重的偏差。首先,它并没有把档案作为一种人类社会职能活动的有机组成部分看待,如果认识到档案与其产生和形成的职能活动之间的密切关系,就不会忽视对其产生和形成职能活动的鉴定,转而专注于档案本身。这个道理很简单,我们可以相对容易地比较认识一个组织所承担的各种职能活动的重要性,并以此为依据来判断作为这些职能活动组成部分的文件的价值大小。然而,如果我们放弃了这种便捷的方法路径,一味强调“直接审查档案文件”,则往往是“事倍功半”,很难从宏观上正确判断档案的真实价值,甚至会使鉴定人员陷入事务性的怪圈,难以抉择。其次,这种鉴定档案价值的方法论,往往将鉴定人员的工作重心引向“个体文件”,很容易忽视宏观层面的鉴定因素的考察,严重影响鉴定工作的效率和效果。从某种意义上讲,我国档案价值鉴定工作之所以成为各项档案业务建设中的一个滞后环节,其主要原因之一就是因为过分强调这种“直接鉴定法”的应用。认识到问题产生的根源后,我们应当回到正确的轨道上来,并在认真吸取国外“宏观鉴定理论”、“职能鉴定法”、“文献战略”等先进理论和方法的基础上,结合我国的档案价值鉴定实践的需要,构建科学的档案价值鉴定方法理论。主要的改进策略应包括:第一,制定统一的档案价值鉴定法规——《档案价值鉴定管理办法》,明确规定各个立档单位应将本单位的档案价值鉴定建立在对自身职能业务进行梳理的基础上,并采取职能鉴定方法开展本单位的档案价值鉴定工作。第二,国家档案行政部门应做好相关示范性标准的制定工作,为各个立档单位提供可资参考的档案价值鉴定标准模板,规范各单位的档案价值鉴定行为。第三,逐步建立我国档案价值鉴定案例库和知识库,为各个立档单位的档案价值鉴定工作提供工具和方法支持。3.2形成统一的业务规则在目前所能见到的我国档案价值鉴定理论研究成果中,可以很容易地找到大家对档案价值鉴定“四原则”的阐述和说明,但却很难找到依据这些原则,根据不同的鉴定对象所提出的“档案价值鉴定规则”方面的理性认识成果。这不能不说是一种严重缺失。从一般意义上说,档案价值鉴定原则可以为鉴定主体提供思想和行为上的基本指向,即所提供的是基础或本源的综合性原理或出发点,而不是具体的、可操作的档案价值鉴定行为指南。这就需要每个立档单位从具体的鉴定工作情境出发,将档案价值鉴定原则的合理思想转化为具体的业务规则,切实地规范鉴定主体的鉴定行为,避免档案价值鉴定工作产生不良后果。档案价值鉴定原则对各个立档单位制定档案价值鉴定规则具有以下几个方面的作用:第一,档案价值鉴定原则直接决定了鉴定规则的基本性质、内容和目标取向;任何一个立档单位制定档案价值鉴定规则,都不能脱离鉴定原则的基本指向。鉴定规则实质上是更具体的鉴定原则,是对一个立档单位的各种影响档案价值的因素综合考量后所提出的具体鉴定行为规范。第二,档案价值鉴定原则是保证各项档案价值鉴定规则之间协调统一的理论基础。第三,档案价值鉴定原则对各立档单位的档案价值鉴定规则的建设与完善具有理论导向作用。尽管如此,在每个立档单位的具体档案价值鉴定实践中,不能简单地用“原则”取代“规则”。这是因为“档案价值鉴定原则”是不同类型的档案价值鉴定规则中“共性的”、“一般的”、“稳定的”思想成果的集中体现,其中包含了档案价值鉴定思想成果中的基础性真理和工作原理,并不具体设定每个立档单位的具体档案价值鉴定的行为规范和具体要求。为此,各个立档单位应在坚持档案价值鉴定原则所确定的基础性真理和原理思想的前提下,认真研究本单位的职能活动和文档形成的规律和特点,通过制定合理的鉴定工作政策和工作方案,确立适合于本单位的档案价值鉴定的各种具体规则。鉴于电子档案和数字化档案的数量越来越多,我国的档案价值鉴定规则的制定还应充分考虑到“智能鉴定”的客观需要。电子档案和数字化档案的智能鉴定,只有在相对合理的规则指引下,才能使文档管理系统进行有效的逻辑判断,并自动给出鉴定结果。为此,各个立档单位应根据对本单位职能业务的分析结果,结合文档的形成规律和特点,细化本单位的档案价值鉴定规则。3.3档案价值鉴定的尺度需要有合理的界定档案具有确定性价值,但在不同的时间、地点对不同的人又有不同的意义,并且这种意义还可以引申、推导、繁衍出更多的意义,从而使档案资源增殖。档案价值鉴定的首要任务就是通过对档案及其相关的职能活动中确定性因素(如职能活动的重要性、相关事件的重要性和社会影响性、档案的构成因素、档案的真实性和完整性、档案的有效性等)的综合分析,对档案的有用性和有益性做出估价与判断。如果认为“档案价值的实质,是档案这种客体对主体需要的满足”,那就意味着鉴定主体必须在开展档案价值鉴定前,就对“主体需要”有非常充分的认识,对档案的各种“现实作用”和“长远的历史作用”有全面的认识和把握。但是,从认识论角度来说,人类的认识能力具有“非至上性”,更何况档案在不同的时空条件下,对不同的社会主体又具有不同的意义,所以,从理性的角度来分析,将档案价值鉴定的尺度确定建立在对“主体需要”的全面了解和把握的基础上的可能性是不存在的。档案的价值和档案的意义是两个概念,前者强调的是根据“确定性的因素”来合理判定档案的有用性和有益性,后者强调的是利用具有某种“有价值”的档案来有效地满足人们的工作和生活等方面的需要,实质上是指档案价值的实现形态与具体结果。在档案价值鉴定实践中,鉴定主体只有依据确定性的标准和规则开展鉴定活动,才能取得一定的成果;如若将一些“不确定性”的因素置于档案价值鉴定实践,就会使鉴定主体的判断陷入人为