DB42T2086.1-2023农产品质量安全检测机构管理要求 第1部分：技术档案管理

ICS01.140.20CCSA14

DB42湖 北 省 地 方 标 准DB42/T2086.1-20231ManagementrequirementsforChinaagri-producttestinglaboratoryManagementrequirementsforChinaagri-producttestinglaboratory—Part1：Technicalarchivesmanagement2023072720230927湖北省市场监督管理局发布目 次前言 III引言 IV1范引文件 1语定义 11档围 25566附录A（料附录A（料）建档案档单归时限 7参考献 11前 言GB/T1.1—20201请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。DB42/T20861DB42/T2086——第1部分:技术档案管理。本文件由湖北省农业农村厅提出并归口。（武汉（））。本文件实施应用中的疑问，可咨询湖北省农业农村厅，联系电话12.chzxsp@163.com。引 言208691——第2部分：文件管理。目的在于规定文件的分类、编制、审批、发布、编号和发放等要求。——第3部分：风险管理。目的在于规定风险的管理原则、识别、分析、评价和控制等要求。45——第6部分：样品管理。目的在于规定样品的接收、标识、制备、保存、流转和处置等要求。7——第8部分：实验室废弃物管理。目的在于规定实验室废弃物的收集、储存和处置等要求。——第9部分：产业服务。目的在于规定机构服务产业的管理要求。农产品质量安全检测机构管理要求第1部分：技术档案管理范围本文件适用于湖北省农产品质量安全检测机构技术档案管理，不适用于电子档案管理。（GB/T10609.3制图复制图的折叠方法DA/T22DA/T22DA/T253术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1机构laboratory具备相应的检测条件和能力，依法经资质认定，并由省级以上人民政府农业农村主管部门或者其授权的部门考核合格，从事农产品质量安全检测的机构。3.2档案archives4总则遵循机构档案形成规律，保持案卷内档案的有机联系和案卷的成套系统，便于档案的保管和利用。5归档范围应包括机构与人员、质量体系、仪器设备、检测工作、记录与报告、设施与环境等方面的档案。机构应包括但不限于：）；）；人员机构所有技术人员应建立人员档案，一人一档，内容包括但不限于：）；（（）包括但不限于：包括但不限于：（包括但不限于：检查表、审核报告、基本（不）符合项整改记录；包括但不限于：包括但不限于：（））；）；仪器设备应独立建档，一机一档，目录清晰，内容包括但不限于：（验收）仪器设备应独立建档，一机一档，目录清晰，内容包括但不限于：（验收）等；））检定）5.9标准物质（样品）包括但不限于：f)标准物质（样品）证书。样品包括但不限于：）；接收）包括但不限于：（）；记录；）；分包5.13报告和记录检验检测报告及相应原始记录应独立归档，内容包括但不限于：）补充）（）；）；（）；。5.14设施和环境控制包括但不限于：f)“三废”处置记录。5.15其他档案验收、交接、借阅、归还、销毁记录；开展新项目记录。移交文件材料移交归档时限，一般分为及时、按季度和按年度三类，详见附录A。检查归档材料应完整规范，要求如下：DA/T25建档立卷DA/T22GB/T11822修整归档文件装订前，应修整不符合要求的文件材料。要求如下：GB/T10609.3装订归档文件一般采用装订的形式，有利于对归档文件的保护和管理。要求如下：DA/T22验收归档文件在保存前，应由机构专人验收。要求如下：DA/T22保管期限未明确保管期限的，保管期限应不少于1个评审周期。机构组织、重要人员、重要设备设施和体系文件档案等应长期保存。管理机构应安排专人定期检查档案，同时做好保密规定，防止泄露机构和客户秘密。（）档案柜应有明显标识，便于检索和查询。利用全保密责任。10销毁超过保存期限且无保留价值的档案，档案管理员应书面报告质量负责人审核，最高管理者批准后，统一销毁，并保存档案销毁记录。档案销毁记录应长期保存。附录A（资料性）建议档案归档清单及归档时限建议档案归档清单及归档时限见表A.1。表A.1建议档案归档清单及归档时限序号档案名称建议归档时限建议责任人1机构————1.1机构设置批文及时行政主管1.2法人资格证明（非独立法人还需有法人授权文件及授权范围）及时行政主管1.3管理层任命文件及时行政主管1.4机构平面布局图及时行政主管1.5场所所有权证明文件及时行政主管2人员————2.1履历表、身份证或护照复印件、教育和相关业绩证明及时技术人员2.2专业资格证明及时技术人员2.3培训计划及时人事主管2.4培训记录按年度人事主管2.5监督计划及时科室主管2.6监督记录按年度科室主管2.7上岗考核记录及时技术负责人2.8授权记录及时技术负责人2.9能力监控、奖惩记录及时科室主管2.10（诚信）承诺书和聘任合同书及时质量负责人3质量文件————3.1外来文件及时质量负责人3.2内部编制文件及时质量负责人3.3文件受控清单及时质量负责人3.4文件修订、发放和回收记录及时质量负责人4质量控制————4.1质量控制计划及时质量负责人4.2内部质量控制实施记录按年度业务主管4.3外部能力验证（或实验室间比对）记录按年度科室主管5内外部审核————5.1内部审核记录按年度质量负责人5.2外部审核记录按季度质量负责人5.3管理评审记录按年度技术负责人表A.1建议档案归档清单及归档时限（续）序号档案名称建议归档时限建议责任人6客户服务————6.1与客户沟通记录按季度业务人员6.2客户满意度调查记录按年度业务主管6.3投诉、事故调查及处理记录按季度业务主管7技术标准————7.1标准受控清单按年度标准管理员7.2查新记录或有效性检查记录按季度标准管理员7.3发放、回收记录及时标准管理员7.4标准方法验证记录、非标方法确认记录（适用时）及时检验人员7.5标准方法偏离文件（适用时）及时检验人员7.6变更审批记录及时标准管理员8仪器设备————8.1仪器设备建档信息及时仪器管理员8.2购置申请、说明书、发票、海关通关信息或协议（适用时）、购置合同、租用合同或全权支配证明等及时仪器管理员8.3安装调试报告和验收报告及时仪器管理员8.4仪器设备操作和维护规程及时仪器管理员8.5仪器设备相关计划及时仪器管理员8.6检定（校准）证书及结果确认记录及时仪器管理员8.7检定商服务评价记录按季度检定校准人员8.8使用与维护记录按年度仪器管理员8.9功能完好性检查记录按年度仪器管理员8.10期间核查记录按年度仪器管理员8.11维修、改装、流转、降级、停用和报废等记录按年度仪器管理员8.12仪器设备作业指导书及时仪器管理员9标准物质（样品）————9.1采购、出入库记录按年度标物管理员9.2标定、定值、配制、处置等记录按年度标物管理员9.3期间核查计划及时标物管理员9.4期间核查记录按年度标物管理员9.5标准物质（样品）证书按年度标物管理员10样品————10.1抽样记录（适用时）按季度抽样人员表A.1建议档案归档清单及归档时限（续）序号档案名称建议归档时限建议责任人10.2接收（受理）记录按季度业务人员10.3制备和发放记录按年度样品管理员10.4流转、返还、保存及处置记录按年度样品管理员11服务与供应品————11.1采购申请或申报（适用时）按年度物资采购员11.2出入库记录按年度检验人员11.3质量验证（符合性检查）记录按季度检验人员11.4定期检查记录（适用时）按季度检验人员11.5过期处置记录按年度检验人员11.6供应商名录及评价审批表按季度物资采购员12分包————12.1分包项目协议书及时业务人员12.2分包方能力评审记录及时业务人员12.3分包方资质证明材料及时业务人员12.4分包报告按年度业务人员13报告和记录————13.1送检委托单或技术服务合同按季度业务人员13.2任务流转单按季度业务人员13.3原始记录、及其相关联的图谱或仪器测试数据按季度检验人员13.4检验检测报告按季度业务人员13.5补充（更正）报告及说明、报告作废申明按季度业务人员13.6现场抽样照片（适用时）按季度抽样人员13.7抽检文件和方案（适用时）按年度项目负责人13.8受检单位资料（适用时）按年度业务人员14设施和环境控制————14.