日常办公巡查管理制度

日常办公巡查管理制度一、总则1、 目的为加强公司日常管理，严肃员工纪律，促进员工日常行为的规范化建设，营造良好的工作氛围，创造一个舒适、优美、和谐、整洁的工作环境，整体提升企业形象，特制订本制度。2、 适用范围本制度适用于公司全体员工。二日常巡查分类日常巡查包括员工考勤巡查、日常行为规范巡查、仪容仪表巡查、服务规范巡查、办公场所环境巡查、开源节流巡查。三、巡查内容考勤巡查1、 对于员工工作时间外出必须在《员工外出登记表》上做好相应的登记，注明外出时间、夕卜出事由等各事项，外出需经部门负责人同意，签字确认，完善相关审批或请假手续，方可外出，每月月末由各部门将本月的外出登记进行汇总，报送至人事行政部进行考勤核对；2、 员工因特殊情况无法签到、签退的，应报部门领导同意后，由部门考勤人员登记，并报人事行政部备案；3、 若巡查过程中发现某员工不在岗的情况，则该员工必须要向人事主管说明不在岗的理由，是否完善相关的请假或外出手续；若不能说明不在岗的理由，则视为旷工，并按照《员工手册》的相关规定作出相应的缺勤处罚；4、 每个部门超过三分之一以上的人员调休，必须由部门负责人书面申请并附调休人员名单，报公司总经办审批后方可调休；5、 考勤巡查主要包括迟到、早退、溜班。迟到：上班未在规定时间内打卡者(指纹记录形式)视为迟到；早退：未经请假提前下班者视为早退；溜班：工作时间擅离岗位并未做任何登记者为溜班。员工日常行为规范巡查1、 工作时间内不准在工作场所内打闹嬉笑、大声喧哗、追逐嬉戏；2、 工作时间内不准在办公区域或办公室内抽烟，吸烟需到过道、阳台或是楼道处；3、 工作时间内不准将盒饭带到办公室内吃；4、 不准在工作时间内喝酒或酒后上班；5、 工作时间内不准在工作区域内睡觉；6、 不准在大庭广众之下相互大吵大闹，对别人恶语中伤、辱骂，恶化公司风气，搅乱正常工作秩序；7、 不准煽动斗殴或参与斗殴；8、 其他。（三）仪容仪表巡查1、 着装必须整洁，举止大方，言语文明；2、 不准穿拖鞋和无袖上班；3、 上班时间内必须佩戴工作牌；4、 需穿工作服上班的部门员工必须在上班时间内穿工作服上班，工作服要保持整洁；5、 前台接待员须穿无花纹丝袜，袜口不外露；6、 前台接待员应淡妆打扮,不得浓妆艳抹，避免使用味道浓烈的化妆品、香水,不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰。）服务规范巡查1、行为要求（1）就坐时姿态要端正,入坐要轻缓，上身要直，人体重心垂直向下，腰部挺起，手自然放在双膝上,双膝并拢，目光平视，面带微笑；（2） 不得在椅上前俯后仰摇腿跷脚，双手抱于胸前，跷二郎腿或半躺半坐；（3） 不得趴在工作桌上，晃动桌椅，玩手机，脱鞋，伸懒腰，哼小调，打哈欠等行为。（4） 在工作场合与他人同行时，不得勾肩搭背，不得同行时嬉戏打闹；（5） 在指弓|方向时应将手臂伸直，手指并拢，手掌向上启然伸向需指弓|的方向，并注意对方是否已看清目标；（6） 在与客户进行交谈时，应使用礼貌用语；（7） 谈话时，手势不宜过多，幅度不宜过大；（8） 在与客户交谈中不许以任何借口顶撞讽刺用户；（9） 在与客户交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言；（10） 不讲有损公司形象的话；（11） 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务；（12） 耐心认真处理每一项服务工作，谦虚、和悦接受用户的评价,客户离去时，应面带微笑道别；（13） 严禁空岗，如确须离开前台时，须通知客服经理，待替岗人员到达前台后方可离开。2、接待要求（1） 接待来访人员时，应做到以下几点：对来访人员主动说：〃您好，请问您需要帮助吗”；确认对方要求后，说〃请稍等，我帮您找”并及时与被访人联系，并告诉对方“他马上来，请您先坐一下,好吗”；如果要找的人不在时，应礼貌地对对方说〃对不起”；当来访人员离开时，应说：〃欢迎您再来，再见!”（2） 接听电话时，应做到以下几点：铃响三声以内必须接听电话，认真倾听对方的电话事由；中途若遇急事需要暂时中断与对方通话时,应先征得对方同意,并表示感谢；③继续通话时，须向对方致歉；④通话完毕,须等对方放下电话后，方可放下电话。（3） 拨打电话时，应做到以下几点：电话接通后，应首先向对方致以问候，如〃您好”，并作自我介绍；整个通话过程必须使用敬语，将要传达的的事项交待清楚；通话完毕时，应说〃谢谢您（麻烦您），再见”。（五）办公场所环境巡查办公场所环境包括公共区域和个人区域。1、 公共区域公共区域包括办公室走道、会议室、培训室、楼道、展厅、前台、卫生间等，该区域的环境卫生由公司保洁负责清扫，公司所有员工具有保持和监督办公环境整洁的责任和义务，不可随意乱扔污物，公共区域的环境卫生应做到以下几点：（1） 保持公共区域地面干净整洁、无赃物；（2） 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明；（3） 保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁；（4） 保持卫生间、洗手池内无污垢、经常保持清洁；（5） 不准将物品堆放在走廊和过道上。2、 个人区域个人区域包括各自部门的办公室区域以及所管辖的仓库等，由各自部门人员自行清扫，个人区域的环境卫生应做到以下几点：（1） 桌面只能摆放个人办公必须物品，其他物品应放在个人抽屉里面；（2） 办公室公用物品如剪子、胶带、尺子等应摆放在整齐并放在固定工作区域，电脑键盘要保持干净；（3） 饮水机、打印机、传真机、电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干挣整洁、无灰尘和废纸屑；（4） 办公室垃圾筐必须摆放到位，每日进行垃圾筐的清理；（5） 地面清洁无垃圾、污物、污迹，无烟蒂；（6） 无乱张贴或张贴不适合办公室的东西；⑺玻璃干净明亮，门窗、窗台无灰尘；（8新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按照先进先出的程序予以清理；（9）各部门应制定各自部门的值日表，由当天值日生每天对部门内办公环境进行清扫，部门负责人负责监督和实施，由总经办不定期进行抽查。（六）开源节源巡查1、 各部门应充分利用公司自动化网络办公，利用电子邮件等网络工具进行文件资料、信息等的传阅和处理，减少纸质文件的传递；2、 各部门工作中避免不必要的材料打印、复印，非重要文件复印或打印时尽量双面使用纸张，公司级文件可单页打印；3、 规范使用电话、传真机等公用通信设备，严禁使用办公室电话进行私聊，拨打与业务无关的电话，每月公布电话使用情况；4、 电脑主机、显示器、打印机、复印机、饮水机等办公设备长时间不用时应关闭电源，减少待机能耗；下班后要及时将办公室所有电器设备的电源切断；5、 各部门节约用电，在自然光线充足时，不得开照明灯；样板间和材料展厅做到〃人走灯灭”，如未能及时杜绝，由所属部门监管，所以该部门必须加强营业时间内的巡场工作；6、 规范加班申请，如遇工作情况需要加班的，需先提前写加班申请报部门经理同意，尽量减少无谓的加班费用和调休的产生；7、 前台接待客用物质，须日采日清不得造成人为浪费。公司物资员工不得私拿私用，一经查实属内盗处理。由公司综合部每天不定期对员工考勤、日常行为规范、仪容仪表、服务规范、办公场所环境、开源节流进行巡查，并将巡查发现的问题及时记录，以备处理。五、处罚标准（一）考勤巡查员工迟到、早退、溜班的处罚标准严格按照《员工手册》的相关规定执行，具体规定如下：1、迟到：员工当月迟到5分钟内，且当月累计不超过3次不处罚；迟到5-15分钟或超过3次的每迟到1次罚款10元；迟到在15分-30分钟以内者，罚款20元；2、 早退：未到下班时间而提前离岗者，即为早退；早退在15分钟以内者罚款20元，15-30分钟罚款30元；3、 未经请假不上班或假期结束未到岗且未续假的视为旷工；迟到、早退或私自离岗达到30分钟以上的视为旷工半天，旷工半天内（包括半天）按当日基本工资的2倍处罚，旷工1天按当日基本工资的3倍处罚。（二）日常行为规范巡查在巡查的过程中，若发现上述第三点第二条规定的情形之一，将对责任人进行通报处罚。（三）仪容仪表巡查在巡查的过程中，若发现上述第三点第三条规定的情形之一，将对责任人进行通报处罚。）服务规范巡查在巡查的过程中，若发现上述第三点第三条规定的情形之一，将对责任人进行通报处罚。（五） 办公场所环境巡查1、 定期对各部门的办公环境卫生进行巡查，并进行评比，按照公司《关于进行日常内务检查的通知》（综字〔2015〕43）文件规定的相关要求实施；2、 检查评比采用100分制，按检查所得的实际得分评出〃优、良、差”三个等次，85分以上为〃优”，70-85分为〃良”，69分以下为〃差”，连续三次检查评分结果为〃差”的部门，将进行50元每次的乐捐。（六） 开源节流巡查在巡查的过程中若发现铺张浪费的现象，将严格按照公司《开源节流管理制度》的相关规定进行处罚，具体如下：1、 办公室未关电脑及照明灯，每次每户乐捐50元/次，样板间及材料展