时间管理计划与合理安排课件

时间管理

TIMEMANAGEMENT——计划与合理安排时间管理

TIMEMANAGEMENT——计划与合理年薪每天价值每小时价值每分钟价值2万3万4万5万6万8万10万20万60万801201602002403204008002400101520253040501003000.170.250.330.420.500.670.831.675.00时间价值分析年薪每天价值每小时价值每分钟价值2万80100.17时间价你的每分钟价值多少呢？你的每分钟价值多少呢？

1-20岁、60-80岁——忽略不计，余40年！

项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7年一日三餐2.5小时4.2年22.5年交通1.5小时2.5年20年

电话1小时1.7年18.3年

看电视、上网3小时5年13.3年看报、聊天3小时5年8.3年刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6年休假、闹情绪、身体不适

2小时3.3年3.3年

我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？平均80岁寿命一寸光阴一寸金1-20岁、60-80岁——忽略不计，余40年！课程的收获★了解时间管理的重要意义★知道时间失控的原因★掌握时间管理基本方法★能够规划时间,改变自己课程的收获★了解时间管理的重要意义基本认知：时间管理的好处充分了解：时间"杀手"认真掌握：如何创造时间学以致用：时间管理的金科玉律课程目录基本认知：时间管理的好处充分了解：时间"杀手"认真掌握：如何一、时间管理使我们,"做我们希望做的事"在工作中，更有效利用时间.在有限的时间里做更多的工作.平衡花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人.成为时间的主宰，使生活感到轻松.二、时间管理使我们,"避免做我们不希望做的事"减少可能被浪费的时间.避免忘记去做重要的事.避免仓促上阵，失去主动.避免因迟到而失信于人.避免天天在时间的压力下度过人生.有效时间管理的好处一、时间管理使我们,"做我们希望做的事"有效时间管理的好处三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理抛弃陋习引进新的工作方式和生活习惯制定目标妥善计划及分配时间权衡轻重、权力下放自我约束、持之以恒速度与效果并重减少紧张与焦虑有效时间管理的好处三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理有效时间管理的好处时间杀手TimeKillers时间杀手

正在埋头遍写计划,电话响了……正在准备工作汇报,客户来了……会议开了一整天了,还没什么成果……沟通了无数次,越沟通越不清……工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度.人手不足,工作不能妥善分配.影响时间效率的因素正在埋头遍写计划,电话响了……影响时间效率的因素由于记忆欠佳,需要重新阅读同一材料.由于随手乱放,不得不耗费时间四处寻找.粗心大意,经常陷入空想和琐事不能自拔.不能有效授权.刚给下属布置完工作,还是不放心.办事拖拖拉拉,今天拖明天,明天拖后天.工作抓不住重点,重要的不做,不重要的抓住不放.不懂拒绝.碍于情面答应,却无法按时兑现.多项重要工作须同时处理,时间出现冲突.影响时间效率的因素由于记忆欠佳,需要重新阅读同一材料.影响时间效率的因素创造时间MakingTime

创造时间创造时间第一招：

做好规划创造时间第一招：很多同事从来不做或是不重视做计划，因为：过分强调"知难行易",认为没有必要在行动之前多做思考.不做计划也能获得实效.计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心.不了解做计划的好处.不知如何做计划.

PLAN

计划很多同事从来不做或是不重视做计划，因为：过分强调"知难行易"良好计划的好处充分利用企业的有限资源,发挥最大的效能.预测问题,防范事端于未然.事情推展前,做有效沟通,让其他部门了解我们需要的协助,也同时了解我们能为他们做些什么.协助评估目标的可行性.避免不必要的重复,减少无谓的浪费.建立优先顺序,按部就班,不赶工、不加班.良好计划的好处充分利用企业的有限资源,发挥最大的效能.如何做如何分工何时做计划涉及范围投入多少资源应变措施如何做如何分工何时做计划涉及范围投入多少资源应变措施怎样做好计划:计划的基础与关键——目标怎样做好计划:计划的基础与关键——目标抓住重点关注结果考核的依据明确激发下属的承诺和工作主动性统一目标,劲往一处使在各自层面上工作使下属能力迅速提升,职业发展快定立目标的好处抓住重点定立目标的好处列出达到目标所必须的合作对象和外部资源6列出可能的问题和障碍,找出相应的解决方法45列出解决目标所需要的技能和知识检验目标是否与上司的目标一致3正确理解公司的整体目标12制定符合【SMART原则】的目标确定目标完成的日期7定立目标的步骤列出达到目标所必须的合作对象和外部资源6列出可能的问题和障碍

SMART原则Specific–具体明确Measurable–可衡量的Attainable-可实现的Relevant-相关的Timebound–订明时限SMART原则Specific–具体明确Measura目的增收节支目标行政费用比去年下降15%一、目的与目标的混淆

目标设定常见的问题目的增收节支目标行政费用比去年下降15%一、目的与目标的混淆定量目标下半年销售额增加15%定性目标下半年制定新的行政考核标准二、定量目标与定性目标

目标设定常见的问题定量下半年销售额增加15%定性下半年制定新的行政考核标准二、三、多重目标的问题

目标设定常见的问题2014年人事助理目标1、7月完成毕业生接收.2、9月完成所有员工档案计算机管理.3、10月建立公司人才储备库.4、12月建立分类测评系统.要

点1、分清主要与次要目标2、目标在3-5个内即可三、多重目标的问题目标设定常见的问题2014年1、7月完1、评估冲突的重要性，在目标间确立优先顺序.2、发现和使用新的工作方法和技巧.3、权衡长期目标,面对当前问题4、分析如果不牺牲任何目标,是否能解决冲突;必须择一,延迟较不重要的.四、目标冲突

减少销售费用目标一增加两名业绩最好的销售人员的工资,作为激励目标二目标设定常见的问题1、评估冲突的重要性，在目标四、目标冲突减少销售费用目标计划锦囊计划的基础和关注核心是目标.好的目标要符合SMART原则.目标要有主次之分和优先顺序.目标设定最后期限,专人负责.防火重于救火,预先评估问题.计划锦囊计划的基础和关注核心是目标.特别提示"计划无须事无巨细","凡事计划则不如无计划".不需要大小事都周密计划,不必具体计划那些无关紧要的事".只须周密计划好最紧要的20％,其余的80％事情只要有备忘就足够了!特别提示"计划无须事无巨细","凡事计划则不如无计划".创造时间第二招：要事第一（确定优先顺序）创造时间第二招：80/20工作法80/20工作法20%的工作占整个工作80%的价值，应集中80%的精力做那20%的工作.一天中的15件要做的事,占80%价值的只有三件,认真挑选这三件事.80/20原则的运用面面俱到完全主义平均分配20%的工作占整个工作80%的价值，一天中的15件要做的事,一、列出一天内所有的工作二、对工作进行价值分类80/20原则的运用价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三

事项四事项五事项六……一、列出一天内所有的工作80/20原则的运用价值80%的工作三、时间和精力分配价值80%的工作分配价值20%的工作分配事项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属……80/20原则的运用三、时间和精力分配价值80%的工作分配价值20%的工作分配事第二象限工作法第二象限工作法工作紧急性分析非常紧急(马上要做)紧急(短时间内要做)不很紧急(可从长计议)不紧急(无时间要求)频次时间紧急性工作事项工作紧急性分析非常紧急紧急不很紧急不紧急频次时间紧急性工作事每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作"非常紧急"的工作事项,如果频繁发生,应考虑授权.制度、产品质量等重大问题与时间管理无关"紧急"事项越多,时间管理问题越大"紧急"、"非常紧急"、"不紧急"事项,时间比重越大,时间管理问题越大除"非常紧急"外,分析所谓"紧急"事项是否真那么急每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作"非常紧急"的工作事项,工作重要性分析非常重要(绝对要做)重要(应该做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)频次时间重要性工作事项工作重要性分析非常重要重要不很重要不重要频次时间重要性工作事每日、每周、每月最重要的是哪三项工作"重要"的工作事项越多,时间管理就越合理"非常重要"的工作事项,如果很紧急,则与时间管理无关一定要消除"不重要"的工作事项,通过授权压缩"不很重要"的工作事项特别注意对"重要"的工作事项进行分析每日、每周、每月最重要的是哪三项工作"重要"的工作事项越多,第二象限紧急/重要第一象限不紧急/重要第三象限紧急/不重要第四象限不紧急/不重要重要紧急不急不重要第二象限工作法第二象限第一象限第三象限第四象限重要紧急不急不重要第二象限工确定处理优先次序上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同——您的工作目标和您的上司保持一致.工作的优先顺序会变化,所以需要在每天开始时重新进行评估.越是接近自己目标的工作,集中、重点地处理就越重要.确定处理优先次序上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同——创造时间第三招：组织得当创造时间第三招：备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话被纸张淹没了废纸溢出未清理废纸撒落在地上阅读文件塞入文档中被遗忘了文件数量在膨胀，却未随时更新文件柜中充斥着无关的资料备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话被纸张淹只打开正在使用的文件发函文件经常清理只保留当前的来函文件文件都是最新的最频繁使用的文档极易拿到电话伸手可及常用文档靠近办公桌无用的东西及时清除只打开正在使用的文件发函文件经常清理只保留当前的来函文件文件挪出一段时间,专门处理眼前的问题(最困难的是处理堆积如山的杂物).如果杂物确实很多的话,那就不妨分成类别或按时间排列.清掉可以不要的东西(如书本、杂志、旧报告等).把不是很重要的文件集中放到办公室的一个角落.把零散的文件统一收集在档案夹或盒子里.清理办公桌挪出一段时间,专门处理眼前的问题(最困难的是处理堆积如山的杂处理文件紧急：立即处理不紧急：待处理只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理，扔掉／存档已处理文件方法：及时处理，一次完成处理文件紧急：立即处理工作简化法崔西定律任何工作的困难度与其执行步骤的数目的平方成正比；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。工作简化法剔、合、排、简剔——剔除why?为何做？——不做可以吗？what?做什么？——不这样做可以吗？where?在那里做？——一定要在这个部门做吗？when?何时做？——换个时间可以吗？how?如何做？——变通办法做可以吗？

合——合并

流程内的各项手续，哪些可以合并

排——重排

剩下的部分按顺序重排

简——简化

是否最简?能否再简化,以达到最好的效果.剔、合、排、简创造时间第四招：与人共事创造时间第四招：问自己：你做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事?担心部属做错事；担心下属表现太好；担心丧失对下属的控制；不愿意放弃得心应手的工作；找不到合适的下属授权。授权授权授权分析

不应授权(自己做)可以授权(可做可不做)应该授权(不应做,因某原因无法让下属做)必须授权(无论如何不要做)未授权原因件数比重授权程度工作事项授权分析下属没你做得好不代表永远没你做得好可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情授权刚开始会花费你较多时间,但下属一旦胜任,你就会节省很多时间做那些应该授权下属去做的事情很可笑,意味着你在花时间做下属的事下属没你做得好不代表永远没你做得好可以授权一定要授权，这样才1、要有一套用以监督和管理授权的制度.2、你选择的人务必是心甘情愿,并且有能力.3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会.4、确定他们有必要的工具和支援供给,以便完成工作.5、鼓舞部属,促使部属保持积极与热诚的态度.6、授权意味着不仅要分配不好干的事,也要分配容易做的事.7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人.授权时应注意1、要有一套用以监督和管理授权的制度.授权时应注意有效地沟通有效地沟通做好沟通前的准备确认对方的需求正确阐述自己的观点恰当处理对方的异议达成一致协议双方共同实施做好沟通前的准备确认对方的需求正确阐述自己的观点恰当处理对方创造时间第五招：应付“时间杀手”创造时间第五招：如何有效进行会议?没必要不开会电话会议明确目的必要的人参加、准时用日程安排，紧扣主题控制讨论及进程结论简单明了，措施可行书面记录、跟进行动如何有效进行会议?没必要不开会会议分析日期会议主题会议内容计划用时实际用时原因分析会议必要性评估必须的目的明确目的不明确可不开的会议分析日会议会议计划实际原因会议必要性评估必须的目的目的不严格会议纪律.自行主持召开的会议主要有"部门例会""专题讨论会"等,自己可以决定的会议,要事先评估开会的必要性.主管用于开会的时间约占工作时间的20%,如何用好时间很关键.养成以简明书面形式而非简单口头通知开会即使只有几个人或十几个人.参加别人召集的会议,可请求召集人确定会议规则,以免浪费时间.严格会议纪律.自行主持召开的会议主要有"部门例会""专主管用有效地打电话像准备会议一样准备你的电话.集中打电话.如果一个号码占线,试完其他号码再重拨.按照一定的优先顺序打电话.掌握并主导交谈.简短，节省自己和他人的时间.有效地打电话像准备会议一样准备你的电话.有效地接听电话让秘书先处理,减少不重要的电话.询问需要多长时间.转给可以处理的人.集中精力,有效聆听.控制接听时间.留言电话.有效地接听电话让秘书先处理,减少不重要的电话.结束电话在我走之前,还有什么需要讨论的吗?我有一个电话要接,以后再回电给你行吗?进一步的问题可以下次再谈.我得去开会了,老板在等我呢.我得走了,同事正招呼我呢.结束电话在我走之前,还有什么需要讨论的吗?如何应付不速之客?秘书安排选择到对方办公室不要坐下事先说明婉拒"正在开会,谢绝打扰"如何应付不速之客?秘书安排会见分析会见分类会见人计划会见时间实际会见时间延误时间原因分析每日必须会见的人经常要见但不是每日必须不定时但必须经常会见的人会见不经常往来的人不速之客会见分析会见分类会见人计划会见时间实际会见时间延误时间会见前或会见开始时，约定会见所用时间事先约定会见的具体目标不良会见容易打乱其他时间安排,要坚决克服学会对付无故拖延会见前或会见开始时，约定会见所用时间事先约定会见的具体目标不养成善用时间的良好习惯1.做事有计划——明白自己将要做什么.2.真正把时间看得很宝贵——时间是财富.3.懂得处理事情的轻重缓急——懂得做先做的事.4.凡事不能拖拉——今天能做的事今天做,并让您的下属也知道您的习惯.5.重点的事重点对待——懂得关门做事.6.要为下属形成一些习惯和程序——让他们知道什么时候该做什么和不做的后果,根本不需要您的催促.7.懂得分工授权——实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务,花很多时间处理小事情是非常不明智的.养成善用时间的良好习惯1.做事有计划——明白自己将要做什么.8.不要贪大求全和拘泥形式——做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到.9.不要去处理重复出现的事情——这样的事应该总结一下,看看能不能程序化,或者把引起这种事情的原因杜绝掉.10.善于利用零星时间——一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候,利用这些时间来整理思路或看书等.11.有的事情可以一心几用——如边看电视边整理内务.12.学会说"不"——无谓的应酬可能浪费您大量的时间.13.学会利用工具——利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作,利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间.8.不要贪大求全和拘泥形式——做事情看效果,而不一定看是否所创造时间第六招：与拖延决战创造时间第六招：拖延——时间的最大杀手！与拖延决战拖延——一种恶习！拖延——时间的最大杀手！与拖延决战拖延——一净是处理无关紧要的事,而非必须优先解决的问题.你必须着手一篇重要的报告,你却在整理桌上的东西.不替一位大客户准备简报,却打电话给一个小客户.延误了和孩子共度的时光,等到他们快长大成人为时已晚.什么是拖延？什么是拖延？浪费了今天每天都是一个遗憾的生活产生消极的人生长期在压力下工作的忧虑待处理的问题不断增多健康不良暗淡的前途优柔寡断的生活拖延的代价拖延的代价如何改善拖延的习惯？工作计划贯彻完成定期检讨化整为零如何改善拖延的习惯？工作计划创造时间第七招：开发时间领域创造时间第七招：提高阅读能力加强决策能力使用工具训练下属提高工作效率,授权定时运动,适时正确地摄取营养,保持健康增广见闻,拓宽视野早起晚睡根据个人的节律安排时间提高阅读能力一、做好规划每天都计划并写下当天要做的事情。有比较长远的理想（五年）。每周都安排一些时间去计划未来。对如何使用时间有清楚的了解。按目标去计划如何使用时间。为自己手头的工作找生趣。对自己的工作感兴趣。找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。一、做好规划二、定下优先顺序知道每件工作的轻重缓急.将每天的工作依轻重缓急来分类.在适当的时候委任他人去执行任务.在明知没有时间去承担更多工作时,就断然拒绝新的工作.技巧地处理,不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作.依问题的轻重缓急马上下手去处理,不要堆积.优先处理生命中你认为重要的事.懂得授权,要假手于人,不是事事都要亲力亲为.二、定下优先顺序知道每件工作的轻重缓急.三、组织得当清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西；把工作上需要的东西放在方便取用的地方；用日记簿安排每日的时间与约会；确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行；为每样东西找个“家”；将需要的资料放好，以免费时失事；将文件归档，不要堆满桌面；尽量集中在一个地方工作。三、组织得当四、与人共