1016中国建筑标准设计研究所业务流程模版

中国建筑标准设计研究所业务手册北大纵横中煤项目组目录TOC\o"1-4"\h\z§1手册概述 11.1适用范围 11.2目的 11.3涉及的主要名词解释及范围界定 1§2出口煤业务图文概述 22.1出口煤业务概述 22.2出口煤业务流程图 22.3出口煤业务资金流说明表 2§3出口煤业务流程详细说明 43.1采集信息（F1） 43.1.1工作步骤 43.1.1.1采集信息 43.1.1.2处理信息 53.1.1.3呈报信息 63.1.2工作结果 63.1.2.1内容 63.1.2.2格式 63.2制订营销计划/方案（F2） 73.2.1制订年度营销计划 73.2.1.1工作步骤 73.2.1.2工作结果 83.2.2制订项目营销方案 83.2.2.1工作步骤 83.2.2.2工作结果 83.3签订合同（F3） 93.3.1工作步骤 93.3.1.1询盘与发盘 93.3.1.2还盘磋商 93.3.1.3接受签约 103.3.2工作结果 113.3.2.1合同内容 113.3.2.2合同格式 113.4制订煤炭业务年度经营计划（F4） 123.4.1工作步骤 123.4.1.1汇总合同，确定销售目标 123.4.1.2编制、修改年度经营计划（含预算） 123.4.1.3上报部门年度经营计划 123.4.1.4年度经营计划审核 123.4.1.5审批 123.4.1.6下达执行 133.4.2工作结果 133.4.2.1内容 133.4.2.2格式 133.5制定月度经营计划（F5） 133.5.1工作步骤 133.5.1.1汇总生产企业的月度生产经营计划 133.5.1.2收集运输计划批复情况 143.5.1.3制定销售计划 143.5.1.4编制月度经营计划 143.5.1.5审批月度经营计划 143.5.1.6下达月度经营计划 143.5.2工作结果 143.6采购煤炭（F6） 153.6.1工作步骤 153.6.1.1确定货源 153.6.1.2了解日菜单日报信息 153.6.2工作结果 153.7铁路运输（F7） 153.7.1工作步骤 163.7.1.1落实运输计划 163.7.1.2制订月发运计划 163.7.1.3提报日菜单 163.7.1.4了解装车信息 173.7.2工作结果 173.8接卸入库（F8） 173.8.1工作步骤 173.8.1.1了解接车信息 173.8.1.2了解卸车信息 183.8.1.3了解入库信息 183.8.2工作结果 183.9确定船期（F9） 183.9.1工作步骤 183.9.1.1协调单航次船期 183.9.1.2确定船期 193.9.2工作结果 193.10出库装船（F10） 193.10.1工作步骤 193.10.1.1申请出口许可证 193.10.1.2报关 193.10.1.3报验 193.10.1.4审批装船方案 203.10.1.5收集装船信息 203.10.2工作结果 203.11结算（F11） 203.11.1工作步骤 213.11.1.1汇总发货单据 213.11.1.2寄出发货单据 213.11.1.3收到货款 213.11.1.4办理结汇手续 213.11.1.5核销出口许可证 213.11.1.6结算货款 213.11.1.7结算代理费 213.11.2工作结果 223.11.2.1收集货款结算信息 223.11.2.2收集代理费结算信息 223.11.2.3收集相关费用结算信息 223.11.2.4汇总分析各种结算信息 223.12提供售后服务（F12） 223.12.1工作步骤 223.12.1.1收集客户信息 223.12.1.2分析客户信息 223.12.1.3上报客户信息 223.12.1.4实施售后服务 233.12.1.5总结售后服务效果： 233.12.1.6提出售后服务改进建议 233.12.2工作结果 233.13分析月度执行情况（F13） 233.13.1工作步骤 233.13.1.1汇总月度相关信息 233.13.1.2分析月度相关信息 243.13.2工作结果 24附录 25一、营销职能部分 25二、投资管理职能部分 26三、调度职能部分 26四、销售职能部分 26§1手册概述1.1适用范围本手册适用于中国煤炭进出口公司（以下简称“中煤进出口公司”）出口煤业务的流程操作指导和管理，适用人员为与出口煤业务相关的中煤进出口公司员工和中煤进出口公司下属企业、公司与出口煤炭业务相关的员工。1.2目的A．通过制定本手册，规范中煤进出口公司出口煤的业务操作。B．通过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任和义务，有效提升出口煤业务的运作效率与效果。1.3涉及的主要名词解释及范围界定A．出口煤业务流程：是指中煤进出口公司执行出口煤业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达到一定结果的工作步骤的组合。B．节点：是流程的基本组成元素，是一系列连续动作的组合；同时也是公司安排岗位，明晰岗位职责的基本依据之一。

§2出口煤业务图文概述2.1出口煤业务概述出口煤业务是中煤进出口公司的核心业务，是公司必须确保的、树立竞争优势的业务。出口煤业务流程是公司执行出口煤业务的现实执行过程。出口煤业务流程总体而言，包括以下13个环节：采集信息、制定营销计划/方案、签订合同、制定年度经营计划、制定月度经营计划、采购煤炭、批复运输计划、接卸入库、确定船期、出库装船、结算、提供售后服务、分析月度执行情况。2.2出口煤业务流程图2.3出口煤业务资金流说明表出口煤业务资金流说明表职能环节事由支付时间付款方收款方采购商品煤原料煤采购按合同规定需方（买受方）供方（卖出方）商品煤采购按合同规定需方（买受方）供方（卖出方）铁路运输铁路运费及时委托方承运方港口作业港杂费每月汇总结算委托方港务局商检费每月汇总结算委托方检验机构代理费每船货款结算后委托代理方受托代理方海运卸港租船佣金按合同规定承运方委托方商品煤销售货款按合同规定需方（买受方）供方（卖出方）其它出口退税国家供货商货物佣金按合同规定卖出方买受方§3出口煤业务流程详细说明3.1采集信息（F1）采集信息是指通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集到的信息进行处理，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。3.1.1工作步骤3.1.1.1采集信息A．信息采集的渠道：专业报纸或经济类报纸：列举报纸名称；专业杂志：列举杂志名称；煤炭行业互联网站：列举网站名称；各种煤炭研究报告：列举煤炭研究机构名称；煤炭或能源统计资料：列举统计资料的名称；公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等）；日常业务活动；业务相关公司和员工等B．信息采集的内容：市场信息：我国和国外政府颁布的与煤炭相关的政策和管理办法；煤炭行业及相关行业（如能源消费、电力行业、铁路运输、港口运作、海洋运输等）的信息；中煤进出口公司目标市场（如日本市场、韩国市场）的信息；国内竞争对手（如神华集团、五矿集团、山煤集团等）及国外竞争对手（如澳大利亚、印尼等主要产煤国家的主要煤炭供应商等）的信息客户信息：用户及国际供应商信息；船公司及港口信息；居间商信息等C．信息采集的频度：日常：专业报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部信息等；月度：专业杂志、期刊等；年度：行业研究资料、统计资料3.1.1.2处理信息A．对信息进行整理、归类，填写相关的表格：填写客户信息表格，建立客户信息档案：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表；填写客户信用信息表格，建立客户信用信息档案：客户信用信息管理卡；建立市场信息资料库，包括竞争对手资料表等B．根据整理后的信息对信息进行加工：a.对客户信用进行评价：成立客户信用评价小组；整理客户信用信息，并进行信用分析客户信用评价小组对客户信用进行打分，填写客户信用评价表；对客户信用评价表进行统计整理，按打分结果对客户信用进行分类，填写客户信用等级分类表；b.编写《煤炭信息简报》；c.撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营销报告等3.1.1.3呈报信息呈报过程：撰写初稿；直接上级审核；定稿，打印，向上呈报；存档3.1.2工作结果3.1.2.1内容A．《煤炭信息简报》必须包括以下内容：近期中煤进出口公司煤炭业务销售动态，近期中煤进出口公司下属生产厂煤炭生产经营计划，近期港口操作公司经营动态，近期公司目标市场用户煤炭需求动态，近期国家煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况，近期国家煤炭政策信息，近期国际煤炭供求状况等B．市场分析报告必须包括以下内容：市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化应采取的对策建议；市场分析报告总结。C．客户信息记录必须包括以下内容：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表。D．客户信用记录必须包括以下内容：客户信用信息管理卡；客户信用评价表；客户信用等级分类表；E．竞争对手信息记录必须包括以下内容：竞争对手资料表F．专题报告必须包括以下内容：专题报告的目的；报告概述；资料分析；结论和建议等；G．其它需要呈报的报告：根据公司领导具体要求撰写。3.1.2.2格式参见附件：A．客户信息记录表格：附件M1－B01：客户联系表；附件M1－B02：关键人物的个人资料；附件M1－B03：客户概要信息记录；附件M1－B04：客户信息表；B．客户信用记录表格：附件M1－B05：客户信用信息管理卡；附件M1－B06：客户信用评价表；附件M1－B07：客户信用等级分类表；C．附件M1－B08：竞争对手资料表；C．附件M1－Y01：第XX期《煤炭信息简报》；D．附件M1－Y02：XXX市场分析报告；E．附件M1－Y03：XXX专题报告3.2制订营销计划/方案（F2）制订营销计划是指公司为了规范和指导营销行为、营销活动而进行的计划制订工作和营销方案制订工作等，它包括制订年度营销计划和制订项目营销方案两项工作。年度营销计划是公司制订的指导全年度营销工作的工作计划，主要包括年度营销目标、营销策略、项目营销安排等；项目营销方案是指为了完成某一单项市场营销目标而制订的市场营销方案。3.2.1制订年度营销计划3.2.1.1工作步骤A．前一年度营销工作总结分析；B．收集市场信息，研究市场分析报告；C．走访客户，洽谈年度煤炭供应设想，听取客户建议；D．确定资源配置，提出年度市场目标；E．制订年度市场营销计划；F．提报审批。3.2.1.2工作结果A．内容本年度各市场营销方案执行的总体时间安排、费用预计；本年度合同价格方案及成本控制方案；本年度资源配置方案；本年度销售策略；本年度市场营销目标等。B．格式参见附件M3－Y04：XXXX年度营销计划。3.2.2制订项目营销方案3.2.2.1工作步骤A．确定项目营销计划的目的；B．根据营销计划的目的收集资料和信息；C．对资料和信息进行整理分析；D．提出营销建议；E．制订行动计划和营销计划的预算；F．细化营销行动计划，落实相关责任人3.2.2.2工作结果A．内容合同的价格方案和成本控制方案；资源配置方案；营销策略；销售目标；营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；营销活动的费用预计等B．格式参见附件M3－Y05：XXXX营销方案。3.3签订合同（F3）签订合同是指中煤进出口公司与国外客户和相关单位签订煤炭业务执行所需的各种合同、协议等法律文件的过程。3.3.1工作步骤3.3.1.1询盘与发盘A．询盘与发盘的过程：确定本次询盘或发盘的目的；收集相关的业务资料，并进行整理分析；阅读公司内部的市场分析报告和市场营销计划，掌握公司的市场营销策略；确定本次询盘或发盘的条款；联系业务对象，对外询盘或发盘B．询盘与发盘的方式：通过电话、传真进行；通过招投标进行；通过业务媒体发布；参与各种业务洽谈会等C．询盘与发盘的内容交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格条款、付款条款等。3.3.1.2还盘磋商A．还盘磋商的一般过程研究对方还盘条款；制订还盘对策，修改还盘条款；进行还盘磋商确定合约主要条款磋商合约附属条款确定附属条款确定所有合约条款，达成一致意见B．还盘磋商的方式投标、合同谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等C．还盘磋商的内容包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。3.3.1.3接受签约A．接受签约的过程：缮制合同文本：合同条款确定之后，合同缮制人员必须尽快缮制合同文本，并保证没有文字错误。法律顾问审核：合同文本缮制之后，必须经过公司法律顾问审核，并由法律顾问出具法律意见书（内容包括：合同条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：《法律意见书》），公司内部审批：并按公司规定完成公司内部合同审批程序：合同在部门负责人审核后，以“合同审核签署单”形式上报，并附上合同信息摘要表；其后，由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并签名，其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责