设计院院长办公室职责范围

设计院院长办公室职责范围1目的1．0．1为明确院长院公室工作范围和各岗位职责，确保各项工作有效完成，制定本规定。2适用范围2．0．1本规定适用于院长办公室各有关岗位。3内容3．1主任职责3．0．1主任在院长、主管院领导的领导下负责DPDI的行政管理工作，并对院长、主管院领导负责。3．0．2各岗位工作人员在主任领导下开展工作并对其负责。3．0．3负责组织贯彻执行国家有关行政管理方面的政策、法规和上级主管部门的有关规定。3．0．4组织贯彻执行本院的有关行政工作的部属和决定。3．0．5协助院长维护本院正常的工作秩序，提高工作质量和办事效率。3．0．6认真贯彻执行国家行业的有关安全生产法律法规，保障DPDI职工人身和财产安全。3．0．7认真抓好院办各项工作，并对院办各项工作负领导责任。3．2房管、计划管理。3．2．1负责院各种房产设施的管理和各办公室的管理，负责职工购买及租房补贴的统计发放工作。3．2．2负责职工住房公积金的管理，处理房改中各种问题。3．2．3负责全院水、电、暖的维修工作，负责维修计划的编制及实施过程中的组织工作。3．2．4年初要求院属各单位统一申报全年生产、维修需求物资计划。3．2．5参照上年度物资消耗情况经过严格核算，结合各单位申报计划摸清当年全院设计任务及各种维修量的实际情况，严格按上级业务部门有关文件精神，按类别详细做出年度计划季度计划及月计划。3．2．6与院财务处进行资金使用计划平衡后报院主管领导初审，经院长办公会通过后实施。3．2．7计划外材料费用支出和急用材料应有书面申请，说明原因经院主管部门领导签署意见后报主管院长审批，额度较大的应请示院长批示后方可办理。3．3公安、安全管理。3．3．1负责全院各部位的治安防范以及门卫管理，闲散人员清理工作，协助公安部门侦破各种案件工作。3．3．2负责财务去银行取款的安全保卫工作。3．3．3负责DPDI有关综合治理的各项工作，负责安全生产法、道路交通安全法的彻底落实。3．3．4负责处理上级下达的各项工作任务及汇报材料，办理申报工伤手续和劳保保健。3．3．5按时完成各种宣传及安全检查工作，定期检查安全报警、火灾检测及消防设施。3．3．6办理自行车上税年俭工作，负责处理各种事故及车辆办照年检工作。3．3．7办理申报工伤手续和劳保保健，负责失窃火灾事故处理。3．4绿化、红十字会管理。3．4．1负责全院绿化区种树、种草、种花及管理工作。3．4．2负责绿化工作的年度计划、工作总结及编制有关报表工作。3．4．3定期对绿化室内外卫生情况进行全面检查。3．4．4保证年度绿化工作达到上级要求的各项指标。3．4．5负责防汛工作。3．4．6负责DPDI的卫生管理工作。3．4．7负责作好红十会的报表、会费的收缴，组织每年度献血工作。3．4．8负责救灾物资的收缴工作。3．4．9负责除害、灭病、健康教育工作。3．5计生、文秘管理。3．5．1认真学习落实计划生育方针政策及有关规定。3．5．2负责避孕药具的发放管理，做到两个100%，做到四懂六会。3．5．3按规定办理孕情及生育登记手续。3．5．4搞好宣传教育及各种会议活动以及业务培训、报导稿件。3．5．5做好计划生育一卡七册统计、基础台账、统计表等各项基础工作。3．5．6按求及时准确、规范的报送各类报表。3．5．7做好独生子女两全保险工作。3．5．8按上级有关规定组织处理违反计划生育规定的事件及有关人员。3．5．9起草各种行政文字材料并做好院大事记。3．5．10安排各种行政会议，负责会议记录和会议中的各项服务工作。3．5。11全面准确及时地为院领导提供各种信息，协调机关各部门、基层各单位的各项工作。3．5．12督查院长办公会议执行情况及各项指标的落实情况。3．5.13负责院公章和介绍信的保管并按规定使用。3.5.14按收发和呈交的规范及程序签收发送和呈交各种文件，负责行政文件的打印校对工作，负责落实文件的执行情况。3．5.15按有关规定和要求对各种行政文件进行立卷归档，并负责领导查阅各种文件的落实工作及文件的清理归档和销毁工作。3．5.16负责组织处理本院群众来信来访工作，填写有关信访工作的各种报表。3．5.17安排领导干部值班，检查值班人员到岗情况。3.5.18安排领导的日常活动，如安排有关领导按时参加各种会议等。3.5.19负责院领导出差后的各种事物处理。3.5.20按来宾来访客人和各种会议的性质，根据有关标准安排来宾的吃住行及日常活动。3.5.21按规定和要求安排院领导和有关部门及领导同来访客人会面。3.5.22负责客人的有关安全事项。3.6收发。3．6．1每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行分发和通知。3．6．2收进的邮件有登记并让收件人做好签收。3．6．3对收发文件严格管理，不丢失，不损坏，不泄密。3．6．4一般邮件必须当天通知有关单位或个人。1公用的报纸期刊信函要在二小时内分发至柜内。2私人的期刊报纸和公用的专用期刊要进行登记和签收。3对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。4收到的电报要在2小时内通知到用户，加急电报在1小时内通知到用户。3．6．5每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。1一般的电函、电报一天要一次，时间是下午2-4点。2加急的挂号电报，做到二小时内发出。3发出的挂号信做登记，以备查询。4难发出的邮件要尽快找到发件单位，并协助解决。3．6．6按照邮政部门统一布置，组织全院各单位做好收订任务。3．6．7凡向外埠发信函特快专递快件等必须经有关领导签字方可办理，禁止因私办理以上业务。3．6．8负责电话卡的购买发放登记工作。3．7电工、设备维修。3．7．1根据院里用电生产特殊性，及时搞好变压器室、总配电室到各配电间及设备的供电和维修工作，做到认真检查、及时修理、保证生产正常用电。3．7．2认真学习电气安全规程和专业技术，在工作中严格按照电器操作规程工作。3．7．3遵守厂、院、室各项规章制度和纪律，做到坚守岗位，恪尽职守。3．7．4坚持安全生产，树立生产必须安全的思想，保证职工和国家财产不受伤害。做到登高作业、用火等都必须采用安全措施方可进行。3．7．5服从命令，听从指挥，主动配合，搞好协作，确保工作顺利完成。3．7．6负责全院出版设备及电动门的维护修理工作。3．7．7每日进行巡回检查，出现故障及时排除，并做好设备维修记录。3．7．8指导各设备操作人员进行维护保养。3．7．9掌握设备的备件情况，及时制定购买计划。3．7．10凡是院内能自行修理的一律不准委托外部进行修理，院内不能修理的需经技术处、院办有关人员鉴定，确需委托修理的请示主管领导批准后方可外委修理。3．7．11及时反馈工作中遇到的问题。3．8门卫。3．8．1门卫人员要热情大方、礼貌待人、着装整齐。3．8．2负责室内外卫生及工作秩序，发现问题及时处理，并向有关领导汇报。3．8．3外来人员先登记后入院，车按规定位置停放。3．8．4禁止收破烂人员、小商小贩、社会闲散人员及出租车、三轮车入院，禁止无关人员在门卫逗留，电话不外借。3．8．5按时开关门，按时打铃，按时巡察。3．8．6按时交接班。3．8．7保证室内外设备、物品不丢失，不损坏（主要指铜字、灯、门、开关等）。3．8．8禁止外单位人员入院乘车。3．8．9凡由院内往院外拉东西一律到院办办理出门证方可放行。3．8．10须知火警、盗警、急救电话号码。3．9司机。3．9．1严格遵守道路交通安全法，服从交通民警指挥和检查，自觉地维护交通秩序。3．9．2驾驶车辆时必须证照齐全，严禁无照开车或交给无证人开车，出车前对车辆严格检查，行车时注意行车安全，禁止吸烟、饮食和闲谈，严禁闯红灯和酒后开车。3．9．3必须保持车况良好，车辆制动、转向、灯光、喇叭等安全部件必须齐全有效，发现影响安全行车的故障隐患应及时汇报及时修理。3．9．4要礼貌行车，超会车要减速礼让，严禁强行超会，不准客货混载，不准超长、超宽、超高、超载。3．9．5坚守岗位，按任务单正点到达指定地点，端正服务态度，提高服务质量，安全正点圆满完成任务，做好行车记录，经常保持车内外清洁，保管好随车工具。3．9．6接待客人要热情大方周到服务。3．9．7遵守本车型技术操作规程，掌握并遵守车辆冬季安全操作规定。3．10保管员。3．10．1负责物资入库检验事宜，到货记录填写认真、详细、准确。3．10．2按正式凭证记帐，各种凭证的填写按单据使用规定办理，必须加盖名章，记完帐的凭证要按月装订成册、编号妥善保存。3．10．3记帐和结帐必须坚持日清月结制度，每月25日进行一次物资收发存货盘点，并及时作出月报表，半年、年终分别进行全面物资盘点，并作出器材收发存明细报表。3．10．4出入库单据清楚、准确、无涂改，各栏印章齐全方可给予办理入库手续和按出库单据发放物资，发放时按照一查库存、二动料签、三拿料、四五五点交的程序办理，并当面查物清点，认真执行先进先出、推陈出新、有期限的先发的原则。3．10．5负责仓库逐月填写收发存资金动态表