《秘书基础》课件-第五章 会议后的工作

会议的工作后第五章会场清理

1．会场用具会议结束后，会场的临时布置(如会标、彩旗、盆景等)应撤除，一切用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样，会场地面、门窗应清扫或擦洗干净。将租用或借用的设备及器材及时退还给租用或借用单位，以免弄坏、弄丢。如果设备及器材不能及时退还，应该将其锁进仓库，并安排专人保管。会场清理

2．会议文件会议文件除了正式印发的以外，多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以多数会议文件在会后应收回，不宜长期存放在个人手里，以免遗失泄密。参考、学习的文件应收齐、归档，废弃的文书应回收，用碎纸机销毁，不留纸屑，这样可防止泄密。大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员。会议结束后，即按清单将文件全部收回。日常工作会议，可以在会议结束后将文件当场收回。人员离会离会工作，就是在会议结束以后做好人员离开会议地，返回原单位的安排、服务工作。会后的送行应与会前的迎接同样的热情、周到，使与会者心情舒畅、高高兴兴地返回原单位。会议决算开会应计算成本，应做预算：既然有预算，必然也有决算：会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支，因此决算应与预算大体相当：一般会议实到人数小于应到人数，那决算也立该略小于预算。也可能实到人数大于应到人数，或由于会议延长会期、增加活动等其他原因造成会议增加开支的，其决算也就大于预算。这应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到贝才务部门结账。总之，办会应注意节约，切不可大手大脚，铺张浪费。案例分析文件流失一次，某公司召开部门经理会议，讨论下一季的产品营销策略。大家都希望能够借此会议商议出有效的产品营销策略，争取比竞争对手抢先一步赢得市场。会议进行得很顺利，大家集思广益，商议出几条绝妙的点子。会后大家对下一季的产品销量显得胜券在握，信心十足。可奇怪的是，下一季到来，他们公司的产品销量并没有直线上升，顶多可以说是与竞争对手打个平手，而且有心人不难发现，竞争对手与他们公司采取几乎雷同的产品营销策略，显然竞争对手窃取了他们公司的商业秘密，可竞争对手是通过什么办法窃取他们公司的商业秘密，参加会议的几位经理却百思不得其解。其实，问题出在那天的会议上。会议结束后，负责会务工作的周秘书没有将会议相关的文件收回，以至于文件不小心流失到竞争对手的手上。这样就让竞争对手“窃取”了公司的绝妙销售策略，几位经理的一番心思也就付诸东流会务总结会务总结一般是以开总结会彤式进行，全体会务工作人员都要参加。有的重要会议，如果领导同志有具体要求，就需要在开好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导葺阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报等会议文件，一并作为完整的案卷归，档案。文书立卷、归档(一)会议文件立卷的作用把具有保存价值的全部会议文件资料，按照它们之问的互相联系，进行分类整理，有秩序系统地加以编排，完整地保存下来。这就叫会议文件资料的立卷。会议文件立卷具有重要作用它不仅可以保持会议文件之间的历史联系，便于查找和利用；而且还可以保护会议文件的完整与安全，便于保管；同时，会议文件立卷也为档案管理工作奠定了基础。一般来说，会议所形成的件资料，都要进行整理立卷。文书立卷、归档(二)会议文件立卷的范围需要立卷的会议文件，大体包括以下几个方面：

(1)会议的正式文件，如决议、决定、指示、领导讲话、开幕词、闭幕词等等；

(2)会议的参考文件；

(3)会议上的各种发言稿；

(4)会议正式文件的历次修改稿；

(5)会议上领导同志的讲话记录稿；

(6)会议各种简报；

(7)会议记录、纪要；

(8)选举材料；

(9)各种证件；

(10)记事表；

(11)会议的组织情况；

(12)与会者名单、联系方法；

(13)其他有关材料。文书立卷、归档(三)会议文件资料的收集由于会议时间性强，人员变化大，会务组工作人员常常是从各单位临时抽调来的，会散人去．所以要注意及时收集文件。为了完整地收集会议文件资料，负责文书工作的秘书人员还要注慝加强与有关方面的联系和合作。如，加强与负责文件起草工作的同志的联系与协作，请他们将用完的底稿、修改稿等及时交来。会议传达

会议总是少数干部或代表参加。的，而会议精神或决议的贯彻执行则往往是大多数甚至体成员的事。因此除了少数秘密会议以外，大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须内容、程度、范围、层次、时间、方式等。会议催办文件只是决策和部署，只是管理过程的开始