中仁电气费用报销单制度

江苏省中仁电气有限公司费用报销管理制度

第一章总则第一条目的：为规范公司费用管理、使之流程规范化，控制不合理费用开支特制定本制度。第二条范围：本制度适用于江苏省中仁电气有限公司全体员工。第三条本制度自总经理签批之日起实施。第二章职责与权限第四条财务部的职责与权限：1、负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工宣导；严格按照本制度的流程进行办理，对各部门不符合本制度的报销与付款申请不予受理：（1）账务审计人员和会计负责公司所有费用发生及其必要附件的审核，对其真实性与合理性、是否符合费用报销标准负责。（2）对费用发生单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。第五条各部门负责人职责与权限：1、负责本部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定的标准，报销情况是否符合报销范围，报销票据是否真实，报销行为是否属实等。2、负责本部门付款申请的审核，审核内容包括：付款原因的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据（如合同、发票等）是否与《付款申请书》一致。3、全体员工：依照本制度进行费用报销和付款申请，并可向公司提出合理化建议。4、副总经理：负责公司除销售部外其他部门费用额度低于5000元以下的所有费用发生的最终审批。总经理：负责销售部费用额度低于5000元以下的所有费用发生的最终审批。6、对于报销费用超过5000元以上的报销申请，须副总经理和总经理都签阅审核后方可给予报销。（如总经理不在，待其OA系统电子签核后，可通过电话或短信请示或由其指定代理人审批，事后总经理补签）。第六条1、针对报销与付款业务，报销申请费用100元以下，如OA有总经理已审批通过，纸本资料可无须总经理亲笔签核，出纳见OA签核后即可先付款。但须立即打印出《出差申请单》，标明出差事由及费用，粘贴于《报销申请单》之后。第三章费用报销的控制原则第七条部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核并签字。财务部审核应本着以下原则：（如实行OA电子签核，待副总经理或总经理审核后，报销人需将OA签核打印，交至财务后，出纳方可支付款项。）1、审核单据用途填写栏日期、参与人员、事件发生地、事项等内容是否清晰明确。2、审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。3、审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。4、审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报。5、审核签批手续是否齐全。若有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。第四章报销凭证规范第八条填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。第九条所附发票真实、合法，抬头正确。第十条票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上。第十一条按费用所属各期间填写费用报销凭证，按不同项目填写差旅报销单。第十二条报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。第十三条招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、事件发生地、事宜，最好有会餐人员的签字（参照业务招待费报销规定）。第十四条在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附电脑小票，报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数量，并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。第十五条财务工作人员有权对不真实、不合法的报销凭证，不予受理；对记载不正确、不完整的报销凭证，予以退回，要求更正、补充。

第五章费用报销单填列规范第十六条费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。第十七条报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。第十八条发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。第六章付款、报销贴票要求第十九条日常费用类：1、支付各种费用：填写《费用报销单》，附正式发票，依公司规定之OA外出、采购申请或其他申请单，尚未规定事项的暂不需要；2、支付差旅费：填写《差旅费报销单》，附车船票、机票、住宿清单及发票、OA《出差申请单》等；3、支付业务招待费：填写《费用报销单》，附正式发票、OA《业务招待申请单》以及消费清单，单笔招待费需OA表单中列清招待客人，并需陪同经理签字确认。发生以上所有成本费用支出财务在审核时原则上要求一律提供发票，并要求报销人天写相关费用及付款申请时在用途栏注明费用用途。第七章费用报销流程第二十条根据本公司相关情况，公司的报销流程为：报销申请人在出差前一天从OA填写《出差申请单》→出差后三天内填写《费用报销单》→部门负责人签字审核→财务部负责人签审→财务部审计员进行审核→总经理签字确定→出纳报销。（具体天数待总经理确定）第二十一条每周三下午各部须汇总部门需报销金额，向财务部申报报销总额（可把报销金额通过OA邮件形式发给公司出纳）；每周五为公司报销现金支取日期，报销人员可凭报销凭证至公司财务支取现金；财务部须当天处理完各地销售人员的费用报销。1、周三下班之前，部门如因特殊情况未申报的，可延至下次申报，延期不得超过二个月。

2、如遇员工因特殊情不能在周五至财务部支取现金，报销申请人可填写纸质委托书，经总经理审核批准后，报销申请人可委托他人或出纳，把报销金额另行打到员工银行帐号。第八章报销制度处罚条例第二十一条为更好贯彻报销制度的实施，避免违规现象的出现，使报销人自觉遵守本制度，特制定本条例：1、营私舞弊、弄虚作假，不予报销。不真实、不合理部门，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人员予以违规报销金额20%--100%但不低于100元的罚款。2、财务部审核人员不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%--15%的罚款。审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。（罚款金额或百分比由总经理确定）3、处罚的款项归列入绩效考核奖惩的资金帐内。4、审核人员阶段内审核无误的给予500元奖励。（考核阶段与奖励金额由总经理制定）5、公司每半年对该制度的执行情况组织专门人员进行审计6、公司对审计中出现的错误按照规定给予处罚，对严格执行该制度的财务审计人员给予奖励。第二十二条无相关部门负责人书面确认的理由，而逾期两个月没有履行报销手续，应当接受处罚。处罚规定包括：1、由财务部书面通知本人及所在部门负责人。2、由财务部书面通知人力资源部，人力资源部从接到通知当月起扣发或停发借款人全部绩效奖金（15日前当月起执行，16日后次月起执行），直至其按公司制度履行完报销手续之月止。3、如属于部门领导的原因造成无法报销者，由财务部书面通知其部门责任人。4、由财务部书面通知人事行政部，人事行政部从接到通知当月起扣发或停发其责任领导人全部绩效奖金，直至其按公司制度履行完报销手续之月止。如按以上规定执行两个月后仍不报销并导致公司违反国家相关财税法规且造成一定的经济损失的，财务部将书面通知人事行政部，人事行政部将视其给公司造成损失的轻重程度给予降薪、降职并应赔偿相应的经济损失。第九章附