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文档简介

办公大楼物业档案管理规程本办公大楼物业档案管理规程是为了规范大楼物业档案的管理而制定的，旨在保证物业档案的安全、完整、准确、方便的管理过程。第一章总则第一条规程的适用范围本规程适用于本大楼物业档案管理过程中所有有关部门和人员。第二条规程的制定目的为保证本大楼物业档案的安全、完整、准确、方便的管理，规范物业档案管理的组织、管理、运行和监督工作，提高大楼物业档案管理水平，保护物业档案的完整性、保密性和良好秩序，方便和服务知识管理和情况查询，提高管理科学化水平。第三条规程的依据本规程的制定依据有关法律、法规、标准和管理制度。第四条规程的执行本规程是本大楼物业档案管理过程中各部门和人员必须遵循的规范性文件，应严格执行。第二章档案管理组织第五条管理机构办公大楼物业档案管理机构是指具体承担大楼物业档案管理工作的部门。该机构应该设有管理及负责大楼物业档案工作的人员，并且必须经过特别培训，并熟悉相关法律和规定。第六条档案管理的权责档案管理机构负责大楼物业档案的编目、整理、加工、存储、移交、保管、销毁和利用，并对档案工作的质量和效率承担管理责任。第七条档案管理工作的分工办公大楼物业档案管理工作的分工包括：档案归档工作档案资料扫描和电子化工作档案借阅服务管理工作档案销毁工作第三章档案管理流程第八条档案管理流程档案管理流程包括档案的接收、组卷、编目、存储、利用、销毁等环节。接收阶段：物业档案应当在接收时开列登记表，列明档案的名称、数量、来源、接收日期等重要信息。组卷阶段：组卷分为顺序组卷和主题组卷两种方式，组卷时应保持原有文件的完整性，并注明相关文件的属性。编目阶段：编目应依据立卷单位、档号、卷名、档案保管期限等进行编制。存储阶段：档案应严格遵照规定进行保存，并组织好存储区域和档案柜，保证安全。利用阶段：档案应主动服务大楼管理部门和社区群众。销毁阶段：严禁将可能涉及重要的隐私信息和重要信息的物业档案随意处理，应按照规定进行销毁。第九条档案保密制度物业档案管理人员要覆盖相关法律法规的档案加强保密宣传教育工作，并严格按照保密要求进行处理。第十条档案保护制度物业档案管理人员应以保护档案为天职，对物业档案的保護安全做好相关防范措施。第十一条档案借阅服务管理制度物业档案管理组织应设立档案借阅室，建立档案借阅登记制度，确定开放时间并切实规范用户的操作行为。第四章总则第十二条规程的实施对规程的执行进行检查和监督，落实规程的责任制，设立内部督查机构，定期组织档案的督查和抽查。第十三条规程的修改与完善根据大楼物业档案管理的实际情况和工作的需要，对规程进行修改与完善。结束语本规程已成为大楼物业档案管理工作中的指导性文件，对规范物业档案管理，保证物业档案的完整性、保密性和有效管理发挥了重要作

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