2管理体系文件的编制管理程序检验

1目的为了有效控制和规范构成公司管理体系所有文件格式和内容的编制，特制定本程序。2适用范围本程序适用于公司管理体系文件、质量活动和技术活动的记录表单等的设计、编制。3公司管理体系文件的组成公司管理体系文件分成四阶层，第一阶层文件为管理手册，第二阶层文件为程序文件，第三阶层文件为各类作业指导书，第四阶层文件为各种记录（含检测记录报告）表格。公司管理体系文件还包括与公司经营活动、技术运作和管理体系运行有关的外来文件。3.1管理手册（含质量方针和质量目标）：管理手册是本公司管理体系的纲领性文件，它明确了组织机构、管理体系中各管理要素、资源配置和各职能部门的质量、技术管理活动要点。3.2程序文件：是管理手册的支持性文件，是对管理体系各要素的具体阐述，是管理手册中的原则性要求得到进一步展开和落实。程序文件的内容通常应包括：活动的目的和范围；做什么和由谁来做，何时、何地和如何去做；应使用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。在程序中通常不涉及纯技术性的细节，这些纯技术性的细节一般在作业指导书中加以描述。3.3作业指导文件：是用以指导检测、检验过程具体技术细节的描述性文件（是用于指导某项具体活动或过程，规定具体要求或具体执行步骤和方法的文件），属纯技术性的、基层管理活动的操作性文件。一般有：产品/项目的检测/检验操作细则、检测通用工艺规程、检测专用工艺以及检测工艺卡、检验通用方案规定及专用检验方案、仪器设备操作及维护规程、仪器设备核查规程、仪器设备性能检验规程等。3.4记录：为完成活动或达到的结果提供客观证据的文件。记录是实现可追溯性的基础，通常以表格形式承载，分为技术记录和管理记录。3.5与技术运作和管理体系运行有关的外来文件：例如法律、法规、规章、安全技术规范、标准、政府相关部门的文函通知以及客户图纸、资料等。3.6管理体系文件编制的一般原则：a应符合并覆盖所依据的法律法规、认证认可评审准则、管理体系标准、产品及验收标准规范、技术安全标准规程的所有要求；b应符合本公司的实际情况，具体的控制要求应以满足公司管理运行和技术运作的需要为度；c文件和文件之间应相互协调，避免文件之间的冲突；d文件的相关信息齐全，通常应包括：文件唯一性标识（编号）、文件名称、编制、审核、批准、实施日期、受控状态、分发号、版本号、修改次数、页码、总页数。4体系文件编号规定4.1管理手册文件编号为TK-1-□，由“公司识别码（TK）＋文件阶层识别号（1）＋体系文件号（从1开始）”共三部分组成。4.1.1管理手册（TK-1-1）是公司依据实验室资质认定评审准则、实验室和检验机构能力认可准则及其应用说明、建设行业和交通行业（公路综合、水运材料、水运结构等）试验检测机构资质管理规定，建立并在满足其管理要素的管理体系纲领性文件，它明确了组织机构、管理体系中各管理要素、资源配置和各职能部门的质量、技术管理活动要点。适用于公司实验室和检验机构的质量、技术管理工作和评审检查需要，也适用于公司今后所取得的其他行业资质管理要求的建立、运行和评审检验活动。4.1.2Q/HSE管理手册（TK-1-2）适用于公司依据并在满足GB/T19001-2008、GB/T28001-2011、GB/T24001-2004标准要求，建立和取得的质量管理、职业健康与安全管理和环境管理体系的管理运行、维护和评审。4.1.3质量管理手册（TK-1-3）适用于公司依据并在满足TSGZ7003-2004标准的所有要求，建立和取得的特种设备检验检测机构资质的管理运行、维护和评审，并适用于特种设备行业政府监管机构的监督检查。4.2程序文件的文件编号为：TK－2－□□，由“公司识别码（TK）＋文件阶层号（2）＋文件流水号（从01开始）”共三部分组成。4.3作业指导性文件的文件编号为：TK－3－□□－□□，由“公司识别码（TK）＋文件阶层号（3）＋部门识别码＋文件类别号＋文件流水号（从01开始）”共五部分组成。4.3.1部门识别码业务部门识别码：建材水工检测部（JC）、路桥检测部（DL）、结构评定部（PD）、桩基检测部（ZJ）、物理检验部（WL）、化学实验部、职业卫生检测部、职业卫生评价部（HX）、龙岗试验室（LG）、无损检测部（WS，包含：钢结构项目检测部、特种检测部及各无损检测驻外项目部）、坪山检测中心（PS）。业务部门识别简码：建材水工检测部（J）、路桥检测部（D）、结构评定部（P）、桩基检测部（Z）、物理检验部（W）、化学实验部、职业卫生检测部、职业卫生评价部（H）、龙岗试验室（L）、无损检测部［钢结构项目检测部（G），特种检测部及各驻外项目部（T）］、坪山检测中心（S）。职能部门识别码：技术管理部（JS）、行政管理部（XZ）、经营管理部（JY）、财务管理部（CW）4.3.2文件类别号：作业操作细则（C）、使用维护规程（S）、核查规程（Z）、通用规程（T）、管理制度（G）4.4第四阶层文件（表格、表单）的管理编号规定4.4.1程序文件所用表格的管理编号为：TK-2-□□-□□/□/□，由“公司识别码（TK）＋文件阶层号（2）＋文件流水号（从01开始）＋表格流水号（从01开始，按本文件中表格顺序编号）＋版本号（从1开始）＋修订号（从0开始，0为未修订）”共六部分组成。4.4.2作业指导文件中所用记录表格（含检测、检验记录）的管理编号为TK-4-□-□-□□/□/□，由“公司识别码（TK）＋文件阶层号（4）＋部门识别简码＋文件类别号＋表格流水号（从01开始，按本部门文件类别所用表格编制时间顺序进行编号）＋版本号（从1开始）＋修订号（从0开始，0为未修订）”共七部分组成。4.4.3检验检测报告所用表格的编号包括管理编号和报告编号。报告表格的管理编号按本节4.4.2条规定执行，报告编号一般由“行业代码＋部门标识简码＋产品/检测方法代码＋年份号＋报告流水号（从0001开始，按年度流水排列）”共五部分组成。对于公司驻外项目部、设立的分公司或工地试验室在现场或驻地完成的项目，报告编号由“行业代码＋工程代码＋产品/检测方法代码＋年份号＋流水号（从001开始，按年度流水排列）”共五部分组成。无损检测报告资料的编号应执行《无损检测资料编号与归档管理制度》的规定。行业代码规定：建设行业（J）、交通行业（S）、特种设备（T）、其他行业（W）。产品/检测方法代码：按照《档案资料管理规定》执行，技术管理部应每年年底按照业务部门对“产品/检测方法代码”进行一次核查确定，文件需要修订时按照《文件控制和管理程序》规定执行。工程代码：采用“驻地县区名称拼音缩写＋流水号（从01开始，按年度流水排列）”标识方法，由主管的业务部门给出，业务部门应制定工程代码对应的工程信息登记表予以记录。4.4.4检验报告所用表格的编号包括管理编号和报告编号。报告表格的管理编号按本节4.4.2条规定执行，报告编号按“深太检（）字（）第（）号”编排，第一括号内填检验类别，第二括号内填年份，第三括号内填流水号（从001开始，按年流水排列）。检验类别缩写及简码：建筑工程施工质量检验（施检）、建筑工程性能评价/鉴定（鉴定）、主体结构安全性评价（结构、J）、钢结构安全性评价（钢构、G）、地基与基础承载力评价（基桩、Z）、基坑支护施工检验（基坑、K）。对于单项检验领域的检验报告可以简化报告格式，但应满足CNAS-CI01：2013第7.4条对检验报告的管理要求。报告编号采用“TKJ＋检验类别简码＋年号＋报告流水号（从001开始，按年度流水排列）”共四部分组成。4.4.5采用深圳市住房和建设局“深建技[2000]24号”文件规定格式的检测报告表格，管理编号按照该文件规定执行，本公司不在规定其管理编号。4.4.6对于行业管理有规定的、客户指定的记录及报告格式时，公司应执行其规定的记录及报告格式，本公司不在规定其管理编号，业务部门应在合同签定时向技术管理部报批备案。4.4.7委托编号一般由“场所代码+行业代码+年份+流水号（序列号）”等四部分组成。4.4.8报告编号由“场所代码+行业代码+归档代码+年份（四位数）+流水号（序列号）”等五部分组成.场所代码：深圳本部（SZ）、坪山检测中心（PS）等。公司本部模拟报告编号为ZKBG+年份+流水号；多场所模拟报告编号为场所代码+MN+项目代码+年份+位流水号。行业代码：建设工程（J）、公路工程（G）、水运工程（S）、特种工程（T）等归档代码：为本公司所规定的业务代码。流水号（序列号）：十位数，从0000000001开始。4.4.9.1客户送检、现场取样或采样送回公司进行检测的项目，样品编号由“报告编号+序列号（序列号+序列号”组成（注：序列号对应到组，序列号对应到样品个数）。4.4.9.2业务部门现场实施检验、检测的项目，需要抽取试样送回公司进行检测的样品，由现场检验/检测人员对抽取样品进行临时性标识；当抽检样品是由多件试件组成时，应将该样品的多件试件捆绑在一起，送回公司后，按照4.4.10任务单编号由“R+报告编号”组成。4.4.11原始记录编号由“JL+报告编号组成”，并在记录上注明页码。4.4.12文件编号的注解4.4.12.1公司识别码为：TK4.4.12.2文件阶层号：a第一阶层文件（管理手册、方针和目标）用“1”表示；b第二阶层文件（管理程序文件）用“2”表示；c第三阶层文件（作业指导文件、管理制度）用“3”表示；d第四阶层文件（记录报告表单）用“4”表示。4.4.12.3文件流水号：从01至99代表该阶层文件的顺序号。4.4.12.4表格流水号：从01至99表示某份文件所附表格的顺序号。4.5文件编号的编排规定4.5.1管理手册、程序文件、作业指导书中的记录表格的管理编号都应标注在文件的右上角。检测报告的管理编号和报告编号从上至下依次标注在文件的右上角。4.5.2体系文件的版本号与修订号及页数4.5.2.1管理手册、程序文件和作业指导书必须注明版本号、修订号及页数。4.5.2.2文件的版本号、修订号及页数格式分别为第□版（□——从1开始的流水号）、第□次修订（□——从0开始的流水号，0表示未修改）、第□页，共□页（□——从1开始的流水号）。4.5.2.3管理手册的版本号、修订号标注在文件的左下角，页数标注在文件的右下角。4.5.2.4程序文件的版本号、修订号及颁布日期从上至下依次标注在文件编号的正下方，页数标注在文件的右下角。4.5.2.5作业指导书的版本号、修订号标注在文件的左下角，页数标注在文件的右下角。4.5.2.6记录表格应有记录编号。建材、理化、路桥、无损类检测记录的记录编号为任务单编号加记录页码流水号。管理记录编号为：日期(如20150101)+流水号（01开始）。4.5.2.7报告应有页码（第□页共□页）标识，页码标注在表格的右下角（□——从1开始的流水号）。4.5.2.8文件修订时版本号不变，修订号自编流水号（如：第1版第0次修订，第1次修订后则标注为第1版第1次修订），只有在体系文件换版时版号才变。4.6文件受控编号规定4.6.1文件受控编号规定为：WB/NB-□□-□□，由“外部文件（WB）/内部文件（NB）＋文件编号＋文件流水号（从01开始）”共三部分组成。5文件的编排5.1文件编排的基本规定a文件编排一般采用A4版纸、1.25倍行距和标准字距排版；b记录由于内容或其他需要，可考虑采用A3版纸；c有阿拉伯序号的，采用顶格对齐；d有字母序号的，采用空两格；e自然段汉字采用空两格。5.2管理手册及作业指导书的编排规定：a文件标题：四号宋体加粗；b正文：字体（五号宋体，西文TimesNewRoman），段落（多倍行距1.25倍）；c小节标题：字体（五号黑体），段落（多倍行距1.25倍，段前0.5行）；d页面设置：上2cm、下2cm、左2.7cm、右2cm。5.3程序文件的编排规定：a文件标题及公司名称：字体（小四黑体），段落（单倍行距）；b文件编号、版本号、修订号、颁布日期、页数：字体（五号黑体），段落（单倍行距）；c正文：字体（五号宋体，TimesNewRoman），段落（多倍行距1.25倍），每页首行段前0.5行；d小节标题：字体（五号黑体），段落（多倍行距1.25倍，段前0.5行）；e页面设置：上2cm、下1.6cm、左2.7cm、右1.3cm；f流程图：小五宋体，行距：最小值0倍；图文框：高0.7cm，左右边距为0.05cm；为判断框（棱形）时，高为0.9cm。5.4章节编码排序规定按照下述方式执行：章：按第一章×××、第二章×××顺序排列，编排时居中。节：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1→a、b、……。当涉及包含内容或分类时，可直接采用字母a、b……。5.5记录或报告的编排规定5.5.1记录或报告采用纵向格式时：a标题：三号黑体，各个文字间加一个空隔键间隔。行距为单倍行距，段后距离为一行；b表格：方框线型为1.5磅，网格线型为0.5磅。表格内文字为五号或小五号宋体；c页面设置：上2cm、下2cm、左2.7cm、右1.5cm。5.5.2记录或报告采用横向格式时：a标题：三号宋体加黑，各个文字间加一个空隔键间隔。行距为单倍行距，段后距离为一行；b表格：方框线型为1.5磅，网格线型为0.5磅。表格内文字为五号或小五号宋体；c页面设置：上2.7cm、下1.5cm、左1.5cm、右1.5cm。6体系文件的章节结构规定6.1程序文件的章节结构规定6.1.1目的说明本程序所控制的活动、控制目的及要求。6.1.2适用范围规定本程序所涉及的有关部门、人员和活动，适用的范围。6.1.3术语和定义指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词定义。6.1.4职责规定实施本程序的主管部门/人员以及各相关部门/人员的职责与权限、接口及相互关系。此处的职责与权限应与管理手册的规定相一致。6.1.5工作程序本部分为程序文件的主要内容，是对管理手册相关要素的展开，使其具有可操作性，更具体化。程序应描述如下内容：列出开展此项活动的实施步骤，按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节，绘出本程序工作流程图，明确输入、转换和输出的内容；明确每一活动的实施部门/人员的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场所（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，以及所要达到的要求；明确需形成的记录和报告的内容及归档要求；出现例外情况的处理措施等。6.1.6相关文件列出本程序所涉及引用的相关/支持性文件。6.1.7相关记录开展本程序所涉及的各类记录表格。6.2作业指导文件作业指导文件一般分为：产品/项目的检测/检验操作细则、检测通用工艺规程、检测专用工艺以及检测工艺卡、检验通用方案规定及专用检验方案、仪器设备操作及维护规程、仪器设备和标准物质期间核查规程、仪器设备性能检验规程、管理制度等。6.2.1检测操作细则或检测通用工艺规程的章节结构规定6.2.1.1标题：项目或产品的名称具体给出所要开展的检测项目或哪类产品的检测活动名称。6.2.1.2总则说明本指导文件规定的目的，明确本指导文件的适用范围，编制依据（或引用法规、标准）。6.2.1.3仪器设备及试剂明确列出开展本指导文件规定所需的仪器设备的名称、规格型号、测量范围、精度和计量溯源性要求（需满足引用的标准要求），以及所用试剂及标准溶液的名称、浓度要求、溶液配制和标定方法。6.2.1.4方法及步骤本部分为本指导文件规定的主要内容，应详细阐述样品的接收、制备、流转、贮存过程，按照检测、分析过程的逻辑顺序写出开展该项检测活动的各步骤细节，规定数据的采集和处理方法。其检测控制的基本要求是：a检测人员资格及要求；b检测前准备（校对样品编号和检测任务单的一致性、样品的符合性，明确设备及器材准备及核查要求，试件状态及检测环境条件调控规定，检测方法、技术标准及工艺方案的准备与熟悉，受检对象的环境及测试部位表面状况的准备，现场安全措施的落实等）；c检测的实施（明确检测时机、检测操作步骤、检测方法及检测灵敏度校核、过程中灵敏度复验的规定、检测完成后离场时工作要求和试毕样品的处理规定等）；d检测原始记录（应明确记录的填写要求，确保现场实时记录）；6.2.1.5异常情况处理明确过程中出现的方法、数据的偏离、仪器灵敏度失效、停水、停电等异常情况的判断方法和标准，当出现异常情况时应采取的处理措施。6.2.1.6数据处理和结果判定阐述对采集的检测数据如何进行处理、计算，如何进行数据修约，并得出检测结果和结果是否超出检测允许精密度要求。并依据产品质量标准或验收规范对检测结果进行是否符合标准要求的判定。6.2.1.7相关记录本指导文件所涉及的技术记录表单。6.2.2检验/鉴定作业指导文件的章节结构规定6.2.2.1标题：具体给出所要开展的检验领域或项目的检验/鉴定活动名称。6.2.2.2总则说明本指导文件规定的目的，规定本指导文件的适用范围，编制依据（或引用的法规、标准）。6.2.2.3仪器设备明确列出开展本指导文件规定所需的仪器设备的名称、规格型号、测量范围、精度和计量溯源性要求。6.2.2.4方法及步骤本部分为本指导文件规定的主要内容，应详细阐述委托受理需收集的信息、明确规定检验对象或工程项目现场勘查、调查的程序内容、制定检验/检测方案、实施检验/检测过程要求、数据的采集、处理及评价方法（勘测、目击、检测）。本指导文件应按照检验过程的逻辑顺序写出开展该项检验活动的各步骤细节，检验控制的基本要求：a检验人员资格及要求；b检验工作控制流程图；c检验前准备（委托受理时，客户应提供详尽的检验对象/工程项目资料要求，如检验对象的基本数据、施工资料、使用情况及历史情况、现存在的病害、已有调查资料或维修加固资料等；现场勘查、调查过程中，资料调查应调查什么资料，现场勘查应如何去做，做好现场检验记录；制定检验方案、确定检测项目及检测方法；明确设备及器材准备及核查要求，检验/检测方法、技术标准及方案的熟悉，检验对象环境及检验、检测部位表面状况的准备，检验、检测现场安全措施的落实等）；d检验、检测的实施（明确检验时机、检验/检测实施程序步骤、检测过程中检验员目击及监督检验的规定、检验/检测完成后离场时工作要求和抽检样品的处置规定等）；e检验、检测原始记录（应明确记录的填写要求，确保现场实时记录）；6.2.2.5异常情况处理明确过程中出现的方法、数据的偏离、仪器失效、停电等异常情况的判断方法和标准，当出现异常情况时如何进行处理。6.2.2.6数据处理和结果鉴定评级阐述对采集的勘测、目击、检测数据如何进行处理、计算，如何进行数据修约；依据什么标准、技术资料进行鉴定评级，并依据工程验收规范对检验结果进行是否符合标准要求的判定；出具的检验/鉴定报告应包括的内容等。6.2.2.7相关记录本指导文件所涉及的技术记录表单。6.2.3仪器设备操作及维护规程的章节结构规定6.2.3.1标题：仪器设备名称6.2.3.2适用范围和技术指标阐述本指导文件所适用的范围和目的，明确仪器设备的技术指标、测量范围、测量精度，使用环境条件和施设的要求。6.2.3.3使用方法及操作步骤阐述仪器设备从开机→设置参数、选择量程→试前核查→实施检测、检验→数据采集、读取→关机的全过程的操作步骤和使用安全规定，并对使用过程中的注意事项和不允许的操作行为予以明确规定。6.2.3.4维护、保养方法阐述此类仪器设备应进行维护保养的项目、何时进行、何人负责、如何进行并予以规定。6.2.3.5计量溯源性明确此类仪器设备计量校准周期和期间核查周期的规定。6.2.4仪器设备性能检验规程的章节结构规定6.2.4.1总则阐述本检验规程的目的和适用范围，明确仪器设备的核查周期。6.2.4.2技术要求明确规定仪器设备性能需检验的项目，及其技术指标和允许误差。6.2.4.3检验条件阐述性能检验所用工作标准器的名称、测量范围、精度要求，性能检验时的环境设施要求，对检验人员的资格及能力规定。6.2.4.4检验方法详细阐述采用的仪器性能检验方法和进行检验的步骤，数据的采集和数据处理方法。适当时，应给出检验结果的测量不确定度的测评方法（或公式）。6.2.4.5结果评定阐述检验结果的评定和判定方法。6.2.4.6相关记录本指导文件所涉及的技术记录表单。6.2.5仪器设备（或标准物质）期间核查规程的章节结构规定6.2.5.1目的阐述本核查规程的目的，明确仪器设备（或标准物质）的核查周期。6.2.5.2适用范围本程序适用于那些仪器设备（或标准物质）的期间核查，使用或限制范围和条件。6.2.5.3核查项目(参数)及技术要求确定核查项目（或参数）的技术要求及允许偏差。6.2.5.4核查标准采用何种物质或标准器具进行核查，其技术指标要求，使用保管规定。6.2.5.5操作步骤详细阐述核查方法的操作过程，核查数据的采集方法，数据处理规定。6.2.5.6结果评定明确核查数据的评价方法，按技术要求进行符合性判定的规定。6.2.5.7相关记录本指导文件所涉及的技术记录表单。7记录表格的编制要求7.1记录表格的编号构成及格式见本章第4.4条，记录编排要求见本章第5.5条。7.2记录表格的内容要求7.2.1管理记录表格的内容应包括：a记录的标题；b管理活动的过程阐述；c管理活动的时间、地点；d管理活动的批准人、审批人的意见及签名。7.2.2技术记录表格的内容应包括：a标题（为“试验记录”或“检测/检验记录”）；b记录编号（唯一性）和管理编号标识；c任务单编号和报告编号，每页号及总页数的标识；d产品/项目信息（产品/项目名称、检测/检验项目、结构部位、检测/检验要求等）；e样品状态描述；f检测/检验实施过程记录，应包含充足的信息量并能再现检测/检验过程；h检测/检验日期、地点、环境条件、主要仪器设备、采用的方法标准；I必要时，应有计算公式及数据处理过程；j检测/检验人员及校核人员的签名。7.2.3检测报告表格的内容应包括:a标题（为“试验/检测报告”或“检验/鉴定报告”）；b公司名称和地址，进行检测/检验的地点（现场检测/检验）；c报告编号（唯一性）和每页号及总页数的标识；d客户的名称和地址（适用时）；e所用检测/检验方法的标识（采用标准、规范或客户要求方法）；f检测物品或检验对象的描述、状态和明确的标识；g检测物品的接收（送样）日期，可能时应有检测/检验日期；h现场检测/检验时所用的抽样程序的说明或有偏离的说明（适用时）；i检测/检验结果应采用法定计量单位；j检测/检验报告应有批准人、审核人和检测/检验人的签名；k有关声明：如“本结果仅对来样负责和印章复印无效”等。7.2.4当需对检测/检验结果作出解释时