人力资源管理信息系统总体需求

集团公司人力资源管理信息系统功能要求说明一、信息系统的管理模式要求采取“分级管理、分级使用、集团大集中”的管理模式。在该模式下，集团数据中心存放所属全部单位和人员的相关信息，集团公司总部的人力资源业务依赖于大集中的数据库；各直属单位及其下级企业人力资源业务依赖本地数据库就可以进行相关的业务处理，同时根据集团需要定期将相关数据及其变动信息通过数据同步技术，同步至上级单位直至集团总部的数据中心，保证集团总部数据的实时性和准确性。在运用数据同步技术更新上一级数据库信息时要求详细显示所更新的具体信息且必须经过上一级的确认，每一次数据更新系统都要有详细的日志记录（包括与其他信息系统的数据交流，例如财务系统、物资管理系统、生产安全系统等）。二、信息系统功能要求完整性、实时性、连动性、扩展性要求系统的功能必须完整，能全面涵盖人力资源管理的所有业务功能，并且对每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程设计，是日常工作的信息化管理平台；各类数据输入工作在系统中只需进行一次，相关模块能根据设定条件连动更新；既可作为一个完整的系统使用，也可以将模块拆分单独使用，在必要时还能扩展集成为一个完整系统。安全保密性、稳定性要求具有完备的安全加密模式，能够执行对数据项、数据表、数据库、操作功能的多层次加密功能，并且要具备严格的权限管理，设定企业对系统不同模块、子模块乃至数据项的不同级别操作权限；要有完备的数据备份与恢复手段，对于数据库更新要求采用非覆盖式，数据库保存要求系统能自动定期进行或按用户要求随时进行，保证信息数据的安全和稳定性，以便于系统出现故障时的恢复和满足用户对不同时段数据进行统计分析的要求；对所有重要业务操作要有完备的日志记录，以实现对非法用户的跟踪处理以及对一些误操作的更正撤消。开放兼容性要求具有功能强大的数据接口，能轻松实现各种数据的导入导出以及与外部系统的无缝链接；可方便引入各类office文档更能实现与VFP、ACCESS等数据库的转换与互导，并存储到数据库中；可生成各类office文档，便于用户使用；支持所有主流数据库管理系统以及各种类型的文档处理系统。自助多样性要求能够通过网络，实现异地、多级、分层的数据管理功能，且支持移动办公，可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作；允许各级管理人员在授权范围内在线查看下属员工的个人信息，在线审批员工的休假等申请，在线对员工进行绩效评估等自助操作；允许员工在线查看个人信息、部分更改个人数据、提交休假申请、进行绩效考核、满意度调查、查询相关政策及规章制度等自助操作。设置灵活性要求用户应能自定义各种库结构、业务流程，可灵活设置条件进行组合查询、统计、输出、打印。直观可视性要求具备国家及地方行政部门规定的所有人力资源工作常用报表格式，且用户能自行设计各种所需报表,支持扫描件的录入；所有报表能在屏幕上显示并可打印或保存为EXCEL、WORD等多种文件格式；同时，要求具备完善的图形统计分析功能，输出的统计图形可直接导入到Office文档中。简捷易用性要求每一个界面精细完美、尽量在一个窗口中集合显示所有相关信息;优化设计操作功能、要求每项业务操作均有流程指向,直观体现人力资源各项业务的工作流，简化用户使用；同时，要具备多种业务提醒功能，以便人力资源管理人员根据需要定时操作。运行快捷性要求在大量用户同时对系统进行访问或操作时，系统仍能快速响应、稳定运行。可升级性要求系统可进行不断升级，并且对于开发商针对企业自身要求独立开发的功能无影响或能同步升级，以满足集团和各直属单位及下级企业人力资源管理工作不断变化的需求。三、业务模块功能要求要求系统必须具备（但不限于）机构管理、岗位管理、人事管理、招聘管理、合同管理、绩效管理、考勤休假管理、薪酬福利管理、保险管理、培训管理、专业技术资格及职（执）业资格管理、外事管理、职业生涯规划、干部考察任免、劳动防护、人力资源统计分析、党务工作、工会工作、团青工作、政策法规及企业规章制度、领导查询、员工自助等基本模块。各模块的功能要求简单说明如下：1、机构管理可对各层机构进行设置、修改，包括机构的设立、撤消、合并和划转，且能对机构职责、机构相互关系及先后顺序进行灵活定义操作。可记录各级单位历史的机构信息，并能自动生成变动台帐。可按要求自动生成各层次机构的组织机构图，并能任意保存、查询、输出、打印。能够从不同角度对机构信息进行全面分析，可以图表的方式显示和输出。（该项功能也可考虑放在人力资源统计分析模块中）2、岗位管理主要应具备：在完成机构设置的基础上，能进行岗位设置、岗位定员、岗位任职条件设定、岗位职责定义、岗位分析归级和岗位工作流程设定等业务处理。具体功能要求如下：岗位设置包括岗位任职条件、岗位职责、岗位定员数、岗位属性、岗位职级、岗位上下级关系、岗位工作流程、绩效主考人等信息，要求能根据上述信息自动生成标准格式的岗位说明书。可记录各岗位的历史信息，并能自动生成变动台帐。可按要求自动生成标准格式的各岗位定员计划、岗位说明书、岗位工作标准和岗位聘任合同等，并能任意保存、查询、输出、打印。能够从不同角度对岗位信息进行全面分析，能以图表的方式显示和输出。（该项功能也可考虑放在人力资源统计分析模块中）3、人事管理主要应具备：能全面建立人员信息档案，管理各类人员基本信息及变动信息；能对员工的异动情况进行在线处理；对员工书面人事档案材料进行管理等主要功能；可任意提取、保存、打印、输出员工信息。具体功能要求如下：可根据需要灵活构建人员信息数据库，包括人员信息库的类别、信息库的具体内容等。可对各种格式的人员信息进行管理，如图片、电子邮箱、音像等信息。可跟踪记录员工从入职到离职全过程的历史记录，包括岗位变动、考核奖惩情况、学习经历、工作经历、培训经历、家庭情况、薪酬情况（含保险福利，下同）、出国出境情况等。可对员工入职、调配、晋升、奖惩、离职等日常人事工作进行流程化业务处理。可灵活查询、提取各类人员信息，并能任意保存、输出、打印。可任意制作、输出员工登记表和花名册等。可对员工生日、试用到期、见习到期等所有自行设定的人事信息能进行自动提示。可进行书面人事和考绩档案的目录、借阅、转入转出管理，可按年度自动生成档案转入转出台帐，档案号和柜号可自动生成、生成规则可自由定义，可制作打印档案（材料）转入、转出通知单、档案目录和档案脊背。4、招聘管理主要应具备：能够优化规范招聘流程，可利用网络完成流程各环节的业务处理，同时要求各环节能自动调用相关功能模块的数据信息。具体功能要求如下：与定岗定编定员，自动生成缺员信息。各部门可根据本部门岗位缺员信息和未来人员流动情况(退休、辞职、合同期满、终止解除合同、死亡、生病、外调、晋升、降职）向单位在线填报招聘需求。与绩效考核、岗位变动、职务晋升及员工职业生涯结合。各单位可以根据本单位的岗位缺编超编情况、未来人员流动情况、人力资源现状和人力资源规划，对招聘需求进行分析：招聘需求是否合理？是内部调配还是进行招聘？是采用内部招聘还是外部招聘或是委托招聘？并与岗位说明书结合，自动提取招聘岗位的任职条件、工作职责、岗级待遇等相关信息，进而自动生成相应的招聘计划，如属外部招聘还应将外部招聘计划上报至集团公司审批。集团可对各直属单位上报的招聘计划进行任意汇总，并能结合集团总体人力资源规划、人力资源现状、未来人员流动情况，对各招聘需求进行分析、审批。可对招聘流程（发布招聘信息—>应聘申报提交—>应聘人才库—>资格筛选—>告知—>考核记录—>汇总上报—>单位审批—>同意录用—>告知）的各个环节进行业务处理。要求在处理各环节业务时，系统能自动调用相关功能模块的数据信息，同时，外部招聘、内部招聘及委托招聘在具体流程的设置上和各环节的业务处理上应有所区别，比如发布招聘信息的渠道不同、外部招聘最终录用还必须经集团批准等。能对招聘成本进行统计分析，可对招聘效果进行即时评估及长期跟踪评估。5、合同管理主要应具备：主要是对劳动合同的签订、变更、续签、中止、终止和解除等业务操作进行管理，可对其他相关协议进行管理。具体功能要求如下：可根据本单位实际设置劳动合同的签订和续签条件，包括合同类别、合同期限等。根据设定的签订和续签条件，对将要签订或续签劳动合同的人员可自动生成劳动合同信息，包括合同类别、合同期限、合同起止时间、见习期限、试用期限等项目信息，并生成报表，进行在线审批。可根据审批后的报表，自动生成标准格式的劳动合同文本。可对劳动合同的变更、中止、终止和解除进行业务处理，能自动生成相关的标准格式业务表格，如合同变更通知书、合同终止（解除）证明书等。可对岗位协议（岗位聘任合同）、保密协议、培训协议（培训合同）、劳务协议等相关合同，进行管理。可记录历史信息，能够任意提取各类合同信息。能够灵活设计和打印各类合同文本、花名册和台帐。可灵活设置合同管理中的提醒功能，如合同到期、试用到期等。可录入劳动合同原件（含本人签名、单位签章、劳动鉴证章）的扫描件，并能任意保存、查询、输出、打印。6、绩效管理主要应具备：能分层分类建立绩效考核体系，如集团对各直属单位（集团本部各部门）、各直属单位对所属部门（下级企业）、各主体单位对所属员工等。各主体单位可灵活设定考核方法，可利用网络完成绩效管理各个环节的业务处理。具体功能要求如下：可完成集团对直属单位按生产和基建分别进行“经营、安全、党风”三项责任制考核指标值的合同型设置，并可通过最终完成情况进行考核计算兑现。各考核主体可按团队或岗位灵活设定考核对象、绩效目标、权重、考核标准、考核周期等，被考核对象可过网络随时查阅上述内容，并可添加注释、完成进度、情况说明等。按岗位设定考核对象时，绩效考核的主要内容可自动从岗位说明书中提取相关内容。各考核主体可随时查阅被考核对象的绩效目标计划及添加的注释、完成进度、情况说明等，并可简单批注和辅导。可记录每次绩效面谈的内容和结果，可以根据实际情况对绩效目标计划进行修正。考核期满进行绩效评估时，可根据考核类型，分别通过网络完成自评、互评、上级考评（可以多重同时进行或逐级进行）功能。各评估者的分数权重可灵活设置。主考人可根据多方面的评估结果及各自权重，给出评估报告和综合评估结果，并可对评估报告和综合评估结果的反馈、申诉、确认及批准，分别设定相应的流程。可在线对员工德、能、勤、绩等综合素质项目，进行360°的考核测评，并能根据考核测评成绩自动出具评语。可从不同的角度对整个集团、各直属单位及员工的绩效进行分析和统计（趋势分析、单人对比、多人对比、结果反查、综合分析等）。7、考勤休假管理主要应具备：可详细记录每位员工的出勤和缺勤情况，并能够灵活查询、提取、保存员工及各级机构任意时段的出勤和缺勤数据。可在线对员工的各类假期申请进行流程化处理。具体功能要求如下：可灵活设置考勤项目。可手工录入也可电子导入员工的考勤信息。可按要求自动累计员工任意时期的出勤和缺勤数据。可自定义特定时间段各级单位的出勤数据统计报表，并可从不同角度进行分析比较。（该项功能也可考虑放在人力资源统计分析模块中）能够根据休假政策自动计算每位员工各类休假的假期，可以自动统计累计休假及剩余假计算，并可供员工在线查询。可在线提交、审批各类假期的休假及销假申请，要求能按假别、人员类别、假期等分别设定权限，进行流程化处理。与薪酬相结合，自动计算各类假期的薪酬待遇。8、薪酬福利管理主要应具备：可完成集团对各直属单位年度工资总额和年薪人员年薪的基数、考核兑现数的核定下达；各级单位可制定年度工资计划并能对使用情况进行跟踪管理，包括对下属企业计划执行情况进行监控；可按人员类别分别设置薪酬福利项目，且各项目的数据能按政策规定及相关功能模块的数据信息自动产生；可进行各类薪酬福利调整（包括政策性批量调整资和日常个别调整）和发放的业务处理，可详细记录每位员工当前和历史的薪酬福利数据及对应的分配政策，并能够灵活查询、提取、打印、输出员工及各级机构任意时段的薪酬福利数据。具体功能要求如下：可自动提取上年度的相关数据，并结合当前实际，完成下一年度的薪酬福利预算工作。集团可在线进行年度工资总额、领导年薪、单列奖金及其他薪酬福利的基数核定、考核兑现、下达等业务处理。各下属单位可对上级核拨的各种薪酬福利数据，进行分项、分类管理，包括制定发放计划、并根据实际发放自动记录计划执行情况等。能自动对上级核拨数、发放计划、计划执行情况进行相关审核，并能提示其中的异常情况。上级单位可对下属单位的薪酬福利发放计划及执行情况进行监控。可按人员类别分别设置薪酬福利类别、项目（包括各项社会保险、公积金、个人所得税等扣款项）、标准和计算准则，且各类别均可进行分项、分次的发放。各项目的数据可根据政策规定及相关功能模块的数据自动计算产生，并保留外部导入接口，同时，也可基于上月数据进行下月数据计算，对有误数据可进行手工更正纠错。可批量进行各薪酬福利项目数据的调整，包括政策性批量调整和日常性调整。可自由设置各类薪酬福利的明细表、汇总表样式，并能自动产生具体表格。可根据流程设计，对各类薪酬福利的调整和发放进行在线审批。能自动产生员工薪酬福利变动台帐并记录相应的分配政策。能按月自动产生各项薪酬福利汇总数的变动台帐，并可以反查。可记录所有员工的薪酬福利历史数据，并能够按要求（人员类别、项目类别、机构）分别进行统计、汇总、比较、分析。能与财务系统连接，双方都可实时传送薪酬福利数据（为安全保障起见要求数据的传送接收必须通过中间过渡库），可按要求定期自动对人力成本所有数据项（包括历史数据和汇总数据）进行核对、产生差异的原因分析、并可添加注释说明等。9、保险管理主要应具备以下功能：可在网上完成企业间的数据交流（人员退休，人员调配、人员死亡）。可在网上完成各类保险的统计、基金征缴、对帐、个人帐户的转移和清算。能够根据权限进行网上审批，完成直属单位上报和集团核批各项社会保险业务（办理职工退休、养老保险、死亡、人员转移、工伤、生育费用核批等）。能与财务帐户连接，对所属企业社会保险基金征缴情况能进行监控预警（按时、准确、足额征缴）。能根据核定工资总额、实际使用工资总额、社平工资、征缴比例等，自动完成各种保险基数、个人及企业缴纳金额的测算、调整和补缴。可完成退休人员待遇核定，对退休，死亡、调配人员能出具套表。能够对企业年金个人帐户进行即时管理，个人帐户中分企业和个人二个部分，可分项单独统计；能够单独设置各年度年息（或累计年率和当年年率—（投资收益）），对于由于岗位变动和人员转入造成的人员待遇变化可即时调整；可较为方便的设置各个业务所需年金计算公式；能根据不同权限进行网上查询和操作，对所有参保职工可针对本人进行年金累计帐户查询；可根据员工本企业工作年限等情况自动确定企业部分归入个人部分的比例及金额，能根据员工离职类型，自动完成企业年金的部分或全部支取；能对年金的投资方向、投资收益等相关事宜进行管理记录。能够按政策要求设建立补充医疗保险个人帐户，并能与基本医疗相连接，完成对个人的报销、支付、转移等管理。10、培训管理主要应具备：可在线逐级填报培训需求（计划），上级能对下级的培训需求（计划）进行汇总、审批、信息反馈或发布下达，审批的权限及流程设置可根据集团要求自行定义。上级可对下级的计划实施过程进行监控及能对计划的完成情况进行考核。各单位可对不同类型培训项目（如内部培训、外出培训、后续学历教育及外来培训等）的具体实施进行日常管理。具体功能要求如下：集团可按规定对本部人员参加各类培训进行管理，可对由本部各部门牵头举办的各类培训进行归口管理（包括已列入计划和未列入计划的）；对于各直属单位的通用性培训需求，集团可统一组织实施。各级单位可在线完成从培训需求收集、分析—>制订培训计划—>审批、上报培训计划—>接收上级下达培训计划的业务处理。（培训需求计划的项目表式可根据集团要求自行设计）可对培训计划进行费用的预算、预警、核算及报销管理。对于培训实施，可在线发布培训通告、在线报名、在线审批、在线反馈。培训实施的审批权限及流程，可根据集团要求自行定义设置。（各直属单位自行组织的培训活动由各直属单位直接审批执行，集团主办的则由集团批准下达执行。）可记录员工个人培训情况（包括历史培训经历），自动产生培训档案，各单位根据权限管理、维护相关的培训信息，每位员工可查询各自培训信息。可定期对培训实施情况按层次、按类别进行统计，并能结合计划，自动产生计划完成进度的相关图表，包括培训率统计等。可对培训的效果进行跟踪评估，能从不同角度对培训进行分析，如：成本分析，效果分析等。各单位可对培训机构、培训老师、培训教材等培训资源进行登记、修改、查询、评估等管理。各单位可按自身要求，对员工参加后续学历教育进行管理。各单位可按自身要求，对外来培训进行管理。11、专业技术资格及职（执）业资格管理主要应具备：可在线完成专业技术资格、技能鉴定（含中高级技师）的考评；能对执业（职业）资格、重要岗位持证上岗进行日常管理；能对学科带头人、青年专家、专业资格评委会、技师评委会等专家库进行管理。具体功能要求如下：集团可根据每年政策，设置各类专业技术资格评审、技能鉴定考评的相关条件，并同步应用于各直属单位，在线进行专业技术资格评审、技能鉴定考评的工作部置。各参评人员可在线填报、提交必须的材料，各单位可在线审查、接收各类申报材料，集团可在线审查、接收各直属单位的汇总上报材料。对于各层次的数据审查、接收，要求能自动进行，即对附合申报条件的允许接收并汇总，不附合的则不予接收并能自动生成不附合项反馈给本人或下级单位。各直属单位可组织初级考评委员会成员在线完成对初级资格的评审（确认）业务。对于中级及以上资格，各直属单位可自定义在线审批流程并决定是否推荐上报集团。集团可组织中级考评委员会成员在线完成对中级资格的评审（确认）和对高级资格的审查推荐。可记录各类评审材料，能自动生成业务考绩档案，相关的信息能根据最终评审结果自动同步更新。能记录员工取得各种执业（职业）资格的相关信息，进行日常管理。能对重要岗位持证上岗情况进行日常管理，包括特殊工种的取证管理。能对学科带头人、青年专家、专业资格评委会、技师评委会等专家库进行管理，能根据各主评委会的委员要求，在专家库中随机抽取委员候选人。12、外事管理主要应具备：对因公出国人员可在线完成逐级政审业务，对特定岗位因私出国人员可在线完成逐级审批业务，集团可对所有因公护照和特定岗位因私护照进行集中管理，能对特定岗位人员的出国出境进行管理，可对各人员所有出国的相关信息进行记录并能自动生成相关档案。具体功能要求如下：可在线逐级填报、审查出国政审材料，政审材料中的人员基本信息可调用相关模块自动生成。可任意导出政审结果或与外事归口部门相连，直接输出相关数据。特定岗位人员可在线提交因私出国申请及相关材料，能在线对特定岗位因私出国申请及相关材料进行逐级审批。集团可对所有因公护照和特定岗位因私护照进行登记、发放、收缴等集中的电子化管理，各单位及员工可在线查询自身的护照信息。能对特定岗位人员进行出国出境进行报备管理，特定岗位的范围可根据要求设置，需报备的信息可调用相关模块自动生成，可任意导出相关数据或能与外部相关系统相连接直接传输相关数据。可对各人员所有护照的全部信息进行记录，并能在基本信息库中自动生成相关档案。13、职业生涯规划主要应具备：与绩效考核连接，根据每位员工的综合素质测评结果，并结合企业各岗位的在岗人员情况，动态地自动对每位员工的发展方向进行分析、设计（员工职业生涯图、岗位轮换图）。能对后备管理技术人才、后备干部等进行电子化管理。与人事管理、招聘管理相连接，为人事调配、干部任免、岗位调整、内部招聘等业务工作提供建议。14、劳动防护（职业健康）主要应具备：可录入或导入职工历年的各种（招聘体检、常规体检、职业健康检查）健康体检记录；能详细记录从事有毒有害工种人员的相关信息；可按自行设定的格式自动生成、保存个人健康档案并能灵活输出、打印；能按政策规定自行设定各工种的劳保待遇标准，并能根据员工所从事工种等信息自动生成每位员工的劳保待遇标准（如劳保用品标准、有毒有害工种人员的津补贴等）;能对个人劳动防护用品的发放、领用、库存及费用开支情况进行管理；能结合当地卫生部门要求，自动生成标准格式的职业卫生管理台帐。15、人力资源统计分析主要应具备：内含国家及地方行政部门规定的所有人力资源工作常用报表格式（主要有国家统计局、劳动与社会保障部、人事部、组织部、国资委等），能够方便快捷地自行设计各类报表，可在线完成各种报表的布置、上报、接收和汇总等业务处理，各种报表可按要求自动快速生成，可对报表进行校验、审核和反查；根据需要，可由各类基础报表派生出综合表；可根据要求对各报表进行全面分析。具体功能要求如下：可在线完成各类外部报表或内部报表的逐级布置下达，报表项目、格式可根据要求创建，计算公式及逻辑关系可自行定义。可快速自动生成报表，报表数据可根据设定的条件自动提取或手工录入，可对数据进行逻辑性校验、计算、汇总、反查。可灵活设置多种报表输出格式，并设置打印功能。可在线完成报表的审批、上报，流程可根据情况自行设置。可在线完成对上报报表的校核