医疗档案管理制度

一、档案保管制度1、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。2、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。3、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。4、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。二、档案借阅制度1、凡因机关工作需要，均可查阅与本部门工作有关的档案。2、为了保证档案的完整与安全，利用者一般应在档案室阅览，少数特殊需要者，经批准可暂时借出使用。3、借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料，有秘密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由分管领导审批，必要时报请党委书记或院长审批后，方可借阅，不得摘抄。4、凡借阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工的，须经院办主任或档案形成部门负责人批准，属科级干部的要经党委书记批准。5、借阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接借阅。本院其他人员和外单位查阅，须经课题组负责人签署意见，科研处负责人或档案室负责人同意，必要时报请分管院长审批。6、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失情况，应立即追究责任。7、利用者在同一时间内，借出的案卷不宜过多，借出时间一般为一周，如要延长使用时间，需办理续借手续。8、对档案进行摘录、翻拍和复制，要经过批准，摘录的材料仔细校对，审查后方能带去。复制品如系秘密材料，应加盖档号章，注明此材料的出处和根据。9、上级机关和院外有关单位需要借阅档案，须持该单位介绍信，经审批同意方可查阅。如有特殊原因需要借出者，须经院办公室负责人或院领导批准。10、档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细进行清点，检查无误后方予注销11、借阅者应承担所借阅档案材料的安全，保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案资料；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。三、档案室安全保密制度1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，以保证文件材料准确、完整。5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本院党委和行政形成的文件及上级来文由综合档案室立卷。6、文书立卷归档的具体要求：①立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。②立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。③把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度时可采取以下做法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结,放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年;连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束之年代。④把文件按级别分开立卷，但上级对本院的批复、批转和本院对下级的批复、批转文件应在本院卷内，本院的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。⑤按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。⑥把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。⑦卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化的反映问题。单一问题的文件按时间顺序排列。几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前，来文在后；批复在前，请示在后；有请示虽无正式批复件，但用其他形式答复或有处理结果的，要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角。并填写好卷内目录。⑧案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。⑨各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。文书档案在下一年的六月底以前移交完毕，并履行移交手续。7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。七、声像档案管理规定1、凡是反映本院召开重要会议的照片、外事活动的照片、科研成果及开展的新技术新项目照片及DV带，在本事项结束半月内连同底片送交综合档案室统一管理2、认真进行声像归档交接手续，照片形成单位应对照片附以简要文字说明，包括照片题目及人员排列顺序、时间、地点等。3、宣传处送交的声像档案由综合档案室进行分类、编号，填写目录，按照片规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”相结合，辅以文字说明放置防磁柜进行保存。4、借阅声像档案应履行借阅手续，声像