论学校档案损毁的因素与档案保管方法

［摘要］档案管理是学校管理工作的主要内容之一，对学校各项工作的开展具有重要作用，在学校建设发展过程中，存在各种类型的档案信息，受档案本身问题和外部环境的影响，部分档案内容可能出现损毁，为有效解决该问题，需要采取有效的保管方式。基于此，本文重点分析导致学校档案损毁的主要因素以及保管方法，希望可以为学校档案的保管工作提供一些参考建议。［关键词］学校档案；损毁；档案管理；保管方法［中图分类号］G27文献标志码：A档案损毁问题一直是学校档案管理工作的重点，学校在长期建设过程中，档案种类和载体形式多种多样，包括大量的纸质档案内容、胶片磁带档案。随着信息技术的发展，电子档案成为档案保管的主要形式。不同类型的档案在保管方式上存在较大的差异，部分档案在存储过程中可能出现破损、丢失等问题，严重影响档案信息的完整性和可靠性。为此，需要明确档案出现损毁的原因，积极探索保管方法，充分发挥档案信息的应用价值。1学校档案损毁的因素学校档案损毁的因素包括人为因素和自然因素，其中人为损毁的现象相对较少，而由于自然因素出现损毁就需要选择合适的保管方式，减少损毁因素的影响。1.1内在因素导致档案出现损毁的内在因素主要是指档案本身存在的质量问题，包括制作的原材料、字迹材料等。例如，对于纸质档案来说，耐久性是纸质材料的基本性能，如果纸张中非纤维素的成分较高，存在较多的有害化学杂质，纸质在长期存储的过程中就会发黄变脆，出現损毁问题。1.2外在因素外在因素是指档案保管的外在条件以及在环境中导致档案出现损毁的影响因素。第一，储存环境的温度和湿度。对于非电子档案而言，尤其是纸质档案，温度和湿度过高过低会导致纸张出现膨胀或收缩的问题，使纸张的机械强度降低，同时纸张本身含有酸性或碱性物质，在不适宜的环境中会产生反应，导致纸张受到破坏，也会为微生物的生存提供空间，这也是纸质档案出现虫害和霉变的主要原因。第二，光线。主要是指太阳光线，会破坏纸张和字迹。例如，光可以使得纸张中的纤维素与氧气发生氧化反应，导致纤维素变质。第三，灰尘。在一些靠近污染源的区域，灰尘中往往会携带具有腐蚀性和毒性的物质，导致档案出现损毁。第四，空气中的有害气体。例如，二氧化碳等，可能会导致纸张出现腐蚀问题。第五，使用过程中的损毁问题，档案信息在使用过程中，可能出现揉折、撕裂等问题，尤其是在档案的移动过程中，严重影响档案信息的完整性。2学校档案保管工作要点在开展学校档案保管工作的过程中，需要根据《中华人民共和国档案法》及相关文件的要求，针对管理人员的工作内容和工作流程进行规范，明确保管工作的要点。2.1科学进行组织管理在档案保管过程中，要严格执行相关法律制度和管理规定，建立合理的档案保管体系，通过建立责任制的方式，确保保管工作的有效落实，以此保证学校可以顺利开展档案的保管工作。2.2完善设备设施虽然电子档案已经成为学校档案建设的主要趋势，但是纸质档案以及其他形式的档案信息仍然占有较大比重。在设备设施的建设方面，需要具备满足未来三十年的档案用房，同时存储环境也需要符合档案存储的要求，尽可能保证档案信息的永久保管［1］。2.3规范工作流程部分学校针对档案的保管还存在粗放的问题，在保管细节方面工作不到位，导致档案出现损毁。为此，需要根据不同类型的档案形式制定针对性的保管措施和工作流程，开展规范化的管理模式。2.4加强信息化建设学校档案需要借助信息技术手段，加强学校档案的信息化建设，应大力应用电子档案信息，通过信息化的管理模式，实现部分档案的数字化管理。3学校档案保管的方法结合目前学校档案管理中存在的问题以及导致档案出现损毁的主要因素，本文认为可以从树立保管意识、建立保管机制、完善设施建设以及加强信息化管理等多个方面入手，提升档案保管工作水平。3.1形成学校档案保管意识学校档案在科研、教学以及管理等多方面都具有重要意义，因此需要提高对档案保管的重视程度。学校负责行政管理的部门需要定期对档案的保管情况进行检查，组织管理人员开展培训活动，在学校内部形成档案保管工作意识。此外，学校需要对档案保管工作提供有力的支持，适当加大资金投入。例如，加快信息化建设、完善基础保管设施等，形成良好的保管工作氛围，从而保证保管工作的有效开展［2］。3.2建立学校档案保管机制3.2.1完善管理制度学校需要结合档案信息管理的实际情况，明确保管过程中各个环节的规章制度，包括档案修订、收集归档、借阅管理、安全、库房管理等制度内容，并对保管人员的工作职责进行细化，制定明确的工作标准和工作内容，使保管工作的开展有章可循，保证档案保管工作的科学性、规范性，充分发挥档案信息的价值。3.2.2制定考核机制为提升档案保管的工作质量，需要组建专业化的保管工作队伍，不仅需要强化保管工作水平，还需要采取考核的方式，提高工作人员对保管工作的重视程度。通常情况下，负责档案管理的工作人员隶属于档案管理部门，为提升工作人员的积极性，需要相应部门制定奖惩制度，定期对工作人员的管理行为和档案保管工作的成效进行分析，可以每半年进行一次大考核，重点考查保管人员的日常工作完成情况、档案保管的效果、是否存在工作失误等；每个月需要组织档案保管人员进行一次工作总结汇报，重点分析目前保管工作开展存在的问题，并对接下来的工作内容进行适当的调整。在考核过程中，必须坚持公平公正的基本原则，对于认真履行职责，业绩突出的工作人员给予绩效奖励，同时将考核结果作为职称评定、职位晋升的参考依据，对于无法按时完成工作任务，在档案保管过程中存在失职、工作失误等问题的保管人员，需要追究其责任，严重时可调离原岗位。考核机制以及奖惩制度，可以有效激发保管人员的工作热情，保证档案保管工作的顺利开展［3］。3.2.3做好分类管理学校档案的种类较多，包括党政管理档案、教学档案、科研档案、财务档案等，内容丰富，档案载体的形式也有所不同，因此可以按照载体材料的类型将档案内容进行分类，并采取针对性的保管方法。第一，关于底图档案的管理。底图是指人工绘制或打印到硫酸纸上形成的图纸，属于纸质档案的一种，学校的底图档案包括教学建筑设计图等，在应用过程中可隨时进行复制，以满足工作需求。底图档案的制作材料比较特殊，其纸张是经过油、蜡浸透的，耐久性和机械强度较差，目前长时间的保管方式包括平放和卷放。其中，平放主要是按照学校的分类方案，将档案依次平放在底图柜中，并使用标签标注底图的名称和编号，该种保管方式便于后续的查找使用，但是占地面积较大。卷放保管是按照一定的分类标准将底图档案卷起来，该种保管方式会导致图纸受到磨损，通常适用于特大底图的保管。第二，关于胶片、磁带的档案内容的保管，该类型档案的保管要求相对较高，需要将环境温度控制在13～15℃，相对湿度为35%～45%，需要将同类档案保管在有空调的专用库房，并保证库房内部处于恒温恒湿的状态中，其中胶片和胶卷需要使用专用的金属保管盒，磁带的保管需要做好防磁工作，避免对磁带造成损伤。第三，关于蓝图档案以及其他档案信息的保管工作，其中蓝图的纸张材料质量较好、机械强度高，可以通过折叠的方式进行装订并统一保管，针对一些具有特殊保管要求和经常使用的蓝图档案，需要做好备份［4］。3.2.4做好日常维护在档案进行保管的过程中，需要做好日常的维护管理工作，根据学校档案管理的工作要求，制订常规的维护管理方案。第一，保管人员需要加强对档案库房的温湿度监控，将温度和湿度控制在合理的范围内，还需要保证库房内部的卫生，档案柜和档案架应避免靠墙，禁止在库房中堆放杂物。第二，需要做好虫害、霉菌的预防，可以在库房中放置杀虫剂，在条件允许的情况下，可以使用氮气进行熏蒸，使用微波技术实现杀虫，同时库房需要定期通风，但要避免长期开窗，库房要经常用吸尘器除尘，以此减少灰尘对档案的破坏。第三，在日常维护过程中，需要做好防水防火工作，定期检查相关设备设施，并通过安装预警设备，及时发现库房中存在的安全隐患［5］。3.2.5制定安全制度第一，需要建立档案信息保密制度，档案保管人员需要树立信息保密意识，严格落实保密制度，避免出现信息泄露问题。第二，需要针对档案资料的接收和统计进行严格管理。在档案交接的过程中，双方必须针对档案的数量和内容进行核对，详细填写交接清单并签字，入库的同时做好除尘工作。在统计档案信息内容时，需要采取统一的格式，针对档案的收进、移出、整体以及保管利用等环节进行记录。第三，需要进一步完善档案的借阅制度。借阅人需要完整填写借阅登记表，在规定时间内归还，如果时间临近，保管人员需要及时督促，避免出现档案丢失的问题。对于涉密档案，在借阅、移出和销毁的过程中，需要按照流程办理相关手续，提交上级部门进行审批，针对出现的泄密和失密情况，需要按照保密规定对相关人员进行严肃处理［6］。3.3完善档案库房设施建设为提升档案保管的质量水平，需要针对档案库房的基础设施进行完善。第一，档案库房的位置应避开校园中人员流动密集的区域，可以设置在学校办公区域中，库房应处于半封闭状态，同时库房的门窗需要做好防盗措施，档案库房的钥匙等物品需要由专人负责管理。第二，需要充分考虑档案库房的防光问题，可以通过内部结构的调整减少紫外线的进入，避免对纸质档案和图片等造成负面影响，可以选择南北方向的房间作为库房，将保存档案箱柜设计成与门窗垂直的形式，从而有效减少紫外线的照射。第三，关于库房内部照明设备，可以使用白炽灯。第四，需要做好库房内部的温度和湿度控制，尤其是存放特殊载体档案的库房，可以配置恒温、恒湿等设备。第五，做好消防设施建设，增设档案库房消防安全出入口，并按照消防自动报警系统，完善库房内部的消防设施，全面降低库房的消防安全隐患，为档案管理工作提供有利条件。3.4应用信息化的管理模式3.4.1搭建信息化保管平台利用大数据等信息化技术手段，搭建档案管理服务平台，有效提升档案管理的工作质量，提升档案保管的工作水平。第一，对学校档案信息进行全面整理，由专业的技术人员根据学校的要求在现有管理系统技术的基础上进行优化和完善，构建信息化数据平台，为档案管理工作提供支持，同时该平台需要具备服务功能，可以利用服务系统实现档案借阅等内容的记录和管理，从而保证档案管理的规范性。第二，需要利用信息化保管平台实现档案信息的分类，按照档案类型进行归纳，可以设置目录索引，便于档案的使用和管理［7］。3.4.2做好档案信息收集学校应当积极推动档案保管工作的信息化建设，一方面，需要将档案信息内容进行电子化的备份，形成电子档案数据系统。相比于传统纸质档案的保管形式，电子档案在存储、保管、信息保护等方面更具优势，保管人员可以利用电子档案数据库搜索需要的档案信息内容，纸质档案在保管过程中可能受环境因素的影响出现损坏，无法有效保证档案信息的完整性，而电子档案是利用信息系统进行存储的，储存空间更大，不受环境的影响，在档案信息内容的质量和使用便利性方面更具优势，也可以借助信息共享系统，及时获取所需要的档案信息。另一方面，信息化技术可以实现档案内容的快速收集，学校需要根据档案文件的内容逐渐丰富电子档案系统，不仅需要实现纸质文件的数字化转换，