PowerPoint入门教程专业知识讲座

计算机文化基础宁夏理工学院招生就业培训处第1页第5章PowerPoint基础

5.1PowerPoint视图模式

5.2创建一种演示文稿

5.3演示文稿编辑和修饰

5.4美化幻灯片

5.5幻灯片放映

5.6幻灯片打印和打包

第2页5.1PowerPoint视图模式1、【一般】视图当我们正常打开PowerPoint时，看到第一种视图就是【一般】视图，如图5.1所示。看过前面内容读者一定对这个视图不陌生，PowerPoint与Word和Excel2023界面同样，在其窗口右侧同样有一种任务窗格，这个窗格能够让顾客对幻灯片进行修饰。2、【大纲视图】

在【一般】视图下，单击PowerPoint窗口中左侧【大纲】标签，能够切换到【大纲】视图。在【大纲】视图中能够组织和编辑幻灯片中文本内容。【大纲】视图窗口也分为三个部分，左侧窗格为大纲文本内容区，每张幻灯片标题都出目前对应数字编号和图标旁边。假如想用心编辑幻灯片中文本，那么这个视图是最合适。第3页3、【幻灯片视图】【幻灯片】视图是调整、修饰幻灯片最佳显示模式，其实【幻灯片】视图已经与【一般】视图进行了合并，在【一般】视图模式下顾客能够自由地在【大纲】视图和【幻灯片】视图模式间进行选择。顾客也能够通过按Ctrl+Shift+Tab组合键在这两种视图模式中进行切换。幻灯片视图窗口被分为三部分，单击左侧窗格中幻灯片图标，即可在右侧窗口显示对应幻灯片。之后能够对其进行多种编辑和修饰操作，设置动画放映效果等。当顾客将鼠标指向左侧窗格中幻灯片图标时，会出现提醒文字说明该幻灯片标题。4、【幻灯片浏览视图】

单击【视图】|【幻灯片浏览】命令，能够切换到【幻灯片浏览】视图。在【幻灯片浏览】视图中能够从整体上浏览所有幻灯片效果，并方便地进行幻灯片复制、移动、删除等操作。在此视图中不能直接对幻灯片内容进行编辑和修改，双击某个幻灯片后PowerPoint会自动切换到【幻灯片】视图，之后能够进行多种编辑操作。除了这四种常用视图外，PowerPoint中尚有讲义视图、备注页视图等模式，我们将在介绍有关内容时再详细讲述。无论在哪个视图模式下，都能够单击【常用】工具栏上【显示百分比】下三角按钮，调整幻灯片显示百分比。第4页5.2创建一种演示文稿

在【新建演示文稿】任务窗格中选择【根据内容提醒向导】选项。这时PowerPoint会打开【内容提醒向导】对话框，在提醒向导第一步直接单击【下一步】按钮，打开【可行性研究报告】对话框。5.2.1使用向导创建演示文稿第5页(1)单击【文献】|【新建】命令，打开【新建演示文稿】任务窗格。

(2)选择【根据设计模板】选项，打开【幻灯片设计】任务窗格。在【幻灯片设计】任务窗格里面有PowerPoint为顾客提供几十种模板。这些模板只是预设了格式和配色方案，顾客能够根据自己演示主题在其中替代文字，选择对应版式。

(3)在列表框中选中某个版式后，会即时出现对该版式说明。在选中版式上单击，就能够将选中幻灯片版式应用到新幻灯片中了。根据我们选择自动版式，幻灯片背景和版式就应用到了新幻灯片中，只需根据提醒单击对应位置即可将光标定位其中，接着只要输入文字或插入多种对象即可。在PowerPoint默认状态下会将选中版式应用到所有演示文稿中。假如我们不想所有演示文稿使用同一种幻灯片版式，那么能够单击选定版式右侧下三角按钮，这时会弹出一种下拉菜单，在这里能够设置是将选定幻灯片版式“应用于所有幻灯片”还是“应用于选定幻灯片”。利用这个下拉菜单也能够设置版式显示方式。5.2.2使用设计模板创建演示文稿第6页

在使用自动版式创建幻灯片中，PowerPoint为顾客预留了输入文本“占位符”，如图5.12所示文本框中占位符。此时顾客只要单击幻灯片中对应占位符位置，即可将光标定位其中，然后就能够输入文本了。假如要在占位符以外位置输入文本，能够使用文本框。假如在幻灯片中插入文本框后没有及时输入文字，当进行完其他操作后，会发觉刚才插入文本框消失了，这时只能重新插入文本框，因此在插入文本框后要及时地输入文本内容。在幻灯片中预设了占位符位置，右击会弹出一种快捷菜单，选择其中【设置占位符格式】选项会打开【设置占位符格式】对话框。切换到该对话框中【文本框】选项卡，能够从中调整文本框内文字距文本框边缘距离，假如需要话，还能够将文本框中文字翻转90°。5.2.3在幻灯片中输入文字第7页5.2.4在幻灯片中插入图形对象1、插入图表首先打开要插入图表幻灯片，然后为该幻灯片选择一种带图表自动版式。单击【确定】按钮后幻灯片中会出现一种图标，双击该图标，PowerPoint就会在对应位置直接插入一种图表，并打开一种数据表。顾客能够在数据表中直接修改图表横轴、纵轴坐标文字以及对应数据内容。幻灯片中图表效果会伴随设置变化即时发生变化。编辑完成后单击幻灯片中图表外任意位置，即可回到幻灯片编辑状态。之后将鼠标移到图表上方，鼠标光标就会变成带四向箭头形状。此时按住左键拖动即可方便地变化图表位置。变化图表大小操作与调整其他图形对象相同，单击图表后会出现八个白色点，将鼠标置于这八个点上拖动即可。第8页2、插入组织构造图

组织构造图是PowerPoint中一种常用图形对象，它能够清楚地展示组织构造、显示人员调配信息等。首先为幻灯片选择带有“组织构造图”自动版式，然后双击幻灯片中图标，此时系统会打开一种【图示库】对话框。在这个对话框中，顾客能够选择一种组织构造图样式。选中后单击【确定】按钮就能够通过【组织构造图】工具栏上多种版式按钮创建出任意构造组织构造图。返回到PowerPoint编辑状态。假如要修改组织构造图中内容，能够通过【图示】工具栏进行修改。组织构造图本身也属于图形对象，能够用变化其他图形对象办法调整它大小和位置。假如在幻灯片中插入了多种图形对象，它们也许会互相覆盖，这时会影响幻灯片显示效果，此时能够设置各个图形对象叠放次序。首先选中幻灯片中图形对象，然后右击，在弹出快捷菜单中选择【叠放次序】子菜单下选项。在这个子菜单中，有【置于顶层】、【置于底层】、【上移一层】和【下移一层】四个选项，能够通过它们调整各图形对象在幻灯片中相对位置。第9页

打开【插入】菜单中【影片和声音】子菜单，里面有PowerPoint中能够插入多种影片和声音选项，如图5.18所示。我们能够选择插入来自“剪辑管理器”中视频文献，或是自己制作小影片。单击对应菜单项后PowerPoint会打开剪辑库或对应对话框，选中要使用文献即可。当选定了要插入到幻灯片中声音文献或CD乐曲后，PowerPoint会打开一种消息框问询顾客。单击【是】按钮，PowerPoint会在放映幻灯片同步播放幻灯片中插入声音文献；假如单击【否】按钮，演讲者能够在放映幻灯片时通过单击鼠标控制播放声音。插入幻灯片视频影片将以图形对象方式出现，顾客能够像变化图片大小同样变化视频窗口大小和位置，单击该窗口即可播放该视频文献。同样插入幻灯片声音或CD乐曲也将以图标方式出现，单击对应图标即可播放音乐，再次单击能够暂停播放。5.2.5插入影片和声音第10页5.3演示文稿编辑和修饰

在幻灯片中输入文本后，有时还要继续修饰文字，如设置字号、字体、行距、文字对齐方式等。其操作办法与word中操作类似。5.3.1幻灯片中文字设置第11页5.3.2修改段落级别

在幻灯片中使用文字标题时，最佳措施就是设置段落级别并使用不一样项目符号和编号来标识内容层次，这样制作出来幻灯片既醒目又条理清楚。不一样段落级别就是指对不一样级别文字使用不一样字体、字号和项目符号。除了能够依次设置每级标题格式外，还能够通过【格式】工具栏上【上移】和【下移】两个按钮迅速变化段落级别。首先将光标置于要变化段落级别文本行或段落中，然后根据需要直接单击工具栏上【上移】和【下移】按钮即可。此时PowerPoint会直接将该段文字移到上一种标题或下一种标题位置。在PowerPoint【大纲】视图中设置段落级别是最方便，单击【视图切换】按钮切换到【大纲】视图，单击【常用】工具栏上【所有展开】按钮后，左侧窗口内会显示所有幻灯片中段落和文字，这时顾客能够方便地使用多种快捷按钮变化段落级别。第12页5.4美化幻灯片5.4.1幻灯片背景和配色方案1、变化幻灯片背景首先打开要修改背景演示文稿，然后单击【格式】|【背景】命令，打开【背景】对话框。在该对话框【背景填充】框内显示了目前幻灯片中使用背景颜色和填充效果。打开下面下拉列表框，里面有PowerPoint预设几个背景颜色，单击选中某种颜色，就能够在上面框里看到对应预览效果。假如现有颜色不能满足要求，能够在该下拉列框中选择【其他颜色】选项，在打开【颜色】对话框中深入选择。

【背景】对话框中尚有一种【预览】按钮，单击该按钮后对话框背面幻灯片将直接使用选定背景效果。假如符合要求，单击【应用】或【所有应用】按钮即可将该背景效果应用到目前幻灯片或整个演示文稿里；不然单击【取消】按钮，幻灯片还能够回到本来设置。一般，简单颜色背景不能满足幻灯片丰富设置要求，这时能够选择【填充效果】选项，打开【填充效果】对话框。

第13页1、变化配色方案单击【新建演示文稿】任务窗格右侧下三角按钮，在下拉列表中选择【幻灯片设计—配色方案】选项，打开【幻灯片设计】任务窗格。在【幻灯片设计】任务窗格中共有8种配色方案可供顾客选择，选中其中一种后单击即可将其应用到目前幻灯片上。假如预设多种配色方案不能满足顾客要求，能够选择【幻灯片设计】任务窗格下方【编辑配色方案】选项，打开【编辑配色方案】对话框，切换到【自定义】选项卡，从中详细地更改8种颜色。首先在【配色方案颜色】选项组中选择要修改颜色设置，然后单击【更改颜色】按钮，在打开对话框中选择更多颜色。单击【编辑配色方案】对话框中【预览】按钮，能够随时在对话框背面幻灯片中预览新配色方案。

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单击【视图】窗格中【幻灯片】选项卡切换到【幻灯片】视图，此时演示文稿中所有幻灯片都会按一定百分比显示在这个窗格中。单击某个幻灯片将其选中，然后能够使用【常用】工具栏上【剪切】、【复制】和【粘贴】按钮实现幻灯片移动和复制操作。另外还能够直接使用鼠标拖动办法实现上述操作，选中某个幻灯片后按住鼠标左键拖动，视图中会出现一条细线标识幻灯片目前位置，松开左键即可实现幻灯片移动。在拖动鼠标时按住Ctrl键，还能够方便地复制目前选中幻灯片。假如要删除某个幻灯片，选中后按Delete键即可。除了在【幻灯片】视图窗格中能够实现幻灯片移动和复制操作外，也能够在【大纲】视图窗格中进行相同操作。单击【大纲】视图中标识每张幻灯片图标，就能够选中这张幻灯片。然后按住左键拖动鼠标，视图中会出现一条细线，将该细线拖动到演示文稿中对应位置即可实现幻灯片移动操作。5.4.2幻灯片移动、复制和删除第15页

假如要使演示文稿中所有幻灯片使用一致格式和格调，能够使用PowerPoint母版功能。打开一种演示文稿文献，单击【视图】|【母版】|【幻灯片母版】命令，此时会进入“幻灯片母版”设计环境。默认状态下，幻灯片母版中显示是目前所应用模板中母版设计，包括背景图案、颜色、各级标题样式、使用项目符号、插入日期、页脚等多种内容。单击母版中对应位置，就能够变化母版中多种样式设置。在顾客进行母版设计同步，PowerPoint会打开一种【幻灯片母版视图】工具栏和一种小缩略图，能够随时在这个小图中观测修改后幻灯片效果。设置完成后单击【关闭】按钮即可退出母版编辑状态。使用母版好处于于顾客能够在演示文稿所有幻灯片中设置相同格式，例如能够在母版中插入一种图片，这样使用该母版所有幻灯片中同样位置上都会自动插入一种图片。

5.4.3母版、页眉和页脚第16页

和编辑Word文档同样，在PowerPoint中顾客也能够为幻灯片设置对应页脚，用来显示某些特殊内容。单击【视图】|【页眉和页脚】命令，能够打开【页眉和页脚】对话框。切换到该对话框中【幻灯片】选项卡，能够选择在幻灯片底部添加【日期和时间】、【幻灯片编号】和【页脚】3项内容，右侧预览框内显示了这3项内容在幻灯片中位置。接着顾客能够继续设置插入日期和时间是否需要自动更新，并在【页脚】文本框中输入对应页脚内容。设置完成后单击【应用】按钮能够将设置页脚等内容应用在目前幻灯片中，单击【所有应用】按钮能够在演示文稿所有幻灯片中应用这些设置。第17页5.4.4备注和讲义1、备注打开【视图】菜单，选择其中【备注页】选项，即可切换到备注编辑视图，如图5.39所示。另外PowerPoint还专门为顾客设计了“备注母版”，使用它能够编辑具有统一格式备注页。单击【视图】|【备注母版】命令，即可进入备注母版编辑状态。编辑备注母版办法和前面介绍编辑幻灯片母版类似，只要在母版中指定位置输入对应文字，它们就会出目前演示文稿每一种备注页中。2、讲义制作讲义办法非常简单，要做只是设置在一张打印纸中打印多少张幻灯片。单击【视图】|【讲义母版】命令，能够进入讲义母版编辑状态，如图5.41所示。此时会打开一种【讲义母版视图】工具栏，单击工具栏上按钮，能够选择在一张打印纸上显示2张、3张、4张、6张或9张幻灯片。第18页5.5幻灯片放映5.5.1设置多种动画放映效果1、幻灯片切换效果当演示文稿中有很多幻灯片时，能够设置动画幻灯片切换效果，并使用多种声音搭配，这样在放映时就会给观众耳目一新感觉。单击【幻灯片放映】|【幻灯片切换】命令，能够打开如图5.42所示【幻灯片切换】任务窗格。在【修改切换效果】选项组中，有PowerPoint提供几十种动画切换效果，选中其中一种，中间部分图片会即时显示选中动画效果，在【换片方式】选项组中，能够设置是单击鼠标换页还是每隔固定时间自动换页，这两种功能能够同步使用。打开【声音】选项组中下拉列表框，能够选择幻灯片切换时发出声音。第19页2、设置幻灯片中对象动画效果单击【格式】工具栏上【设计】按钮，打开【幻灯片设计】任务窗格，单击该任务窗格顶端下三角按钮选择【幻灯片设计—动画方案】选项，打开【幻灯片设计—动画方案】。能够首先选中幻灯片中插入图形或文本对象，接着选择要应用动画效果就能够应用到所选对象上了。选中任务窗格下方【自动预览】复选框，PowerPoint会在选择动画效果同步，展示设定多种动画效果。除了使用PowerPoint预设多种动画效果外，我们还能够自定义动画，这样设置演示文稿放映效果将愈加灵活。单击【幻灯片放映】|【自定义动画】选项，打开【自定义动画】任务窗格。能够看到在幻灯片每段文本前PowerPoint都自动为我们加入了编号，这样就愈加方便设置文本动画效果了。在任务窗格下面文本框中按编号选中一段文字，这样就能够通过其上面修改栏轻松设置文本出现时间、属性以及速度了。顾客也能够通过直接在幻灯片编辑区上单击每段文字之前编号来选汉字本。然后单击任务窗格中【添加效果】按钮，打开一种下拉菜单，在这个菜单中顾客能够设置文本进入、强调、退出以及动作途径不一样动画效果。将鼠标移动到这些选项上将会弹出对应子菜单，能够选择对应效果。第20页

绘制文本曲线动画途径与在文本中绘制曲线同样，只要在幻灯片演示文稿区随意绘制曲线，选中文本就会按照我们所画路线移动了。有时在打开【自定义动画】任务窗格后，PowerPoint为我们自动添加文本次序编号不能满足需要。这时我们能够自己调整文本播放次序。如图我们想将编号3文本变成第一种出目前幻灯片放映中，那么首先将鼠标移动到【任务窗格】中编号文本列表中这段文字上，按住鼠标左键，移动鼠标到编号为1文本之前，松开鼠标左键。这样就能够变化幻灯片文本播放次序了。第21页

完成了演示文稿编辑与制作后，就能够正式放映了。单击视图切换按钮中【幻灯片放映】按钮，即可开始放映幻灯片，此时PowerPoint会用全屏放映目前正在编辑幻灯片。在放映过程中，能够单击鼠标左键或按空格键放映下一页幻灯片，也能够按←和↑方向键放映上一张幻灯片。另外在正在放映幻灯片上右击会弹出一种快捷菜单，选择其中菜单项能够进行幻灯片切换。使用PageUp和PageDown键也能够方便地在上一张和下一张幻灯片间进行切换。在如图所示快捷菜单中，还打开了【定位】子菜单中【按标题】子菜单，此时PowerPoint会在该菜单中显示出演示文稿中所有幻灯片，其中被选中是目前正在放映幻灯片。单击其中任一种标题即可切换到对应幻灯片，而不再按次序放映演示文稿。当放映演示文稿中有很多幻灯片时，按标题切换幻灯片就不太实际了。这时能够单击【定位】|【幻灯片漫游】命令，打开【幻灯片漫游】对话框。在列表框中找到要放映幻灯片，单击【定位至】按钮即可直接放映该幻灯片，这种办法适用于要在大量幻灯片中迅速切换到目标幻灯片情况。5.5.2简单放映第22页5.5.3放映幻灯片其他控制1、自动放映

(1)单击【幻灯片放映】|【排练计时】命令，此时PowerPoint会开始放映目前幻灯片，并打开一种【预演】工具栏。

(2)单击该工具栏中【下一项】按钮，能够激活幻灯片中放映下一种动作，此时PowerPoint会自动统计两个动作之间时间间隔；单击【暂停】按钮能够暂停幻灯片放映，再次单击该按钮能够继续放映。工具栏正中框内显示了目前放映幻灯片时间，最右侧显示了整个演示文稿放映时间。假如在放映过程中出现了错误，能够随时单击时间框右侧【反复】按钮重新开始目前幻灯片放映并进行对应计时。

(3)放映结束后，能够单击工具栏右上角关闭按钮结束放映，此时PowerPoint会弹出一种消息框问询顾客。

(4)单击【是】按钮，即可将刚才“排练计时”时间保存下来，之后单击【幻灯片放映】|【设置放映方式】命令。

(5)在【放映幻灯片】选项组中选中【所有】单选按钮，然后在【换片方式】选项组中选中【假如存在排练时间，则使用它】单选按钮，单击【确定】按钮后再次放映幻灯片，PowerPoint就会按刚才录制排练时间自动放映演示文稿了。第23页2、录制旁白当顾客自动放映幻灯片时，往往需要有人在旁边解说来帮助观众理解对应内容，这时假如反复解说就太麻烦了，为此PowerPoint提供了录制旁白功能。录制旁白详细操作步骤如下：

(1)单击【幻灯片放映】|【录制旁白】命令。

(2)单击【设置话筒级别】按钮，在打开对话框中调整话筒；然后单击【更改质量】按钮，选择录音质量，有“CD质量”、“电话质量”和“收音机质量”三种选择，越高录音质量就会占用越大磁盘空间，一般情况下电话质量能够满足顾客要求了。

(3)另外对话框中尚有一种【链接旁白】复选框，选中该复选框后PowerPoint会将旁白保存为单独文献，并链接到演示文稿。旁白文献将与演示文稿保存到磁盘上相同目录中，假如要更改链接旁白位置，能够单击【浏览】按钮，在打开对话框中选择。假如取消选中该复选框，PowerPoint会将旁白嵌入到每张幻灯片内，这时旁白将与演示文

(4)设置完成后，PowerPoint就会开始放映目前演示文稿，同步顾客能够伴随演示解说对应内容。放映结束后旁白就会被自动保存，之后能够在【设置放映方式】对话框中设置是否使用旁白。稿一起保存。第24页3、使用动作按钮

前面介绍多种放映方式都是次序播放，也就是说PowerPoint会按次序放映演示文稿中幻灯片。但有时根据需要我们要从一张幻灯片直接跳转到另一张幻灯片，这时既能够使用超级链接功能，也能够使用PowerPoint提供多种动作按钮。打开【幻灯片放映】|【动作按钮】子菜单，选中菜单中对应按钮后鼠标会变成十字形状，拖动鼠标在幻灯片中“画”出一定大小动作按钮即可。之后PowerPoint会自动打开【动作设置】对话框。该对话框中有两个选项卡，使用它们能够实现两种不一样动作按钮跳转方式。一种是用鼠标单击动作按钮时进行跳转，另一种是当鼠标移过该按钮时进行跳转，无论选用哪种方式，选项卡设置办法都是相同。首先选中【超链接到】单选按钮，在下面列表框中有多种跳转目标。顾客既能够选择跳转到目前演示文稿中某张幻灯片，也能够选择跳转到其他演示文稿中。如选择【近来观看幻灯片】选项，之后PowerPoint会打开一种对话框让顾客选择跳转到目前演示文稿中目标幻灯片。

第25页4、自定义放映

假如同一份演示文稿需要放映给不一样层次观众观看，我们能够有选择地放映演示文稿中部分幻灯片，实现这一效果有两种办法。

隐藏放映。首先选中演示文稿中不需要放映幻灯片，然后单击【幻灯片放映】|【隐藏幻灯片】命令。这样在放映演示文稿时将跳过隐藏幻灯片。

自定义放映。即顾客事先设定演示文稿中要放映幻灯片。办法是：单击【幻灯片放映】|【自定义放映】命令，打开【自定义放映】对话框，该对话框显示了目前演示文稿中已经存在自定义放映，单击【新建】按钮，能够在打开对话框中设置新自定义放映。首先在【幻灯片放映名称】文本框中输入新名称，然后就能够从【在演示文稿中幻灯片】列表框中挑选需要放映幻灯片了。在左侧列表框内选中某个幻灯片并单击【添加】按钮，