物资集中采购工作方案

物资集中采购工作方案指导思想2015年度物资集中采购主要以2014年集采结果为基础，依据各单位对2014年集采结果使用情况的评价结果，结合物资价格的变化情况，以保持物资年度集采工作的连续性和稳定性，保证集采工作的质量。实施目的我们通过实施年度集中采购来持续优化公司在用供应商资源，吸引并留住优秀制造商，帮助和引导供应商主动加强产品质量管理，实现公司物资采购质量管控关口的前移，做好物资采购质量的源头控制。同时，我们准确把握市场行情和主要原材料价格走势，坚持按照“优质适价”原则合理确定物资质量与价格的关系，追求采购总成本最低，而不是一次性成本最低。运作模式我们的物资集中采购工作坚持“统一管理、授权负责、集中组织、有效监督”的运行模式。物资管理中心统一管理，各组长单位分类负责，物资公司搭建平台集中组织，监督小组全程鉴证有效监督。组织机构与职责分工为有效推动物资集中采购工作，我们成立了公司物资年度集中采购管理小组、监督小组、专家小组和执行小组，同时对授权组长单位予以明确。管理小组的职责包括审议公司物资年度集中采购工作方案，会同专家小组成员联合审查、审批采购方案，监督指导执行小组的各项工作，联合审查审批年度集中采购结果，协调解决年度集中采购执行过程中遇到的问题。监督小组独立行使监督职能，监督公司物资年度集中采购专家评委的抽取，监督公司物资年度集中采购的组织、实施过程。专家小组会同管理小组成员参与相关具体采购方案的联合审查审批。执行小组的职责包括按照本方案组织、开展物资集中采购工作，按要求参加年度集中采购，认真完成职责范围内的各项工作，及时向管理小组反馈年度集中采购实施过程中存在的问题，并提出建议解决方案。物资公司的职责包括编制2015年度物资集中采购总体实施方案，固化招标（谈判）评审工作流程，确定年度集中采购评审实施工作人员并组织专题培训，负责执行小组各单位新补充集中采购明细物资11位MDM编码集中统一申请。3.搭建和提供年度集中采购工作实施平台，包括但不限于以下内容：根据公司批准的采购方案，在授权小组的配合下完成配套招标（谈判）邀请文件的编制，并拟定集中评审工作日程表；负责招标（谈判）邀请文件的发售、澄清，以及供应商递交响应文件的接收、查验、登记、保管等；合理安排集中评审地点、场次，提供后勤保障等各项支持工作；合法、依规组织评审，按程序履行信息公示，协调、解决评审过程中的突发事项等。4.针对授权小组最终确定的集中采购明细物资，提供历史采购价格信息，并进行市场调研分析，科学制定本单位作为授权单位所负责的集采明细物资的预算控制价；以成员身份参加非物资公司作为授权单位的集采物料的年度集中采购工作。5.在评审工作结束时，按照标准模板同步完成评标报告或谈判总结报告，并报管理小组审核。6.结合在用框架协议文本执行和使用情况，组织人员对框架协议文本进行完善，并报企管法规处审批后使用。7.根据公司批复结果，发放中标（谈判成交）通知书，通过合同管理系统履行框架协议会签程序，并与中标（成交）供应商完成框架协议签订。8.根据公司针对2014年度集采结果延期申请的批复，在框架协议到期前完成与对应供应商的协议续签。9.履行授权组长单位的其他职责。（3）授权组长单位工作职责：①根据《集中采购管理物资目录》的授权分工，提出负责集采物资品种的授权工作小组组成建议。②根据《集中采购管理物资目录》的授权分工，根据实际采购订单发生情况，参考集中采购基础数据包信息，组织授权小组提出拟实施年度集中采购明细物资清单（要求逐条匹配有效11位MDM物资编码、相应质量标准等，清单需发给国内相关使用单位进行意见征询和补充完善）。③结合各使用单位信息反馈情况，组织授权小组最终确定实施年度集中采购明细物资清单，并综合公司历史采购价格、集团所属兄弟单位物采平台系统订单采购价格与市场调研分析信息，科学制定预算控制价格。④组织授权小组按照标准模板共同编制所负责物料的集中采购方案。对于方案所涉及的供应商推荐、标包划分、授标原则、产品质量标准等核心内容，授权小组应按照民主集中制原则形成最终意见。对于采用非公开招标方式实施年度集中采购的物资品种，坚持邀请供应商准入物资品种与实际集采物资品种完全相符的原则。依据授权工作小组的最终意见，编制建议采购方案，然后将其上传至物采平台系统，并组织各成员单位履行会签程序。代表授权小组向管理小组汇报方案编制情况，并负责解答审查方案时提出的问题。严格按照公司批复的年度集中采购方案执行，配合评审工作人员完成物料集中采购评标报告或谈判总结报告，并提报年度集中采购结果。对授权小组成员单位年度集中采购工作进行评价。组员单位配合授权组长单位对实施年度集中采购明细物资清单进行完善，负责新补充明细物资对应质量标准、原始生产厂家、市场价格等信息的准备及匹配。按照标准模板完成所负责物料集中采购方案的编制，并在有效供应商范围内行使推荐权利和推荐供应商。按照物资公司制定的统一评审日程选派符合条件的评委参加评审，并完成评标报告、谈判总结报告的审查会签。使用单位针对各授权小组提出的拟实施年度集中采购明细物资清单，结合本单位需求实际按授权单位要求限时完成补充完善，提出补充单位负责相应补充内容11位MDM物资编码、质量标准及原始生产厂家等信息的匹配。物资集中采购方案由组长单位按照授权分工，根据拟集采物料年度用量、供应商资源情况、价格浮动情况等因素，结合成员单位意见，组织各成员单位共同确定采购方式、拟邀请供应商名单或范围、授标原则、集采目录、预算控制价及评分细则等，并完成采购建议方案及配套技术、商务评审文件的编制。采购建议方案编制采用集中编制与分散编制相结合的方式。各组长单位在集采方案编制过程中，应严格按照集采模板格式及要求的内容进行编制。、各授权小组应根据实际情况，综合考虑市场行情、历史采购价格、供应商报价等因素，合理确定预算控制价，并在招标文件中明确公示。8、预算控制价应控制在合理范围内，确保采购成本的有效控制和采购质量的保证。9、对于预算控制价超过市场行情的情况，应进行充分的论证和说明，并获得公司领导的批准。10、对于预算控制价低于市场行情的情况，应加强监管和风险控制，确保采购质量和供应商的合法权益。11、各授权小组应定期对采购成本进行分析和评估，及时调整预算控制价，确保采购成本和采购效益的平衡。为了实现公司的降本增效工作要求，2015年度物资集中采购采用了预算控制价格管理方式。预算控制价由授权组长单位牵头，组员单位参加，以公司2014年度集采中标价格、公司历史采购价格以及物采平台系统内查询到的其他单位采购订单价格中的最合理价格为基础，结合市场价格变化情况科学制定。预算控制价需经概预算中心审定。关于评标方法的选择，应结合采购包别物料的实际特性选择和确定适宜的评标办法。标准化程度高的物资可以采用最低评标价法进行评标，对于技术要求高相对复杂的专业类物资可采用综合评标法。同时，应结合集采物资料性与类别，科学、合理设定技术与价格评审打分权重并在采购操作方案内进行明确。原则上，价格分权重不得低于总分的40%。评标基准价格设定的建议方式（结合料性选择）：①以有效投标报价中的最低价格作为基准价格，对应价格评审得分为满分。投标人投标报价每高于基准价格1%（不足1%按1%计算），扣某一固定分值（具体分值由授权工作小组结合方案特点协商确定），扣完为止，不得负分。②以有效投标报价的平均值作为基准价格，对应价格评审得分为满分。投标人投标报价每偏离基准价格+1%（不足1%按1%计算），扣固定分值（具体分值由授权工作小组结合方案特点协商确定，正负偏离扣分可以相同，也可以不相同），扣完为止，不得负分。关于评标委员会组成，各授权工作小组可根据方案特点选取以下组成方式：1、物资公司1人、授权单位1人、随机抽取专家5人，合计7人。2、物资公司1人、授权单位1人、使用单位代表抽取1人，随机抽取专家6人，合计9人。关于招标项目评审原则，应按照集团公司及公司招标管理办法及相关要求组织和实施集采方案。招标评审时应实行带量评审，并且招标组织单位必须严格执行带量评审的相关要求。对于招标项目，开标后与投标人不再谈判协商价格或要求投标人进行再次报价。如果所有投标人某包别报价均超出招标人预算控制价格，招标人有权终止本包别招标。对于某招标包别内的具体物资项，如果出现所有投标人的投标报价均超出预算控制价格的情况，对应物资项将从招标包别内去除，其他项物资正常评标。②如果在招标中有投标人的报价超出了预算控制价格，那么对应的物资项将被作废，其他物资项则会参加评标。作废的物资项将按照该项物资有效投标报价中的最高价计入评分，但是中标后将不会授予作废的物资项。③如果在招标包别内作废的物资项数达到或超过该包别物资总项数一定比例，相应投标人该招标包别价格评审得零分。评审得零分的投标人不得推荐作为中标候选人。具体比例如下：招标包别物资总项数小于等于10项时，作废物资项数达到或超过1项的；招标包别物资总项数介于10-500项之间时，作废物资项数达到招标包别物资总项数的10%及以上；招标包别物资总项数大于500项时，作废物资项数超过50项的。(七)在采购方式为招标采购及竞争性谈判采购的情况下，必须明确授标原则或授标数量。在满足保障的前提下，应充分体现竞争择优的原则，严格控制中标供应商数量。原则上，拟授标供应商比例不超过有效投标人总数的50%。对于在集团库内及公司库内公开招标的方案，方案中还应明确授标供应商的最大数量。授标数量的确定主要原则包括：包别设置不区分到货区域的，单一包别年采购量达到1000万元以上的，授标供应商数量不超过10家；单一包别年采购量达到500-1000万元的，授标供应商数量不超过5家；单一包别年采购量达到500万元以下的，授标供应商数量不超过3家。包别设置区分到货区域的，每个包别授标供应商数量原则上不超过3家，具体由授权工作小组结合2016年度预计采购量情况确定。按照授标比例，依据有效投标人的综合得分由高至低依次推荐拟中标候选人。对于综合得分相同的，推荐价格评审得分高者；综合得分与价格得分均相同的，依据相应投标人其他评审指标得分由高至低选取，具体由各授权工作小组在方案中加以明确。(八)如果在建议采购方案中建立了明确的价格调整机制，那么此次集采结果的有效期最长可设至2017年12月31日。各授权小组应结合物料特点合理设定价格调整机制，及时跟踪价格变化情况并适时启动价格调整机制，确保公司利益的最大化。六、主要工作节点及时间安排：公司2015年度物资集中采购工作将按照“集中编制采购方案、集中审查采购方案、集中组织评审、集中审查采购结果”的思路组织进行。主要工作内容及时间安排如下：(一)印发年度集中采购工作方案。2015年10月16日前，公司印发了2015年度物资集中采购工作方案。该方案分为以下几个步骤：二、采购方案的编制、审核及批复采购方案的编制采用集中编制和分散编制相结合的方式。首批采购方案要求在10月31日前完成编制和会签。完成编制和会签的方案由公司集中采购管理小组及专家组进行联合审查。各授权组长单位负责所编制集中采购方案及配套支持性文件的汇报、解释和澄清。首批方案集中审查和批复应于11月10日前完成。三、采购方案的组织实施物资公司依据管理小组批复方案制定集中评审工作日程表并提报管理小组办公室审定后，按照日程表发布招标公告或发售采购邀请文件并完成确认。根据评审日程，物资公司集中组织采购评审工作，物资公司招标部门依据评审结果形成相应的评审总结报告。四、集中审查采购评审结果物资公司按照系统上载、维护格式整理集中采购评审结果，会同评审总结报告一并提交公司管理小组进行审批。五、集中采购结果批复与系统上载及录入物资公司依据公司批复的年度集中采购结果，按照模板整理、形成年度集中采购价格目录；物资管理中心和物资公司分别完成系统上载与录入。六、签订框架协议物资公司依据公司最终批复的年度集中采购结果，通过合同管理系统提报拟与各中标供应商签订的年度框架采购协议。七、其它工作要求（一）各授权工作小组