模块4 邮件合并与宏应用教学课件 MS Office 2016高级应用

模块4邮件合并与宏应用案例1使用邮件合并功能批量发送年会邀请函案例2应用财务管理规定中的宏功能0102CONTENT案例1使用邮件合并功能批量发送年会邀请函4案例描述图4-1年会邀请函样文公司决定邀请所有经销商

参加公司的经销商年会，

人事部需要制作出年会邀

请函，通知每位经销商。

年会邀请函由标题、称谓、正文、落款组成，样文如图

4-1所示。5案例分析实现本案例首先要导入数据表，才能进行合并域的插入与生成操作，从而学会制作个人名片、聘任书、面试通知单等文档的操作方法。要完成本案例，需要进行如下操作。快速导入数据表。插入合并域并批量生成邀请函。6案例实现图4-2打开文档1.快速导入数据表（1）启动Word

2016，单击“文件”选项卡，选择“打开”选项，打开“打开”界面，单击“浏览”按钮，打开“打开”对话框，选择“素材\模块4\年会邀请函.docx”文档，单击“打开”按钮，即可打开文档，如图4-2所示。7案例实现CABD（3）打开“选取数据源”对话框，选择“通讯录.

mdb”数据表，单击“打开”按钮，如图4-4所示，这样即可将数据表导入文档中。（2）将光标定位在

“尊敬的”文本后，然

后在“邮件”选项卡的

“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”下

拉按钮，展开下拉列表，选择“使用现有列表”

选项，如图4-3所示。8案例实现图4-4“选取数据源”对话框图4-3选择“使用现有列表”选项9案例实现2.插入合并域并批量生成邀请函在文档中，选择邀请函中的空白下划线文本内容。在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”下

拉按钮，展开下拉列表，选择“称呼”选项，如图4-5所示。这样即可将选择的“称呼”域对象插入到文本上，如图4-6所示。10案例实现图4-6插入“称呼”域图4-5选择“称呼”选项11案例实现在“邮件”选项卡的“完成”组中，单击“完成并合并”下拉按钮，展开下拉列表，选择“编辑单个文档”选项，如图4-7所示。打开“合并到新文档”对话框，选中

“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，如图4-8所示。12案例实现图4-8选中“全部”单选按钮图4-7选择“编辑单个文档”选项13案例实现（6）合并后的Word将自动创建一个新文档，在该文档中已将数据表中的数据分别放置到了对应的合并域的位置上，并为数据表中的每一条记录生成一页，至此，本案例制作完成，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存文档，得到最终的文档效果。14必备知识1.导入多种对象通过导入多种对象，可以实现在Office各组件之间的协同应用。导入多种对象的具体方法是：在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“对象”下拉按钮，展开下拉列表，选择“对象”选项，打开“对象”对话框，如图4-9所示。在“对象类型”列表框中选择PDF、Excel、PowerPoint等对象选项，然后单击“确定”按钮，即可在文档中导入选择的对象。在Word文档中，可以导入文本文件、Excel

电子表格、Word文档等各种文件，也可以直接打开文件。15必备知识图4-9“对象”对话框16必备知识2.“邮件合并”功能（2）批量打印信件（3）批量打印请柬（4）批量打印工资条（8）批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。（7）批量打印各类获奖证书（6）批量打印学生成绩单（5）批量打印个人简历（1）批量打印信封17必备知识“邮件合并”功能的操作一般是在“邮件”选项卡中实现的，如图4-10所示。图4-10“邮件”选项卡18训练任务在素材文件夹中打开名为“聘任书.docx”的文档，并在文档中导入数据表，然后插入合并域并批量生成聘任书。具体制作要求如下。打开一个名为“聘任书.docx”的文档。使用“选择收件人”命令，在文档中输入新列表。使用“插入合并域”命令，在文档中插入“称呼”域文本。使用“完成并合并”命令，合并域对象。19训练任务最终样文如图4-11所示。图4-11聘任书最终样文案例2应用财务管理规定中的宏功能21案例描述在本案例中，我们要在财务管理规定文档中应用宏对象。财务管理规定样文如图4-12所示。图4-12财务管理规定样文财务管理规定是公司为了管理企业资产所制作的管理类文档，其内容包含财务管理的目的、财务管理的工作职责、资产管理、内部报销的管理等内容。22案例分析实现本案例首先需要录制宏，然后对宏进行运行和安全性设置操作，从而掌握宏的应用方法。要完成本案例，需要进行如下操作。保存宏文档并录制宏。运行宏对象。设置宏的安全性。添加和卸载加载项。23案例实现1.保存宏文档并录制宏（

1

）启动W

o

r

d

2

0

1

6，单击“文件”选项

卡，选择“打开”选项，进入“打开”界面，单击“浏览”按钮，打开“打开”对话框，选择“素材\模块4\财务管理规定.d

o

c

x”

文档，单击“打开”按钮，即可打开文档。（

2

）执行“文件”→“另存为”命令，进入

“另存为”界面，单击“浏览”按钮。24案例实现（

3

）打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“启用宏的W

o

r

d文档”选项，设置好文件名和保存路径，单击“保存”按钮，如图4-1

3所示，这样即可保存为宏文档。（

4

）在“开发工具”选项卡的“代码”组中，单击“录制宏”按钮，弹出“录制宏”对话框，在“宏名”文本框中输入“设置字体格式”，在

“将宏保存在”下拉列表框中，选择

“财务管理规定.d

o

c

m

（文档）”选项，如图4-1

4所示。25案例实现图4-14“录制宏”对话框图4-13设置文件名和保存路径26案例实现图4-15修改字体格式单击“确定”按钮，当鼠标指针呈相应的箭头形状时，选择一级标题文本，依次修改文本的字体格式为“微软雅黑、小四、加粗”，如图4-15所示。字体格式修改完成后，在“开发工具”选项卡的“代码”组中，单击“停

止录制”按钮，即可完成宏的录制操作。27案例实现2.运行宏对象在文档中选择合适的文本，在“开发工具”选项

卡的“代码”组中，单击“宏”按钮，如图4-16所示。弹出“宏”对话框，选择已经设置好的宏对象，单击“运行”按钮，如图4-17所示。28案例实现图4-17单击“运行”按钮图4-16单击“宏”按钮29案例实现图4-18运行宏对象这样即可为选择的文本运行宏对象，并查看操作后的文档效果。使用同样的方法，依次为其他文本运行宏对象，如图4-18所示。30案例实现图4-19单击“信任中心设置”按钮3.设置宏安全性（1）执行“文件”→“选项”命令，弹出“Word

选项”对话框，在左侧列表中选择“信任中心”选项，在右侧界面中单击

“信任中心设置”按钮，如图4-19所示。31案例实现（2）弹出“信任中心”对话框，在左侧列表中选择

“宏设置”选项，在右侧

界面中选中“禁用所有宏，并发出通知”单选按钮，

如图4-20所示。单击“确定”按钮，即可禁用宏，完成宏的安全性设置。图4-20选中“禁用所有宏，并发出通知”单选按钮32案例实现图4-21选择“Word加载项”选项4.添加和卸载加载项（1）打开“Word选项”对话框，在左侧列表中选择“加载项”选项，在

“管理”下拉列表框中选择“Word加载项”选项，单击“转到”按钮，如图

4-21所示。33案例实现（2）打开“模板和加载项”对话框，单击“添加”按钮，如图4-22所示。（3）弹出“添加模板”对话框，选择合适的模板，单击“确定”按钮，如图4-23所示。34案例实现图4-23选择合适的模板图4-22单击“添加”按钮35案例实现图4-24添加其他加载项返回到“模板和加载项”对话框，显示出已经添加好的加载项模板，单击“确定”按钮，即可完成添加加载项的操作。使用相同的方法，在“所选项目当前已经加载”列表框中，依次添加其他加载项，如图4-24所示。36案例实现在“开发工具”选项卡的“加载项”组中，单击“Word加载项”按钮。弹出“模板和加载项”对话框，选择需要删除的加载项，单击“删除”按钮，即可删除文档中的加载项。至此，本案例制作完成，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，即可保存文档，得到最终的文档效果。37必备知识1.认识宏宏是一个批量处理程序命令，正确地运用它可以提高工作效率。微软的Office软件允许用户自己编写VBA脚本来增加其灵活性，进一步扩充它的功能。例如，完成一个一旦打开Word文件就同时打开某个文件的功能，必须要自己编写一段被称为宏的脚本。38必备知识宏的功能类似于批处理，但是要比批处理功能更强大。例如，将复制的网页内容粘贴到Word以后可能会有不少空行，有的行距会很大，手动去除空行、修改行距、进行页面设置等比较麻烦，如果录制一个宏，只要按一下设定的快捷键，一切工作就自动完成了。另外，经常使用的一些功能也在不知不觉地使用宏。例如，Word的稿纸功能实际上是已经设置好的“页眉和页脚”的一个宏。宏是一系列Word命令和指令，这些命令和指令组合在一起形成一个单独的命令，以实现执行任务的自动化。所以，如果在Microsoft

Word中反复执行某项任务，就可以运用宏自动执行该任务。39必备知识2.宏的作用宏是执行特定任务的操作或操作集合，其中每个操作能够实现特定的功能。例如，设

置文档中的字体格式或删除多个空行。每个宏操作都有一个名称，操作的命名是Word事先确定的，用户不能进行更改。一个宏中的所有操作是封装在一起的，一次必须执行所有操作，而不能只执行其中的部分操作。只有一个宏名的称为单一宏，包含两个以上宏名的称为宏组。40必备知识在Word中，宏对象具有以下作用。加速日常编辑和格式设置。组合多个命令。例如，插入具有指定尺寸和边框、指定行数和列数的表格。使对话框中的选项更易于用户访问。自动执行一系列复杂的任务。41必备知识3.创建宏的多种方法在Word中，如果要创建宏对象，则可以通过“宏”或“VisualBasic”功能进行创建。通过“宏”按钮创建。通过“宏”按钮创建宏对象的具体操作方法为：在“开发工具”选项卡的“代码”组中，单击“宏”按钮，打开“宏”对话框，输入宏名，然后单击“创建”按钮。通过“VisualBasic”功能创建。通过“VisualBasic”功能创建宏对象的具体操作方法为：在“开发工具”选项卡的“代码”组中，单击“Visual

Basic”按钮，打开Visual

Basic窗口，如图

4-25所示，在窗口中添加控件并设置好代码，完成宏对象的添加。42必备知识图4-25

Visual

Basic窗口43