办公事务实训课件

办公事务实训办公事务实训教学计划目标：20学时熟悉办公礼仪，掌握基本办公能力，能够处理日常的行政事务；了解公文的基本格式，掌握请示、报告、通知、会议记录、会议纪要、简报等几种常用文书的写作方法；能够使用打印机、复印机、传真机等几种常用的办公设备。教学计划目标：教学计划内容：一、办公礼仪二、公文写作三、办公设备使用教学计划内容：工作情境朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多。该公司计划于9月底召开新产品的大型客户咨询洽谈会。

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工作情境朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚工作任务公司派办公室主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，所有任务由此展开……四人一组，设总经理1名、办公室主任1名、秘书2名。考核办法：课堂工作+实训报告+考勤工作任务角色导入四人一组，虚拟成立一家公司，并为公司命名。设总经理1名、办公室主任1名、行政秘书和外联秘书各1名。今后的实训都在自己的公司环境里完成。考核办法：成果展示角色导入四人一组，虚拟成立一家公司，并为公司命名。设总经理1工作步骤1、设计会议筹备方案；2、发布会议通知；3、准备文件材料；4、布置会场；5、会议接待；6、会议记录；7、完成会议纪要。工作步骤Tip1:会议筹备方案会议筹备方案（参考模板）.docTip1:会议筹备方案会议筹备方案（参考模板）.docTip1：会议筹备方案方案的制定：1、确定会议主题2、确定会议的时间、地点3、确定会议规模4、确定会议议程5、确定会议文件和材料的准备6、确定会议组织机构（会议筹备组）、并进行分工Tip1：会议筹备方案方案的制定：会议筹备方案关于第六点的补充说明：1、大中型会议的筹备，一般需要组建会议筹备机构，可分为以下几个小组：会务组、秘书组、后勤组、宣传组、财务组、保卫组。2、将各项必须准备的事务一一列出，按需要在规定的时限内排出进程时间表，并对各项工作事务标明操办人，以便各负其责。3、要具体、有序、分工明确、责任到人，拟定的各项工作要切合实际需要，可操作性强；4、办公人员拟定好的会议筹备方案，必须经领导修改、审核、签批后，才能作为正式的会议筹备方案。会议筹备方案关于第六点的补充说明：会议筹备方案序号时间任务操办人主管备注1×月×日召开筹备会议办公室×××2×月×日制发会议通知秘书组×××2×月×日准备会议文件、资料秘书组×××3×月×日布置会场、安排座次会务组×××4×月×日音响、照明、通风、空调测试后勤组×××5×月×日清理分装代表文件袋宣传组×××……注：时间安排要合理、分工要科学、操办人和主管的选择要与其工作性质一致。工作任务分工：会议筹备方案序号时间任务任务以小组为单位，拟定本次会议的筹备方案，要求方案明确具体、内容有序，责任到人。参考：会务工作.ppt任务以小组为单位，拟定本次会议的筹备方案，要求方案明确具体、Tip2：会议通知会议通知一般要写清楚以下10个问题：召开会议的根据、原因会议的名称会议的主持单位会议的内容和议程会议的起止时间会议的参加人员会议的地点、报到日期及具体报到地点对与会人员的具体要求举办单位的联系地址和电话一些会议通知都附带回执，以便于会议组织者确认Tip2：会议通知会议通知一般要写清楚以下10个问题：会议通知通知发出注意事项：为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员、以示郑重。会议通知可用多种方式发出，例如，先发电子邮件，再通过电话确认。同时不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的地铁、公交等交通工具线路。会议通知通知发出注意事项：会议通知写法：１、标题；

2、通知对象；

3、正文；

4、署名和时间。会议通知写法：

会议通知

写作的注意事项1

内容准确，措施具体。2

讲求时效。3

语言简洁明了。会议通知写作的注意事项1内容准确，措施具体。2任务根据会议内容，拟写一份会议通知（带回执）

通知（模板）.doc任务根据会议内容，拟写一份会议通知（带回执）电话礼仪接电话的礼仪：1、“铃响不过三声”原则2、拿起电话应先自报家门3、电话用语文明礼貌，注意音量、语气、语调4、记录重要信息5、通话完毕后，应等对方挂机后，再轻轻地放下电话，以示尊重思考：如何代接电话？电话礼仪接电话的礼仪：电话礼仪打电话的礼仪：1、选择适当的时间和空间2、首先自报家门3、电话内容要简明、扼要4、通话完毕应道“再见”，轻轻放下电话思考：遇到中断的电话怎么办？参考：接打电话.ppt电话礼仪打电话的礼仪：Tip3:文件材料的准备拟定会议日程表、签到表，打印相关文件材料。打印机、复印机、传真机的使用Tip3:文件材料的准备拟定会议日程表、签到表，打印相关文件会议日程表的制作会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排，一般采用简短的文字表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午，使人一目了然。会议日程以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的依据。注意：如果遇到几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面会议日程表的制作会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排，一××协会专业技术研讨会日程表

2007年9月6－7日日期时间内容地点9月6日（星期二）8：00－9：00报到、领取会议材料燕京饭店一层大厅9：00－9：30××领导致辞燕京饭店五层会议厅9：30—11：30××同志报告燕京饭店五层会议厅11：30－12：30午餐燕京饭店餐厅14：00－17：00××同志专业技术讲座燕京饭店五层会议厅××协会专业技术研讨会日程表

2007年9月6－7日日期时间签到表的制作会议名称××××研讨会主办单位××××时间××××年×月×日会议地点××××出席单位签名签到表签到表的制作会议名称××××研讨会主办单位××××时间××任务四用word分别制作会议日程表、签到表，注意格式要美观任务四用word分别制作会议日程表、签到表，注意格式要美观Tip4：会场布置座次礼仪Tip4：会场布置座次礼仪座次礼仪排列座次的五大技巧面门为上居中为上以右为上前排为上座次礼仪排列座次的五大技巧座次礼仪轿车(双排座)的座次情况一：主人亲自开车时，上座是副驾驶座情况二：专职司机开车，上座为后排右座座次礼仪轿车(双排座)的座次会场布置在开会之前，一定要亲自去检查一下会场，看会场的管理人员的态度如何、会场的布置和设备怎样，对一些关键的地方要作详细的记录。不论会议设备是由谁提供的，在会前一定要对所有设备进行检查。有时还有必要对灯光和投影仪等进行预演。会场布置在开会之前，一定要亲自去检查一下会场，看会场的管理人Tip5：会议接待介绍礼仪名片礼仪握手礼仪服饰礼仪Tip5：会议接待介绍礼仪介绍礼仪在交际场合结识朋友，可自我介绍相识，也可由第三方介绍介绍的标准化顺序：“位低者先行”。应先把身份低的介绍给身份高的、年轻的介绍给年长的、男士介绍给女士介绍礼仪在交际场合结识朋友，可自我介绍相识，也可由第三方介绍名片礼仪名片使用的“三不”原则1、不随便涂改2、不提供私宅电话3、不印两个以上的头衔名片礼仪名片使用的“三不”原则名片礼仪名片的递送递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多关照。”交换名片的顺序一般是：“客先主后，身份低者先，身份高者后”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远名片礼仪名片的递送名片礼仪名片的接受1、起身迎接2、表示谢意3、接过名片一定要看4、把自己名片及时地回赠对方名片礼仪名片的接受名片礼仪名片的存放接过对方的名片切不可随意摆弄不可将对方名片扔在桌上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在自己的名片包里、上衣口袋里、办公室的抽屉里，以示尊重思考：如何向别人索取名片？名片礼仪名片的存放握手礼仪标准化的手位：手掌与地面垂直，手尖稍稍向下，四指并拢拇指适当张开力度：稍稍用力时间：一般三到五秒钟，如果是熟人、或是表示鼓励、慰问和热情，时间可以稍微延长，但也不要长过三十秒握手的同时要寒暄致意握手礼仪标准化的手位：手掌与地面垂直，手尖稍稍向下，四指并拢握手礼仪标准的伸手顺序：位高者先伸手。由年长者、身份高者、妇女先伸手与多人握手的顺序：由尊而卑、由近及远

握手礼仪标准的伸手顺序：握手礼仪握手的几个基本禁忌心不在焉左手相握带着手套交叉握手握手礼仪握手的几个基本禁忌任务情景一：实习秘书小陶被安排去北京首都机场接公司客户，客人一男一女，男士为其单位主管，女士为一般员工。小陶接到客人后首先做自我介绍，并主动热情地伸出右手和他们一一握手，表示欢迎；同时，帮客人将行李都放入行李箱，并引导客人乘车。小陶打开轿车前门，以手示意，请男客人坐在副驾驶座位上，并说：“请您坐在这个位置上吧，这儿宽敞，视野也开阔。”之后，又打开车左后门，让女客人和自己一起坐在后排。司机驾车开回公司，一路上无话。思考：

1．请判断实习秘书小陶接待客人的过程中，有哪些失礼之处，并说明理由。

2．如果你是小陶，在机场到公司的途中，会选择什么样的话题，来和客人交谈？任务情景一：实习秘书小陶被安排去北京首都机场接公司客户，客人任务由于客户来自全国各地，公司特别安排秘书小宋负责安排与会人员的返程订票工作。小宋想先解决容易预定的近处预定者的车票，再慢慢解决远处难以解决的车票、机票，而且他想当然的认为，只要为大家尽可能预定火车硬卧票就行了。结果，活动结束后，部分客户因为不能及时拿到返程车票、机票，对主办公司有些不满，还有一些客户拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹的比较不愉快。思考：

1.小宋的工作出了什么问题？

2.如果你是小宋的领导，如何应对目前的状况，来化解客户的不满？任务由于客户来自全国各地，公司特别安排秘书小宋负责安排与会人Tip6：会议记录

一、会议记录的使用范围书面材料(会议记录)会议现场会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录Tip6：会议记录一、会议记录的使用范围书面材会议记录

二、会议记录的作用1

真实正确地反映会议情况,对会议整体情况所作的真实记载。2

整理会议文件、汇报会议精神、研究工作等存查备考的一种资料。3

编写会议简报和撰写会议纪要的重要资料。4

作为原始资料编入档案长期保存，供必要时查阅。会议记录二、会议记录的作用1真实正确地反映会议会议记录

三、会议记录的基本格式和写法

会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。会议记录三、会议记录的基本格式和写法会会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(一)会议记录的写作方法

1.摘要记录

这是一般会议常用的方法。它不是有言必录，而是只记录要点、结论和会议上讨论的问题，以及通过的决定、决议等主要内容。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(一)会议记录的写会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(一)会议记录的写作方法

2.详细记录

这种方法一般用于重要会议。要求详细记录，尤其是对领导人讲话和重要的决议，要尽量记录原话，这种记录一般采用速记法，会后还要进行整理。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(一)会议记录的写会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分

会议的内容(会议议题、发言人及发言内容、会议决议)会议的组织情况(包括标题、会议概况)会议记录记录的结尾部分(散会时间及主持人、记录人签字)会议概况含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分

1.第一部分:记录会议的组织情况。

包括标题、会议概况(含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人)等，这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。会议记录标题可以有两种写法：

(1)会议名称+文种，如“××学院教学会议记录”。

(2)只用文种为标题，如“会议记录”。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分

2.第二部分:记录会议的内容。

一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。

注意：记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分

2.第二部分:记录会议的内容。

重点要记录：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般会议记录

三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般分为三部分

3.第三部分:记录的结尾部分。

先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。

会议记录三、会议记录的基本格式和写法(二)会议记录一般会议记录

四、会议记录的要求

1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容真实可信、准确无误；2、完整：必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整记录下来，不能遗漏；3、简洁：会议记录是将会议进程以简明扼要的形式表达出来，会议中与主题无关的言论可不记录，要做到重点突出。会议记录四、会议记录的要求1、真实：正式的会议记录具有会议记录模板

××公司办公会议记录时间：××××年×月×日×时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：×××××××××××××××……

缺席人：×××××××××……

主持人：公司总经理×××

记录人：秘书××

主要议题：××××

发言记录：

×××:………………×××:………………

散会×点×分主持人：×××(签名)记录人：×××(签名)

会议记录模板任务筹备会与总结会，选择其一，根据会议内容，完成会议记录。任务筹备会与总结会，选择其一，根据会议内容，完成会议记录。Tip7：会议纪要会议纪要的概念会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。一般来讲，大型会议都有正式文件和决议，不需要撰写会议纪要；而中型以下会议、日常工作例会和一些协调性会议，往往要起草会议纪要。会议纪要是在会议记录和相关会议材料的基础上，进行进一步的分析、综合、提炼而形成的文件。它的目的在于将会议的议事和议定事项用精炼的文字归纳出来，一方面留存备查，一方面分发给有关部门贯彻执行或作为凭证、数据。Tip7：会议纪要会议纪要的概念会议纪要撰写会议纪要的注意事项概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。会议纪要撰写会议纪要的注意事项会议纪要会议纪要一般由首部、正文两部分组成。其各部分的写作要求如下：

（一）首部。这部分的主要项目是标题、成文日期。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。也有的由发文机关、会议名称和文种构成，如《××