保健食品采购管理制度

保健食品采购管理制度1.引言1.1目的本文档旨在规范公司内部保健食品采购的管理制度，确保采购过程的透明度、合规性和效率性，最大限度地满足公司员工的健康需求。1.2适用范围本制度适用于公司内部所有相关保健食品采购活动，包括但不限于保健食品的选购、供应商选择与考核、采购合同管理等环节。2.保健食品采购流程保健食品采购流程包括需求确认、供应商选择、报价评估、合同签订、发货及验收等环节。具体流程如下：2.1需求确认由需求部门提出保健食品采购申请，明确采购需求、数量、规格要求等，并填写采购申请表；需求部门将采购申请表提交给采购部门，并在申请表中注明相关的紧急程度和期望的交货日期；采购部门进行需求确认，核实申请的合理性与紧急性，与需求部门进行进一步沟通，以确保准确理解其需求。2.2供应商选择采购部门根据需求确认结果，制定供应商选择方案，明确选择供应商的标准与要求；采购部门收集相关供应商信息，包括供应商的信誉记录、产品质量认证、价格水平、交货期等；采购部门将收集到的供应商信息进行评估，并选择出合适的供应商；采购部门与选定的供应商联系，询问产品细节、价格等信息，并要求供应商提供报价。2.3报价评估采购部门收到供应商的报价后，对报价进行详细评估，包括价格合理性、产品质量、交货期等方面；采购部门与需求部门进行沟通，商讨供应商的报价是否符合预期，是否需要进行谈判等；如需谈判，采购部门代表公司与供应商进行谈判，并达成最终的采购合同条件；需求部门审核采购部门提供的报价评估结果，确认是否同意选择该供应商。2.4合同签订采购部门与供应商达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利义务、交货期、支付方式等；采购部门将起草好的采购合同提交给法务部门进行法律审核，并进行必要的修订；采购部门与法务部门对修订后的合同进行最终确认，并与供应商签署正式的采购合同。2.5发货及验收供应商按照采购合同的约定进行发货，并提供相应的发货单据给采购部门；采购部门接收到发货后，与发货单据进行核对，确认发货的数量、规格等是否符合采购合同的要求；核对无误后，采购部门及时通知需求部门进行验收，同时采购部门也进行内部的验收；如验收通过，采购部门将验收结果记录在台账中，并及时支付供应商的货款。3.供应商管理3.1供应商评估采购部门定期对现有供应商进行评估，包括但不限于供应商的信誉记录、产品质量、交货准时性等；评估结果可以作为后续采购活动中供应商选择的重要参考依据。3.2供应商考核采购部门与需求部门对供应商的服务进行定期考核，包括但不限于供应商的售后服务、产品质量等；考核结果作为供应商绩效的衡量标准，不合格的供应商将被列入不合格供应商名单。3.3供应商退出若供应商出现重大违约行为，影响到公司的采购活动，公司有权根据合同约定进行终止合同并追究其责任；经过考核，如果供应商多次被列入不合格供应商名单，公司有权决定终止与该供应商的合作。4.采购合同管理4.1合同备案法务部门负责对公司的采购合同进行备案，并审核合同的合规性；备案后的合同由法务部门进行管理，并提供合同的存档、查询及查验服务。4.2合同终止根据采购合同的约定，当合同履行完毕或发生其他终止情况时，采购部门与法务部门对合同的终止进行确认；终止后的合同由法务部门进行归档管理。5.相关责任和义务5.1采购部门责任采购部门负责制定和执行保健食品采购管理制度，并监督采购活动的合规性和效率性。5.2需求部门责任需求部门应提供准确、具体的保健食品采购需求，并与采购部门紧密合作，确保采购活动按时完成。5.3供应商责任供应商应按照合同约定提供优质的保健食品产品，确保交货准时，并提供良好的售后服务。6.总结本文档详细介绍了公司内部保健食品采购管理制