公司文件档案管理制度

公司文件档案治理制度公司档案治理制度总则借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、打算等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作打算、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二．档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需依据文件内容及其历史关系，合并，分类保存。3、档案保管人员应准时将办理完毕或经 员批存的文件材料，收集齐全，加以后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。觉察破损变质准时修补或复制。三．档案借阅1、借阅档案必需先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。2、借阅的案卷要留意疼惜，不得丧失、损坏、涂改。3、借出的档案要留意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。4．归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上准时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四．档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五．档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、谈论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。公司文件档案治理制度产生目的借阅、统计等工作，特制定本制度。适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的治理。正文文件资料的收集_公司文件档案治理制度。收集范围但凡公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：上级来文上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；照片和有特别保存价值的录音、录像等材料。公司文件材料会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；〔包括转发重要文件的修改稿；公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；公司各职能部门在工作中形成的工作打算、总结、报告；反映公司业务活动和科学技术治理的专业文件材料；公司检查下级单位工作，调查争论形成的重要文件材料；公司的统计报表、统计分析材料〔包括计算机盘片等〕、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；公司 在公务活动中形成的重要信件、电报、记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；，公司直接治理的科研、建设工程的科技文件材料；公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪片、录音、录像等文件材料；公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；公司干部任免〔包括备案〕、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；_公司文件档案治理制度。公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；公司编印刊物的定稿和印本、出版物的定稿样本；公司签订的各种合同、协议等材料；公司外事活动中形成的请示、报告、打算、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；各种普查工作中形成的文件材料。收集中应留意的问题公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。正文和附件要同时收集。一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经觉察要补充完整后再立卷归档。有请示无批复的文件，应当查明缘由，实行补救措施补齐，没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。经多方查找，证明确实已丧失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丧失缘由，加盖公章，替代所丢文件归档。立卷归档公文立卷应依据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。文件材料的分类应先按文件材料的重要性，在保藏时间上分为永久、长期、短期的措施进展分门别类。立卷分工各单位形成的文件，自行立卷；下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。归档4室统一存档〔人事档案、财务档案、科技档案等有特别要求的，由其职能部门负责治理〕。各种文件、资料，按确定的特征进展排列和系统化，必需层次清楚、编写页码、填写卷内文件名目。不同价值、不同性质的文件资料应当区分治理，单独立卷。卷必需整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。档案保管档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。底图入库要认真检查，平放或卷放。库藏档案要定期核对，做到帐物相符。觉察破损变质准时修补或复制。档案借阅借阅档案必需当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要留意疼惜，不得丧失、损坏、涂改，要如期归还。不得让无关人员翻阅。借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。归还档案时，由档案治理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上准时注销。凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。底图一般不予外借。档案销毁对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。档案统计2不漏销。要准时对档案数量、鉴定状况、利用状况进展统计。除按上级主管部门的要求准时填报统计资料外，还应做好档案统计的根底工作。统计数字要准确真实。对永久、长期、短期保存的文件资料分别进展统计，以便反映档案的不同价值和库存进展趋势。档案保密档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。不得传播、谈论有关机密问题。档案资料不准带到公共场所。公司档案治理制度第一章总则订本制度。其次条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业治理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同治理”原则，由总经办统一治理。其次章档案归档第四条归档范围(一)(二)通用治理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资工程治理〔变更、进度把握、质量把握〕、工程验收、工程报批资料等。(三)合同：原辅料选购、设备选购、工程基建、技术转移、托付QC(五)(六)员工培训：培训打算、总结、内部培训记录、外部培训报告计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观看和产品稳定性试验资料、产品质量回忆、变更状况、产品药检所检验报告〔含送检或抽检〕、(九)供给商档案。质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装QC(十五)行政类文件：?行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业?各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的?各类固定资产资料。包括车辆全部原始证照、办公设备、仪器?全部加盖公章的文件复印件；?在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文第五条归档时间(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章24〔一个工作日内到档案室办理归档手续；(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程25552565前、112512512525手续；125记录文件。关心记录半年归档一次，其他记录每年归档一25525(九)第六条归档份数(一)使用部门应复印留存自用。第七条归档要求文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认前方可归档。第八条归档手续各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。第三章档案的收集与第九条档案的收集第十条档案的_公司文件档案治理制度。(一)用。档案严格依据分类、排列