XX保险公司公文处理办法

XX保险股份有限公司公文处理办法第一章总则第一条为加强XX保险股份有限公司安徽分公司（以下简称“公司”）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）和中国保监会《中国保险监督管理委员会公文处理办法》（保监发[2001]1号）的有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条公司的公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻统一法人制度，进行经营管理活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密，要切实克服官僚主义、形式主义和文牍主义。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。第六条公司各级机构的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对公文处理工作的领导和检查。第七条公司办公室（或综合管理部）是公文处理的管理机构，主管本级公司公文处理工作，指导下级公司公文处理工作。第八条各级分支机构应配备专职或兼职人员负责公文传递、收发、分办、审核、打印、用印、立卷、归档和销毁等公文处理工作。第二章公文种类第九条公司公文种类主要有：（一）决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位和人员；变更或撤销下级公司不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣告重要事项。（四）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（五）通知适用于批转下级公司的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度；传达要求下级公司办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。（七）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（八）请示适用于向上级单位和有关主管部门请求指示和批准。（九）批复适用于答复下级公司的请示事项。（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十一）函适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章公文类别第十条公司公文类别（一）行政管理类发文1．公司发文公司发文的公文代字主要有人保健康发、人保健康办发、人保健康复、人保健康函、人保健康干、人保健康条款、会议纪要、人保健康办函。（1）人保健康发主要用于向上级主管和保监会等有关部委请示、报告工作；向各分公司印发决定、规章、制度、办法、等重要文件。其文种为决定、通知、通报、报告、请示、意见等。（2）人保健康办发是“人保健康发”的重要补充形式。主要用于对上级主管和保监会及有关部委交办事项的回复；转发不相隶属机构的文件及总公司各部门专题会议纪要、领导讲话（摘要）、工作要点；与国务院有关部门、公司各分支机构商洽工作、批复问题；办理全国人大议案、全国政协提案；总公司内部需要以公文形式协调处理的事项（如成立某项工作的领导小组）等。其文种为通知、通报、请示、报告、批复、意见等。（3）人保健康复主要用于批复下级公司的请示事项。其文种为批复。（4）人保健康函主要用于与上级主管及国务院各有关部委以及无隶属关系的单位商洽、沟通有关事项。其文种为函。（5）人保健康干主要用于干部任免、聘任、调动、资格审查等。其文种为请示、通知、批复。（6）人保健康条款主要用于条款性文件的使用。其文种为请示、报告、通知、批复等。（7）人保健康办函主要用于与不相隶属单位商洽、沟通工作及对分支机构人员出访事项进行批复。其文种为函。（8）总裁办公会议纪要、司务会议纪要、董事会议纪要、监事会议纪要及专题会议纪要。此类公文作为“文件格式”使用时仅限于总公司内部（不加盖印章），主要用于记载公司总裁办公会议、司务会议、董事会议、监事会议和专题会议讨论、决定的事项或决议。2．部门发文部门发文是总公司各部门根据本部门管理权限和职责范围，为规范和加强管理而制发的“信函格式”公文。适用于各部门与各分公司对口部门之间商洽工作，询问和答复问题，通知事项等。其文种为通知、通报、请示、报告、函、批复等。办公室――人保健康办；财务会计部――人保健康安徽分财；个险销售部――人保健康安徽分个；团险销售部——人保健康安徽分团；业务管理部――人保健康安徽分业；健康管理部――人保健康安徽分管。4．其它机构或临时性机构发文主要用于跨部门成立的机构或根据实际情况临时设立的机构上报情况、传达有关指示、要求；与不相隶属机构之间商洽工作；要求下级分公司相应机构办理事务等。其文种为通知、通报、请示、报告、函、批复等。（二）党内发文1．公司党委发文公文代字主要有：人保健康党发、人保健康党函、人保健康党办发、人保健康党组、人保健康党宣、人保健康党纪、会议纪要。（1）人保健康党发主要用于向上级党委和中国保监会党委等有关部委党委请示报告工作，向地方党委就有关重要事项通报情况、商洽工作；向系统各级党委布置工作，通知、通报党内工作事项。其文种为通知、决定、请示、报告、通报、意见、批复等。（2）人保健康党办发是“人保健康党发”的重要补充形式。主要用于落实公司党委的决定或根据党委办公室职责制发或转发的各种文件。其文种为通知、通报、请示、报告、批复、函等。（3）人保健康党函主要用于向上级党委和中国保监会党委等有关部委党委、地方党委及不相隶属单位党委商洽、沟通有关事项。其文种为函。（6）人保健康党纪主要用于向上级党委纪委和中国保监会党委（纪委）、及国务院有关部委请示报告工作，向系统各级纪委布置工作，通知、通报党内工作事项。其文种为通知、决定、请示、报告、通报、意见等。（7）党委会议纪要此类公文作为“文件格式”使用时，仅限于总公司内部（不加盖印章），主要用于记载公司党委会议讨论、决定的事项或决议。2．公司党委部门发文是党委各部门根据本部门职责范围制发的公文。其文种为通知、通报、批复、函等。公司党委各部门公文代字如下：（1）党委办公室：人保健康安徽分党办。（2）党委组织部：人保健康安徽分党组。（3）党委宣传部：人保健康安徽分党宣。（4）人保健康党组主要用于系统内任免党内干部职务等。其文种为通知、请示、批复等。（5）人保健康党宣主要用于系统内党的宣传工作等。其文种一般为通知。3．其他机构或临时性机构发文。主要用于跨部门成立的机构或临时设立的机构上报情况、传达有关指示、要求；与不相隶属机构之间商洽工作；要求下级分公司相应机构办理事务等。部分机构公文代字如下：（1）机关委员会：人保健康机党。（1）工会工作委员会：人保健康工。（2）工会工作委员会机关工会：人保健康机工。（3）共青团委员会：人保健康团。3.签报签报是在公司本部流转的非正式文件。主要用于请示、报告工作以及各部门间商洽、沟通情况等。部门签报公文代字在部门公文代字后加“签”字即可。如：总裁办公--人保健康办签。第十一条各级分支机构公文类别与公文代字根据本办法和公文处理工作实际情况参照总公司文件格式确定。第四章公文格式第十二条公司的公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、报送单位、抄送单位、发送单位、联系人、联系电话、印发单位和印发日期等部分组成。（一）公司公文密级由办文单位根据秘密程度标明。公司内部文件一律标注“商业机密”、“商业秘密”，并限定秘密期限。（二）紧急文件应根据内容、时限、紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识使用全称或规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号包括公文代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）上报的重要文件须注明签发人姓名。（六）各分支机构按照上级公司有关要求上报的请示、报告中必须引用上级公司文件的标题和文种字号。（七）公文标题由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明规范的公文种类。标题中除法规、规章名称或转发文件、印发领导讲话等特殊情况加注书名号外，一般不用标点符号。（八）主送单位指公文的主要受理单位，即根据公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。（九）报送单位指除主送单位外需要知晓公文内容的上级单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。（十）抄送单位指除主送单位、报送单位外需要知晓或执行公文内容的系统外单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。（十一）发送单位指除主送单位、报送单位、抄送单位外需要知晓或执行公文内容的系统内单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。（十二）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门印发或转发某一文件时，则正文之后不必再有附件说明。（十三）公文除文件式会议纪要和以电报形式发出的以外，均须加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。（十四）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，特殊情况以印发日期为准。电报以发出日期为准。（十五）公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期的下一行加括号标注。（十六）公文应根据文件内容标注主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号，由揭示公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。（十七）公文版记处必须标注联系人、联系电话。（十八）文字从左到右横写、横排。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。第十三条公文用纸为国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第五章行文规则第十四条行文应当确有必要，注重效用,确保少而精。第十六条公司行文。1.分公司可对总公司行文，不得对总公司各内设部门行文，且文种只能使用“请示”和“报告”。2.分公司各部门可对总公司相应部门行文，不得对总公司或总公司各部门下属机构行文。除以分公司名义和办公室名义外，分公司内设部门不得对外行文。3.分公司可对其所辖各分支机构发文。第十七条总公司各部门召开的全国专业工作会议，会后以人保健康办发或人保健康党办发文件印发会议纪要，不印发领导讲话全文。第十八条总公司各部门职权范围内的事务，应由部门自行行文，如确需与其它部门联合行文，单位不宜过多，并应明确主办部门。第十九条各分支机构可根据各自的隶属关系和职权范围行文，可以与当地政府或其他有关部门互相行文。第二十条各分支机构一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应报送被越级的上级单位。第二十一条“请示”应当一文一事，请示事项必须明确。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用报送形式，但不得同时发送下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。第二十二条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义直接向上级单位负责人行文。第二十三条下级单位向上级单位报送请示时，涉及几个部门的，应当写明主送单位和报送单位，由主送单位负责答复。上级单位在批复下级单位的请示时，必要时应当抄送或发送其他单位。第二十四条转发上级、同级或不相隶属机构的文件，除特殊情况外，一般以人保健康办发或人保健康党办发文件转发。第二十五条行文中必须遵循“明来明复、密来密复”的原则。第二十六条报送文件的具体要求：（一）请示各分公司以分公司或办公室文件向总公司上报的请示，统一由总公司办公室办理；以分公司部门文件上报的请示，由总公司有关部门直接办理。请示文件不得一件多投。（二）报告各分公司总结性和综合性工作报告须以分公司文件报送总公司办公室；单项报告须以部门文件报送总公司有关部门，其中重要的、涉及面大的应同时报送总公司办公室。各分公司简报信息类文件只报送总公司办公室，由总公司办公室统一办理。第六章发文办理第二十七条发文办理指以本级公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、排版、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第二十八条草拟公文应当做到：（一）符合国家法律法规、方针政策及有关规定。（二）情况确实，材料翔实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确。篇幅力求简明扼要，一般不超过3000字，如果正文篇幅过长，要有内容提要。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，须根据实际需要确定紧急程度。其中，上报的急件，必须对文件紧急的原因具体说明，不能简单标注特急件或急件。（五）人名、地名、数字、引文要准确规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号（引用外单位公文必须引用单位名称）。日期应当写具体的年、月、日。不要写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2005”不能写成“05”。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）必须使用国家法定计量单位。（八）文内如使用非规范化简称，应先用全称，然后用括号注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）草拟公文，须在公司统一的专用发文稿纸上打印有关内容，拟稿人姓名、电话（包括内线、外线号码）以及拟稿日期必须填写。正文要打印在专用拟文稿纸框内。（十）审批公文，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅并签名，应当视为同意；没有请示事项的，圈阅表示“已阅知”。（十一）草拟电报应坚持“一事一电”、“明来明复、密来密复”原则，要注明发往地点、接收单位，文末要写明落款和日期，外文字母要大写。（十二）草拟、修改、审批和签发公文（电子公文除外），一律用钢笔或签字笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认。不得在文稿装订线外书写。（十三）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。（十四）在会议纪要及成立临时机构的文件中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。第二十九条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应事先主动与有关部门协商、会签。如经协商，意见仍不一致时，主办部门应向本级公司办公室如实反映情况，并附上不同意见和说明，由办公室协调或报有关领导裁定。第三十条凡属职责范围内的事项，一律自行解决，不必向上级公司请示；凡可自行下达或与有关部门联合下达的文件，不要报请上级公司批转。各分公司向下级机构转发总公司文件或向下级机构印发文件不应报总公司。如工作需要，须以报告的形式上报。第三十一条为提高公文运转效率，送交领导审核签发的公文，应附草拟此份公文相关的背景说明材料，供领导签发时参考。相关背景材料包括对方来文或上级批复、有关签报、其他部门会签意见等。第三十二条总公司及各分支机构均应建立、完善公文审核制度。公文审核工作由文秘部门的专职文秘人员负责。第三十三条发文审核（一）公文审核的主要内容包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和撰写公文的有关要求，文稿内容是否恰当准确，公文格式是否符合本办法的规定等。（二）公文审核实行分级负责制。主办处室负责人要对本处室拟写的公文进行初审；主办部门负责人要严格把关，对文件的密级和缓急、文稿内容、数字的真实准确性负责。除特殊情况外应由主办部门主持工作的领导审签；部门综合人员要对公文的格式严格把关，对不符合规定格式的公文，应退主办部门拟稿人修改；办公室应对公文进行全面审核。各分公司公文审核工作统一由办公室文秘人员负责。正式印发的公文送领导签发之前，必须经办公室审核。（三）办公室对公文文稿作大的改动，应征求主办部门的意见。如不能协商一致，由办公室向签发文件的公司领导写出说明，由公司领导审定。公文核稿人员对内容杂乱、条理不清、文字冗长的公文，应退还主办部门拟稿人加工修改；对修改后涂改勾划较乱的公文，应退主办部门拟稿人清稿。誊清或改写的原稿不得销毁，应附在誉清稿或改写稿之后，一并归档。第三十四条公文签发（一）以公司名义发出的文件，由董事长、总裁或授权的公司领导签发。总公司报送中国保监会和中国人保控股公司以及国务院各部委等上级单位以及发往系统的涉及全局性工作的文件，应由董事长或总裁签发。（二）公司党委文件，由党委书记或分管该项工作的党委委员签发，重要文件由党委书记签发。（三）总公司部门文件，由部门总经理或副总经理签发，其中重要文件应报公司总裁或主管副总裁批示。（四）签批公文必须签名和注明时间，并应使用钢笔或签字笔。（五）主批人应明确签署意见、签名和注明日期，其他审批人圈阅视为同意。拟稿人不应签发自己起草的文件。第三十五条打印、校对的要求：（一）缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。（二）缮印文件应根据先急后平、先公文后资料的原则予以安排。如缓急程度相等，应按照先上报后下发、先到先印的顺序安排。（三）实行拟稿人校对制度，校对要准确无误。一般文件校对1至2次，重要文件应校对3次。最后一次校对必须由拟稿人负责。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动（不涉及文件主要内容的文字、语法错误除外）。第三十六条印章使用应遵守以下规定：（一）要确定专职部门和专职人员管理印章，使用印章要严格执行审批和登记制度。公司印章，必须由公司领导或办公室主任签字后方可使用；公司党委印章，必须由党委书记、党委委员签字后方可使用。例行报表应加盖主管业务部门公章。（二）公文盖章时必须检查原稿是否经过领导核签，联合发文的文头上，签发人署名是否标明等。印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖，严禁在空白介绍信、空白奖状及各种空白纸上盖章。第三十七条送领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办。公文催办应做到：（一）紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办；一般公文定期催办。力求做到不积压、不误传，防止漏办和延误。（二）承办人员对承办的公文必须认真及时处理，不得延误、推诿。急件应按时限要求办理。对不能及时处理或答复的文件，应先以便函或电话方式告知对方；需延时处理的应报有关领导批准，不得无限期拖延。（三）对重要文件应及时了解和反馈执行情况。第三十八条根据办公自动化系统的要求，在公文正式定稿、编排、分发之后，须将电子公文输入系统之中。第三十九条公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有严格缜密的登记交接手续。第七章收文办理第四十条收文办理一般包括传递、签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。第四十一条收文处理工作（署名部门的除外）统一由办公室负责。（一）各上级单位发至总公司的公文，由办公室报公司领导签批，经公司领导批示后，转有关部门办理。（二）对于非隶属关系单位来函，办公室应当视具体情况提出拟办意见送公司领导批示，或转有关部门办理。（三）对于各分公司上报至总公司的公文，由办公室转有关部门办理。部门提出拟办意见后，报公司领导签批。（四）紧急公文，应当提出办理时限。第四十二条承办部门收到交办的公文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职责范围或者不适宜本部门办理的，应迅速退回办公室并说明理由。第八章公文立卷、归档和销毁第四十四条各分支机构应根据《中华人民共和国档案法》和《中国人保健康保险公司档案管理办法》的规定，建立、健全立卷归档制度。各部门的综合人员负责做好并督促本部门各处、室的文件、材料立卷归档工作。第四十五条为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本、签报和相关背景材料）进行分级管理。公司级公文留存在办公室；部门级公文留存在部门文秘人员处，待整理立卷后归档。第四十六条公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要正确反映公司主要政务、业务状况，有利于保管和借用。第四十七条联合办理的公文，主办单位将公文定稿、正本和相关材料立卷归档，其他单位保存正本或正本复印件。第四十九条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁密级公文，须进行登记，统一由办公室组织监销，保证不丢失、不漏销。第九章公文管理第五十条上级单位的秘密公文，除绝密注明不准翻印的以外，经上一级单位负责人或办公室主任批准，可以复印。复印时，应注明复印的单位、时间、份数和印发范围。密码电报不得复印。第五十一条公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证明章，视同正式公文妥善保管。第五十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十三条密级文件的管理（一）密级文件要按照保密要求传递、收发和处理，绝密文件和密码电报必须由办公室机要人员统一收发和处理。（二）传递密级文件，必须采取保密措施，确保秘密安全。利用计算机、传真机等传输密级文件，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机等传输。（三）转发密级文件应请示主办单位。如可转发，应注明相应的密级和期限，不得以一般文件形式转发。（四）在一般发文和明码电报中，不得直接引用绝密文件或密码电报的标题、文号、日期和内容。第五十四条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交办公室档案室。工作人员调离时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十章附则第五十五条公文处理中涉及电子文件的规定按电子文件加密传输管理有关规定执行。第五十六条各分公司办公室应对上级单位和本级公司下发公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。第五十七条公司的公文处理办法由总公司统一制定。各分公司可根据本办法制定实施细则，并报总公司办公室备案。第五十八条本办法自2005年月日起实行，本办法由公司综合组负责解释。附件：1.XX保险股份有限公司安徽分公司实施《XX保险股份有限公司安徽分公司公文处理办法》的说明附件1.XX保险股份有限公司安徽分公司实施《XX保险股份有限公司安徽分公司公文处理办法》的说明为实施《XX保险股份有限公司安徽分公司公文处理办法》(以下简称《办法》),结合公司实际情况,现将有关问题说明如下：一、关于公文文种文种是公文不可缺少的组成部分。正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。《办法》根据公司的实际情况，规定的公文种类有十二种。各级分支机构应根据各自隶属关系和职权范围、发文目的、要求、公文内容、行文关系等正确选用。（一）请示与报告“请示”、“报告”不得混用，必须严格分开。请示与报告的异同：请示和报告都属上行文，都是呈送上级的文件。请示是就某一事项请求上级单位答复或给予支持。一般情况下，上级对下级单位的请示，必须批复；报告是下级单位向上级单位汇报或说明解释某一问题的文件，上级单位不需要一定对报告做出批复。2.严禁“请示”、“报告”一同使用，如“关于……的请示报告”等。3.请示的公文,不应同时发送下级单位。在上级单位未做出批复前,请示单位及其同级或下级单位不得擅自按请示文件的内容执行。4.对以正式文件上报的请示文件应以正式文件（公司发文或部门发文）批复，不应口头答复或以传真件回复。（二）函“函”适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1.函按照内容和用途可分成三类。一是商洽函：主要用于平行单位或不相隶属单位之间商洽工作、联系有关事宜。二是询问、答复函：主要用于不相隶属单位之间互相询问答复处理有关问题。三是请批、批准函：主要是向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的单位制发的批准函。2.当发文单位与主要收文单位是同级或不存在隶属关系时，则应选用商洽性的平行文种—“函”。3.隶属关系：指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级单位之间的关系。非隶属关系：指不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的单位之间的关系。二、关于党政分开原则在公文处理过程中应贯彻党政分开的原则。（一）除党组织有规定或有明确要求外,不应以行政发文的形式向上级党组织报送文件。（二）不应在行政发文中对党组织下命令、作指示。（三）在发文用纸、格式上也应坚持“党政分开”，主送、报送、抄送、发送应选择各自对口的单位。三、关于公文格式（一）密级和紧急程度公文的秘密等级和紧急程度,应根据公司规定的划密范围和公文的缓急，由起草人提出,部门负责人审定。既要防止因未标明秘密等级和紧急程度,造成泄密失密和误时误事,又要注意不得随意扩大秘密等级和提高紧急程度。1.《办法》对公文秘密程度作了明确规定，共分为“绝密、机密、秘密、商业机密、商业秘密”五个级别。其中：只有涉及国家秘密的公文方可标注“绝密、机密、秘密”；凡公司内部事项，如财务报表、发展规划、业务进展通报等均应标注“商业机密”或“商业秘密”。2.紧急程度分为：特急、急件。在标出特急、急件时不应加任何标点符号，如在特急、急件后加“！”等等。（二）标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文单位和公文种类。1．使用标有发文单位名称（红字头）的公文,公文标题中可不再标明发文单位名称。2.标题的一般格式是：发文机关（可省略）+关于+公文核心内容概括词+的+文种。3.标题中不应缺省文种前的结构助词“的”。4.批转或转发文件可省略“关于”，用“批转（转发）+某单位关于……的通知”格式。如：“转发中国保监会关于……的通知”。5.不应写缺少规定文种的标题，如：“关于……的汇报”，“关于……的申请”等。6.对于需要印发的计划、要点等内容，标题不应写《关于……的计划》，《关于……的要点》，而应写成《关于印发<……的计划>的通知》，关于印发<……的要点>的通知》。（三）主送、报送、抄送、发送格式1.公司发文必须填写的基本格式（1）行政发文：抄送：中国人保控股公司。发送：董事会，监事会，总裁室，总公司有关部门。（2）党内发文：发送：书记、副书记，党委委员。（3）纪委发文：报送：XX保险股份有限公司党委发送：书记、副书记，纪委委员。2．除领导个人指定索要的文件可写领导个人姓名外,一般在主送、报送、抄送、发送等格式中不写领导个人姓名。（四）附件1.拟稿人应在发文稿纸上的附件栏里正确打印公文附件名称。如有多个附件应用阿拉伯数字标明序号。2.凡属印发、转发某一文件时，印发、转发的文件不宜作为所拟公文的附件，因为需印发、转发的文件本身就是正文内容的一部分。3.制作文件正本时应在正文之后、印章和发文年月日之前打印附件名称和顺序。（五）主题词1.可以参照国务院主题词表拟写主题词，但根据我公司的实际情况，需在实践中总结增加一些具有我公司特点的主题词。2.一般来说，公司文件的主题词应该先写部门名称词，再写能概括文件主要内容的词（词组），然后写文种。主题词格式：拟文部门简称词+文件核心内容概括词（词组）（1-3个）+文种。3.主题词一般应使用名词，特殊情况下也可用动词，一般不要超出5个词（词组）。4.除会议纪要外，所有公文均应标注主题词。公司级文件由办公室核稿人员负责填写，部门级文件由拟稿人按有关规定填写。（六）联系人、联系电话由于总公司印发的文件主要用于向各分公司安排、布置工作；向上级主管部门请示、报告有关事项；与不相隶属单位之间商洽工作等。因此，为便于工作，《办法》中明确规定在文尾版记部分标注联系人、联系电话。（七）印章公司级公文,除“会议纪要”、传真电报外,其它文件一律按规定加盖印章。没有按规定加盖印章，应视为无效文件。（八）成文日期公文的成文日期是以最高领导签发文件的日期为准，打印时须为规范的中文大写日期。例如“二ＯＯ四年八月六日”，其中“Ｏ”以英文字母o全角