公路工程竣工文件组卷及档号

PAGEPAGE4竣工文件组卷及档号第一节竣工文件的组卷第一条竣工文件的整理及编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。既保证按交通部规定的《公路工程竣工档案目录》内容的完整性，又体现自然形成资料的系统性、层次性，便于整理和编制，便于查找，便于全省统一的网络管理。第二条为保证竣工文件资料的层次性，竣工文件按册、分册、卷进行整理编制。一、竣工文件按“范本”竣工文件编制内容设立的册号进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。册以下设分册，分册以下设卷。二、每册资料超过一盒的设分册，只有一盒的不设分册；每分册资料超过一盒的设卷，只有一盒的只设分册，不设卷。如每册不足一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明。三、分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册。四、“竣工文件编制内容”一览表所规定的内容不是目录，在组卷时应根据资料的篇幅进行整理，按卷内材料内容进行“文件材料内容提炼”。五、卷内文件排序：案卷内封面——扉页——卷内目录——文件材料——备考表。六、文件材料组卷厚度：应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒小装和小盒超装（如4厘米厚的档案盒，一般宜存放300页左右A4纸张，或100页左右A3纸张）。七、工程质量资料整理的基本原则：以工程单元划分为基础，以里程桩号前进方向，从下（基础）到上（上部），从左到右的顺序。第三条竣工文件组卷一、第一部分综合文件、第二部分决算和审计文件分册及卷的设立要视其资料的篇幅设定，但卷内资料存放的顺序按“竣工文件编制内容”的顺序整理归卷。二、第一部分综合文件第八册中的照片、音像档案的归档内容1.各级领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。2.反映公路工程建设项目的重大活动，如招投标仪式、质量大检查等形成的录音、录像带及照片。3.记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。4.工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。a.照片号：案卷内照片的顺序号，与施工年过程控制时间顺序一致。b.工程照片排列打印在A4铜板纸张上，每页纸排列两张。c.文字说明;文字说明的主要内容为时间、地点、拍摄人、图片说明等。音像：a.归档的音像档案，要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明：责任者、录制（摄制）时间、地点内容（题名）、顺序号、摄制人等项目。b.音像档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。c.音像档案要刻录成光碟。二、第三部分监理资料1.第三册至第十六册按施工合同段分开整理，在此前提下第三册、第四册还应注意分专项整理。2.组卷方法及内容参照本节“三、第四部分施工资料”进行；对于抽检试验资料部分，监理资料增加抽检频率表，该表置于汇总表前。表格详见第五章。而对于工序抽检评定资料，监理资料中无“分项工程中间交工证书”。三、第四部分施工资料1.第十四册、十五册，分册及卷的设立要视其资料的篇幅设定，但卷内资料存放的顺序按“竣工文件编制内容”的顺序整理归卷。2.十六册材料及标准试验的组卷（1）岩石、粗细集料试验报告可单独成立一个分册，分别按路基、路面、桥梁、隧道等工程进行整理组卷，资料存放的顺序；汇总表——试验报告。（1）第三方检测、监控等资料，设立第一分册。（2）桥梁工程现场试验项目以座为单元设立分册。下分砂浆强度、混凝土强度、水泥浆、钢筋接头试验等专项分别设卷。每专项试验以座为单元汇总。每专项试验整理顺序为：试验汇总表——实验报告。（3）各分项工程工序检查及分项工程评定资料，以座为单位设立分册。分项工程工序检查及评定资料的整理顺序为：分项工程检验评定表——分项工程中间交工证书——工序检查资料。9.第二十三册立交工程检验评定资料的组卷（1）第三方检测、监控等资料，设立第一分册，不足一盒的可并入立交工程分册中。（2）现场试验项目单独设立一个分册：分处并按压实度、砂浆强度、混凝土强度、钢筋连接等专项分别整理。每专项试验以分部工程为单元汇总。每分部工程整理顺序为：试验汇总表——试验报告。组卷应根据资料的篇幅，可一个分部或多个分部组成一卷（不归档的砂浆强度试验报告、压实度试验报告只存放汇总表）。（3）立交工程工序检查及评定资料，以每处设立分册。分项工程工序检查及评定资料的整理顺序为：分项工程检验评定表——分项工程中间交工证书——工序检查资料。10.第二十四册隧道工程检验评定资料的组卷（1）第三方检测、监控资料。设立第一分册。（2）现场试验项目每座单独设立一个分册，以下分砂浆强度、喷射混凝土强度、混凝土强度、水泥浆强度等专项分别整理。每专项试验以座为单位汇总。每专项整理顺序为：试验汇总表——试验报告。（3）隧道工程工序检查及评定资料，以分部工程为单位进行组卷。分项工程工序检查及评定资料的整理为：分项工程检验评定表——分项工程中间交工证书——工序检查资料。11.交通安全设施、房建工程、机电工程、绿化工程的工序检查及评定资料参照上述的相关要求及方法进行整理。第二节竣工文件组卷的标准化竣工文件是公路工程重要的档案资料，竣工文件的整理、编制、立册组卷应严格国家关于档案管理的规定执行。为使我省高等级公路形成的竣工文件力求统一、规范，从基础资料到格式实行标准化管理。第一条案卷外封面、脊背、内封面、扉页、备考表用Word文档制作，总目录、案卷目录、卷内目录用Excel电子表格制作。第二条案卷外封面格式标准1.案卷外封面粘贴在卷盒表面的图框内。2.案卷外封面用Word文档制作，纸张规格以A4纸。页边距：上2.5cm，下2cm,左3.2㎝，右2.3cm。参建单位编制外封面时，外框线不需要绘制，横线暂用细实线绘制，竣工文件审定验收后送交专业单位装订时，由装订单位对外线框和横线统一制作。3.外封面印制字体：档号、档案馆号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、“密级”用2号仿宋-GB2312字加粗。工程项目名称（如：G56线云南保山至龙陵高速公路）用30磅仿宋-GB2312字。4.档案馆号、密级竣工文件编制单位不填写。5.编制日期：竣工文件编制日期应填写为交工验收日期或项目业主规定的日期。6.保管期限：施工、监理单位竣工图表保管期限填写为永久，其他文件材料填写为长期。第三条脊背格式标准1.参建单位编制的竣工文件，在验收审定前，脊背粘贴在卷盒脊背表面。2.案卷档案盒尺寸规格：D为20、30、40mm，脊背粘贴纸的竖向长度约220mm：装订时“档号”及“案卷题名”的字体采用小2号仿宋-GB2312字加粗，横线规格由装订单位按格式统一绘制。3.“档号”内容用4号仿宋-GB2312字分行横排打印，按二行排列。4.案卷题名栏中的“项目名称+第XX合同+合同段起讫桩号”填写为一列。第四条文件内封面及扉页1.封面及扉页在A4纸上纵向排版布局要合理、美观。2.对不设分册或卷的就不需在封面及扉页上编排“第XX分册、第XX卷”。3.封面、扉页中的“KXX+XXX～KXX+XXX”是指：施工、监理单位为合同段（责任范围）桩号；建设单位为整个建设项目的起讫桩号。4.对于建设单位编制的竣工文件内封面及扉页，取消“XX第XX合同段”栏目。内封面中单位只保留建设单位，取消施工单位栏目，扉页中取消驻地高监一栏。5.对于监理单位编制的竣工文件内封面及扉页，“XX第XX合同段”改为“XX施工监理XX合同段”,桩号为监理项目的起讫桩号。内封面中取消施工单位栏目。6.封面、扉页文件材料的五大部分：施工单位资料名称为“第四部分施工资料”；监理单位资料名称改为“第三部分监理资料”。建设单位资料名称改为“第一部分综合文件或第二部分决算和审计文件及第五部分科技、新技术资料”。第五条总目录格式标准1.总目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为竖向。2.页边距（表格单元）：上1.7，下1.7，左2.5，右1.2。3.行高（表格单元）：从上至下第1行行高54，第2-4行行高30，其余行高35；4.列宽（表格单元）：从左至右第1至3列列宽5，案卷流水号列宽6；文件材料题名列宽47，备注栏列宽9。5.字体：表头“总目录”采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。6.表格外框线加粗。第六条案卷目录格式标准1.案卷目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为横向。2.页边距（表格单元）：上2.0，下1.7，左1.7，右1.7。3.行高（表格单元）：从上至下第1行行高45，第2-4行行高24，其余行高45；4.列宽（表格单元）：从左至右序号栏：5，档号栏：15，案卷题名栏：54，责任者栏：10，日期栏：8，其他栏：5。5.字体：表头“案卷目录”采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。6.表格外框线加粗。第七条卷内目录格式标准1.卷内目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为竖向。2.页边距（表格单元）：上1.7，下1.7，左2.5，右1.2。3.行高（表格单元）：从上至下第1-2行行高60，其余50；4.列宽（表格单元）：从左至右序号栏：5，文件编号栏：11，责任者：7，文件资料名称栏：37，日期栏：7，其他栏：5。5.字体：表头“卷内目录”采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。6.表格外框线加粗。第八条备考表格式标准1.备考表采用Word文档制作，纸张规格以A4纸，纸张方向为竖向。2.页边距：上2.5cm，下2cm，左3.2cm，右2.3cm。3.字体：表头“备考表”采用2号仿宋字体加粗，其余采用4号仿宋字体。4.表格外框线加粗。第九条档案盒要求，案卷规格：220mm×310mm×（20mm、30mm、40mm），纸张纸质要求600g及以上由业主或上级单位统一购置。第十条竣工文件装订1.卷内竣工文件资料存放顺序：封面—扉页—卷内目录—文件资料—备考表。2.每个项目参建单位编制的竣工文件采取不装订形式，经验收审定后由公路投资公司或业主委托的图文中心统一装订。3.竣工文件资料使用的纸张，文件材料一般为A4纸，竣工图表为A3纸按297×210mm折叠成手风琴式，纸张质量要求为80克。第三节竣工文件档案编号第一条档案分类号，按公路工程竣工文件材料分为五级类目。第一至三类目固定不变；项目代号用国家标准代码+建设项目起点汉语拼音第一个字母和止点的汉语拼音第一个字母组成，如：S233线腾陇二级公路，则为（S233TL）；五级类目按建设项目竣工文件材料形成的先后分为五大类：综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研和新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。第二条公路工程竣工文件档案号形式如下：GL.××.△△⊙.☆—※“GL”:GL为一级类目（公路）；“.”：类级符号或层次的区别符号；“××”：二级类目（建设项目代号）；“△△”：业主以“YZ”、监理以“JL”、土建工程以“TJ”、路面工程以“LM”、交通安全设施以“JT”、机电工程以“JD”、房建工程以“FJ”、绿化工程以“LH”为代码。“⊙”：合同段号，业主和第三方监理的无此代码；“☆”：三级类目（竣工文件内容的一至五大部分）；“※”：案卷流水号。案卷流水号不编虚位，从“1”开始编写（即“1”不编为“001”）；施工和监理单位以合同段为单元，建设单位分一、二、五部分为单元，分别编写案卷流水号。例如：省道S233线腾陇二级公路TL01合同段施工资料（第四部分）第十五册的第三分册第二卷的案卷流水号是第96号，则档号应为：GL.S233TL.TL01.4—96。第四节竣工文件编制的质量要求第一条竣工文件资料编制质量基本要求一、竣工文件资料部分，一式二套，一套为原件，一套为复印件。竣工图表一式三套均为原件。原件的定义是指：签名或签证采用书写的原件。二、竣工文件的内容必须真实、准确，与竣工工程相符。三、竣工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。四、外购材料出厂合格证书及外委试验资料等必须有一套为原件或扫描件。五、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。六、形成的竣工资料统一采用A4纸张，竣工图表一般采用A3纸张，用80g白色书写纸。七、形成的竣工资料的纸张边距一般为：左（装订线位置）2.5cm，右1.5～2.0cm，上、下均为2cm。八、竣工资料页码的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写，案卷封面、扉页、卷内目录、备考表不编写页码。九、页码从卷内文件材料开始编写，每卷单独编号，页号从“1”开始。第二条外封面案卷题名、脊背题名及案卷题名一、案卷外封面格式，案卷题名：合同段+合同起讫桩号+文件材料内容提炼，其中工序检验评定资料的文件名称，应写明工程名称及所在的里程桩号。例：K110+202大桥1号墩柱基工程检验评定资料，案卷题名为；项目名称+合同段+合同段起讫桩号+K110+202大桥1号墩柱基工程检验评定资料，案件题名原则上不超过三行。二、脊背案卷题名；项目名称+合同段+合同段起讫桩号+文件材料内容提炼，用4号仿宋—GB2312字从右至左竖排打印。首行空两个字符，阿拉伯数字和字母字头向右躺着打印。三、案卷目录题名与脊背案卷题名一致。第三条内封面及扉页一、册名应按“竣工文件编制内容”规定的名称填写，不得更改；二、内封面与扉页、总目录的文件材料内容提炼一致；三、内封面盖章应是法人单位的全称印章。第四条卷内目录一、文件编号;发文机关文书部门的发文号、变更设