ERP客户主数据维护管理规定

ERP客户主数据维护管理规定1、目的在SAP系统中，客户主数据是创建销售订单、按销售定单发货以及开具发票等交易的重要基础数据，为保证在系统中客户主数据的准确、完整和唯一，确保与销售相关的交易在系统中正常运行，特制定本制度。2、适用范围经贸处进行产品销售相关的客户主数据，物装公司进行物资销售相关的客户主数据以及财务处发生除上述销售业务以外相关的客户主数据。3、职责对于产品销售相关的客户，客户主数据中的一般数据和销售范围数据由经贸处客户主数据维护人员创建和维护，公司代码数据由财务处客户主数据维护人员创建和维护。对于物资销售相关的客户主数据由物装公司进行创建和维护。对于除上述销售业务以外的客户主数据，由财务处进行创建和维护。4、业务流程和要求4.1当需要在系统中新增客户主数据时，为防止客户主数据在系统中重复创建，客户主数据维护人员首先在系统中查询此客户主数据在系统中是否已存在，确认不存在后，方可在系统中创建客户主数据。4.2客户主数据的编码方式，集团公司已有统一规定：对于集团公司（包括股份公司和存续公司）范围内的客户，客户主数据的编码按集团公司统一的单位编码。对于集团公司范围外的客户，由系统自动产生流水号作为编码。客户主数据维护人员在创建集团公司范围内的客户主数据前，首先向公司负责客户主数据编码统一管理部门申请客户编码。对于集团公司范围外的客户，在创建完客户后，按客户在系统中编码与客户“税号”+“单位名称”或“全国组织机构代码”+“单位名称”或“工商注册号”+“单位名称”作为唯一标识提交客户主数据编码统一管理部门进行注册。由客户主数据编码统一管理部门负责统一与集团公司编码管理部门联系，落实相关事宜。4.3在创建客户主数据时还未能获得其工商注册号（全国组织机构代码）或税号，由于业务需要，必须尽快创建客户主数据的，在创建时，分别在其相应的“搜索条件1”、“税务代码1”字段中填上“尚缺”，待获得相应信息后，对客户主数据进行修改。4.4对于产品销售相关的客户，经贸处客户主数据维护人员在创建客户主数据前应与财务处客户主数据维护人员联系确定所属的科目组。在创建完成客户主数据的一般数据和销售范围数据后，填写客户主数据维护表上半部分，用Notes传给财务处客户主数据维护人员，财务处客户主数据维护人员在接到维护表后，当天在系统中完成创建该客户主数据的公司代码数据，并填写客户主数据维护表下半部分反馈给对方，以确保客户主数据的准确、完整。经贸处的客户主数据维护人员在收到维护表的反馈信息后，方可在系统使用此客户主数据。4.5当需要修改系统中已创建的客户主数据时，由各单位根据前面的职责划分各自对相关信息进行修改。4.6物资销售相关的客户主数据维护在物装公司内部的分工、流程及要求由物装公司自行制订内部相关规定进行规范。4.7对于集团公司范围外的客户，经贸处、财务处和物装公司的客户主数据维护人员应每月一次向编码统一管理部门提供新创建的客户主数据维护表，由编码统一管理部门向集团公司进行注册、登记，完成注册、登记后，将集团公司分配的统一的外部客户编码反馈给相应部门的客户主数据维护人员，各部门客户主数据维护人员将此编码填入“搜索条件2”字段。5、支持性文件集团公司标准代码维护管理办法客户主数据维护用户手册6、附加说明本规定由提出并归口。本规定起草部门：本规定起草人：本规定审核人：本规定批准人：本制度解释权归

客户主数据维护表一般数据和销售范围数据创建记录创建人员姓名科目组单位客户编码联系电话客户名称创建完成日期