山庄管家服务中心文书管理规定

山庄管家服务中心文书管理规定引言文书是管理组织中必不可少的一项工作，对于服务中心的管理而言尤为重要。本规定旨在规范山庄管家服务中心对文书管理工作的行为准则，以确保管家服务中心的高效运转，并提高服务质量。一、文书的分类1.内部文书内部文书是仅在服务中心内部使用的相关文书，包括但不限于：工作计划工作总结工作方案会议纪要工作通知入库单据接待登记簿考核评价表其他内部文书2.外部文书外部文书是服务中心向外部相关组织或个人发出，或者从外部相关组织或个人收到的相关文书，包括但不限于：合同、协议申请书、报告书账单、发票外来函件其他外部文书二、文书的涉密性分类涉密性分类是指文书内容的保密等级划分。服务中心应根据文书的内容和重要性，按照国家相关规定和山庄的管理要求，将文书划分为秘密、机密、绝密三个级别。1.秘密文书秘密文书是指其内容和利用价值具有一定保密性的文件，公开后可能造成损失。2.机密文书机密文书是指其内容和利用价值具有很高保密性的文件，公开后可能对山庄造成重大损失。3.绝密文书绝密文书是指其内容和利用价值绝对不能公开的文件，公开后必将对山庄造成无法挽回的损失。三、文书的管理1.内部文书管理内部文书应该按照文件的性质分类，如文件的类型、名称、编号、主题等内容来归档。将归档好的内部文书交由指定人员进行妥善保管，确保文件的完整性和安全性。确保所有内部文书全面、正确、及时的写好并交接完成。2.外部文书管理外出申请单，供应商开发申请单等纸质文件应该采用公章及盖章或公章加签名及主管签名等方式进行签批，发出的外部文书无论是电子文档还是纸质文书均需保留相应的复印件。外部文书的电脑保存应分别备份至服务中心专用光盘中或者本地文件备份中，并标注相关备份信息。外部文书的电子存档应按照《文件及档案管理》中的相关规定，保存相应的元数据和附加信息。3.文书的保密措施确保文书的涉密性和安全性，保证文书不被非法泄露。对于服务中心内部文书，应该采取相应的安全防范措施，例如设立密码访问、加密压缩等措施，防止文书泄密。对外部文书应当严格履行安全协议，确保文书的涉密程度与给出协议相符。四、文书的审核和归档1.文书的审核对重要文书，应通过组长或主管签字并审核后，才可以发出或提交上级审核。对一些特殊文书，如财务报表、资金筹措计划等，应进行严格检查、核对、对领导签字之前应经过财务等部门的专业审核。2.文书的归档及时完成文书的归档，审批过程应注明签字人的姓名、职务和签批时间以及审批的意见。各类文书都应该按照规定的时限进行归档，并确保文书的准确性和完整性。五、文书的清理不当的文书管控会导致管家服务中心的混乱和低效。因此，定期进行文书的清理和析出至历史文献便于管理，应当从以下几个方面出发。1.清理不必要的文书课表、计划、电子邮件等需要快速更新和修改的文件应该在一段时间后被清理。一些已经过期的文件也需要被清除。2.归档历史文书根据文件编号、文件标题等建立历史文书档案，总结归纳工作、事项、人员等相关资料。建立架构、分类和编目，开展文件管理工作。对于没有保存的关键业务和重要文献，可以通过相关途径和网站查阅。结语本规定意在规范和提高服务中心文书管