集团公司会议管理制度

集团公司会议管理制度一、制度目的为了规范集团公司内部会议的组织、管理和运作，提高会议的效率和质量，确保会议达成预期效果，特制定本制度。二、制度适用范围本制度适用于集团公司内部各类会议的组织、管理和运作。三、会议组织3.1会议的种类集团公司内部的会议主要包括以下种类：1.领导会议：集团公司领导层成员开展的、重大决策的会议。2.部门会议：各部门内部的会议，旨在提高部门间的沟通和协调，促进信息交流和业务交流。3.项目会议：某个具体项目组织的会议，旨在进行项目的策划和讨论，推动项目进展。4.其他会议：根据需要组织的其他会议。3.2会议组织流程3.2.1确定会议的召开时间、地点和议程。1.会议的召开时间：一般应提前确定召开时间，并在足够的时间内通知与会人员。2.会议的召开地点：应根据会议类型、与会人员位置等因素确定合适的召开地点。3.会议的议程：应根据会议的性质和目的，合理编制会议议程，包括会议主题、讨论内容和议题安排等。3.2.2确定与会人员。1.领导会议：应根据会议议题和领导工作职责来确定参会人员。2.部门会议：部门负责人应根据会议议题和与会人员工作职责，从本部门内确定参会人员。3.项目会议：应根据项目需求，确定与会人员；4.其他会议：需要召开会议的部门或项目组负责人确定与会人员。3.2.3成立会议组织者和与会人员名单。1.领导会议：由公司办公室指定组织者，并成立与会人员名单。2.部门会议：由部门负责人指定组织者，并成立与会人员名单。3.项目会议：由项目负责人指定组织者，并成立与会人员名单。4.其他会议：需要召开会议的部门或项目组负责人指定组织者，并成立与会人员名单。3.2.4发送会议通知。会议组织者应在足够时间内，向与会人员发出会议通知，并抄送公司办公室或分管领导。3.3会议组织方式3.3.1传统会议集体到场进行面对面沟通的一种会议方式，适用于参会人员比较少、参会人员来自同一地区、沟通内容比较简单的情况。3.3.2网络会议集体通过网络进行视频会议或电话会议的一种会议方式，适用于参会人员不在同一地区、沟通过程需要记录、节省时间和人力物力等因素等。3.4会议记录与反馈3.4.1会议记录会议组织者根据会议内容和讨论情况，及时将会议过程中产生的重要内容记录下来，以备后续参考和落实。3.4.2会议反馈会议组织者和主持人应根据实际情况，对会议内容和会议效果进行及时总结和反馈。四、会议管理4.1会议纪律4.1.1会议签到随着科技的发展，集团公司逐渐采用电子签到系统或其他签到方式，会议组织者应根据实际情况确定签到方式。4.1.2会议守时会议组织者和与会人员应该密切配合，将会议开始时间和结束时间按时严格执行。4.1.3会议安静在会议进行期间，与会人员应该保持安静，不做与会议无关的事情。4.2会议讨论4.2.1主持会议会议主持人应根据会议议程，引导与会人员依照议程顺序进行讨论，让会议保持纪律性。4.2.2提出问题与会人员可以根据会议议程或会议进行的实际情况，提出问题或建议。4.2.3讨论结论各与会人员应就议题进行充分讨论，提出合理建议和意见，并最终达成统一意见和决策。4.3会议工作4.3.1会议安排会议组织者应及时安排会议专业人员，负责会议的筹备和实施。4.3.2会议方案会议组织者应编制会议方案，明确会议的目的、议程、模式、规范等具体内容，完成准备工作。4.3.3会议纪要会议结束后，会议组织者应编写会议纪要，记录会议的主要内容、讨论内