集团分公司物资采购及验收制度

集团分公司物资采购及验收制度一、背景为了规范集团分公司的物资采购和验收流程，促进物资采购和验收工作的规范化、科学化和高效化，制定本制度。二、采购流程1.采购计划编制每年初，各部门提供本年度物资需求计划，经分析计算、核定认可后上报分公司物资采购管理部门。物资采购管理部门在会议上告知各部门本年度物资采购计划，并在确认计划后统一组织实施。2.采购方案编制经确认计划后，物资采购管理部门会组织招标或询价程序，确定采购方案。具体细节参照下文第三条。3.采购程序集团分公司采用招标和询价两种采购方式。其中，招标包括公开招标和邀请招标两种方式；询价包括询价比价和单一来源采购两种方式。①公开招标技术规格公开招标的物资需要提供明确的技术规格、包装收货地点和供货期。公告根据采购计划，物资采购管理部门会在媒体上发布招标公告，标明物资基本情况、技术规格、采购数量、投标方式、投标截止时间、开标时间、开标地点和投标人须提供的证明文件。投标人甄选按照投标人提供的投标报价，物资采购管理部门将筛选出几个最具竞争性且价格优惠的供应商进行反复会商。中标单位确定根据评审委员会评审结果，物资采购管理部门会确定中标单位，并将公示中标结果通知所有投标人。②邀请招标邀请对象选定若干合适供应商，通过邀请供应商收到模板的方式竞标。技术规格物资采购管理部门需要针对当前物资的采购情况，制定并提供明确技术规格、包装收货地点和供货期。邀请方式通过邮寄或是电子邮件等方式向被邀请单位发出招标邀请函及竞标文件。中标单位确定物资采购管理部门会根据评审委员会的评审结果确定中标单位并公示中标结果。③询价比价比价对象询比价适用于采购经常易耗品，比价选择供应商数量不少于三个。在比价前应与供应商确认产品状态。相关准备询价比价项目应根据实际需求，提前准备好询价单、询价标准和采购清单等文件。供应商的选择物资采购管理部门会邀请供应商参加询价比价，并确定中标单位。④单一来源采购单一来源采购适用情况当故障发生后或者特殊时机出现，为了保障项目正常开展，物资采购管理部门可以后期改变采购方式，进行单一来源采购。相关准备采购方案和流程要根据具体情况来制定。比如，需要提供情况描述、需求量、报价单、合同等文件或凭证。供应商的选择物资采购管理部门根据情况确定中标单位，并将其公示。4.合同签订中标供应商按照报价向采购管理部门提供发票，并签订三方协议，同时缴纳保证金。5.付款办理采购管理部门按照协议付款方式及时向供应商付款。三、验收流程1.购进物资的验收程序物资到货前应进行提醒，并准备好验收标准和验收图标（物资采购管理部门提供）。到达物资应从发货单上确认，按照技术规格和标准对货物进行验收。供应商代表必须在场。货物符合标准并签署《验收单》，付钱等事宜才可进行下一步处理。2.购进物资的验收标准采购部制定验收标准，供应商代表参与签署验收文件。验收文件中必须列明物资货物并签署；不符合验收标准的货物应被供应商代表退回并重新提供新的货物。3.付款办理验收标准完成后，物资采购管理部门应按照协议中的方式及时向供应商进行付款。四、制度管理物资采购管