管理程序文件-QA01017宝钢国际会议制度

宝钢国际会议制度1目的和适用范围1.1为顺应公司发展的需求，规范公司各类会议的召开，进步会议质量，特制定本制度。1.2本制度适用于各事业部、职能部门、直属子公司及直属机构（以下简称各单位）。2会议类型2.1公司常规例会2.1.1公司常规例会包括:公司运营会议、总裁办公会、海外工作会议、干部大会、职工代表大会、各业务板块运营会议等；2.2公司各类专业会议2.2.1公司各类专业会议包括：战略规划研讨会、审计工作会议、内审员研讨会、技术创新研讨会、财务工作研讨会、人力资源研讨会、管理评审会、投资项目论证会、信息化工作推进会、档案工作会议等3职责3.1公司常规例会：运营会议的责任单位是运营财务部;总裁办公会的责任单位是办公室;海外工作会议的责任单位是战略企划部；干部2003年6月18日发布2003年6月28日实施大会的责任单位是办公室；职工代表大会的责任单位是工会；各业务板块会议由各业务总裁自行安排。3.2各类专业会议的责任单位。战略规划评审会、内审员研讨会、管理评审会、技术创新研讨会的责任单位为战略企划部，审计工作会议的责任单位为审计部、财务工作研讨会的责任单位为运营财务部，人力资源研讨会的责任单位为人力资源部、投资项目论证会的责任单位为资产管理部、信息化工作推进会的责任单位为信息化管理部、档案工作会议的责任单位是办公室。3.3其他暂时性会议由会议召集人暂时告诉3.4责任单位担任会议所需材料的搜集整理、议题预备、与会人员确认、告诉预备、整理会议纪要、会议室预定、会议服务安排及摆放席卡、会场布置等；办公室担任公司级会议告诉的发放。3.5责任单位担任将上述会议材料提交办公室,办公室担任将搜集的材料上挂OA系统并授权共享范围和归档工作。3.6视频会议的维护管理单位为信息化管理部和办公室。4会议安排程序4.1公司指导安排的会议，由办公室排在一周工作安排中；暂时召开的会议由办公室暂时告诉；4.2触及公司指导参加的会议，责任单位在征得指导赞同后，在确定会议召开前一周，告诉公司办公室，由公司办公室排入下周工作安排（仅触及事业部外部的会议除外）；4.3触及约请多个指导参加的会议，由责任单位将约请函交公司办公室，由办公室确认参加的指导，并将会议排入下周工作安排；5会议要求5.1会议告诉普通从OA系统中发出，各单位必须及时告诉相关人员参加会议；5.2责任单位在会前担任签到,签到表应包括会议内容、掌管人、日期、签到单位、与会人姓名等要素（见附件1）；5.3与会人员因故不能参加会议，必须向会议掌管人请假，并告知会议责任单位；5.4与会人员必须提早5分钟到达会场，不得迟到；5.5会议材料在会议召开前由责任单位发至与会人员；5.6会场准绳上不准开手机，以保持会场安静；5.7凡需有会议纪要的重要会议，必须在会议结束后两个工作日内由责任单位提交主管副总裁（会议掌管人）确认及签发，会议纪要按一致格式起草（见附件2）；5.8会议决定事项由责任单位在OA系统“催办督办”模块中，以抄告方式提交经办单位实施，并由经办单位在规定期限内将落实状况填写在系统中，主管指导可随时在系统中跟踪落实状况。6公司各类会议内容及要求见附件37公司运营会议、总裁办公会、海外工作会议、各业务版块会议及其他专题会议由责任单位在会后3个工作日内将会议材料刻录成光盘，交办公室，由办公室担任上挂OA系统并授权阅读范围后予以归档。8费用途理8.1各类专业会议和其他暂时性会议,如发生费用,由责任单位承担相应的会议费用,外地人员的差旅费用(如机票、住宿费等)不在会议费范围之内。9视频会议的运用:凡触及多个子公司参加的非保密性会议,采用电视会议的方式。10相关文件:《指导决定事项催办督办和月度工作计划管理办法》11附件11.1附件1会议签到表QA01017-01A11.2附件2宝钢国际会议纪要格式QA01017-02A11.3附件3公司各类会议内容及要求制定：冯伟日期：2003年4月11日审核：傅新宇日期：2003年4月11日附件1:表格编号：QA01017-01A会议签到表会议称号：掌管：日期：参加单位姓名参加单位姓名附件2：表格编号：QA01017-02A公司会议纪要基本格式宝钢国际会议纪要(仿宋体四号字)(××××年第×期)（黑体3号字）×××××××××××工夫：地点：掌管：参加人员：（会议阐明）仿经会议研讨，决定事项如下：宋一、×××××体1、四2、号二、×××××字1、（居右）××××年×月×日抄送：×××、×××……附件3公司各类会议内容及要求类型序号会议称号掌管人主要内容召开工夫频度参加单位及人员会议组织安排材料搜集能否构成会议纪要公司常规例会1运营会议总裁（或总裁委托副总裁）1分析季度运营,市场综合状况以及业务发展计划的执行状况；2听取公司各副总裁关于分管工作的季度分析和上次会议决定事项落实状况的报告，以及公司高层指导对下一步工作的布置；3讨论并决定有关运营政策及举动方案；4讨论属于运营会议决定的其他事项。每季召开一次，普通安排在每季第一个月第三周周五召开每季度一次总裁、书记、副总裁、副书记、纪委书记、工会主席、海外总裁、业务总裁（以下简称“公司高层指导”），事业部副总裁、总裁助理，各职能部门担任人，董秘、团委书记、各事业部管理部部长，各直属子公司及销售支出在10亿元人民币以上的事业部下属子公司的党政次要指导。财务副总裁由各副总裁责成相应部门预备，运营财务部汇总是2总裁办公会总裁1讨论并决定公司的严重运营战略及举动方案；2讨论向董事会提交的公司外部管理机构设置方案；3讨论并决定公司的管理制度体系；4讨论向董事会提交的公司年度财务预算方案和决算方案；5讨论向董事会提交的利润分配方案和补偿亏损；6讨论向董事会提交或主管部门上报的公司添加或者减少注册资本方案；7讨论向董事会提交的公司合并、分立，变更公司方式，解散方案；8讨论并决定向董事会汇报的工作报告；9讨论向职代会提交的触及职工利益的分配和奖惩制度；10讨论公司的严重事项及成绩；11讨论属于总裁办公会决定的其他事项。不定期由总裁根据会议议题指定公司有关高层指导参加，并可视状况约请有关人员列席会议。由办公室搜集议题，并报总裁核准根据议题告诉相关单位，办公室汇总材料是类型序号会议称号掌管人主要内容召开工夫频度参加单位及人员会议组织安排材料搜集能否构成会议纪要公司常规例会3海外工作会议总裁研讨海外事业的发展规划、运营举动方案及其他相关事项由总裁确定每年一至二次由总裁指定战略企划部各海外公司根据议题预备材料，由战略企划部汇总视会议状况定4干部大会党委书记总裁作年度工作报告集团公司干部大会当前每年一次公司高层指导，各职能部门担任人，董秘、团委担任人、事业部副总裁、事业部各业务单元总经理（部长），海外公司总经理，直属党委（党总支）书记，直属子公司（直属机构）总经理（部长），各剪切中心总经理，海外深加工总代表、公司专家办公室运营财务部否5职工代表大会工会主席报告公司中长期发展规划，投资和消费严重决策方案、年度消费目的及完成状况，财务预决算的事项；审议经过触及职工切身利益的支出分配方案，集体合同、劳动合同方案等其他需职代会经过的事项不定期每年一次公司职工代表工会根据议题由相关单位预备，工会担任汇总否6各业务板块运营会议业务总裁由各业务总裁确定由各业务总裁确定由各业务总裁确定由各业务总裁确定事业部管理部（研发中心）事业部管理部（研发中心是类型序号会议称号掌管人主要内容召开工夫频度参加单位及人员会议组织安排材料搜集能否构成会议纪要公司各类专业会议7管理评审会信息副总裁按公司管理评审程序文件规定内容每年一季度每年一次公司高层指导，职能部门担任人，各事业部管理部部长，直属子公司（直属机构）总经理（部长），上述单位质量管理联络员战略企划部战略企划部否8战略规划评审/研讨会总裁对年度或半年度公司战略规划执行状况进行评价与推进，结合外部环境对目的进行修订不定期每年1至二次战略规划委员会成员，战略规划编制小组成员战略企划部战略企划部否9技术创新评审/研讨会分管公司指导讨论与技术创新有关的工作计划、目的、评审准绳及奖励方案等不定期一年一次技术创新评审小组成员，其他另行告诉战略企划部战略企划部否10财务工作研讨会财务副总裁不定期一年一次公司有关指导，各单位财务担任人运营财务部运营财务部是11审计工作研讨会总裁不定期一年一次公司高层指导，各职能部门担任人，事业部各业务单元总经理（部长）及财务经理审计部审计部是12人力资源研讨会人事副总裁不定期一年一次各单位人力资源担任人人力资源部人力资源部否13投资项目论证会财务副总裁投资项目评审不定期每季召开一次项目责任单位及相关事业部总裁，集团公司相关部门，战略企划部、运营财务部、资产管理部，外部专家资产管理部资产管理部是类型序号会议称号掌管人主要内容召开工夫频度参加单位及人员会议组织安排材料搜集能否构成会议纪要公司各类专业会议14内审员研讨会管理者代表对每次内审状况进行总结并研讨审核技巧不定期一