【税会实务】出纳外汇结算之外汇结算方式

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一、汇款

汇款的定义

付款方通过银行将应付的款项汇给收款方，这种支付方式就叫做汇款方式。

汇款的种类

汇款可以分为信汇、电汇和票汇三种。

（1）信汇

信汇是汇出银行应汇款人的申请，用航空信函将信汇委托寄汇入银行，授权汇入银行将款项支付给收款人的一种汇款方式。采用信汇方式的优点是价格较为低廉，但相对来说收款人收到汇款的时间较迟。

（2）电汇

电汇是汇出银行应汇款人的申请，用拍发电报或电传给汇入银行，授权汇入银行将款项支付给收款人的一种汇款方式。采用电汇方式的优点是收款人可以迅速收到汇款，但相对来说费用较高。以前电汇都使用电报，现在主要使用电传，因而使产生差错的可能性大为降低，而且费用也大为降低，因而现在电汇使用得较为广泛。

（3）票汇

票汇是汇出银行应汇款人的申请，代汇款人开立以其国外分行或代理行为解付银行的银行即期汇票，收款人持汇票到解付银行取得款项的一种结算方式。

采用票汇方式，收款人无须等解付银行的取款通知，即可直接持票到解付银行取款，而且除非汇票上有限制转让和流通的规定，经收款人背书后汇票可以转让流通，这是电汇、信汇所不能的。

在具体业务实践中，多数使用信汇和电汇两种方式。这两种方式，对收付款双方的利害关系各不相同。对于收款方来说，采用电汇方式可以较早地收到货款，从而加速资金的周转，增加利息收入，避免由于汇率波动而带来的风险，因此收款方在必要时，比如款项金额较大、汇率波动较大以及结算货币贬值较快等等，应要求在合同中注明采用电汇方式，反过来，对于付款方来说，采用电汇方式意味着必须负担较多的电报费用和银行手续费用，因而在收款还没要求使用电汇支付的情况下应尽量使用信汇方式，如果收款方明确要求使用电汇，对于由此增加的费用可以通过压低合同价格等方式要求对方承担一部分甚至全部。

在国际贸易中，汇款结算方式按照汇付货款与装运货物先后的不同，又可分为预付货款和货到付款两种。

（1）预付货款

预付货款又称先结后出，是指出口商要求进口商将预付的部分或全部货款通过银行汇给出口商后，出口商才装运货物。预付货款主要是出口商顾虑进口商不履行买卖合同不付或拖延支付货款。对于出口商来说，预付货款是先收款后发货，资金不受积压，因而对出口商有利。而对于进口商而言，预付货款是先付款后交货，对进口商不利，因为进口商要积压资金并负担出口商不按合同规定装运货物的风险，一般只适用于少数国际市场上急需的、进口商售出货物后能取得较高利润的畅销商品的进口。

（2）货到付款

货到付款又称先出后结，是出口商先发出货物，进口商后付款的结算方式。货到付款又可分为售定和寄售两种方式。

售定，是买卖双方洽妥有关买卖成交条件后，出口商先发出货物，进口商收到货物后再通过银行将款汇给出口商。

寄售，是出口商先将货物运到国外，委托国外代理商在当地市场上代为销售，货物销售出去后，代理商从货款中扣除佣金和其他有关费用后汇交出口商。

货到付款方式对于进口商而言，是先收货后付款，不必积压资金，因而对进口商最为有利；而对出口商而言，是先出货后收款，不仅要积压资金，而且还要承担进口商不付货款的风险，因而对出口商不利，出口商一般不愿意接受这种结算方式，除非对进口商信用状况十分了解，或者用于新产品的出口以便在国际市场上打开销路，或者用于滞销货物的出口以便加速资金的周转，等等。

汇款的业务流程

汇款方式的业务流转可以概括为：

（1）委托

汇款人委托汇出银行将款项汇给收款人。

（2）指示

汇出银行指示汇入银行将款项支付给收款人。

（3）支付

汇入银行将款项支付给收款人。

汇款结算方式的特点

与其他外汇结算方式相比，汇款结算具有如下特点:

（1）手续简便、费用少

与其他外汇结算方式相比‚汇款结算方式手续最为简便、费用也最少‚只有一笔数额不大的汇款手续费‚因此在非贸易结算中广泛使用‚在贸易结算中‚在双方相互信任的情况下汇款结算方式也是最为理想的。

（2）风险较大

在贸易结算中，对于预付货款的买方和货到付款的卖方来说，汇款方式的风险是比较大的。因为一旦款项预付出去或者货物发出，如果对方不履约发货或不履约付款，那么就会面临银货两空的危险，所以在具体选用汇款结算方式时应当十分慎重，应当对对方的信用状况进行深入的调查了解。

二、托收

托收的定义

托收是指债权人（出口商）出具汇票，委托银行向债务人（进口商）收取销售货款或劳务价款的一种外汇结算方式。

在托收结算方式中，一般有四个当事人：

（1）委托人，指开出汇票委托银行向国外付款人收取款项的客户，通常为出口商或劳务供应商。

（2）托收银行，指接受委托入委托，转托国外银行代为收取款项的银行，一般为出口商或劳务供应商所在地的银行。

（3）代收银行，指接受委托银行委托向付款人收取款项的银行，通常是进口商或劳务接受商所在地的银行。

（4）付款人，指向代收银行支付款项的客户，一般为进口商或劳务接受商。

托收的种类

托收是外汇结算，特别是国际贸易结算中采用得较多的一种结算方式。

托收按照是否附带货运单据分为光票托收和跟单托收两种方式。

（1）光票托收‚是指不附货运单据‚只凭汇票付款的托收。附有非货运单据(如发票、垫款清单等)的托收‚也属于光票托收。光票托收一般多用于取出口货款尾数‚样品费、佣金、代垫款项、其他贸易从属费用和进口索赔款等等。

（2）跟单托收，是指委托人将汇票连同货运单据（如提单、保险单等）一并交给托收银行办理的托收。

实行跟单托收，付款人必须按照合同的规定提交有关的货运单据才能取得货款，而收款人必须在付清货款或提供一定的保证后才能取得货运单据并据此提取货物，从而实现了作为货物所有权的货运单据和货款的一手来一手去当面两讫，因而较为安全。所以在国际贸易中一般都使用跟单托收。跟单托收根据交单条件的不同可以分为付款交单和承兑交单两种。

（1）付款交单，指委托人在委托银行办理托收时，指示银行只有付款人付清货款后才能把货运单据交给付款人。付款交单按照付款的时间的不同，可以分为即期付款交单和远期付款交单两种。

①即期付款交单，指收款人开具即期汇票，通过银行向付款人提示，付款人见到汇票后应立即付款，在付清货款后领取货运单据。

②远期付款交单，指收款人开具远期汇票，通过银行向付款人提示，由买方对汇票进行承兑，于汇票到期日付清贷款后再领取货运单据。

在一般情况下，通过银行办理托收，其汇票和货运单据到达代收银行的时间总比货物到达付款方所在地时间要早，这样在远期交单付款的条件下，如果付款日期和实际到货日期基本一致，付款方就不必在实际到货前提前付款‚这等于对付款方的一种资金融通。如果付款日期晚于实际到货日期，则付款方为了不失时机地转售货物，可以提前付款赎单，按照合同规定通常可以享受到一定的现金折扣：也可以经代收银行同意后开立信托收据，借出货运单据‚据以提出货物，进行转售，取得贷款后再履约付款‚换回信托收据，这等于是代收银行给予进口商的一种资金融通方式。当然，如果付款人借出货运单据后不能支付到期货款，那么只能由代收银行向委托人支付货款。无论是即期付款交单还是远期付款交单（开立信托收据除外），付款人都必须付清货款后才能取得货运单据，才能凭货运单据提取货物。

（2）承兑交单，是指委托人开具远期汇票，连同货运单据交银行办理托收，通过银行向付款人提示，付款人承兑汇票后代收银行即将货运单据交给付款人，付款人即可凭此提取货物，汇票到期后付款人方履行付款义务。实行承兑交单，对付款人（进口商）十分有利，因为他只需要对汇票进行承兑即可取得货运单据并据以提货，可以不马上准备资金，而可以用转售后所得货款来支付到期汇票；但对出口商来说风险很大，因为一旦付款方承兑后不履约付款，出口商很可能银货两空，所以应当慎重采用。

托收的业务流程

托收结算方式的流程大致可以概括为:

（1）委托。委托人按照合同规定将货物装运后，填写托收委托书，开出即期或远期汇票，连同全套货运单据送交托收银行，委托银行代为收款。

（2）委托。托收银行将汇票和货运单据以及委托人在委托书上的各项指示，交给代收银行，委托其向付款人代为收款。

（3）提示。代收银行收到汇票及货运单据，向付款人作付款或承兑提示。

（4）付款。付款人向代收银行付清货款，代收银行将货运单据交给付款人。

（5）付款。代收银行将货款汇给托收银行。

（6）结汇。托收银行收妥代收银行转来的款项后将款项付给委托人。

托收结算的性质和特点

托收这种结算方式，从性质上说是一种商业信用。它虽然通过银行办理，但是银行；无论是托收银行还是代收银行只是按照委托人的指示办事，并没有承担付款的责任，也不过问单据本身的真伪，如果事先没有特殊的约定，银行也不负责提取、保管、转运或拍卖到达目的地后付款人拒绝付款赎单的货物。

和汇示结算方式相比，托收结算方式具有如下特点：

（1）安全性较高

对于出口商来说，由于是付款或承兑交单，特别是付款交单，实现了银货当面两讫，不会像货到付款那样冒“银货两空”的风险；而对于进口商来说，托收结算远比预付货款要安全得多。

（2）手续稍复杂，费用相对较高

和汇款结算方式相比，托收结算手续相对较多，所需支付的手续费也相应地稍高一些。

（2）对进口商有利

对于出口商而言，托收结算的风险虽然比汇款结算要小，但风险还是比较大的。因为能否按时收回全部货款，依仗的只是付款方的商业信用。如果付款方无力支付或者故意不履行合同，那么虽然货物不至于丧失，但货款仍然收不回来，而且由此造成的运费、保险费、保管费以至被转运回国或低价拍卖的损失还是很大的，但对于进口商来说，跟单托收却很有利，因为它可以使进口商免去申请开立信用证的各项手续‚不必向银行预付押金，从而减少有关费用支出，有利于加速资金的周转。正因为如此，在出口业务中采用距单托收有利于调动进口商的积极性，从而有利于扩大成交量和出口量，许多出口商把它作为推销库存货物和开拓国际市场的重要手段。

三、信用证结算

信用证的定义

信用证，是指由银行（开证行）依照客户（申请人）的要求和指不或自己主动在符合信用证条款的条件下，凭规定单据，向第三者（受益人）或者指定方进行付款，或者承兑和支付受益人开立的汇票；或者授权另一银行进行该项付款，或承兑和支付汇票；或授权另一银行议付。通俗地讲，信用证是银行开立的一种有条件地承诺付款的书面文件。

信用证的当事人

信用证的当事人主要有开证申请人、开证银行、受益人等。

（1）开证申请人，指向银行申请开立信用证的人，即进口商。当交易双方签订的交易合同规定采用信用证方式结算时，进口商应当在合同规定的期限内，向进口地银行申请开出符合合同规定的信用证。信用证开立以后，进口商便有凭单付款的义务和验单退单的权利。在开证行履行付款义务之后，进口商应及时将货款偿付开证行，赎取单据。但对不符合信用证条款的单据，进口商有权拒绝赎单。进口商在付款赎单之后，如发现所提取的货物在数量、品种、品格、质量等与单据不符，应向有关责任者索赔，而与银行无关。如果信用证是由银行主动开立的，则没有开证申请人。

（2）开证银行，是指应开证申请人的要求开立信用证的银行，一般为进口商所在地银行。开证银行应根据开证申请人的要木及时、正确地开立信用证。信用证开立之后，开证银行便承担凭单付款的责任，而不管进口商是否拒绝赎单或无力支付。开证行履行付款责任后，如进口商无力赎单，则开证银行有权处理单据和货物。并有权向进口商追索所得销售货款仍不足抵偿垫付款项的部分。

（3）受益人，指信用证上明确指定并由其接受信用证，凭发票、提单等收取货款的人，即出口商。受益人接受信用证后，应按信用证的有关条款的规定，装运货物，提交单据，据以收取货款。受益人应对所发货物和所提交的单据全面负责。

除此之外，信用证的当事人还包括：通知银行，指接受开证银行委托将信用证转交出口商的银行，一般为出口商所在银行，只负责证明信用证的真实性，不承担其他义务；议付银行，指愿意买入受益人交来的跟单汇票的银行，可以信用证上的开证行负责条款及有关指示将有关单据寄给开证银行，向开证银行索回所垫货款；付款银行，是指信用证上指定的信用证项下汇票的付款的，一般为开证银行，也可以是开证银行指定的另一家银行。

信用证的基本内容

信用证的内容主要包括:

（1）开证银行的名称，包括其全称以及地址、电报挂号、电传号码等，以便联系。

（2）信用证的种类。如“不可撤销信用证”或“可撤销信用证”，“即期信用证”或“远期信用证”等。

（3）信用证金额和货币，信用证金额是开证银行付款责任的最高限额，一般应用大小写记载。

（4）信用证的号码和日期。信用证上的日期为开证银行出具信用证的日期。

（5）开证申请人，包括其全称和详细地址。

（6）受益人，包括其全称和地址。

（7）汇票和单据。如规定受益人凭汇票收款，则应规定应开立什么汇票，如即期汇票还是远期汇票，汇票的金额和付款银行等。如信用证未规定汇票条款，则受益人可只凭信用证上规定的单据收款。信用证上应规定单据的种类，包括货物单据（如发票、产地证明书、商检证明书、重量单、装箱单等）、运输单据（如提单）和保险单据（保险单），以及单据的份数。

（8）对货物本身的要求，包括货物的品名、品质、规格、数量、包装等。

（9）对运输的要求，包括装运期限、装运港、目的港、运输方式以及是否可分批装运和中途转运等。

（10）信用证的有效期（指银行承担付款的期限，如出口商交单时间超过该期限，银行有权解除自己的付款责任）和到期地点（是在什么国家和地区到期）。

（11）保证条款，指开证银行对受益人和汇票持有人保证付款的条款。

（12）其他特殊条件，由开证银行根据每一笔业务的具体情况作出不同的规定。

信用证的种类

信用证可以从不同的角度进行不同的分类。

（1）信用证根据是否附有货运单据可以分为跟单信用证和光票信用证两种。

①跟单信用证，是指凭跟单汇票或仅凭单据付款的信用证。这里所说的单据是指代表货物所有权的单据（提单）或证明货物已经发运的单据（如铁路运单、航空运单、邮包收据等），跟单信用证主要用于国际贸易结算。

②光票信用证，是指凭不附货运单据的汇票付款的信用证。有些要求汇票附有非货运单据（如发票、垫款清单等）的信用证也属于光票信用证。光票信用证由于不附有货运单据，对进口商来说风险太大，因而在国际贸易结算中主要用于贸易从属费用以及小额样品货款的结算及来料加工、补偿贸易中的预付定金等。在非贸易结算方画使用较多，旅行信用证就是属于光票信用证。

（2）根据开证银行对信用证所负的责任不同，信用证可以分为不可撤销信用证和可撤销信用证两种。

①不可撤销信用证，是指信用证一经开出，开证银行便承担履约付款的义务。在有效期内，未经受益人及有关当事人的同意，开证行不得片面修改和撤销有关条款，只要受益人提供的单据符合信用证规定，开证银行必须履行付款义务。不可撤销信用证对受益人，较有保障，因而在国际贸易中使用最为广泛。凡是不可撤销信用证，在信用证中应注明“不可撤销”字样，并载有开证银行保证付款的文句。

②可撤销信用证，是指开证银行对所开信用证不必征得受益人或有关当事人的同意有权随时撤销的信用证。凡是可撤销信用证，应在信用证上注明“可撤销”字样，以资识别。这种信用证对出口商极为不利，因此出口商一般不接受这种信用证，现在已很少使用。如信用证中无表明”不可撤销”或“可撤销”的字样，应视为不可撤销信用证。

（3）信用证按照有没有另一家银行加以保证兑付，可分为保兑信用证和不保兑信用证。

①保兑信用证，是指开证行开出的信用证，由另一家银行保证符合信用证条款规定的单据履行付款义务。对信用证加以保兑的银行，叫做保兑行。一般来说，只有不可撤销信用证才能得到保兑银行的保兑。“保兑”是指开证行以外的银行对信用证的付款责任。不可撤销的保兑信用证，意味着该信用证不但有开证行不可撤销的付款保证，而且又有保兑行的兑付保证。这种有双重保证的信用证对出口商最为有利。保兑行通常是通知行，有时也可以是出口地的其他银行或第三国银行。保兑的手续一般是由保兑银行在信用证上加列保兑文句。

②不保兑信用证，是指开证银行开出的信用证没有经另一家银行保兑。当开证银行资信很好和成交金额不大时，一般都使用这种不保兑的信用证。

（4）信用证根据付款时间的不同，可以分为即期信用证、远期信用证和延期付款信用证。

①即期信用证，是指开证行或付款行收到符合信用证条款的跟单汇票或货运单据后，立即履行付款义务的信用证。这种信用证的特点是出口商收汇迅速安全，有利于出口商的资金周转，在国际上使用最多。

②远期信用证，是指开证银行或付款银行收到符合信用证条款的汇票和单据后，先办理承兑，到汇票规定期限才履行付款义务的信用证。

③延期付款信用证，是指开证银行在信用证中规定货物装船后若干天付款，或开证行收单后若干天付款的信用证。延期付款信用证一般不要求出口商开立汇票，所以出口商不能利用贴现市场资金，只能自行垫款或向银行借款。由于银行借款利率总是高于贴现利率。所以，若使用这种信用证‚货价应比远期信用证高一些，以拉平利息率与现率之间的差额。

（5）根据受益人对信用证的权利可否转让，信用证可分为可转让信用证和不可转让信用证。

①可转让信用证，是指信用证的受益人（第一受益人）可以要求将信用证全部或部分转让给本国或外国的一个或数个受益人（第二受益人）使用的信用证。按规定，可转让信用证只能由“转让银行”转让。转让银行可以是开证银行或保兑银行，或者在信用证中明确命名为转让银行的银行。

惟有开证行在信用证中明确注明“可转让”，信用证方可转让。可转让信用证只能转让一次，即只能由第一受益人转让给第二受益人，第二受益人不得要求将信用证转让给其后的第三受益人，但是再转让给第一受益人，则不属被禁止转让的范围。如果信用证不禁止分批转让，在总和不超过信用证金额的前提下，可以分别若于部分转让信用证，该项转让的总和，将被认为只构成信用证的一次转让。

信用证在转让后，第一受益人有权以自身的发票（和汇票）替换第二受益人的发票（和汇票），其金额不得超过信用证规定的原金额。如信用证规定了单价，应按原单价开立。在替换发票（或汇票）时，第一受益人可在信用证项下取得自身发票和第二受益人发票之间的差额。

在实际业务中，要求开立可转让信用证的第一受益人，通常是中间商人。为了赚取差额利润，中间商可将信用证转让给实际供货人，由供货人办理出运手续。但信用证转让后，如第二受益人不能按时交货或单据有问题，则第一受益人（即原出口人）仍要负买卖合同上的卖方责任。

①不可转让信用证，是指受益人不能将信用证的权利转让给他人的信用证。凡信用证中未注明“可转让”者，就是不可转让信用证。

（6）循环信用证

循环信用证，是指信用证金额被全部或部分使用后，其金额又恢复到原金额，可再次使用，直至达到规定的次数或规定的总金额为止的信用证。

循环信用证又分为按时间循环信用证和按金额循环信用证两种。

①按时间循环的信用证是受益人在一定的时间内可多次支取信用证规定的金额。比如信用证规定1、2、3月按月循环，则1月份金额用完后，2月份信用证金额又恢复，可以再次被利用，3月份也是如此。

②按金额循环的信用证是指信用证金额用完后，仍恢复到原金额可再使用，直至用完规定的总额为止。

在按金额循环的信用证的条件下，如何恢复到原金额的具体做法有如下三种：

自动循环。即每期用完一定金额，不需要等待开证行的通知，即可自动恢复到原金额。

非自动循环。即每期用完一定金额后，必须等待开证行通知到达，信用证才恢复到原金额继续使用。

半自动循环。即每次支款后若干天内，开证行未提出停止循环使用的通知，自规定的第若干天起即可自动恢复至原金额。

循环信用证与一般信用证的不同之处就在于：一般信用证在使用后即告失效；而循环信用证则可多次循环使用。进口方可以不必多次开证从而节省开证费用，同时也可简化出口商的审证、改证等手续，有利于合同的履行，通常在分批均匀交货的情况下使用。

（7）对开信用证

对开信用证，是指两张信用证的开证申请人互以对方为受益人而开立的信用证。第一张信用证的受益人（出口商）和开证申请人（进口商）就是第二张信用证的开证申请人和受益人，第一张信用证的通知行通常就是第二张信用证的开证行。两张信用证的金额相等或大体相等，可以同时互开‚也可先后开立。对开信用证多用于贸易或来料加工和补偿贸易业务。

（8）对背信用证

对背信用证，是指一张信用证的受益人要求原证的通知行或其他银行以原证为基础，另开一张内容相似的新信用证。对背信用证的受益人可以是国外的，也可以是国内的，对背信用证的开证银行只能根据不可撤销信用证来开立。对背信用匪的开立通常是中间商转售他人货物，从中图利或两国不能直接办理进出口贸易时，通过第三者以此种方法来沟通贸易。

（9）预支信用证

预支信用证，是指开证银行授权代付行（通常是通知行）向受益人预付信用证金额的全部或一部分，由开证行保证偿还并负担利息的信用证。预支信用证可分全部预支和部分预支。预支信用证凭出口人的光票付款，也有要求出口人附一份负责补交信用证规定单据的声明书的。当货运单据交到后，代付行在付给剩余货款时，将扣除预支货款的本息。为引人注目，这种预支货款的条款，常用红字‚故习称“红条款信用证”。这种预支信用证由于可能发生受益人预支后不发货和交单的情况，所以只有进口商认为出口商是很可靠的贸易伙伴时才要求银行开立。

（10）议付信用证

议付信用证，凡是开证行允许受益人向某一指定银行或任何银行交单议付的信用证，称为议付信用证。

议付信用证又可分为公开议付信用证和限制议付信用证。

①公开议付信用证，是指开证行对愿办理议付的任何银行作公开议付邀请和普遍付款承诺的信用证，即任何银行均可按信用证条款自由议付的信用证。它对出口商融通资金较为方便。

②限制议付信用证，是指开证银行指定某一银行或开证行本身自己进行议付的信用证。

（11）备用信用证

备用信用证又称商业票据信用证、担保信用证或保证信用证，是指开证行根据开证申请人的请求对受益人开立的承诺某项义务的凭证。即开证行保证在开证申请人未能履行其应履行的义务时，受益人只要凭备用信用证的规定向开证行开具汇票（或不开汇票），并提交开证申请人未履行义务的声明或证明文件，即可取得开证行的偿付。

备用信用证属于银行信用，开证银行保证在开证申请人未履行其义务时，由开证银行付款，受益人只要凭备用信用证的规定向开证行开具汇票（或不开汇票），并提交开证申请人未履行义务的声明或证明文件，即可取得开证行的偿付。

备用信用证属于银行信用，开证银行保证在开证申请人未履行其义务时，由开证银行付款，因此，备用信用证对受益人来说是备用于开证申请人发生毁约时，取得补偿的一种方式，它广泛运用于招标、还款或履约保证、赊销、预付货款以及为商业票据作保等。

信用证结算的基本程序

采用信用证结算方式，其基本业务程序为；

（1）申请

进出口双方在交易合同中规定采用信用证结算方式，为了履行合同，开证申请人（进口商）向当地银行填制开证申请书，依照合司的有关条款填制申请书的各项要求，并按照规定交纳押金或提共其他保证，请开证行开具信用证。

（2）开证

开证银行审核无误后，根据开证申请书的有关内容，向受益人（出口商）开出信用证，并将信用证寄交受益人所在地银行（即通知银行）。

（3）通知

通知银行收到开证银行开来的信用证后，经核对印鉴密押无误后，根据开证行的要求编制通知书，及时、正确地通知受益人。

（4）交单

受益人接受信用证后，按照信用证的条款办事，在规定的装运期内装货，取得运输单据并备齐信用证所要求的其他单据，开出汇票，一并送交当地银行（议付银行）。

（5）垫付

议付银行按信用证的有关条款对受益人提供的单据进行审核，审核无误后按照汇票金额扣除应付利息后垫付受益人。

（6）寄单

议付银行将汇票和有关单据寄交给开证银行（或开证银行指定的付款银行），以索取货款。

（1）偿付

开证银行（或开证银行指定的付款银行）审核有关单据，认为符合信用证要求的，即向议付银行偿付垫付款项。

（8）开证银行通知开证申请人向银行付款赎单。

（9）开证申请人接开证银行通知后，即向开证银行付款，从而获取单据凭以提取货物。

信用证结算的性质和特点

从性质上讲，信用证结算首先是一种银行信用，开证银行以自己的信用作为付款保证。开证银行保证当受益人在信用证规定的期限内提交符合信用证条款的单据时履行付款义务。这与汇款、托收结算方式的商业信用性质不同。因而比汇款、托收结算收款更有保障。其次，信用证是一种独立的文件。信用证虽然以买卖合同为依据开立，但它一经开出，就成为独立于买卖合同之外的一种契约，不受买卖合同的约束，开证银行以及其他参与信用证业务的银行只按信用证的规定办理。此外，信用证业务是一种单据买卖，银行凭表面合格的单据付款，而不以货物为准。

与汇款和托收结算方式相比较，信用证结算方式具有如下特点:

（1）安全性高

由于信用证结算是一种银行信用，开证银行以自己的信用作为付款保证，因而对于出口商来说收汇有了较高保障。

（2）手续繁、费用多

采用信用证结算方式，必须履行开证、通知、审证、交单、审单、垫付、偿付、赎单等一系列尹续，手续较为复杂，而且对于进口商来说，需要支付较高的费用，而且还需交纳一定的押金等，费用比汇款、托收高得多。

（3）资金负担比较均衡

对于进口商来说，开证时只需付出部分押金或者提供保证人作担保，收单时才支付全部货款，这比预付货款资金负担要轻得多。对于出口商来说，由于信用证作保证，装运货物后可以把单据卖给出口地银行以提前获得款项，其资金负担自然比托收和货到付款轻得多。

（4）采用信用证结算容易产生欺诈

由于银行只管单据，不问事实，如果受益人不根据实际货物而伪造符合信用证条款的单据甚至制作根本没有货物的假单据照样取得货款，这样进n商就成为欺诈行为的受害人。

四、保函

保函的定义

保函，又称保证书，指银行、保险公司、担保公司或个人（即保证人）应申请人的请求，向受益人开立的一种书面保证凭证，保证对申请人的债务或应履行的义务承担赔偿责任。

保函的当事人

保函的当事人主要有如下几种：

（1）委托人，是指要求保证人开立保证书的当事人

保函的委托人一般是债务人（还款保证书）、投标人（投标保证书）、出口商（出口保证书）等。作为委托人，根据他和受益人之间签订的经济合同，它必须偿还债务或履行其义务，在使用保函的情况下，如果委托人不偿还债务或履行义务（比如提供货物或劳务时），那么受益人将要求保证人付款或赔偿损失，当然保证人付款后是一定要委托人偿还的，除非委托人破产。

（2）受益人，指收到保函凭以向保证人索偿的当事人，通常为债权人（还款保证书）、招标人（投标保证书）、进口商（出口保证书）等。

根据它和委托人之间的经济合同，它有权要求委托人偿还债务或履行其义务，如果委托人未偿还债务或履行义务时它有权凭保函要求保证人偿付债务或赔偿损失。因此保函能保证受益人权益得到实现。

（3）保证人，是指开立保函并在保函中许诺的当事人保证人一般为银行，也可能是保险公司、担保公司以及其他单位和个人。保证人根据委托人的申请，在一定条件下比如由委托人提供一定的担保，交纳一定比例的手续费等，向受益人开立保函。在委托人不按合同规定偿还债务或履行义务的情况下，保证人应按保函的规定向受益人偿付债务或者给予赔偿，赔付后再向委托人索还。

保函的内容

保函一般无固定格式‚由保证人根据需要而定‚其基本内容包括:

（1）三方当事人

保函中应当列明委托人、受益人和保证人的完整名称和详细地址，其中保证人的地址尤为重要，因为保函通常是受开立地的法律约束的。由于各国法律差别很大，许多国家的受益人只接受本国银行或其他机构开立的保函，因而许多外国的委托人只能通过本国银行请受益人所在地的银行或其他机构开立保函。

（2）交易内容

保函中必须明确规定为交易双方的哪一项交易提供扣保。在交易双方的义务是根据双方签订的合同确定的情况下，保函应列明合同号、合同签订日期、签约双方的名称等。

（3）担保责任

保函的主体是保函中保证人向受益人所承担责任的条款。其中最主要的就是担保金额。担保金额是保证人责任限度，它通常就是受益人的索偿金额。担保金额不一定是具体的金额，也可以是交易金额或合同金额的一定比例。除非保函中有明确规定，担保金额不因义务的部分履行而减少。

（4）保函的有效期限

保函一般都规定一个明确的有效期限。除非保函中有特别说明，保函的有效期指收到受益人索偿文件的最后期限。有效期限一过，保证人的责任便解除了。

（5）保函终止到期日

保函应明确规定其终止的有效的日期。如保证人在终止到期日以前未接到受益人的索偿文件，则保函自动失效，如发生素偿，受益人按保函规定应享有的权利已得到充分满足丽索偿了结时，保函即告终止。保函终止后受益人应将保函退还给保证人。

保函的种类

在国际贸易、非贸易以及融资活动中，保函的使用范围十分广泛，相应地保函的种类也很多。以下介绍的几种最常见的保函：

（1）投标保函‚是在国际投标时，保证人向招标人（受益人）承诺：当投标人（委托人）万一中标而不履行其义务时，保证人将向招标人赔偿一定金额的款项。

投标保函主要用于担保投标人在投标后开标前不撤销投标和片面修改投标条件，中标后保证签约并支付履约金，否则将由保证人向招标人赔偿一定数额的损失，从而保护招标人的利益。

（2）履约保函，是保证人向受益人承诺，如果委托人没有履行它与受益人签订的合同时，保证人将按规定向受益人支付一定金额的赔款。

履约保函的使用范围较广。在国际招标中，招标人往往要求中标人在签订合同时提供履约保函，以保证中标人未履约时由保让人赔偿损失。在货物进出口业务中，出口商要求进口商提供膛约保函，在出口商履约交货后，如进口商未技合同按期付款则由保证人负责偿还；进口商也可要求出口商提供履约保函，如出口商未能按期交货则由保证入向进口商赔偿损失。此外，在国际劳务合作、国际技术贸易中也经常使用履约保函。

（3）还款保函，是指保证人向受益入（贷款入）承诺：如果委托人（借款人）未按期偿还贷款本息，保证人将向受益人偿还本息。

在国际融资时，外国贷款人往往要求借款人提供还款保函，以保证其贷款的安全，此外，在国际贸易和非贸易业务中，受益人向委托人预付货款或定金时，要求委托人提供保函，保证委托人未履行合同时退回预付款项，如未退回则由保证人偿付未退款项的本金，这样的保函也属于还款保函。

除了上述三种基本的保函外，还有比如设备进口使用的维修保函‚设备租赁时酌租赁保函等等。

五、外汇结算方式的选择

作为企业事业单位，在发生对外经济业务时，必须选择合适的结算方式，这样才能保证外汇资金的安全，同时加速资金的周转，扩大对外经济贸易与合作的发展。而要选择最佳结算方式，首先应对交易对手情况，国际市场供需变化和价格变动以及交易对手所在国的贸易制度、商业惯例和外汇管理体制等等进行深入的了解。如果交易对手信用良好，那么就应当选择风险较少的结算方式，以保证外汇资金的安全，防止吃亏上当。其次，应对国际市场供需变化和价格变动情况进行深入的了解。在市场需求较旺和价格行情看涨时，在出口时可以要求采用不可撤销的即期信用证结算以便尽快地、安全地收回资金，在进口时则可以采用付款交单托收方式或者跟单信用证方式，以保证在付款后能取得货运单据以提取货物。此外，交易对手所在国的贸易管理制度、外汇管理制度以及商业惯例也是选择结算方式时应当考虑的重要因素。有些国家实行交易管制和外汇管制，进口必须有进口许可证‚进口付汇必须等到货物进关后经批准后才能进行，对这些国家出口最好采用信用证结算方式等等。还有，国际金融市场汇率和资金利率的变动也是选择结算方式的重要参考依据。如果某国货币汇率呈不断下跌趋势，那么向该国出口应尽量采用即期信用证方式或付款交单托收方式等，以便尽早地收回货款‚减少汇率下跌而带来的损失。

一般来说‚在出口贸易中，为保证收汇的安全迅速，一般多采用不可撤销的即期信用证方式；为促进出口‚对部分地区资信较好的客户，可以采用付款交单的托收方式；对承兑交单的托收方式一般应当慎重，对某些积压商品、库存量较大的商品为搞活资金，在较有把握情况下可以采用承兑交单托收方式；此外，对港澳地区的鲜活商品贸易一般可用汇款方式。

在进口贸易中，大多数应采用信用证方式‚对于某些小额交易也可采用汇款和托收方式。除此之外还可以根据具体情况将两种支付方式结合起来，比如将信用证方式和汇款方式相结合，在信用证中规定凭货运单据支付发票金额的一部分，余款等货物到达目的港并经检验后用汇款方式支付；或者将信用证和托收方式结合起来，在信用证中规定卖方开两张汇票，属于信用证部分的汇票买方付款时不要求附带任何单据，属于托收部分的汇票则要在提示汇票时附上全套单据，买方按即期或远期付款。

有时‚还可以将汇款方式和保函相结合，即由卖方通过银行向买方出具保函，保证卖方先汇付一部分定金或一部分贷款，余款等货物装船后卖方提供货运清单时支付，等等。

此外，对于成套设备、大型机械产品或交通工具的交易中。由于金额较大、生产周期较长，一般采用分期付款和延期付款的方法，并将汇款。托收、信用证三种方式结合使用：即桉照合同规定，在产品投产前，买方用汇款方式先汇付部分定金，其余货款按工程进度或交货进度分期支付，由买方开立不可撤销信用证，即期付款；最后一部分货款是在交货后或者在卖方承担质量保证期满时采用托收方式付清。

企业如何建账之二——工业企业

工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业，所以也有人称工业企业为制造业。工业企业由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的、也是最具有代表意义的。

一、现金日记账和银行存款日记账这两种账簿是企业必须具备的。会计人员在购买时，两种账本各购一本足矣。但企业开立了两个以上的银行存款账号，那么账本需要量，就要视企业具体情况确定了。如若使用完毕，再购入新账本也不为迟。

首先根据账簿的启用要求将扉页要求填制的内容填好，根据企业第一笔现金来源和银行存款来源登记入现金日记账和银行存款日记账。

例如企业采用根据收存款凭证登记现金日记账、银行存款日记账的方法，某投资人转入企业银行存款账中一笔钱，计10万元，你可根据银行转来的银行收款凭证做企业银行存款收款凭证：借：银行存款100000贷：实收资本100000然后根据该收款凭证登银行存款日记账，如果企业需要有日常现金支出，会计人员开出现金支票提取现金2000元，你根据现金支票存根联做银行存款的付款凭证：借：现金2000贷：银行存款2000

然后根据该付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。以后即可根据日常现金及银行存款业务逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账就可以了。

二、总分类账企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下是无需一个科目设一本总账的)。然后根据企业涉及到的业务和涉及到的会计科目设置总账。原则上讲，只要是企业涉及到的会计科目就要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页，在将总账分页使用时，假如总账账页从第一页到第十页登记现金业务，我们就会在目录中写清楚“现金……1～10”，并且在总账账页的第一页贴上口取纸，口取纸上写清楚“现金”；第十一页到二十页为银行存款业务，我们就在目录中写清楚“银行存款……11～12”并且在总账账页的第十一页贴上写有“银行存款”的口取纸，依此类推，总账就建好了。

为了登记总账的方便，在总账账页分页使用时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开，以便于登记。

企业通常要设置的总账业务往往会有“现金、银行存款、其他货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、其他应收款、存货、待摊费用、长期投资、固定资产、累计折旧、无形资产、开办费、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付工资、应付福利费、应交税金、其他应交款、应付利润、预提费用、长期借款、应付债券、长期应付款、实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、产品销售收入、产品销售成本、产品销售税金及附加、产品销售费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税”等。总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，可以根据科目汇总表登记，也可以根据汇总记账凭证进行登记。

因工业企业会计核算使用的会计账户较多，所以总账账簿的需要量可能会多一些，购买时需多购置几本，但也要根据业务量多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大，另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有：原材料、在途材料、材料采购、委托加工材料、低值易耗品、包装物、自制半成品、产成品等。企业要根据账户设置相应的总账。

成本计算账户包括待摊费用、预提费用、辅助生产成本、废品损失、基本生产成本，企业也要根据成本计算账户设置相应的总账。另外工业企业需设置的总账还有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、产品销售税金及附加。

三、明细分类账在企业里，明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料需要来设置的。需设置的明细账有短期投资(根据投资种类和对象设置)、应收账款(根据客户名称设置)、其他应收款(根据应收部门、个人、项目来设置)、待摊费用(根据费用种类设置)、长期投资(根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置)、固定资产(根据固定资产的类型设置，另外对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页)、短期借款(根据短期借款的种类或对象设置)、应付账款(根据应付账款对象设置)、其他应付款(根据应付的内容设置)、应付工资(根据应付部门设置)、应付福利费(根据福利费的构成内容设置)、应交税金(根据税金的种类设置)、产品销售费用、管理费用、财务费用(均按照费用的构成设置)。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的分类方法，各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。

在工业企业里还应根据上述增加的总账，增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业，要设置在途材料或材料采购明细账，以便于核算不同来源的材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业，要设置材料采购明细账，并采用横线登记法，按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异；另外配合材料按计划成本计价，可以建立“材料成本差异”明细账，它是原材料备抵调整账户，同原材料相同，它的设置也是按材料的品种、规格设置，反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异，计算材料成本差异分配率。

为计算产品成本要设置基本生产成本明细账，也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法，可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账；辅助生产成本明绸账，用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品，辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。预提费用、待摊费用明细账可根据预提和待摊的业务项目设置，如预提利息、职工教育经费、大修理费、待摊的租金、修理费、书报费等。制造费用明细账是所有工业企业都必须设置的，它根据制造费用核算内容如工资费、折旧贯、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。

损益类明细账有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出、投资收益等。产品销售收入与产品销售成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置，产品销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置，营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置，投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。

四、其他问题因工业企业的成本计算比较复杂，所以在企业建账时，为了便于凭证的编制，要设计一些计算用表格，如：材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、产品成本计算单等相关成本计算表格

企业如何建账之三——商品流通企业

商品流通企业是指从事商品流通(买卖)的独立核算企业。主要包括：商业、供销合作社、粮食、外贸、物资供销、图书发行等企业。如商场、大中小型超市、粮店等等。因商品流通企业的经济活动主要是流通领域中的购销存活动，所以这类企业的核算主要侧重于采购成本和销售成本的核算及商品流通费用的核算。该类企业账簿的建立主要也是三个方面。

一、现金日记账及银行存款日记账商品流通企业的现金日记账及银行存款日记账的建立方式与工业企业是相同的。

二、总分类账簿商品流通企业的总分类账除了要设置我们讲到的工业企业日常总分类账簿之外，还要设置商品采购、库存商品、商品进销差价这三个商品流通企业必须使用的总账账簿。如果经常委托他人代销商品或为他人代销商品，还需设置委托代销商品、代销商品款、受托代销商品账簿。另外因商品流通企业的收入、成本和税金与工业企业略有不同，所以还应将工业企业的产品销售收入改为“商品销售收入”，把产品销售成本改为“商品销售成本”，把产品销售税金及附加改为“商品销售税金及附加”，把产品销售费用改为“经营费用”。另外可根据企业业务量大小和业务需要增删需设置的总账账簿。

三、明细分类账的设置根据增设的总账账簿，我们还应增设相关明细账簿，如商品采购明细账，反映购进商品的进价成本及入库商品的实际成本，商品采购明细账可按客户名称设置；库存商品明细账，反映商品的收发结存情况，可按商品的种类、名称、规格和存放地点设置，要求采用数量金额核算法。在按实际成本计算已销商品成本时，库存商品的发出可按个别计价法(分批实际成本计价)、加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法、进销差价法和毛利法。如果企业是商品零售企业，还需设置“商品进销差价”明细账，该账户因是“库存商品”的调整账户，所以它的明细账的设置口径应与“库存商品”明细账一致。“经营费用”作为反映商品流转整个经营环节所发生的各种费用，应按费用的种类，如运输费、装卸费、整理费、广告费等分类反映。

“商品销售收入”、“商品销售成本”明细账可以按商品的种类、名称、规格或不同的销售部门设置。商品流通企业明细账的设置，除了上述明细账外，其余与工业企业明细账的设置相同。

四、其他问题因商品流通企业存在有较之服务业不同的成本计算问题，所以为了便于成本计算需要外购或自制许多计算用表格，所以在建账时也要有所准备；否则到月末结账时会手忙脚乱。如已销商品进销差价计算表、商品盘存汇总表、毛利率计算表等。

企业如何建账之五——其他企业

前面列举了工业企业、商品流通企业、服务业，此外还有交通运输企业、施工企业、农业企业、房地产开发等企业。这些企业对于资产、负债、所有者权益的核算及该方面的建账都是相同的，主要区别是在成本计算方面总账和明细账的设置有所不同。下面就它们的差异方面作一简单介绍。

一、交通运输企业交通运输企业是处于流通领域里的产业部门，从事旅客运输和货物运输活动。它的特点是流动性大、营运点多、面广和线路多，企业与有关部门以及企业内部各部门之间的经济关系比较复杂，核算的环节多、业务量大。成本计算要按被运输对象的不同、按不同的运输工具、运输作业项目、运输组织方式计算各种运输成本。运输途中的各种消耗就是运输产品成本，所以在建账时要设置“运输支出”、“运输成本”、“辅助营运费用”、“营运间接费用”、“装卸支出”等总账和明细账。

二、施工企业施工企业是专门从事建筑安装工程及施工的生产单位。它从事建造各种生产和非生产用房屋、建筑物、构筑物，安装各种机械设备，对原有房屋、建筑物进行修理和改造。施工企业与工业企业相比，其产品生产过程既有其相一致的地方，又有其不同，主要特点是工作地点的流动性、工作内容的多样性、施工机械体积大、受自然气候影响大、施工周期长等特点。为了便于核算，要设置“工程施工”、“辅助生产”、“机械作业”、“工程结算成本”、“工业生产”、等总账和明细账。

三、房地产开发企业房地产又称不动产，一般指土地、土地上的永久建筑物和由它们衍生的各种物权，房地产开发企业是指专门从事上述不动产开发的企业。它的费用支出主要有土地征用及拆迁补偿费、前期规划、设计、水文、勘察、测绘、三通一平费，建筑安装工程费、道路、供水、供电、供气、排污、排汽、通讯、照明、环卫、绿化等基础设施费、公共配套设施费、开发间接费等。为核算各项上述费用，需设置“开发成本”、“开发间接费”、“开发产品”等总账和明细账。

四、农业企业农业企业是指那些通过生物的生长和繁殖来取得产品，并获取利润的部门。它包括农业、林业、畜牧业和渔业。农业生产比较多样，它的日常核算往往与农作物生长周期、养殖周期相一致，在进行会计核算时，需设置“农业生产成本”、“农用材料”、“辅助生产成本”、“畜牧业生产成本”、“渔业生产成本”等总账和明细账。在企业购置好账簿和准备好记账工作之后；就可以根据记账的基本程序和要求，装订账簿、登记账簿。

企业如何建帐之六－－电算化建帐

帐务处理软件系统是会计电算化软件系统的核心模块，商品化的帐务系统通常由以下部分组成：系统初始化、记帐凭证输入、记帐结帐、帐簿处理、报表处理等几个部分。要使帐务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化，也就是建帐。帐务处理软件建帐是指软件在正式投入使用之前所做的初始设置。在建帐之前，会计科目还没有设立，前期各科目的余额和发生额也无法输入，所以建帐是帐务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。系统软件的初始化也是帐务软件使用中一次性的工作，系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建帐后即无法修改，系统初始化的质量对帐务软件的质量和工作的效率将产生直接的影响，所以系统软件的初始化设置也是非常重要的。实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。目前出版的有关会计电算化的书籍大多数只介绍会计软件设计的程序语言、程序结构及编写原理等，对会计软件系统初始化很少涉及。本文从初始数据收集、编码设置、数据装入、环境设定等几个方面谈谈系统初始化。

一、数据收集

系统初始化需要收集手工帐中的会计科目和各科目的余额，如从年度中间开始建帐还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工帐中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。

二、编码设置

帐务系统中广泛应用代码，在此主要介绍科目代码的设置。建帐时要将收集到的会计科目加入帐务系统，建立帐务系统的会计科目体系。在电算化帐务系统中除了象手工帐务一样要使用会计科目外，还要为每一个会计科目加入一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示总帐科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。在设定科目编码时需要重点注意以下问题：

(一)系统性

财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总帐科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总帐科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的系统性和统一性。

(二)一义性要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系统接受而不认为是同名的会计科目。

(三)简洁性

在满足管理要求和适合计算机处理的的前提下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高输入凭证的速度。

(四)可扩展性

会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建帐实现，而重新建帐将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。总帐科目编码长度由所选会计制度来决定通常为3～4位，而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，以二级明细科目为例，总帐科目为其上级科目，银行存款、应收帐款、销售收入、管理费用等总帐科目都有二级明细科目，银行存款通常以开户银行及帐号为明细科目，少则二三个，多则二三十个，销售收入、管理费用等科目下设的二级明细科目一般都不会超过九十九个，两位长的代码应能满足以后添加同级科目的需求，而应收帐款等往来科目通常以客户或单位为来设置明细科目，明细科目的数量不同单位差异很大，少则几十个，多则成百上千，两位码长难以满足要求，要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码，其他总帐科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时，其他科目的凭证输入速度势必会受到影响，与简洁性相矛盾。为了解决这一矛盾，可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，然后再设置下级明细科目，如应收帐款总帐科目下先按客户所属地区分类，设置二级明细科目，然后再按客户名设置三级明细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算，目前的商品化会计软件通常都提供了这一功能。因辅助核算中的项目代码与会计科目的代码完全独立，自成体系，项目代码只与其关联会计科目如前述应收帐款等往来科目相关，不影响其他科目的代码设定，与科目代码的位数无关，非常便于扩充。如选用了辅助核算功能，在科目代码设置之后，还要设置辅助项目代码及名称。如果单位的会计业务，特别是货币资金涉及外币，在建立科目体系时还要将外币考虑进去。会计软件中提供了复币核算的功能，在系统初始化时必须将外币资料输入系统，这些资料包括：外币代码、外币名称、与本位币的汇率等。

三、数据输入

完成上一步工作后，即可将各科目余额输入系统。帐务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如帐务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用帐务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。在实际操作中大部分会计软件都提供了简化操作的方法，即只需输入最底层明细科目的年初余额和累计发生额，期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由计算机自动汇总。如果设立了辅助核算项目，各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输入。余额输入完成后，计算机能检测余额是否平衡。在确认各项余额输入无误后，即可结束建帐，固化余额，避免以后对初始余额的错误修改。

四、记帐凭证类型最好只设一种通用格式

查帐是会计人员日常工作的一个重要部分，在手工操作时用分类记帐凭证来处理会计业务，分别装订整理记帐