工程公司合同管理制度

工程公司合同管理制度一、制度目的本制度的目的是规范工程公司的合同管理，保护公司的合法权益，提高合作效率，有效降低公司合同纠纷的风险。二、适用范围本制度适用于工程公司的所有部门和员工，在公司合同管理过程中必须遵循本制度规定。三、合同签订流程1.合同拟定由需求方提供需求信息，工程公司进行方案设计，拟定合同范围、价格、工期等内容。同时，工程公司需对需求方进行资信评估，在签订合同前了解需求方的信用状况和合作情况。如需签订外币合同，需对汇率进行评估，以免汇率风险带来的损失。2.合同审批工程公司需要将合同拟定方案进行内部审批，必须由具备相应授权的职位或部门审批通过，审批结果必须通过公告或邮件等形式通知相关人员和部门。3.合同签订合同签订签署必须由公司授权签字人员才具有法律效力。双方签订合同后，工程公司需要复印一份存档，并告知各部门具体合同内容，包括技术、质量、价格、工期等要求。4.合同履行工程公司在合同规定的时间内完成产品或服务，并在依约定的付款方式收取相关费用。同时，工程公司需对合同进行全程跟踪和监控，具有问题及时解决。5.合同归档合同完成后需要进行归档。归档资料包括合同拟定记录、审批过程记录、签订合同复印件，合同确认发货单、回款证明、质保书、产品或服务完成记录等。四、合同管理要点1.合同周期控制在合同签订之前，需要评估项目设计、制造、输送等周期，确保项目周期符合合同规定的时间。如合同项目中存在涉及到自然因素的风险，则需要对不可抗力因素进行合理的预估和评估。2.合同履行质量控制工程公司在合同履行的过程中，需要按合同要求制定履约计划，确保履约过程和履约效果稳定，签约的产品或服务具有合同要求的质量标准。同时，如需对合同中约定的接受范围或质量规格进行变更，则需要重新进行审批程序。3.合同款项管理工程公司需要制定严格的合同款项管理制度，确保合同款项的收回和支付等工作落实和执行。4.合同变更管理如在合同履行过程中，需要进行合同范围、价格、工期、交货日期等方面的变更，则需要在经过相关部门或职位审批后进行变更，并及时在变更通知书中告知需求方。同时，工程公司需要保留原合同和变更通知书的复印件进行存档。5.合同备品备件管理如在合同履行过程中出现故障或损坏等问题，需及时进行维修或更换，则需要制定备品备件管理制度，确保合同产品或服务正常维护保养并保证备品备件的完备性。五、合同管理制度纪律1.保密原则对涉及工程公司经营秘密的合同文件，需严格保密，确保信息安全。2.信息共享原则工程公司内部员工在合同履行前，需要了解合同相关信息，需要在内部进行共享，保证各部门知晓并做好各自的工作。3.信息备份原则对合同履行中的重要信息，需及时进行备份，确保履约过程中的安全性和稳定性。4.监控原则工程公司需要定期进行合同履行相关信息的监测和分析，保证合同履行过程和效果稳定。六、制度管理和监督公司需制定相应的内审制度，对本制度的执行进行监督和检查。公司内部需成立专门的合同管理委员会，及时研究和提出合同管理的相关议题和问题，提供支持和决策建议。在公司的经营决策中，需重视和推进合同管理制度的落实，保证制度的有效性和稳定性。七、制度的修订和完善工程公司在实际合同管理中，如发现制度的漏洞或不完善的地方，应及时对制度进行修订和完善，确保制度的实效性和可行性。八、制度执