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文档简介

传真使用方案管理制度前言随着科技的快速发展，很多我们之前使用的传统通讯工具逐渐被取代。而在这些工具中，电子邮件被誉为是最欧洲的常规通讯工具，但与此同时，我们不能忽视另一种很常见的传统通讯工具——传真。传真在特定场合的使用依然十分广泛，它的安全性比电子邮件是更高的，而且还可以快速、可靠地传输敏感文件。因此，我们需要一个传真使用方案管理制度来规范我们的传真使用，并确保其在安全、可靠的条件下进行。目的本传真使用方案管理制度的目的是确保公司内部传真通讯的安全、可靠和有效；同时也旨在规范传真使用的流程，使之能够更好的服务于公司的各项业务。范围本传真使用方案管理制度适用于公司内部所有传真通讯的相关人员，包括所有收、发、转、存储传真的相关人员。传真机器的安装及维护安装传真机的安装应当遵循使用说明书的要求，将传真机安装在干燥、通风的区域，并保证其稳定性。传真机的电源接口应当与公司安全、稳定的电网连接。传真机的插头应当位于公司的独立电源插座上，电源插座应当位于离其他电线5sf的地方。维护传真机应定期清洁，特别是传真机的玻璃板、打印机、传输杆、机器内部等要每周进行清理，以保证纸张不被卡住，传真记录清晰。当传真机发生问题时，必须立即停止使用机器，并通知相关维修人员对传真机进行检修和修理。传真使用规范传真台头：传真台头必须包括发件人姓名、公司名称、传真号码、传真发送时间、收件人姓名、公司名称、传真号码、传真发送结束时间、紧急程度、页面数。传真保密：传真保密必须得到发件人的授权。接收到机密传真的人必须将其妥善保管。传真存档：收到传真的人必须负责传真的存档，并在需要的时候予以查阅，同时在存档后的传真文件上标注其接收日期和签收人。传真使用流程传真发送流程发件人选择传真文档并打开传真机；发件人按照传真台头信息要求，填写发件人和收件人的详细信息；将文档放在传真机的送纸饮中，注意好文档的朝向；手动拨打收件人传真号码；按下发送按钮，等待传送完成；发送完成后记录发送日期和发送人员。传真接收流程接收传真机自动接收到传真后，首先编号传真页数，再记录接收日期和接收人员；等待传真打印完成，并检查传真的完整性；将传真归档；将传真交给相应人员查阅或处理。传真使用的注意事项在选择接收传真的时候，应当确认好收件人的传真号码和时区，确保传真能够及时送达。如果接收到的传真需要封存，传真各页必须进行编号并妥善保管，封存后应当在封存文件上标明具体的编号以及其存档位置，防止遗失。本公司严禁擅自篡改传真。结语《传真使用方案管理制度》的实施不仅可以使传真传递更

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