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文档简介

物业公司外部交流管理制度一、背景为了提高公司的形象和信誉，增强公司与外部业主、部门、政府等的良好关系，减少不必要的纷争和矛盾，特制定物业公司外部交流管理制度。二、管理原则坚持公平公正原则，不以任何个人或团体的意志为转移。坚持依法、规范、诚信的原则，做到守法经营。坚持有效沟通、有效解决问题的原则，保证工作高效。三、管理流程1.活动计划1.1、行程安排：对于任何与业主、业委会、政府部门等进一步协商和沟通的活动，组织部门在活动前应对其进行周密的规划和准备。1.2、申请报告：组织部门在与外部单位联系协商时，必须在事前填写《关于与XXX单位商谈合作事宜的报告》，报送领导审批，并在不影响日常工作的前提下进行协商。1.3、洽谈准备：在活动前，组织部门根据实际情况，对相关人员的资料、会面的议题和相关材料进行了解和准备，以便在活动中更好地沟通协商。2.沟通协商2.1、准备工作：会议开始前，组织部门必须提前到达现场，准备要使用的文件和资料，做到会前准备工作得当。2.2、会议主持：在与外部单位协商的会议期间，由组织部门的主管或主持人员在会场上就相关问题进行介绍和讲解，并做好记录，以备后续处理。2.3、问题解决：在沟通协商的过程中，如出现问题应实事求是地解决。在问题解决后，应及时将处理情况汇报给公司相关负责人。3.形象展示3.1、仪表整洁：在与外部单位沟通协商期间，组织部门的员工必须要仪表整洁、言辞得体、态度诚恳，保持良好的形象。3.2、言行一致：组织部门的员工必须言行一致，言出必行，做到诚实守信，增强公司信誉。四、工作责任组织部门是外部交流的主体，负责外部交流的协调、督导和管理工作。公司负责人是外部交流的直接责任人，对外部交流的工作质量和效果负有最终责任。其他部门负责人是外部交流的配合责任人，负责自己所管辖范围内的外部交流工作。五、工作评估外部交流工作应按照公司的年度工作计划进行，组织部门领导应对外部交流工作进行一些必要的考核和评估。考核指标包括：外部交流工作的质量、效率和效果等方面。根据考核结果，对外部交流工作进行定量评比、绩效考核等。六、总结外部交流是物业公司与业主及外部单位沟通协商的重要途径，要合理利用好这一工

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