合同评审管理程序

程序文件版次第1版0次核准审核拟定年月日文件发行修订履历序号版本修订内容修订者日期批准11.0新版发行。建立与客户有关的过程控制程序，以确保客户之要求得以清楚的界定及相关部门、人员都了解；各部门均有义务满足订单之要求。确保能精确的管理客户的订单，及对客户所承诺之交货日期及其它要求能确实实行。适用范围本程序适用于对本厂所有产品与客户有关的过程控制。客户即购买本厂产品及为其服务的组织(宝珍公司视作本厂唯一客户)业助负责接收客户订单。业助对所有客户订单查询﹐及就客户订单要求与客户达成一致。开发评估申请业务工程师亲访客户﹐寻求有潜力的客户﹐了解客户需求并收集客户所有相关资料，填写《客户资料表》，交由部门经理审批后呈报总经理核准后方可进行进一步接洽。业务工程师请客户提供样品﹑图面﹑规格或相关的技朮要求等，同时填写《新产品开发评估申请单》呈报部门经理审核。业务工程师将客户的产品相关文件连同《新产品开发评估申请单》﹐交由工程单位评估量产的可行性，评估后，安排打样。报价据客户的需求作相应的报价﹐业务工程师与其确认报价结果，并请客户回签。业助复印有客户回签的《报价单》交由会计部门存档。客户要求的确定与订单评审客户订单的接收及汇总。业助负责接收客户所下达之订单﹐并就订单内容明确以下要求要求不明确﹐或是客户所要求之内容无法满足时﹐由业务与客户沟通解决。当客户所下达之订单为新产品时本厂第一次生产之产品﹐业务工程师应先联络工程师请其试作样品﹐并请其制作相关之检验计划及包装规范。工程师同时联络生产线及品保人员共同协助完成。业务工程师联络客户端，确认试产之时间，并进踪，填写《客户试产追踪表》。工程部门依据《客户试产追踪表》，同时结合厂内试产结果，进行试产会议。货日期和数量。客户订单的变更当客户需求变更订单内容时﹐由业务与客户沟通解决，并呈报部门经理审批。当订单交期未依客户之要求达成时﹐则由业助发或打电话与客户协商，并呈报业务工业助依据回复的交期做出成品交货计划﹐提前一天通过与仓库确认数量和规格﹐并打印《销售出库单》给仓库备料。业助，司机三方确认数量和规格准确无误后，方可出货给客户。业务人员接收到客户投诉的反馈后，第一时间填写《客户诉怨内部连络处置单》反馈品质保证部，由品质保证部经理安排相关品保人员与业务人员一同去客户端进行处理。客户端自行负责(需我司协助之动作，业务人员与客户协商，并填写《内部联络单》呈报市场拓展部经理审批，总(副)经理批准后方可执行)；我司原因之不良品，业务和品保人员从公司利益角度出发，根据事实之情况做出：返厂维修或者安排人员去客户端证部回厂发《品质异常联络单》知会相关部门给市场拓展部，由市场拓展部转发至客户端。排相关人员与业务人员一同去客户端进行现场分析分类。业务人员与客户协商，并填写《内部联络单》呈报市场拓展部经理审批，总(副)经理批准后方可执行)；我司原因之不良品，业务和品保人员从公司利益角度出发，根据事实之情况做出：返厂维修或者安排人员去客户端返工等决定，由品质保证部回厂发《品客户端在抽检过程中发生之客诉，市场拓展部人员将依据进行处理给市场拓展部，由市场拓展部转发至客户端。如因一些不避免之事实产生，导致产品出现退修问题，品质保证部在第一次发单后，后续将不再形成客诉。相关资料：采购管理与供方控制程序仓库管理制度设计开发管理程序相关表单新产品开发评估申请单样品确认单销售出货单销售发货单报价单客户资料表交期回持单工作流程相关说明相关部门参考文件/记录现有现有产品NYNYYNY发货单N.业务工程师亲访客户,寻求业务有潜力的客户，了解客户需求，建立客户资料关的技术要求等。由相关单位评估，量产的可业务客户.提业务客户.客户订单包含客户订单调客户整(可以E-MAIL或电话协.核对订单内容及交期确认,交货方式、地点、付款方式等,经企划排产后回复客户.收到客户订单输入ERP﹐业务/企划企划根据ERP里的客户交.出货数量或交期与原订单业务/企划不符时，业务单位得与客户.业务单位依客户订单交期业务/企划需求，开出出货通知单通知企划单位备料出货。.客户资料表.新产品开发评估申请单.新产品开发评估申请单.设计开发管理程序.样品确认单.报价单.客户订单.客户订单.交期回持单.工单.出货通知(Email).发货单客诉流程图客诉流程图参考文件/记录相关说明相关部门工作流程赴客赴客户端返工《客户诉怨内单》《客户诉怨内单》同在客户端现场对产品进行·品保部单》初步原因、责任划分部我司责任出初步解决方案：退货至厂内·客户·《人事调动申处理or安排我司人员现场返·品保部请表》工等·人事行政部单》织相关部门进行纠正与预防·业务处理单》进行追踪，确保改善·相关部门处理单》验证/结案相关部门参考文件/相关部门参考文件/记录工作流程相关说明客户反馈业务通知部安排专人处理。《客户诉怨内单》品管现场判定判定客户责任客户端现场对产品进行初步·品保部《外出申请单》《人事调动申决方案部赴客户端返工我司责任仓入库工方案生产工单(R)工入库点数入仓，并知会品管部、企划部、生产部等部门商讨决定，以《内部联络单》形式知会到相关部门排返工作业返工《销售出库单》《内部联络单》《内部联络单》《内部联络单》改善方案验证/结案原因分析，并开具《纠正预防措施处理单》进行追踪，确保改善效果《纠正预防措施处理单》审核程序1)年度内审方案a)审核目的；d)审核方法。案外的临时内审。临2)审核的准备配审核任务时应注意审核人员必须是与被审核领域无直接责任的人a)受审核的部门、审核的目的、范围、日期；d)审核员分工。D3)、审核实施a)审核组长介绍审核组成员及其分工；a)审核的具体内容按照“审核检查表”进行；b)审核员通过交谈，查阅文件、记录、检查现场，收集证据，检查质量体及其陪同人员、高层的管理者(必要时)参加的末次会议，会议内容包括：a)重申审核的范围、标准和目的；c)宣读并发出“不合格项报告表”d)提出审核小组的结论和建议4)审核报告a)受审核的部门、审核的范围、日期；d)审核概况(审核的实施情况，不合格项的数量，分布情况等)；f)不合格项及纠正要求；a)总经理室；5)、落实纠正措施“不合格项报告表”发出以后，各部门要在规定时期内进行整改。内审员1)、培训的种类：新入员工培训、在职员工培训；2)、新入员工培训程序；班(三天)。通知内容：培训时间、培训内容、地点及应携带的文具等。b)培训考核：在新员工培训结束后考核。作细检查教学器材是否完好，培训用具是否b听课，对有疑问的地方进行提问。c)培训前两天，培训主管还应检查培训讲师的教案，了解是否准时或按计a)培训考核实行闭卷考试，考试成绩评价如下：考试成绩考试成绩60分以下61—8081—9091—100评价不合格合格良好优秀b)考试结果处理：3)、在职员工培训流程e)人力资源部根据各部门的培训计划及时调整培训场地。f)培训教案的准备应准备授课资料，课程教案、授课提g)培训人员的确定h)培训i)培训考核束后，根据培训内容进行考核、考核的结果做为绩效考核的考试成绩考试成绩60分以下61—7071—9091—100评价不合格合格良好优秀a)根据工作需要，公司将为员工提供外培机会。b)外培计划：人力资源部制订外培计划，外培计划内容包括：培训对象、d训的前一个星期，由人力资源部通知相关培训人员，通知内容：乘e)外培人员回公司，应向人力资源部上交培训证书。4)有关规定5、附件A、在职员工培训流程图。B培训流程图。培训内容培训前准备工作讲培训前准备工作讲师授课培训资料及证书存档培训考核培训考核存存档开始开始新员工报到人力资源部培训前准备工作和检查公司质量体系的有效性，规范文动和控制件。可追溯性：能全面、准确、真各有关部门按照质量记录的职责、分工，对各自管辖范围内质量记录的设计、编制、使用、保存及管理负责。质量记录的设计由各使用部门提出，报质量管理部审批后执行。质量管理部负责设计确定企业所需的通用质量记录(服务质量管理，工作质量记录、药品质量记录、表式、凭证等)。质量记录由各岗位人员负责填写，各部门有专人负责管理，并按规定期限归档。质量管理部写,不得撕毁或任意涂改，需要更改时应在更改处盖本人印章,保证其具有真实检索。文字与计算机格式内容应保持一致。质量管理部控制过程中，需明确相关质量责任的关键环节质量记录应采用书面形式。由相关人员签字留存。质量用蓝或黑色，用全名。1)、各种质量记录应及时收集，年终汇总、编目、归档，以便使用查阅。2)、各种质量记录在规定保存期限内不得遗失或擅自处理。4)、质量记录处理(销毁)记录保存十年以上。5)、质量记录处理(销毁)记录见质量记录一览表。：年度质量方针目标展开与实施考核投诉处理程序合格药品处理记录；药品质量定期审核记录与员培训及考核记录；顾客投诉处理记录；质量记录处理(销毁)记录。2)、质量查询工作的程序及要求：对验收员、养护员、保管员、销售员等A首先对反映的情况进行调查、核实确认。3)、质量查询处理工作程序及要求A类(轻微质量问题)：药品质量符合法定质量标准，顾客投诉仅仅是因B类(重要质量问题)：引起顾客投诉的原因(药品稳定性下降)不会危。C类(严重质量问题)：由存在危及或伤害顾客健康的质量问题(如假、劣药品、未知不良反应)导致的投诉。A类投诉：收到顾客投诉后，质量管理员能答复的应立即给予答复，要调实施已批准的处理意见。C投诉内容，向顾客详细了解情况(必要时实地厂家查询，必要时应咨询②与药品质量有关的顾客投诉应通知质量管理部协助调查处理，必要时送结果反馈给质量管理部部长。质量管理部收到足够详细记录，保存在顾客质量查发现的不合格药品，质量管理员应及时通报告给市药品监督5)、附件顾客质量查询或质量投诉诉质量管理部查询投诉评估质量管理部立即处理答复质量管理部说明情况、暂缓答复质量管理部说明情况、尽快答复量管理部报市药品监督管理局定及处理程序2)、在检查、养护库存药品或出库、配发、复核过程中发现不合格品时，3)、上级药监部门抽查、检验判定为不合格品，或上级药监、药检部门公 应填写“报损药品销毁记录”，销毁假、劣药品应经当地药品监督管理部门批 A写清楚，不得用铅2)、年度、月度制定采购计划时，应有质量管理部人员参加并审核签字或3)、临时采购计划和采购清单可根据一月或一个季度的销售状况、库存、与供货方签订采购合同的要求：采购应依法签订合同，合同的内容必中注明。地点、口药品检验报告书》和《进口药品注册证》复证件，并加盖供货方质量管理部门红色印章。药品出厂一般不超过生产期十二个月，药品包装应符合有关6)、电话要货、口头要货、电报、电传等应形成文字记录。量保证协议，注明协议有效期，使供货采购文件的审批：采购文件分发到供货方执行前，由采购部长按职责图规格、单位、单价、确定供应单位确定采购品种。1)、总经理负责对本公司重要采购活动的管理与审批。2)、业务总监负责公司采购活动的管理与审批。3)、质量总监负责药品采购过程中质量控制审批。1)、选择合格供货方：A、供货方必须具备法定资格，具有合法的〈药品生产(经营)许可证〉和致。为主要内容的供货方质量信誉，供货方的质量历史，供货方的质量体系状况。2)、评定供货方：门店等人员。3)、首营企业和首营品种供货方：4)、质量管理部在供货方评定后，在电脑系统中建立合格供货方档案。质规定分发。5)、质量管理部应定期对通过审核后的首营企业/首营品种进行汇总。权限及有效期。单、采购合同及质量保证协议2)、与供货方签订采购合同及要求：C、采购合同中应明确的质量条款有：药品质量应符合规定的质量标准和有关质量要求，整件药品应附产品合格证或检验报告书，进口药品应提供符合有关法律、法规规定的证书和文件，药品出厂一般不超过药品生产期十二个月，药品供货数量十件内只能发一个批号，五十件内不能超过三个批1)、采购药品应进行质量审核。审核主要采取文件资料核实的方式进行。2)、根据合同或协议，当需要对供货方的药品质量信誉进行审核时，应进1)、应对所有供货方的评审作出记录。2)、对采购药品进行实地质量审核的应作出记录。3)、正式的采购合同应归类编号，按时间装订成册。)、凡涉及合同履行、合同变更和解除合同的往来信件、电话记录、电报6)、购进药品应开具合法票据，建立真实、完整、符合要求的购进记录，年。10、人员资格认可：药品采购人员必须经过省药品监督管理局或劳动部门格后才能上岗。2)、根据有关质量标准和原始凭证所列各项要求进行逐项检查：a、验收药产品注册证》和《进口药品检验报告书》；须批签发的生物制品(如人血蛋行检查(如：避光、密闭、密封、熔封等)，要求清洁、无毒、干燥、封口应收员填写“药品质量问题复查单“报质量管理员复查，复查确三年。号药品的质量状2)、抽样人员：在职在岗的专职质量验收员或专职养护员。4)、抽样地点：购进药品及配送退回药品入库验收的抽样地点应在：待验。1)、专库、分类储存与堆码：A、养护员每天对在库品种进行检查，督促营业员按《药品入库储存程2)、储存环境监控：3)、在库药品检查“药品养护记录”如发现有质量问题，应悬挂“暂停销售”牌，暂停销售，并填写“药品质量问题报告单”报告质量管理部确认。确认合格，取消“暂停销B、药品养护人员定期汇总、分析和上报养护检查近效期或长时间储存的4)、效期药品的养护送5)、重点品种养护：专职养护员根据在库药品目录，确定“重点养护品6)、养护员每月初将上月养护月报表上报质量管理部。7)、有质量怀疑的注射水针剂必须做澄明度的检查。8)、所有养护检查记录均为原始记录，要求填写完整，不得省略、任意。9)、如检测澄明度、装量、重量差异以其他物理检测可由养护员取样到11)、养护员应负责养护用仪器设备、温湿度检测和监控仪器，仓库在用审核人：2)、对含糖份、脂肪、蛋白质、油脂等成份的中药饮片，进行重点养护，3)、对贵细中药饮片重点养护，列入重点养护品种档案。5)、对水份超标的中药饮片，采取通风，烘烤等干燥方法，对含有挥发性6)、对有生虫迹象的中药饮片，及时采取熏蒸养护方法。7)、对已生虫、生霉、泛油等中药饮片，放入不合格药品区，按不合格程药品的质量符合规定的要求。人员签署意见后将退货药品存放于退货区。保管员对配送退回的药品依照原配送退回申请表，核对其通用名称、剂型、规格、生产企业、发货日期和批号等。质验收合格的，保管员凭配送中心开具的配送退回入库单收货入库；验收不合格的应填写“药品质量复查通知单”，及时上报质量管理部进行确认，必要时应商品部和分管业务副总签署意见后由委托配送单名称、规格、产地、数量、批号和收货单据上签名。复核员将药品当场交实登入“购进退出记录。”一年，但不少于三年。品名、剂2)、验收员在验收合格后，应在配送单上署名质量状况并签字，将验收合程序文件订单评审及管理程序拟制：朱文君2.适用范围适用于顾客订单的受理、评审、变更及管理。3.职责3.1.2组织订单评审及变更评审，对品名、规格、价格、付款方式进行评审。合同及订单变更通知单中的相关要求的执行。3.3总经办文控员负责合同(订单)资料按期接收。4.工作程序4.1.1业务部针对顾客发出的服装招标、订购信息，依据公司的接单条件来衡量能否满足对方的要记录于“订单受理记录表”，并要求顾客提供明确的工艺要求。PA4.1.3自主设计的项目，由设计部门依据目标顾客预期要求进行设计，绘制款式图样，确定布、辅