采购培训之谈判与议价

1采购培训之三－谈判与议价(2003-4-21)第三章谈判与议价

前言

在采购活动中，议价是一个勘察和交易的过程〔包括方案，总结，分析，让步〕。采购人员和销售商都以各自的观点和目的参与其中，期望在采购交易各方面包括价格、效劳、规格、技术和品质要求及支付条款等达成相互满意的协议。

谈判活动的技巧性很强，通常对整个谈判工作的规划包括：

谈判前：建立谈判小组；作方案和准备原始数据；订立谈判希望达成的目标和采取的策略

谈判时要注重战略战术和技巧的运用和谈判小组成员的互相配合

谈判结束后要按照谈判结果制定书面协议并且将谈判有关的文件整理归档，以便在进一部谈判时作为根底和依据。

采购人员谈判根底一个成功的谈判应做好两个局部工作，第一局部是了解谈判的过程，第二局部是进行谈判准备。谈判过程包括理解谈判的定义和目的，何时进行谈判，有效谈判有哪些障碍，成功谈判者的特点，推动谈判的技巧，和谈判中的洞察力。谈判准备包括了解对方的意图，确立你和对手的地位，确定关键问题之所在，制定谈判战略和战术，以及合理地组织。

第一局部：谈判过程

谈判的定义和目的。谈判的定义是双方达成互相满意的共识，所以双赢也就成为谈判的目的。

何时谈判。从买方来讲以下五个因素会导致谈判发生。〔1〕至少两个以上供给商〔2〕卖方有意介入〔3〕有了清楚的规格〔4〕投标者间存在差异〔5〕采购额大到足以涵盖竞标本钱。

成功谈判的阻碍。〔1〕个人风格与谈判抵触〔2〕以前和对方有过矛盾〔3〕认为谈判是输和赢的关系〔4〕为了"赢"将谈判延续得太长〔5〕谈判方权限缺乏以达成协议〔6〕将复杂的问题简单归结为"输赢"问题。

成功谈判者的特点包括方案能力、清晰而敏捷的思路、有强烈成功干、对他人意见的采纳能力、自制力、了解人性、善于倾听等等。但所有这些都需要经过不断的训练和实践以及团队人员的互相补充。

推动谈判的技巧。第一个是吸取以往的教训，对刚完成的谈判进行小结，哪里成功，哪里不对，哪里要改，对方如何，这对以后都有帮助。第二是小组会议，它可用以解决谈判小组内的分歧，对战略战术修订。如是一人的谈判，你可安排让人叫你接听，或告诉对方时间有限，晚点再答复。

谈判中的洞察力包括制造良好的谈判气氛和跨文化问题的处理，这里跨文化还指对不同行业和市场的理解。

第二局部：谈判的准备

这里要指出的是与对方以往的接触以及将来的合作前景都是重要的考虑因素。另外，如果没有充分地准备，即使口齿伶俐、能说会道也只能收效甚微。下面列出谈判准备的八个步骤。

1.分析对方的方案。评估价格、运送、规格、付款和任何与你的要求有出入的地方。记住对方的方案往往是对他们有利的。

2.确立自己的目标。具体定下你的价格、质量、效劳、运送、规格、支付等要求并写在纸上，而不是跟对方说"你尽量….."。

3.定下方案。对每个问题要定出最正确方案、目标方案、以及最坏的方案，这可帮你制定相应策略。

4.分析对方的地位。你同样可估计一下对方可能的地位，这易于预测其谈判策略。至此你可以大致感觉出谈判的尺度范围。

5.确定和组织问题。现在可以组织问题，并列出双方在各个问题上的相同和不同之处。要记住每个争论点都要有可靠的资料加以支持。6.方案你的战略和战术。三个实用战略是A〕避谈本方立场，先是试探对方观点。这往往用于对方很想达成协议，而自己又缺乏足够信息。B〕直接讲出你的最理想方案。这通常用于你已了解对方的方案。C〕讲出你的最理想方案，紧接着讲出你的目标方案。这往往用于当你处在弱势但又有能力说服对方的时候。战术的合理利用能使方案成功实施。这些战术包括：1〕将问题安重要性排序2〕聪敏的提问以得到尽量多的信息，而不是"是"或"不是"的答复3〕有效地听4〕保持主动5〕利用可靠的资料6〕利用沉默，这可使对方感到紧张而进行进一步的讨论7〕防止情绪化，这会使谈判对人而不是对事8〕利用谈判的间隙从新思考，防止给对方牵制8〕不要担忧说"不"9〕清楚最后期限10〕注意体态语言11〕思路开阔，不要被预想的方案束缚创造性12〕把谈判内容记录下来以便转成最终合同。

7.选择谈判团队。选出队长，其他成员必须明确自己的任务并支持队长。

8.定出谈判的议程。哪些问题要讨论、谁来讨论以及会议的流程都要预先确定。记住把主场设在自己一方总是有利的。而且要确定谈判对手有否决定权，必要时可以直接问对方的权限。

以上的讨论对谈判专家是一个回忆，对新手是个起点。上述技能的应用要根据个人风格和具体情况而定。无论是正式或非正式的谈判，本文提供的内容都能帮你提高谈判的效力。

和没有经验的销售人员谈判

要和一个缺乏经验的销售人员谈判，找个第三方的专家可能是个有效途径。

当你和重要供给商派来的销售人员谈判时，你会很快意识到这个销售员不光对其产品知之甚少，对专业谈判也是门外汉，更不知道什么是双赢谈判。最糟糕的是他预先没做任何准备，对你公司也没有了解。如果你们两家公司间关系十分好，如果你有很多重要问题必须要和他讨论，这时你该这么办？你会利用他的弱点得到更多好处吗？当然不能。因为它的管理层一旦发现协议不合理还会要求重开谈判。

如果简单要求对方重新派人来也不是明智的做法，最好的方法就是面对现实。你可以将产品知识、行业标准、双赢谈判等理论来教导和帮助他。具体可从以下几方面开始。质量：以事实为依据，客观讲明你所要的质量标准，销售员就很难再争论下去。运送：列出别的供给商所能做到的事实，销售员很难再反驳。价格：如果你做了价格和本钱调查，你也应该提供足够的依据。即使那没有经验的销售人员非常情绪化，他也很难推翻事实。

万一对方还是十分固执怎么办？那就可利用第三方专家的方法。让对方知道这样做是为了使双方更好地合作，因为第三方在谈判后可在双方面前提供反应意见。第三方可来自仲裁机构、行业协会、或双方认可的组织，或者你可让销售员指定他自己公司的专业人员来充当第三者。总之，目的是让一个客观的第三者参与谈判。

最后要记住两点：第一，责备是毫无意义的，销售员不会因为责备而突然对产品十分了解；第二，不要有情绪感和失败感，销售员不讲道理，可你必须讲道理。当然这说起来容易做起来难，但这正是显示你谈判智慧的时候。

如何作正确的询价〔一〕

"询价(RequestforQuotation)"是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供给商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供给商来说比拟不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的局部，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供给商足够的资料，来方便其报价作业。为了防止日后造成采购与供给商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供给商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括以下几个主要的局部。

一、询价工程的"品名"与"料号"

首先，询价工程的"品名"以及"料号"是在询价单上所应比备的最根本资料。供给商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的"品名"以及其所代表的"料号"，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。

二、询价工程的"数量"

通常供给商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；"不同等级的需求数量"，如数量为500K，1M，3M等等；每一次下单的大约"订购数量"；或产品"生命周期的总需求量"。除了让供给商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供给商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予?quot;膨胀"。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法到达报价的预期数量时，供给商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的效劳，或停止供给，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供给商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供给商，如此才能到达长期配合、持续供货的目的。

三、询价工程的"规格书"

规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最"新版本"的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供给商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。假设工程图面可以利用电子档案方式提供，那么必须向供给商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供给商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以防止在档案传递时所可能发生的资料误失。

四、询价工程的"品质"要求

表达询价工程品质标准要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或效劳的品质要求，应该依照产品或效劳的不同特性，综合使用数种方式来进行。

1、品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比拟高，购置数量不多时使用品牌方式采购反而比拟有利。

2、或同级品("OrEqual")：其意义指的是具有能到达相同功能的产品，决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品确实认使用必须要得到使用单位的接受。3、商业标准(CommercialStandard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等，都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准可以免除对品质上的误解。

4、材料与制造方法规格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：当对材料或制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时，其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。

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在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会进一步让供给商签署一份"保密协定(NonDisclosureAgreement,NDA)"的文件，要求供给商在一标准的年限内不能将新产品方案的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。

十三、"采购人员"与"技术人员"的姓名及联络

将"采购人员"与"技术人员"的姓名及联络告诉供给商，并不是要主动暗示供给商有什么暗盘的需要，那时因为如果采购的工程复杂且具技术性，那么最好附上技术人员的姓名及公司联络以供其咨询，以澄清规格要求上的问题。联络号码以公司的为宜，尽量防止给予采购人员或技术人员家里或私人的号码，以防止供给商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步，行动、e-mail的使用变得愈来愈普遍，采购人员在很难防止与供给商单独联络的情况下，采购的品德操守也是应该时时自我警惕注意的。