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文档简介
会议接待会议接待方案
会议接待方案(优选10篇)由会员“浩天”整理投稿细心推举,盼望对你的学习工作能带来参考借鉴作用。
篇1:会议接待方案篇2:会议接待方案篇3:会议接待方案篇4:会议接待方案篇5:会议接待方案篇6:会议接待方案篇7:会议接待方案篇8:会议接待方案篇9:会议接待方案篇10:会议接待方案
为胜利圆满接待“xxx”,根据贵公司的要求,河南康辉国际旅行社特拟定以下方案,请指正、修改。
原则:河南康辉国际旅行社本着“热忱、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前预备:
1、熟识接待规划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车飞机),落实接站车辆车次,接站人员。
2、把握客人的餐饮、住宿特别要求和留意事项,做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程规划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。
二、接站:
依据客人详细抵达时间,提前半小时抵达(火车站机场)。举牌接到客人后安全、快速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续,并让客人准时了解到酒店的根本情景和留意事项。
三、旅游及行程的安排:
1、导游要求:
学问丰富,技能技巧娴熟,语言生动,具有较高的导游业务学问和讲解、效劳水平、实践阅历丰富。
2、车辆要求:
安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、洁净,设备齐全。安排多年驾驶阅历专业的司机,确保客人安全。
四、旅游保险:
确保此次旅游活动的安全顺当,我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外损害险。
五、会议日程安排:
月日:机(08:00-18:00),提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间,人员接机,带着客人上车,司机送客人抵达酒店休息。
A:在大堂内摆放接待台及欢送条幅
B:在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台帮助会务组,为客人签到办理登记,并为VIP客户供应优质效劳入住手续。在客人到达酒店时,引导客人前往签到台办理入住等。
C:代定客人来回大交通
D:进行主题晚宴(依据客户要求);若有演出,请客户提出有关演出的主题语言类,歌曲类,小品类,戏剧类等。
E:帮助主办单位安排参会事议
19:00-21:00晚上举办宴会厅欢送宴会
xx月xx日:参与会议。
本酒店参会:上午:8:00-10:00上半场10:00-10:30茶歇
10:30-12:00下半场12:00-13:00中餐
午时:14:00-16:00上半场16:00-16:30茶歇
16:30-18:00下半场19:00-21:00晚宴[由网友投稿]
xx月xx日:(依据实际情景安排时间)
为胜利圆满接待“×××”,根据贵公司的要求,特拟定以下方案,请指正、修改。
原则:本着“热忱、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前预备:
1、熟识接待规划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车飞机),落实接站车辆车次,接站人员。
2、把握客人的餐饮、住宿特别要求和留意事项,做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程规划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。
二、接站:
依据客人详细抵达时间,提前半小时抵达(火车站机场)。举牌接到客人后安全、快速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续,并让客人准时了解到酒店的根本情景和留意事项。
三、旅游及行程的安排:
1、导游要求:
学问丰富,技能技巧娴熟,语言生动,具有较高的导游业务学问和讲解、效劳水平、实践阅历丰富。
2、车辆要求:
安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、洁净,设备齐全。安排多年驾驶阅历专业的司机,确保客人安全。
四、旅游保险:
确保此次旅游活动的安全顺当,我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外损害险。
五、会议日程安排:(略)
后面还有多篇会议接待方案!
一、会议概况:
(一)会议时间:xx
(二)会议地点:xx
地址:xxx
电话:xxxxxxx
联系人:xx
(三)参与会议人员
东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书到处长、干部到处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长:xxx
副组长:xxx
领导小组下设办公室,负责人xxx,详细负责整个会议期间的各项工作。
成员单位:政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人:xxx
成员:秘书处有关人员
职责:
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记,制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮安排表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及安排代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人:xxx
成员:交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。
职责:详细负责请领导参与开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购置发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人:xxx
(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,交警支队前导车1台。主要用于参观、巡游。
(3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:30分到名门饭店会务组报到,理解任务;交警前导车、3辆中客8月10日11:30到名门饭店会务组报到。
(4)联系交警支队,确定具有长春特色参观路线。巡游期间,沿线主要街路由交警安排勤务。
(5)各单位抽调的车辆要做到干净洁净、无故障、无灰尘。
(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人:xxx
8月9日,各代表团报到当天,由政治部有关领导及政治部各到处长负责迎接。对坐车来的代表,派车在高速大路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由职责单位自制接站牌)。
详细分工:秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
3.纪念品
负责人:xxx
(1)用于登长白山预备雨衣60件,秘书处负责统计会议代表服装号,于8月10日发到会议代表及工作人员手中。
(2)奥迪A6车模60辆,由秘书处购置并在会议代表入住时送到房间。
(3)预备给白山市局纪念品10份,以表感谢。
4.住宿
负责人:xxx
(1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长,党委委员、政治部主任安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。9日各代表团报到后,市局在名门饭店进行欢送晚宴,拟请x座陪(摆牌)。
(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢送横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要表达盛大、端庄、干净。
5.参观、消遣活动
(1)巡游长白山及市区内伪皇宫、一汽群众公司。
职责人:xxx
负责巡游期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排讲解人员)。
要求:巡游长白山要确保安全,每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台),前后照应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情景,要与白山市公安局沟通,帮助做好保障工作;车辆进入白山市界,要有白山交警前导车迎接并导,要请白山市局联系3名导游,伴同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内选择)。
(2)8月11日晚,举办联欢晚会。
职责人:xxx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内选择5名歌手,制定由各代表团参加的演出规划(请与朝阳分局联系)。
6.宣传报道
职责人:xxx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪效劳(迎接、会议、巡游)。
(3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
职责人:xxx
门诊部派1名医生全程保障。每一天要定时到代表房间巡、问诊,要分讨论到去长白山、路途遥远易晕车,高山缺氧、爬山困难的实际,备有关药品和医疗器械。
一、会前预备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定具体的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、资料、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定留意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、争论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分表达会议气氛。(1)悬挂会标、徽记、旗帜等。(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,访问席签、话筒,并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放相宜花卉。
7、后期效劳工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化消遣、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、团体照相等方面的预备工作。
9、进展会前检查或向领导汇报预备工作情景。
二、会务组织与效劳工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场预备情景。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开头前5分钟,关掉会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关掉手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
6、做好会议记录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议完毕后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。依据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
一、接待时间:20xx年X月X日—X月X日
二、接待地点:
接送机地点:西宁机场
下榻酒店:XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)
会议地点:XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象:
嘉宾等一行人及其伴随人员
四、接待负责人员:总负责:接待办
跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期预备工作:
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间2.食宿安排,提前预定3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,依据来客乘坐的航班到达情景持“热闹欢送XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢送标语牌(80×180cm以下易拉宝)。
3.由效劳科根据按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特别客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员帮助在廊桥出口处迎接。
硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关预备,确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带着回房间。餐后安排客房效劳人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒效劳。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进展用餐。由客房效劳人员进展相关效劳。
2.餐后安排客房效劳人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒效劳。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。依据会议参与人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。依据会议资料,在场内悬挂横幅。门口张贴欢送和庆祝标语。可在会场内摆放适当的简便盆景、盆花;为使会场更加庄重,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗洁净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前预备礼仪人员做好相关接待工作。4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否预备齐全。
十、会议接待
1.欢送词(电子屏幕)提前15分钟播放“热闹欢送各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,坚持会场整齐有序,空气清爽
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗洁净,摆放美观、统一,香烟可交于伴随人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3.联系伴随人员,讲解员。依据客户考察目的及需要,确定伴随人员并准时告知其预备事宜,以便顺当沟通:会谈开头前1小时,再次提示相关人员4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)2.技术沟通(技术人员PPT讲解,互动)
3.会场效劳(每20-30分钟添加茶水或视情景而定)4.拍照(依重要程度,进展拍照留档)5.摄像(依重要程度,进展摄像留档)
十二、会后效劳预备
做好会后效劳的预备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影预备。会后用车在会议完毕前妥当安排。
十三、会后效劳
会议完毕,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店
xx接待方案草案
由xx领导一行xx人于20xx年xx月xx日午时xx:xx分左右到达,xx月xx日午时xx:xx分别店,在酒店日程安排如下:
1、就餐:
8.30晚餐主桌:百合厅1+3桌,工作人员:多功能厅
8.31早餐自助餐:领导在樱花阁,工作人员在万福阁
8.31午餐自助餐,地点:万福阁
8.31晚餐同8.30晚餐
9.1早餐同8.31早餐
9.1午餐同8.30晚餐
说明:百合厅主桌18人,安排4名效劳员,预备席位卡,鲜花;副桌3桌,10人,各安排2名效劳员;还需预备:欢送标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责,各相关部门协作。
2、住宿
a.豪华套间xxx
b.标准套间xxx
c.单人间xxx
d.标准间xxx
e.县领导午休房:8.31日15间,9月1日15间
说明:每一天早晨7:15分叫醒,9月1日县领导午休房2:40分叫醒;房间里预备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖详细负责,各相关部门协作。
3、会议
长江厅:汇报会约1小时,8月31日8:30开头,安排80人左右的回字型,预备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。
5f贵宾厅:省检查团工作室
6f会议室:工作人员及驾驶员休息室
2f会议室:创立办档案室
玫瑰厅:来信来访接待室
以上由xxx详细负责,各相关部门协作。
一、本次活动领导小组名单
组长:xxx
副组长:xxx
成员:xxx
二、车辆停放及安全
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、保安:
4、要求:a.从8月29-30日起,留意门前车辆的治理,确保8月30午时-9月1日午时省测评组领导车辆的有序排放;b.协作县公安部门做好安全保卫工作。
三、迎宾及入住
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、门僮二名:
4、礼仪小姐八名:
5、要求:a.门僮必需配戴白手套;欢送语欢送光临__国际大酒店;确保客人安全下车,准时将客人行李放置行李车送至房间。b.礼仪小姐面带微笑,欢送词欢送光临,绶带资料:“__欢送您”c.总台人员提前做好房卡、入袋。d.总机人员负责叫醒效劳;e.商务中心协作创立办领导预备好每一天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡。
四、房间安排
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、效劳员:
4、要求:a.协作工程部确保本次接待的全部用房设施、设备完好;b.检查全部用品是否齐全;c.客人进店后,在4f、5f电梯口安排专人,负责将客人引进房间;d.协作采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的全部用房提前做好通风工作,确保房内无异味;g.协作采供部准时补充全部用房的小食品。
五、会议室安排
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、二楼会议室效劳员:
四楼长江厅效劳员:
五楼贵宾厅效劳员:
六楼会议室效劳员:
二楼玫瑰厅效劳员:
4、要求:a.协作工程部确保本次接待的全部会议室设施、设备完好;b.撤除二楼会议室四周的椅子,在会议室三面放置条桌,铺蓝色台布,空余一边放5张椅子;c.做好各会议室的卫生清扫工作;d.根据接待方案安排,定人定岗。
六、餐饮安排
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、效劳员:
4、要求:a.协作工程部确保本次接待餐厅设施、设备完好;b.检查全部餐具是否齐全;c.检查餐厅的卫生情景尤其做好灭苍蝇;d.准时与营销部沟通餐厅其他用品的落实情景。鲜花、音响、话筒、席位卡等e.依据接待方案落实好每一天餐厅的效劳人员,做到定人定岗。
七、检查监视
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、要求:在全部接待活动开头前,根据接待方案的要求,检查各部门的落实情景,并准时与营销部沟通、落实。
八、接待安排
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、要求:检查各部门的落实情景,与各职能部门准时沟通并上报领导小组。
九、结算
1、职责部门:xxx
2、职责人:xxx
3、要求:a.前台各收银点必需熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等。b.热忱礼貌、精确、有效答复贵宾提出的问题。c.每日整理贵宾账单,贵宾离店前1小时,将全部账单预备完毕,备用。
十、几点说明
1、各级治理人员逐级检查下级预备工作完成情景,逐条落实。
2、召集本部门会议,制定部门接待规划,职责落实到人。
3、凡一线工作人员熟记“应知应会”,并留意使用一般话。
为了安排好xx公司的代表来上海与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项,顺当进展谈判工作,特制定以下接待方案:
一、接待时间:20_年10月2729日
二、接待地点
接机地点:xx
接待酒店:xx
地址:xx
参观地点:xx
三、接待对象:xx公司谈判代表以及伴随人员
四、接待负责人员
总负责:_x(负责整个行程的指挥和协调工作)
接待组:_x(翻译人员,礼仪小姐,讲解员,接待员)
秘书组:_x(负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料)
后勤组:_x(负责行程和会议谈判的酒店安排,会场布置和保安等相关工作)谈判组:_x(主谈,决策人,销售参谋,法律参谋,技术参谋,公关经理)合计人员:24人
五、接待前期预备工作
1.来回机票预定
2.食宿安排
3.迎接车辆安排
4.会场接待
5.会场整理及布置
六、后期工作
1.谈判会议资料整理
2.经费报销
3.总结及信息反应
七、经费预算双程飞机票(22023)+酒店住宿费(10000)+餐费(8000)+租车费用(650)+观光费用(2500)+会议杂务费(1000)+后备费用(5000)总计:63150元(人民币)
八、留意事项
1、接待外宾的礼仪留意事项2、应急方案的预备3、掌握经费预算4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。
确保各项会议接待工作的顺当进展,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
待定
二、会议时间:
2022年_月_日至2022年_月_日
三、会议地点:
___酒店。
四、环境布置
(一)会场外区域布置
酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关资料横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议资料
第一板块会议
(一)会议时间:2022年_月_日、_日、_日
(二)会议地点:待定(200人会议厅)
(三)会议资料:待定
(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放
2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花
3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4)会场气氛:水牌制作、背景喷绘画面(_日、_日)无线麦若干、背景音乐、_展架
(五)会后合影:时间:在会议完毕前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。
地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯代替椅子)
能够给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,能够对号入座。
其次板块晚宴
(一)晚宴时间:2022年_月_日晚(详细时间待定)
(二)晚宴地点:餐厅待定
(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘资料:)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排资料介绍)
第三板块会议接待
(一)工作资料
1、会议流程筹划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠供应窗口接送机效劳;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、帮助酒店住宿、餐食效劳等工作;
7、供应会议期间车辆的调配、效劳工作;
8、供应机(车)票的订购效劳工作;
9、供应专业接待人员效劳工作;
10、依据需要,供应其他公务活动效劳工作;
11、供应物流、土特产品代购等其他效劳工作;
(二)组织机构及职责
1、综合协调组工作职责:
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;
(3)负责与组委会内部的全应对接工作;
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参加人员沟通、协调工作;
(6)负责接待效劳手册的编制工作;2、接待效劳组
工作职责:
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外详细联系落实与会代表的初步行程、人数、来回时间、与会详细意向;
(3)负责为与会代表供应接待效劳人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察巡游、物流等其他会议效劳;
(4)依据嘉宾的实际情景,详细供应接送机、车站安排;酒店房间安排;参与会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的详细安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待效劳人员的组织领导;
(5)负责帮助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先预备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待效劳手册的编制工作;
3、效劳保障组
工作职责:
(1)负责接待效劳组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察:
1、假如会议完毕后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将动身时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、假如会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名询问点。(费用自理)
二、当地巡游效劳(20人或以上车)(淡季报价)
1、东线一日游:兵马俑,华清池,城墙,午餐价格:298人;2、西线一日游:乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐价格:380人;3、市内一日游:城墙,碑林,大雁塔,午餐价格:210人;以上报价包含门票、车费、导游效劳费及30元标准中餐一次4、东线二日游:兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3住宿,缆车上下价格:780人5、北线二日游:黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,延安三宾馆住宿价格:958人
以上报价包含门票、车费、导游效劳费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。
二、其他效劳:
假如您还有其他效劳需要帮助,我们将为您供应更好的效劳。1、专业礼仪接待:根据规格供应专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。2、可供应代订餐饮3、订票效劳:将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。
备注:会依据客户航班到达时间进展统筹接机安排
(一)会前工作:
1、与会议主办方洽谈。
2、向会议主办方供应会议接待筹划方案和报价。
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。
4、与会议主办方确认会议接待方案。
5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。
6、预备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务效劳及公关礼仪、翻译、通讯及文秘效劳。)
(二)跟进工作:
1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
3、会议秘书帮助会场布置及会场的会务效劳。
4、会议秘书在会议接待(报到)处帮助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。帮助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的消遣工程、消遣场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议供应的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特别客人(如宏大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他托付代办效劳。
(三)会后工作:
1、会务效劳的总结、评估、会议代表的意见反应及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢迎代表工作。
(四)会议的筹备工作:
1、依据会议规模,确定接待规格。设定待规格。
2、发放会议通知和会议日程。会议通知必需写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参与者、会务费、应带的材料、联系方式等资料。通知后面要留意附回执,这样能够确定受邀请的人是否参与会议,预备参与会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参与者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避开了与会者问路的很多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的详细安排,它是人们了解会议情景的重要依据。它的形式既能够是文字的也能够是表格的。它能够随会议通知一齐发放。
3、会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议,依据会议资料,在场内悬挂横幅。门口张贴欢送和庆祝标语。可在会场内摆放适当的简便盆景、盆花;为使会场更加庄重,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗洁净,摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:圆桌型,假如是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一齐围桌而坐,从而消退不公平的感觉。另外,与会者能清晰地看到其他人的面容,因而有利于相互交换意见。座次安排应留意来宾或上级领导与企业领导及伴随应对面做,来宾的领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。由于为尊者享有优先知情权。教室型,这是采纳得最多的一种形式,它适用于以传达情景、指示为目的的会议,这时与会者人数比拟多、并且与会者之间不需要争论、沟通意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。
(五)会议的接待礼仪:
一是会前检查。这是对在预备工作阶段讨论不周或不落实的地方进展的补救。比方检查音像、文件、锦旗等是否预备齐全。
二是提前进入接待岗位。接待人员应当在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的`接待工作分以下几个岗位。
1、签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,假如是要求接待档次比拟高,能够派礼仪小姐担当。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自我,将笔双手递上。假如是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精巧些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应常常向会议组织者汇报到会人数。
2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开头前几分钟再到主席台就座。
3、接待。与会者坐下后,接待人员应
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