探究化工工程档案的数字化交付与管理获奖科研报告

探究化工工程档案的数字化交付与管理获奖科研报告【摘要】基于新时代发展背景下，数字化技术在化工工程中广泛应用，改变了档案传统化设计方式与管理模式，且在各项工作开展阶段开始充分意识到档案管理工作重要性，并加大创新力度，同时借助数字化技术创建智能化管理平台，依据各项工作设定相应模块，保证各项工作均可在平台内有序實施，促使能够储存相应信息数据，简化档案管理流程，提升工程档案技术水平与安全性。

【关键词】化工工程;档案管理;档案交付;数字化技术

引言：

从化工工程设计档案管理角度分析，在初期设计阶段就要对工程项目整体性进行探究，将工程项目各项工作进展以文字、图表、照片、视频等形式记录，为项目施工质量与进度控制等均带来积极影响。对此，需要建设单位予以重视，并且在此方面加大投资力度，对数字化技术进行应用，使项目档案设计、审图、施工等更高效便捷。

一、化工数字化档案管理现状

（一）归档工作不及时

结合当前部分化工工程档案管理效果分析，虽然数字化技术被更大建设单位关注与重视，并在化工项目实施阶段加大数字化技术应用力度，但是整体应用效果并不理想。主要影响因素就包括技术应用策略待完善，极易在归档阶段出现不及时问题。因化工工程所包括的工作内容较多，设计阶段针对各项工作内容的探究，能保证电子文件的真实性与全面性，要以电子文件形式储存在计算机系统中，受网络因素影响，在档案内容传输、修改等方面面临计算机硬盘故障，无法保证档案信息归档及时性。

（二）单一化归档方式

大部分化工工程在电子文件归档时均会选择光盘存储方式，虽然能满足信息安全、保险等需求，但在会在应用阶段遇到更多的阻碍，会使各部门在档案信息获取、应用等阶段消耗更多时间，整体工作效率无显著提升。第一，是工程档案管理人员无法及时地验证光盘归档中电子文件数量、完整性等，未能在第一时间对信息内容完善;第二，因光盘存储方式会对库房条件要求较高，往往会在此方面投入较多的人力、物力、财力等，增加档案转录、翻刻等工作实施难度;最后，档案利用阶段也出现了极为不便情况，因光盘存储方式对档案内容存储，在应用阶段必须由光盘完成信息读取工作，之后才能获取及应用到相应的信息内容，无法发挥出电子文件应用价值与优势。

（三）电子文件与纸质内容差异

电子文件自身的原始性能保证信息数据的真实性，从法律效用方面探究，极易因相关因素影响而引发矛盾问题。其中，电子文件经签名、确认后以电子文档的形式储存，但是却与其原始性特点发生矛盾，电子文件产生顺序是先电子后纸质，而电子文件的归档，则是先纸质后电子的顺序，如果单一化地考虑设计单位实际需求，无法保证所选择的储存方式及电子文件内容满足客户各项要求，如果为设计单位及客户提供电子文件与纸质文件，则无法突出电子文件的重要性，并在内容上有较突出的差异性。

（四）缺少专业化的管理人员

因数字化技术在应用阶段对工作人员专业能力、技术水平等提出较高要求，为保证档案管理工作质量与效率，需化工企业能在化工工程档案管理创新阶段、数字化技术应用阶段对人员突出较高要求。当然，化工企业在技术人员聘用、管理、培训等阶段均未引起高度重视，使数字化技术在应用阶段面临着难题，无法贯彻落实到档案管理中，无法保证化工工程档案内容的真实性、全面性等。再加上化工企业日常培训工作不及时，所设置的培训内容也与实际工作不符，导致人员创新意识与能力较薄弱，对工程项目档案管理与交付工作均带来不同程度的影响。

二、化工工程档案数字化交付与管理措施

（一）行政部门发挥职能，提升电子文件管理效率

从化工工程新时代背景下发展实况角度分析，在数字化技术应用阶段会面临较大的难题，再加上化工工程档案管理本身就复杂，一旦忽视对电子文件管理，就会影响数字化技术应用效果。对此，还需行政部门能在此方面发挥自身职责与作用，要加大电子文件法制化管理制度建设力度，能对数字化技术应用、电子文化管理模式创新等起到促进作用，工作人员创新意识与能力也受发生限制变化，才可提升电子文件管理效果。

（二）采用法律法规严控管理平台，避免出现数据泄露现象

因电子档案储存主要是在智能化管理平台的数据库中，不仅包括一些日常的信息数据，而且还涉及到私密性数据，关乎着化工工程综合效益。对此，为避免出现数据泄露现象，需化工企业自身能在此方面加大投资力度，一方面，保证基础设施的完整性，主要针对硬件设施、软件设施，在必要条件下，可在每项工作环节中设置相应的防控措施，不为不法分子提供盗取、破坏条件;另一方面，贯彻落实各项法律法规，化工企业与管理部门能借助法律武器对自身合法权益有效保护，把重心放在电子档案搜集、归档、共享等环节中，选择适合的管理模式对平台严格监管。

例如：对CAD电子文件收集、存储等，设定网络环境良好性，改变传统化储存方式，主要内容是经过扫描处理后的施工图，并以pdf文件格式进行归档，保证电子文件内容与纸质内容一致，选择多元化储存方式保证电子文件内容完整性，提升电子文件交付工作质量。

（三）加大数字化技术应用力度，满足电子文件交付要求

从化工工程档案管理模式较多分析，在以往发展阶段是以传统化蓝图提交方式为主，但随着时代发展，传统化储存方式已无法满足化工工程创新要求，再加上电子文件的影响性，化工企业加大数字化技术应用力度，由新颖的储存方式逐渐取代传统化方式，能在数字化审图方面产生明显影响，整体管控工作便捷、高效，并满足各部门实时审查与应用要求，关乎着工程项目图纸审查工作效率。

例如：在化工工程数字化审图工作开展阶段，要求各方积极参与，设定项目图纸上传、批注等主体，监管部门能结合系统中所留下的痕迹开展审图工作，影响化工企业综合能力。同时，数字化技术对化工工程档案管理影响，也逐渐引起了更多领域的关注与重视，扩大数字化技术应用范畴，在各行各业创新发展阶段均发挥着重要作用，满足电子文件交付要求。

（四）组建专业化管理队伍，促进化工工程稳定发展

化工工程各项工作开展均离不开专业化人员自主参与，依据人员专业能力与优势划分工作职能，并加大复合型人才培养力度，组建专业化管理队伍，学习与运用化工知识、电子信息等，能对智能化管理平台维护、管控，时刻考虑化工工程电子文件应用的影响性。同时，经专业化人员参与到电子文件鉴定、保存、编目、利用、保管等环节中，可实现预期管理目标，才可为化工工程稳定发展起到促进作用。

结语：

结合上