开思OAR5白皮书说明

开思/OAR5产品简介PAGE8PAGE7开思/OAR5产品简介开思软件技术白皮书2000年3月办公应用系列(R5)产品简介

目录TOC\o"1-2"为什么要《开思/OA》？ 3系统特点 6系统概述 8软件功能 12§1系统设置 12§2个人办公 14§3行政办公 18§4公共信息 27§5辅助办公 28§6帮助系统 31系统环境要求 33

为什么要《开思/OA》？如何帮助用户实现大量信息快速、有效、准确地获取、管理和传递是当今计算机业，尤其是计算机软件业的追逐目标和发展原则。LotusDomino/NotesR5作为目前世界上最先进的群件平台，实现了对非结构化信息的管理和共享，具备了安全、健壮、可靠的通信基础设备，内含强大的工作流软件开发环境。但是，仅此并不能满足目前国内办公软件应用方面的市场需求，办公自动化(OA)提倡了多年，见效并不明显。其原因并非在于缺少性能优良的平台，而是在于缺少真正功能全面、适用性强和方便易用的办公管理应用软件。而且基于上述平台之上的应用软件过于名目繁多，缺少统一标准。实际情况是：许多单位喜欢自主开发，或自行组织人员攻关，或寻觅电脑公司定做。小则三五人，多则几十人，开发资金从几万至上百万乃至上千万不等。重复开发很多，并且大多也只完成了局部管理功能，又缺乏技术进步、版本更新的后劲。在此，本公司无意忽略众多用户各自的特殊需求，而是认为要想真正实现信息更大范围的共享、交流以及由此带来的巨大的效益，那么广大用户存在一个较为统一、合理的办公自动化标准及软件成品是必要的，也是必须的。开思软件公司多年来在办公自动化方面的潜心探索和众多大型应用系统的丰富开发经验使得她有信心和实力在开思/OA成功推向市场并获得广泛欢迎的基础上，把OA产品作为一个重要发展方向，不断地追求技术进步和完善服务，从而在促进OA软件标准化和产品系列化的道路上取得更大的进步。广大用户将会随着开思/OA的不断升级或更新得到最大程度的满足。

开思OAs--办公应用系列软件产品开思软件公司继成功推出开思/OAV1.0，V2.0，V3.0，R4.0并在市场上取得广泛成功以后，继而推出了更完善的《开思/OAR5--办公应用系列软件》。这个版本充分利用了LotusDomino/NotesR5良好的开发环境，结合周密、全面的众多用户的实际需求调研和精心的分析、整理，尽可能地将众多用户的日常办公惯例、规范形成统一模式融入其设计方案之中。开思/OAR5不仅继承了前版本中的一些优良特性，更着力于面向客户群体，体现度身定制、力求完美的设计思想。在完善原有功能的同时，更贴合用户办公模式，为进入电子商务时代建立基础。开思OAs办公应用系列软件包括开思/OAR5-办公自动化系统、开思/邮件一路通R4.0、开思/CRM–Star客户关系管理初阶、开思/KM-知识管理系统等等。从而在原有的办公自动化概念基础上形成了更全面的办公应用系列化（OfficeApplicationSeries）产品。现在，开思/OAR5等已经正式推出。这套软件面向我国广大企事业单位，充分利用LotusDomino/NotesR5的丰富强大的功能和平台性能，结合先进的Internet/Intranet技术,针对我国办公管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂等特点，力求功能全面而细致，操作简单方便，强调网络信息交流和共享。它适用于政府部门、职能机关、社会团体、各种企业、金融机构、医院、学校、科研机构等各类单位。可以在多种硬件环境的局域网(LAN)、内部网(Intranet)、互联网(Internet)上使用。同时还支持手写输入、语音输入及图象扫描识别等辅助办公应用技术，为广大用户提供了美观、方便、易学易用的使用环境。同时还特别考虑到各单位使用OA软件，全面实现办公无纸化需要一个过程，开思/OAR5同时支持无纸化和有纸方式的混合办公模式，帮助用户单位顺利过渡。开思/OAR5在软件技术和应用功能方面作了较大的改进。R5在以前版本的基础上大大扩充了应用范围提供了多达21个的功能模块及1个完善的帮助系统。同时，提供了流程用户自定义功能，使用时更加方便、灵活、易用。其中收文、发文和档案管理三个数据库针对用户分部门进行处理的需求，将原先OA中单一数据库存放处理数据转化为多个数据库进行数据存放和处理——即每个部门可生成属于本部门的数据库，用于存放本部门的数据。此项功能优点是：各部门的数据、操作权限相互独立，从而提高了数据的安全性，便于管理。开思/OAR5提供了独特的远程办公模式，不管您在任何地方，同样可以及时得到最新的信息，同样可以批阅文件、填写批示意见，就象在局域网中办公，这是开思/OA提供给用户的特有功能，使得整套系统功能更加强大、使用更加方便。开思/OAR5有支持Notesclient作为客户端R5c和支持浏览器作为客户端R5b两个版本，以适应不同用户层次的需求。

系统特点开思/OAR5是基于LotusDomino/NotesR5平台上的应用软件，能够充分发挥LotusDomino/NotesR5的许多优良特性，在许多细节方面也表现得更加成熟、更加完善。以下就以开思/OAR5c中主要功能特点作一说明。1.多平台支持能在多种平台上运行：Microsoft的Window95/98和WindowsNT/2000(Intel)，IBMOS/2WarpServer4，IBMAS/400V4R3以上，IBMS/390V2R6以上，IBMAIX4.3.1，HP-UX11.0，SunSolaris2.6(SPARC)等，从一个平台到另一个平台是非常一致的，在不同平台上使用不需要修改或重新编译。(Domino应用服务器许可布署在一到四个CPU的系统中)2.安全机制数据库级：对于本软件的每个模块所对应的所有数据库，首先在操作权限上可细分为七个级别，由系统管理员设置。管理员：能够在数据库上执行所有操作，读、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表。设计者：除了修改ACL（存取控制表），用户活动或复制、删除数据库外，能够执行同管理员一样的操作。编辑者：能够在数据库中读、写，以及编辑所有文档，但不能修改表、视图，或者ACL。作者：能够读文档，增加新文档，但不能编辑别人的文档。读者：能够读文档，但不能增加新文档或者编辑现有文档。存放者：能够增加新文档，但不读现有的文档。无存取权限：被分配该权限的用户不可访问数据库，他们不能打开数据库，这个级别无对应的符号表示。文档级：其次，在访问数据库文档的权限方面又可细分为四个级别，由系统管理员设置。绝密权限：可以访问所有具有绝密、机密、秘密和平件密级的已授权文档。机密权限：可以访问所有具有机密、秘密和平件密级的已授权文档。秘密权限：可以访问所有具有秘密和平件密级的已授权文档。平件权限：可以访问所有具有平件密级的已授权文档。操作权限级：此外用户还可以根据自己办公的实际情况，通过设置不同的角色来实现自定义运作模式，确保每一步的操作权限，各司其职从而进一步提高系统的可靠性和安全性。实现各项目自定义灵活的客户自定义办公模式。办公中随时需要应变，灵活、易用的各类自定义工具，给客户以完全自由、充满个性的空间，保障用户的工作更加方便快捷。4.提供远程办公模式新型的远程/移动用户办公模式。新颖的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费。体现协同工作的优势。5.多媒体信息存储多媒体信息访问能力。随着系统的使用，用户将来会要求邮件传送系统能够支持更多的信息类型，如声音、图像、动画以及Internet等。6.良好的可扩展性可靠、可用、可伸缩的群集结构。不仅适用于中、小企业和机构。更针对大型的政府、机关和企业的办公特点提供了群集构架方式。支持群集数据库和分布式数据库结构，保障单位内部的办公更清晰、更顺畅。7.周全的提醒功能和强大的工作流功能完善、卓越的工作流。单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流模式确保办公得心应手、简易快捷。待办事宜今日工作便可一览无遗。所有需要成员间协同工作的事件，都将通过电子邮件以工作流的方式进行，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。8.备份支持 在所有的Domino平台上，包括NT，UNIX，AS/400，S390，API都支持与第三方备份工具的紧密集成。

系统概述开思/OAR5c主体软件是由一个系统设置和二十一个功能模块构成，其中系统将二十一个功能模块分为五大类，即个人办公、行政办公、公共信息、辅助办公以及帮助系统。（请参看“开思/OA”R5c模块结构图）系统设置为整个系统提供了一个良好的系统设置环境，其中设置内容包括部门、人员和常用数据（如主题词、常用意见、自动编号、公文格式等）设置和维护。电子邮件提供了阅读来信，事务处理、也可以写信、回信、转发来信、删除信件、保存信件、查阅信件和整理信件。待办事宜提供真正的轻松而又有序的工作环境。打开待办事宜，待阅公文、会议文件等事务及相映的重要、紧急程度等巨细无遗。日程安排日程安排可以用于个人时间进行合理的安排和管理，也可设定群组日历，查询他人的空闲时间从而大大提高了时间的利用率。名片管理可以新增私人或共享的名片，也可以随时查询、打印您所需要的名片。完全实现了名片管理的电子化管理。单位名录齐全的企业级通讯录，达到信息共享。报告管理对各类报告可以流程自定义，在批阅的过程中，还可以对报告进行维护、传送、办理等工作。综合查询通过综合查询系统，用户可以全面、及时地了解系统中的各种相关的信息。收文管理执行收文登记、办理、查询、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，并且可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制，一切的流程都可以由用户自定义。发文管理执行发文拟稿、核稿、会签、签发、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，并且可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制，所有的工作流程可以由用户自定义。档案管理对未组卷的文件进行管理、分类，然后将其组入案卷中，可以对案卷进行封卷、拆卷、著录标引、案卷检索、借阅及归还等工作。会议管理为用户提供会议室管理，并且在会议召开前进行会议计划和会议文件、会议议题等方面的准备，还包括会议室的申请，会议通知的发送。会议召开后可以做会议记录、纪要和会议查询，并且可将会议纪要归档。资料管理将日常办公中一些公共的资料由有关部门收集更新，供用户查询、使用。焦点论谈一个网上BBS，用户可以用以热点讨论、经验交流、电子公文板等工作。用户在填写个人兴趣简要表后，可系统自动将用户关心的话题告之用户。电子公告板一个灵活易用的网上公告板，用户可以通过它发布各类公共信息和通知等。信访管理信访管理系统主要用于处理信访工作。可以登记信访内容，并可以根据用户的需要将信访进行流转，结果登记，归档，数据查询及统计等。资源管理对内部各种资源（如办公设备、办公用品、器材、车辆等）进行统一管理、调度。物品管理将有关信息放入物品库中，用户就能够及时、全面了解内部物品的各种情况，还可以进行申领。信息采编可以通过多种渠道对各类信息进行合理收集、分类、查询，编辑成内部刊物经批准后在网上发布，也可以打印成文本。活动安排可以进行个人活动安排、单位活动组织安排、单位接待组织安排、事务接洽记录和电话记录、值班安排、大事记等日常活动管理。人事信息对公司的人员情况进行登记，以后可以及时查询、统计内部人员的各种信息。帮助系统开思/OA提供了一个体贴的在线帮助系统，通过帮助系统，用户能够获得操作指南以及技术支持信息。

软件功能以下重点介绍上述软件模块的功能，其它开思/OAs系列产品功能，请参见有关介绍。§1系统设置§1.1系统概述在开思/OA中设立了系统设置模块，系统管理员可以统一的对系统进行管理，设置将简便化，管理将更加方便、安全、可靠。其中包括部门设置、人员注册和数据维护（数据维护其中还包括主题词、常用意见、自动编号、公文格式等）。（请参看系统设置结构图）§1.2功能介绍1.2.1部门设置在使用前，您要进行部门的设置。其中包括部门名称、部门管理人员的设置，还包括指定收文管理、发文管理和档案管理数据库中的用户操作权限。1.2.2人员注册为公司每一位人员进行注册。可以登记他的姓名、所在部门、设置他的公文阅览权限、系统数据库的权限等。1.2.3数据维护系统提供了无微不至的服务。你可以对一些常用的数据进行设置，包括主题词、常用意见、自动编号和公文格式。

主题词提供了一个标准的主题词库，系统管理员可以对主题词库进行维护（如加入某些主题词）。有了主题词库，在收文管理、发文管理、信息采编等模块中，主题词就可以自动校验。

常用意见系统管理员可以对领导常用的批示意见进行设定（包括意见的内容，意见的适用人员等，如同意、已经阅览）。领导在批示文件时，就可以调用设定的常用意见，方便输入。

自动编号自动编号就是根据您自己的需要对收文、发文、信息中的流水号进行定义，以后就根据您定义的格式自动生成流水号。

公文格式您可以将公司经常用的文件格式事先进行定义（如“文件稿纸、传真、发货单”），当用到此公文格式就可以直接调用。

§2个人办公§2.1系统概述用户可通过此模块完成个人日常的办公工作，例如批阅各部门上报的各种公文，评阅同事交流的各种文件内容，回复或发送电子邮件，起草各类报告，查看个人的和公共的活动日程安排，并能自动提醒待办事项。批阅公文和评阅文件时可以使用与实际工作方式近似的笔输入方式，也支持声音输入方式。同时用户可以查询各种信息。§2.2功能介绍1.2.1电子邮件电子邮件引用LotusNotes功能，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件。可联结LotusCC-mail和各种E-mail。

阅读来信为了阅读信件，您必须先打开您的邮件数据库。任何时候您都可以迅速打开它，尽管有时您会在别的模块中处理事务，也不必退出。当您有新邮件时，系统立即会给您声音和视觉的提示，帮助您阅读新邮件。

写信通过电子邮件的功能，您可以与别人交往，您可以将信寄给任何一个通过网络和您的Notes互联的人。同时，您还可以把信寄给那些您的网络之外的人。可以让您的信件有各种不同的格式，使它更吸引人，更易懂。

回转收到信后，您可能想回封信。回信不像写信那样麻烦，得从头开始。您只需要写信件的内容，然后发了就行。因为收件人的地址正是给您写信人的地址，回信的主题也是与来信的主题相关的。在您的回信中还可以直接引用来信的原文。

转发来信读完信以后，您也许还想让别人也能看到它。不需要重新再写一封，您只需把原信转发出去。除此之外，还可以加入您的注释。

删除信件删除一封不需要的信件可以使您更方便地寻找需要的文件，同时它能够节省存放邮件数据库的Notes服务器的硬盘空间。删除信件分为两个步骤，首先告诉系统哪些信件要删除，系统会在这些信件旁做一个标记，然后让系统将做了标记的信件删除。

保存来信保存一封信以便以后再读。要保存信件只须把它留在来信时放置它的收件箱文件夹中就行了。然而，这样做有可能会使信件越来越多，以至于难以查找，所以最好的方法是将它们移到其他的文件夹中，文件夹的个数随您定。

查阅信件邮件数据库包括许多文件夹和视图，允许您用不同的方法查阅信件。

整理信件信件经过整理后，就可以非常容易找到要找的文件。2.2.2待办事宜通过强大的网络工作流模式，系统按照用户定义模式，自动传递、提醒用户有待阅公文、会议文件、事物接洽等工作，实现真正的轻松而又有序的工作环境。2.2.3日程安排日程安排可以用于个人时间管理、群组日历的查询。可以进行约会、工作委托。可以通过日历进行查看安排好的各种约会，同时还提供了时时提醒功能。2.2.4名片管理用户可将名片登记并进行管理查询和打印，同时可根据需要将部分名片共享，供他人使用。查询分为匹配查询与模糊查询，还能全文索引，每个人只能看到自己的名片集及共享的名片集，对于输入重复的名片还给予提示警告，通过LotusNotes复制技术，所有由个人分别收集的名片将汇编成整个单位的名片总集，可以轻松地找出所有需要联系的名片主人，并方便地通知他们参加产品发布会或邮寄贺年卡等等。2.2.5单位名录齐全的企业级通讯录，达到信息共享。并具有上下级单位结构显示功能。2.2.6报告管理由报告管理员管理有关报告，定义每类报告的流转流程（每类报告可以有多个报告管理员，每个报告管理员也可以管理多个报告）。起草报告者可以对其进行维护、查询、提交此报告，也可以打印报告。报告一览

修改您可以对自己起草的报告进行维护（包括修改报告内容、增加或删除授权人、提交报告等工作），也可以对其他用户授权于您的报告进行维护。但要记住报告提交后将不能再做维护。

新增如果有事要申请，您就可以在此起草报告，然后进行申请。

通知授权人员在您设定了授权人员后，您可以立刻发个邮件给授权人。那么授权人就会知道他被授权，以后可以对此报告进行维护。

提交每份报告由报告起草者自己提交。提交时系统根据报告类别自动选择流转流程。报告提交后不能再做维护。对已经提交但尚未批复的报告，起草者可以撤回报告，并在撤回后对报告进行维护。

打印您有两种工作方式可选择：有纸化和无纸化。如果要有纸化工作，您可以打印此报告，打印出的报告内容包括起草者、所有审批者的姓名、日期及审批意见等信息。

删除对不要的报告可以进行删除工作。删除报告分为两个步骤，首先告诉系统哪些报告要删除，系统会在这些报告旁做一个标记，然后系统将做了标记的报告删除。

全文索引每份报告只有报告起草者及该类报告管理员可以查询，但起草者可以授权其他用户查询此报告。.数据设置

修改报告管理员可以对您管的这类报告的流转流程进行修改。

新增报告管理员可以新增报告类型，同时定义此类报告的流转流程，还可以设置此类报告的适用部门。

删除报告管理员可以删除他所管的报告类型。2.2.7综合查询综合查询系统可对系统中所有信息进行信息导航和全文索引。

§3行政办公§3.1系统概述用户可通过此模块完成行政事务，其中包括收文管理、发文管理、档案管理和会议管理。以下是此四个主要模块的简介。（请参看“行政办公”结构图）§3.2功能介绍3.2.1收文管理收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括权限设置。在登记收文过程中提供了四种方式（文件引入、标准字段电子公文调入、扫描和直接输入），并将登记后的收文送领导批示或阅读（批示的流程完全可以根据需要自己定义），处理结束后将文件进行归档。管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。流程定义

新增流程可以对用户各种收文流程进行新增，只有管理员才有此操作权限。（包括流程名称、此流程的管理员即能够修改此流程的人员以及简要说明）。

新增步骤每个收文的流程都有若干个步骤组成，您可以随意定义步骤数（如3个步骤，4个步骤）；对于步骤名称也可以根据需要定义（如秘书审批）；同时对用户角色定义（如秘书）；然后涉及用户为单个或多个；再选择人员。一切都可以根据您的需要进行定义，使用更加灵活。.收文登记

新建登记员对已签收的文件进行登记，登记内容包括公文标题、文件分类、公文字号、紧急程度、公文种类、主题词（能够自动校验）、秘密等级、公文页数等，以及文件其他项、正文内容等。其中系统还会自动生成一些登记项，如文件流水号、登记员、登记日期、当前处理状态等。

拟办当登记员无法确定此收文的流程，他可以提交某一用户进行拟办（如某办公室主任），让他来选择收文的流程，使用起来更加灵活。

进入流程确定收文流程后，您就可以进入选择的流程，也就是按照您选择的流程开始进行流转,系统会帮助您自动找到第一个步骤，不再需要您每次人工地去选择人员。

文档格式公文原文可以通过网络接收或调入不同格式（如MSWord、LotusWordPro、MSPowerPoint等）的已存在的计算机文件内容，也直接接收扫描文件。

意见一览在文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的处理过程中的所有领导的意见。

编辑如果您有足够的权限，可以对登记中的收文进行修改、更正（如修改一些登记项，文件内容等）。

删除如果您有权限，您可以将一些登记中收文删除。

打印如果觉得有需要，您可以随时打印收文标题及其内容。

电子公文调入如果收的文是标准字段的电子公文，您就可以直接调入。系统将实现来文自动登记。.收文办理

上一步当您接受到别人提交给你的待批阅的收件，您可以返回上一步骤即将文件退回。

下一步当您完成批阅后，您可以将文件送到下一人员进行处理。如果您是最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。

个人意见填写您的个人意见。可以手写笔输入，调用常用意见，或者是键盘输入。

显示文件在填写个人意见是，还可以查看文件的所有信息（包括文件的基本项、文件的其它项、文件内容等）。

流程跟踪对收文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过此文件的人员及其此人员批阅通过的时间等信息。也可以查看到文件整个流转过程，文件的去向（如文件在谁处等等）。

查看流程可以查看此待处理收文文件的整个流程的过程。

查看意见在收文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此收文文件的处理过程中的所有领导的意见。

催办设定收文的催办时限，当办文超过催办时限时，系统会自动进行催办（催办时间间隔也可以进行设置，如1天催办一次）。

重定位管理人员可以对在流转中的收文文件进行重新定位，可以不让流程因为出现某故障而无法正常运行。文件归档

编辑收文归档员收到流程结束的公文，他首先必须先打开这个待归档的收文文件。

传阅如果您有足够的权限，可以随时将收文发送至各部门的人员进行内部传阅工作。

意见汇总将整个流程中，所有领导意见进行汇总工作，意见将与文件一同归入档案数据库中，以备查看。

发往其它部门可以将此收文发送至其它部门。（如本次收文文件是办公室，当整个流程结束后，您可以将此收文文件发送给其他任意部门收文数据库中）

归档当归档员打开公文后，他就可以将文件送交本部门的档案数据库中，也就是完成了归档的操作。查询

查询可以按任意登记项组合方式对文件进行模糊条件查询，也可以打印文件各种信息。

打印登记表您可以将一段时间内的收文打印成列表形式，内容包括收文号、来文单位、来文标题、经办人等。3.2.2发文管理发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。在发文管理中进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据所选的发文流程进行流转，流程结束后可以直接进入登记和归档处理。流程结束后，也可以返回到呈送人，呈送人再将文件给核签人员进行处理，最后此发文文件也可以进行登记和归档。在整个过程中，您可以随时查看、打印流程跟踪表，支持模糊查询和全文索引。流程定义

新增流程可以对用户各种发文流程进行新增，只有管理员才有此操作权限。（包括流程名称、此流程的管理员即能够修改此流程的人员以及简要说明）。

新增步骤每个发文流程都有若干个步骤组成，您可以随意定义步骤数（如3个步骤，4个步骤）；对于步骤名称也可以根据需要定义（如领导签发）；同时对用户角色定义（如总经理）；然后涉及用户为单个或多个；再选择人员。一切都可以根据您的需要进行定义，使用更加灵活。发文拟稿

新建可以用不同的形式起草发文。系统已经将拟稿人和起草时间自动登记入内，还有文件基本项、正文、附件等可以登记，您还可以进行语音输入。

核签您可以直接将该发文送核签安排人，让他去处理文件。也可以先选择流程，待流程结束后送核签安排人。

进入流程确定发文流程后，您就可以进入定义的流程，也就是按照您选择的流程开始进行流转,系统会帮助您自动找到第一个步骤，不再需要您每次人工地去选择人员。

文档类型公文原文可以通过网络接收或调入不同格式（如MSWord、LotusWordPro、MSPowerPoint等）的已存在的计算机文件内容，也直接接收扫描文件。

常用格式发文拟稿时，您可以调用经常用的公文格式（如文件稿纸）。

意见一览在发文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此发文文件的处理过程中的所有领导的意见。

编辑如果您有足够的权限，可以对拟稿中的发文进行修改、更正（包括文件流程信息、文件基本信息、文件内容等）。

删除如果您有权限，您可以删除一些拟稿中发文文件。（一般情况下，只能删除自己的文件）

打印如果觉得有需要，您可以随时打印发文标题及其内容。发文处理

上一步当您接受到别人提交给您的待核稿、批阅的发文文件，您可以返回上一步骤即将文件退回。

下一步当您完成核稿、批阅，您可以将文件送到下一人员进行处理。如果您是最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。

个人意见填写您的个人意见。可以手写笔输入，调用常用意见，或者是键盘输入。

显示文件在填写个人意见是，还可以查看发文文件的所有信息。

流程跟踪对收文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过此发文的人员及其批阅通过的时间等信息。也可以查看到文件的去向，如文件在谁处等等。

查看流程可以查看此待处理发文文件的整个流程的过程，包括涉及人员。

查看意见在发问文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的处理过程中的所有领导的意见。

催办设定发文的催办时限，当办文超过催办时限时，系统会自动进行催办（催办时间间隔也可以进行设置，如1天催办一次）。

重定位管理人员可以对在流转中的发文文件进行重新定位，可以不让流程因为出现某故障而无法正常运行。发文登记

编辑打开要进行登记的发文文件后，就可以进行登记工作。包括对文件号的登记、文件其它登记项的登记等等。

传阅如果您有足够的操作权限，可以随时将发文发送至各部门的人员进行内部传阅工作。

意见汇总将整个发文过程中，所有的领导意见进行最后的汇总工作，意见将连同整个发文文件一起归入档案数据库中。

形成电子公文登记完成的公文可以形成标准字段电子公文。标准字段包括发文字号、公文标题、成文机关、成文日期、主送机关、抄送机关、签发人、主题词、紧急程度、秘密登记、公文种类、公文页数、印发机关、印发日期、附件数、正文、附件、附件说明和附注。

完成登记最后，将所有登记完成的发文标记完成，系统会自动将文件送至发文归档员处。文件归档

编辑归档员先将需要归档文件打开。

发往其它部门可以将当前发文发送至其它办理部门。

返回登记发文归档员，可以将文件退回发文登记员处。

归档当归档员打开发文后，它就可以将文件送本部门的档案数据库中，也就是完成了归档的操作。查询

查询可以按任意登记项组合方式对发文文件进行模糊条件查询，也可以通过全文索引进行查询，还可以打印文件内容和其它信息。

打印表格可以将一段时间内的发文以列表的形式打印。3.2.3档案管理对本部门或其它部门发送的文件进行接收，也可以进行独立归档，然后将文件进行组卷（将文件组入某一案卷中）、移卷（将某案卷中的文件移动至其它案卷）、移出（将某案卷中的文件移出案卷）。对于档案可以进行封卷，拆卷。对封卷的案卷或未封卷的案卷都可以进行借阅管理，对已封卷的案卷还可以著录标引，这样可提供方便的档案目录和档案内容检索查询及借阅管理功能。您可以在此进行档案的借阅、归还。

待组卷文件可以将未组卷的文件，如收文文件、发文文件、会议纪要和独立归档的文件等放入任何案卷中。

未封卷案卷在案卷封卷前，您可以对案卷中的文件进行移动（包括从案卷中移出或归入其它案卷）。未封卷案卷也可以象封卷案卷一样，生成案卷目录，供大家进行借阅。

已封卷案卷对于已经封卷的案卷，当然可以进行借阅。还可以进著录标引，著录标引后，更加方便查询、借阅。

案卷管理提供档案管理员一个查询、管理方便的场所。您还可以打印案卷目录、卷内文件目录。3.2.4会议管理实现会议计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开会议可对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议记要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。

会议室管理每个会议室每天或每小时的利用情况都在系统中登记。预约会议时先要在会议室安排计划表上寻找所有对应的空闲会议室。还可修改原有的安排计划，对别人提交的会议室申请进行调度。会议室登记包括会议室名称、所属部门、负责人、联系电话、电话设备情况、人数容量、有无服务员等；会议室安排内容包括日期、时间段、使用部门、会议名称、联系人等。

会议计划会议计划内容包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等内容。登记会议准备基本项目后（包括会议名称、召开部门、日期、会期、参会范围等），接着准备会议文件和议题。检索空闲会议室，对冲突的会议室进行会议室的申请工作，然后可查询个人空闲时间确定召开日期时间，进行预发通知，根据大家的回执，确定会议时间，最后即可发放会议通知（电子发放和通知单发放两种方式），至此完成会议计划的各项工作。

会议记录在会议召开过程中或结束后，记录会议召开的各方面的细节情况，如基本情况、出席情况、议题讨论情况、会议发言等，并整理形成会议纪要。可以对会议纪要进行归档。

会议查询会议查询提供某一会议情况的全面查询，也可以对公司的会议计划表进行查询（如本周有些什么会议等等）。

§4公共信息§4.1系统概述公共信息为办公软件的全部使用者提供资料管理（对部门内部文档进行统一的管理）、电子公告板（网上的BBS）和焦点论谈（网上的讨论组）等资料和服务，资料内容由相关部门各自整理更新后供查询、使用。§4.2功能介绍4.2.1资料管理本系统将所有需要共享的、涉及日常工作的各个方面的资料详细情况（如分类、标题、内容等）由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公共使用。4.2.2焦点论谈为一组受权的使用者都共同关心的问题和信息（如：热点话题、工作常见问题及解答、客户学习、工作经验库等）提供动态交流、研讨、共享和积累的功能。

所有文档可察看焦点论谈数据库中的所有文档，并可对其中用户所关心的话题参与讨论或建立新的讨论话题。

个人兴趣可按照用户填写的个人兴趣简要表从所有公共文档中自动选取用户所关心的话题，通过电子邮件自动通知用户。

按作者可按照文档作者进行分类察看，并可建立新主题或答复用户感兴趣的主题。

按分类可按照文档的定义类别进行查看，并可建立新主题或答复用感兴趣的主题。4.2.3电子公告板一个灵活易用的网上公告板，用户可以通过它发布各类公共信息和通知等。

§5辅助办公§5.1系统概述辅助办公提供了很多不常用，但往往不可缺少的功能模块。其中包括九大模块：信访管理、资源管理、固定资产管理、信息采编、项目管理、活动安排以及人员信息管理。§5.2功能介绍5.2.1信访管理在信访管理中，将登记信访内容，保存信访档案，并自动形成转办单，并记录反馈或处理意见。能够对信访情况进行简要的统计分析，为编写《信访情况反映》准备内容。《信访情况反映》也要进行存储，并在网上发送到各有关部门传阅。5.2.2资源管理通用资源借用、调度管理系统。资源管理系统具有很大的灵活性和适应能力，可通过资源类别的选择自动调整资源特征。可实现企业内部如：办公设备、办公用品、器材、车辆、房产、公用资料等的基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的资源使用费用核算功能。5.2.3物品管理主要对各种物品进行管理，将相关信息放入物品管理库中，客户通过该系统全面了解单位物品各种情况，还可以进行申领。5.2.4信息采编可以通过各种渠道，从所有可利用的信息源收集办公需要的信息，从各种媒体采集各种相关信息后作为原始信息记录在案，经过筛选整理后编辑成各种主题的信息刊物（如每天重要信息、内参、经济形势、市场销售简报等）。刊物可做网络电子发行，同时信息刊物也支持套红头打印成册。可以方便地查询、检索信息刊物和所有原始信息内容。并对信息采用情况、次数进行统计。

信息收集收集各类信息，并添写信息说明项。信息来源可以是CC-mail、Notes-mail、公共信息、其他格式文件，还可以直接输入传真原件文字内容。还支持各种格式的文件（如图片）。

刊物编辑从已登记的信息中选取信息编入信息刊物，信息可以被多个刊物所共享。还能自动记录各原始信息的选编次数。选入原始信息后，可以进行汇总，对整个信息刊物进行编辑。

刊物发布刊物编辑完成后，可以提交领导审批，最后将刊物进行发布。发布的刊物可以通过网络进行查看，也可以打印成文。

信息查询包括对原始信息的查询、刊物的查询。还可以查询到各类相关信息（如某刊物中选编了哪些信息，某原始信息被哪些刊物所选编）。5.