【Selected】物业公司档案管理规定

Important&SelectedDocuments公司档案管理规定为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检查、4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人5．严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments本规定所指档案是指公司在各项职能活动中形成的具有保存和利用价（三）物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、为原始记录保存起来以备查考的文字、图（一）凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（二）各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关（三）档案管理人员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发（四）在收集内部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书、建筑图、施工图、施录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)、建(构)Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments隐蔽工程的验收记录、工伤事故发生及处理记录（如有）、项目图纸会审记录、设计变更通知、技术核定单、重要技术决定和文件、验收总结报告3．委托管理阶段信息：委托管理招标文件、物业管理投标文件(物业管理4.招商阶段信息：招标物业的平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理制度、各部门工作记录、维修记录（大、中、小修）、维修承包合同和本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。详见《物业管理企业文件材料归档范围Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments1.档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进（二）档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷（三）档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保（四）档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区（五）档案的整理应根据机构（问题）进行分类、划分保管期限。划分保Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签（一）公司员工因工作需要，需从本部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅（二）公司员工查阅或借阅本人职能范围外的一般性档案，须经查阅或借（三）公司员工查阅或借阅本部门重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所（四）公司员工查阅或借阅其他部门档案资料，须经本部门负责人及档案（八）档案借阅人对借出的档案必须妥善保管，必须对档案的安全、保密和完整负责，不得随意乱放和毁损、涂改档案的内容，更不得随意转借他（九）档案借阅人在办理完有关事项后应及时归还或在指定的期限内归还Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（十）各部门档案管理员对所借档案应定期跟踪，并做好登记。借出后归还的档案，档案管理员须逐件逐页检查，如发现问题，应及时报告有关领（十一）档案在利用或公布时，不得损害国家、社会和其他组织的利益，（一）各部门应定期对所保管的档案进行鉴定，对确无保存价值或保管期（二）档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在档案管理部门负责人的主持下，组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工（三）经过鉴定，需要销毁的档案，经公司总经理批准，并经行政人事部（一）为了准确了解档案保存情况，各部门档案管理员要认真做好档案统（二）档案统计包括：基本情况年报、各类档案情况统计、档案目录统计十二.档案库房(档案柜)的管理Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（一）存放档案必须使用专用档案柜，档案柜标识应醒目、美观，便于查（二）档案排列应按照年度、类别和案卷（档案盒）的次序，从近到远、（三）档案库房（如有）应保持清洁、卫生、整齐，严禁存放与档案无关（四）档案库房（如有）应配备安全保护措施，切实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工（五）平时加强安全检查，档案库房（如有）内严禁吸烟、点火，严禁堆放易燃物品，提高警惕，对危及档案安全的因素应及时采取得力措施予以（六）档案库房（如有）与办公室分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，（七）档案库房（如有）应配备空调、温度计、干湿度计等设施，保持室（八）档案库房（如有）应安装窗帘，窗户尽可能密封，门下端与地面尽可能避免缝隙或安装橡皮垫，以达到防尘、防光、防虫、防鼠、防污的目（九）档案管理人员每年或每半年应对保存档案进行一次全面检查，对破损、褪变档案，应及时进行抢救、修复，发现短缺档案应认真追查，及时Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（一）全体员工要增强保密观念，严格遵守国家有关保密法规和档案管理（三）档案管理人员在收到重要文件材料后应立即收存整理，不得随意摆（四）涉密档案，必须妥善保管。绝密文件应存放在密码文件柜中，原则（五）涉密档案，若需查阅或借阅，应严格履行审批手续。原则上不借出Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments查阅部门查阅用途查阅部门查阅用途份数查阅人提供人份数查阅人提供人批准人备注式借阅人联系方式借阅用途借阅人联系方式借阅用途期借阅部门文号份数借阅日期提供人批准人借阅部门文号份数借阅日期容卷(盒)内文卷(盒)内文原期限销毁原因销毁日期销毁人监销人备注件页(件)数序号案卷或文件题名年度目录号卷(盒)号或文号Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（一）党务综合性工作或党组织其它有关会议（二）党组织建设、党员管理、纪检监察工作（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件材料（一）企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企（三）企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料（七）综合性行政事务,文秘、机要、保密工作Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments三、经营管理工作形成的文件材料料Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（八）其它应归档的物业项目管理工作形成的五、基本建设工作形成的文件材料（企业有该项料5、固定资产卡片2、年度财务报告（决算包括文字分析）2、会计档案保管清册3、会计档案销毁清册4、银行余额调节表Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments十、物业项目形成的文件材料1、大厦规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附设施、地下管网工程竣工图等文件材料2、竣工验收合格报告、准许交付使用证等文件材料4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年6、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料9、维修基金管理、使用、续筹等文件材料10、前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其它协议等文件材料12、装饰装修管理规定及巡查、制止违规行为、向行政主管部门报告记录14、物业管理企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件材料16、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料22、业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料23、特约服务等文件材料26、与辖区物业行政主管部门、各专业服务