行政管理制度规则

年4月19日行政管理制度规则文档仅供参考上海百胜斯生物科技有限公司

行政管理制度汇编

目录

第一章行政管理系统组织条例………………03

第二章行政管理制度总则……………………05

第三章印章管理………………06

第四章办公自动化管理………………………07

第五章行文管理………………09

第六章列册与书籍管理………………………14

第七章办公资产管理…………15

第八章会议管理………………17

第9章提案管理………………18

第10章保密制度………………19

第11章考勤管理……………20

第12章值班管理……………21

第13章车辆管理……………22

第14章宿舍第15章管理……………24

第16章办公环境管理与礼仪规范…………25

第17章附则…………………27

第一章行政组织条例

一、总则

(1)为健全公司的组织制度,(2)确保公司的合理运作,(3)特制定本条例。

(4)公司将以市场需要为依据,(5)以效率为目标,(6)以全体员工为依靠,(7)不(8)断完善管理。

(9)各职能部门和员工应当坚持相互服(10)务。

(11)公司实行岗位责任制,(12)坚持因事设岗,(13)定岗定编责权对等,(14)分工协作,(15)统一指(16)挥的原则。

二、组织机构

(1)董事会是最高权力机构,(2)决定公司一切(3)重大事宜。董事长为公司的法定代表人。

(4)董事、经理及财务负责人不(5)得兼任监事。监事会行使下列职权:

1、检查公司财务;

2、对董事、总经理执行公司职务时违反法律、法规或者公司章程行为进行监督;

3、当董事和经理的行为损害公司的利益时,4、要求董事和经理予以纠正;

5、提议召开临时股东会;监事列席董事会会议。

(6)总经理直接对董事会负责,(7)执行董事会的各项决定,(8)组织和领导公司的日常经营工作。

(9)总经理助理协助总经理处理公司经营的组织、协调和平衡工作。督导各部门按期完成公司下达的各项任务,(10)完善工作制度,(11)提高分管部门的工作效率。

(12)公司管理机关设总经办、人力资源中心、财务管理中心、营销管中心、市场推广中心、监审中心六个部门。

(13)公司组织架构:

见下页

三、岗位责任制

(1)各部门领导负责对部门各岗位制定详细的岗位责任制,(2)行为准则和细则和规章,(3)以作为工作和考核的依据。同(4)时制定详细的岗位职务说明书,(5)作为员工培训依据。

(6)各岗位人选实行公开竞争、择优录取的原则确定,(7)一般经过笔试、面试、试用和签约录用四个阶段,(8)由人力资源部统筹进行。

(9)根据工作量适宜原则,(10)能够一岗多人,(11)一人多岗,(12)但会计与出纳不(13)能一人兼任。

(14)各岗位人员外出或请假,(15)其主管应指(16)定她人暂時代理其岗位,(17)代理岗位者上岗前应进行培训,(18)暂时离岗者应交待有关事宜及提供后续支援,(19)主管应特别协助代理岗位者执行职务。各岗位不(20)得因人员流动造成缺岗。

第二章行政管理制度总则

行政管理的依据来自正式下发的中长期工作计划、规划,各种规章制度,组织政策规定及相关权限,上级的授权。行政管理必须做到有法可依、有法必依、令行禁止。

(1)行政管理原则:

1、服2、从指3、挥:对上级合乎法律和制度的指4、令都要服5、从,不6、得无故拖延上级布置的任务。

7、逐级管理:上级对下级指8、挥和下级对上级的请示都要逐级进行,9、不10、得越级。上级可越级检查不11、能够越级指12、挥,13、下级能够越级申诉不14、能够越级请示。申诉用书面形式表示。

15、一人负责:不16、论什么工作,17、上级应使最终负责任的人只有一个。

18、连续工作:任何人任何形式的离岗,19、都要做好工作交接,20、不21、得使工作间断。

22、及时复23、命:任何指24、令不25、管能否完成,26、必须在限定的短时间内向下达指27、令者回复28、。

29、一致性:任何人无权改变公司制度规则,30、制度的改变必须按程序进行。

31、指32、挥:在管理结构图或岗位设置图上有指33、挥线直接连接的上下级岗位之间有指34、挥与被指35、挥的关系。

36、授权:包括常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么,37、达到什么效果,38、赋予下级什么权力,39、必须清楚,同40、时应当把这种授权通知相关人员。授权应避免权力的交叉和重叠。临时性授权是指,41、任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不42、能够亲自完成时,43、可经过授权的方式让下属完成。

44、检查监督:任何管理者都有检查监督的职责,45、主要是本部门负责范围内的检查监督。

(2)本制度规范公司的行政管理工作,(3)是公司整体管理制度的重要组分,(4)公司及所属职能部门、地区分部等,(5)不(6)论地域,(7)在行政作业事项中除国家有关规定外,(8)皆按本制度办理。

(9)本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理,(10)建立统一、科学、严格的行政管理体制,(11)为进一步提升整体管理水平奠定基础。

(12)行政管理是为实现管理目标而(13)进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和,(14)是区别于业务管理的企业基础管理。

(15)行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。

(16)本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。

(17)行政效能管理的五项行为规定”五定模式”:

1、定位……”人”的功能及角色的扮演,2、必须设定,3、才能实施权责与职责的机能。

4、定点……内部实施与运用的各式表格、资料、文件等,5、必须设定固定的”责任区”和”置放区”,6、以确保操作的流程化,7、做有条不8、紊。各种文件资料必须分类列册管理。

9、定向……依工作流程方法运转,10、在每一个环节,11、皆保持一定的操作方向,12、才不13、致混乱。

14、定人……将工作责任到人,15、实施”个人责任制度”,16、在每一个环节流程中,17、无论是表格、资料、文件等,18、都必须落实到个人负责范围,19、以便执行查核、推动及督导。

20、定时……将上述所列的各式内容,21、在日作业、周作业、月作业或季度作业中,22、无论是由上往下或由下往上,23、都必须设定”时间管制”以便加强效率运转。

(18)员工必须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式,(19)进行工作流程,(20)任何口头请示、承诺或批准均为无效;能够以表格反馈的事项尽量不(21)以文字描述,(22)能够以图表描述的事项尽量不(23)用表格。

第三章印信管理

本制度规定了印章和介绍信保管及管理内容要求。

一、印章的种类:

(1)印鉴:指(2)公司向政府主管机关登记的公司印章或指(3)定业务专用的公司印章。

(4)职衔章:刻有公司负责人职衔的印章。

(5)部门章:刻有公司部门名(6)称的印章。

(7)职衔签字章:指(8)刻有公司负责人职衔及签名(9)的印章。

二、印章和介绍信的保管

(1)公司印章和介绍信由总经办主任保管,(2)一般情况下,(3)总经理不(4)可直接保管公章。

(5)合同(6)专用章由总经办主任保管;合同(7)专用章仅用于产品销售的业务合同,(8)公司的其它重要合同(9)必须使用公章。

(10)财务专用章及公司负责人名(11)章等预留银行印鉴由公司财务负责人和总经办主任分别保管,(12)与银行支票分开管理,(13)支票及其它有价证券由出纳保管。

(14)各职能部门的部门章由部门负责人指(15)定专人保管。

(16)印鉴为公司的贵重物品,(17)各印章保管人须妥善保管好公司印章,(18)不(19)得私自用章,(20)并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规失职者,(21)公司将视情节严重程度予以处分。

三、用印、用信规定及手续

(1)任何部门或任何人要盖公章,(2)必须填写<公章用印登记表>,(3)并经公司负责人同(4)意后方可用印,(5)并由总经办盖章。在公文上盖印是公文合法的标(6)志。因此,(7)必须正确无误,(8)认真对待。凡经领导签发的公文,(9)不(10)得漏盖印章或模糊不(11)清。盖章的位置放在公文年月日的中间。

(12)任何部门或任何人要盖合同(13)专用章,(14)必须填写<合同(15)专用章用印登记表>并经公司负责人审核同(16)意后方可用印,(17)并由总经办盖章。

(18)财务专用章及法人章必须根据已经由公司各级领导审核批准的财务凭证用印。

(19)用部门章也须填写<××章用印登记表>,(20)并经部门负责人或其指(21)定职务代理人签字同(22)意后方可用印。

(23)凡因公事须介绍信,(24)均由公司负责人签字同(25)意,(26)由总经办登记后,(27)出具介绍信,(28)并加盖公章。介绍信必须写明具体事由。

(29)公司员工因个人私事要该公章,(30)必须经公司负责人审核同(31)意后,(32)总经办予以登记,(33)再行盖章。

四、拒绝用印

(1)禁止在空白纸上盖印。

(2)非公事不(3)能开具介绍信

(4)禁止开具空白介绍信。

(5)对事由含糊不(6)清或模棱两可的不(7)予办理。

第四章办公自动化管理

电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具,本制度所指电话传真管理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。

本制度适用于总公司、分公司。

一、电话、传真操作管理

(1)接听电话时,(2)标(3)准用语为:”您好,(4)百胜斯公司”。

(5)接听电话要迅速、准确,(6)用语简练、清晰、耐心。应在铃响2－(7)3声之间就拿起话筒。

(8)接听电话时要做好记录准备,(9)主要是六大要素:何人、何地、何因、何事、何时、何果。

(10)各部门必须有电话记录本,(11)并定期归档,(12)作为信息传递的重要基础资料。

二、传真的接收

(1)接收传真时注意几个要素:来电人姓名(2)、单位、传真页数,(3)重要程度,(4)送交时间,(5)送交部门,(6)送交何人。

(7)传真不(8)清晰时,(9)必须及时要求重传,(10)直至清晰为止,(11)对于重要数字要进行核定。

(12)收到传真后要立即登记在<传真记录簿>,(13)将相关要素记录清楚,(14)作好签收工作。

三、电话与传真的传递与处理

接听电话、传真后应立即填写<传真、电话处理单>,将有关信息及时反馈到相关部门或相关领导,具体要求是:

(1)公司、部门负责人的重要电话、传真,(2)必须在电话结束后10分钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。

(3)当无法与相关人员取得联系时,(4)必须根据事件急缓,(5)在尽可能短的时间内给来电者回复,(6)并继续与相关人员联系。

(7)重要传真件必须复(8)印后立册归档。

(9)任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。

(10)重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序进行。

四、电脑及网络管理:

(1)电脑设备(2)作为我们工作必不(3)可少的重要工具,(4)计算机网是指(5)利用网络设备(6)、通信介质和适宜的组网技术与协议,(7)以及各类系统管理软件和应用软件,(8)将公司计算机和各种终端设备(9)有机地集成在一起,(10)用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域网络系统。各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理实施细则,(11)并严格执行。

(12)公司所有计算机由办公室负责。未经办公室许可,(13)任何人不(14)得更换、损毁;不(15)得改变其物理的位置、性能;不(16)得改变其连接关系、运行状态、系统配置。

(17)办公室负责电脑及外设、备(18)件的计划、采购,同(19)一单位使用的电脑尽量购买同(20)一个品牌,(21)以便于维护和硬件资源共享。各部门如确需配置电脑,(22)需向公司负责人提出申请。

(23)各部门应该及时在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各类表格等(已经各部门确认的)必须设定共享。

(24)办公室要切(25)实加强对员工上网的管理和引导。为避免网上不(26)良信息对计算机侵袭和影响,(27)使用者必须一星期至少进行3次电脑杀毒措施;为优化电脑内存,(28)每月进行一次内存空间整理。

(29)电脑如在操作过程中发现异常情况,(30)须立即报本部门负责人,(31)仍不(32)能解决,(33)由办公室作相应处理。

(34)公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规范,(35)不(36)得从事危害公司利益、影响公司形象、窃取或泄露她人秘密以及其它不(37)良行为。

(38)违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失的,(39)其责任由本人自负外,(40)公司给予相应处罚。

五、电脑操作管理

(1)电脑操作本着一人负责的原则,(2)每台电脑必须确定一人负责。用户对系统和办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权,(3)为了防止数据被盗、丢失、系统错乱等现象,(4)须进行必要的密码设置。任何人未经许可,(5)不(6)得使用。

(7)电脑操作者必须经过专业培训,(8)未经培训者不(9)得单独上机。

(10)操作电脑时不(11)准吸烟或进行其它与操作电脑无关的事情。

(12)复(13)制或安装软件必须经过电脑管理部门的同(14)意方可进行。

(15)电脑内信息资料的复(16)制必须经过本部主管领导的同(17)意方可进行。

第五章行文管理

本制度规定另外公文处理的基本原则和公文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序。本制度适用于本公司及下属各分公司。

一、文件种类:

(1)请示:请上级指(2)示和批准,(3)用”请示”。

(4)报告:向上级汇报工作,(5)反映情况,(6)用”报告”。

(7)批复(8):答复(9)请示事项,(10)用”批复(11)”。

(12)通知:传达上级指(13)示,(14)要求下级办理或者需要知道的事项,(15)批转下级的公文或转发上级、同(16)级和不(17)相隶属单位的公文,(18)用”通知”。

(19)通报:表扬好人好事,(20)批评错误,(21)传达重要情况以及需要所属单位知道的事项,(22)用”通报”。

(23)决定:对某些问题或者重大行动做出安排,(24)用”决定”。

(25)函:平行或不(26)相隶属单位之间互相商洽工作,(27)向有关主管部门询问和答复(28)问题,(29)用”函”。

(30)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,(31)要求有关单位共同(32)遵守执行的,(33)用”会议纪要”。

(34)简报:上下左右之间反映工作情况,(35)交流工作经验,(36)主要限于内部使用的,(37)用”简报”。

(38)调查报告:为了解决实际问题,(39)掌握客观规律,(40)进行调查,(41)获得对事物本质和规律性认识,(42)用”调查报告”。

二、公司行政文件分为三类:

(1)A类文件:制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等;

(2)B类文件:公告、决定、通告、通函、通知、复(3)函等;

(4)C类文件:公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。

三、公司行政文件编号规则:

(1)A类文件编号规则:AAB－(2)CCCC－(3)DDD

1、AA:编文单位及部门。

2、B:文件类别码,3、A类文件的类别码即为”A”。

4、CCCC:文件编制的年份。例如,5、

6、DDD:顺序号,7、是在前三项基础上的大流水号。

例如:<公司通用标准>编号为”中心办公室A－－002”

(二)B、C类文件编号规则:AAB－CCCC－DD－EE－FF

1、A:编文单位及部门。

2、B:文件类别码。

3、CCCC:文件编制的年份。

4、DD:文件编制的月份。

5、E:文件编制日。

6、FF:顺序号,7、是在前五项基础上的大流水号。

例如:7月22日发布的<人事通函>,编号为”人力资源中心B－－07－22－01”

四、公司行政类表格单据类码:表格－部门名称－表格名

例如:财务管理中心的<借款单>,编码为:”表格－财务部－借款单”

五、只有公司职能中心有权签发A、B类文件,签发人必须为公司负责人或职能中心负责人,核发人必须为公司负责人或总经办主任。涉及多个部门配合执行的文件经过知晓人签字的方式完成会签后,方可正式行文。附于正式文件之后,存于发文部门。

六、文件格式:

(1)公司内部及对外的文件均需打印,(2)无论行文或表格,(3)均应采用标(4)准的页眉及页脚格式。除固定的表格外,(5)整篇文章的上下页边距不(6)少于2厘米,(7)左右页边距不(8)少于2.5厘米,(9)连续数页的文章,(10)应于页脚正中连续编号(例如共5页的第2页标(11)为”5－(12)2”,(13)字体一律用简体宋体,(14)主标(15)题二号字体,(16)副标(17)题三号字体,(18)正文小四号字体,(19)正文行间距为固定值24磅;文件标(20)题之下均需注明文件编号;文件结尾须有签发部门、签发人、核发人、抄报、送、抄发行等。

(21)文件格式一般包括:标(22)题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号等。

(23)文件纸一般用A4纸,(24)中文直写文件以右方装订为原则,(25)中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

(26)文件如有皱折、破损、参差不(27)齐等情形,(28)应先整补,(29)裁切(30)折叠,(31)使其整齐划一。

(32)内部行文能够用分公司或职能中心名(33)义行文,(34)分公司或职能中心不(35)得联合行文,(36)各职能中心之间不(37)要用发文形式解决一般性问题。

(38)各行文单位一般不(39)得越级行文,(40)特殊情况必须越级行文的,(41)应当抄报越过的单位。

(42)向上级请示的公文应一文一事,(43)主送一个单位,(44)不(45)要同(46)时抄送下级单位,(47)不(48)要直接送领导人(除直接交办外);向下级单位的重要行文,(49)能够抄报直接上级单位。

(50)基本格式如下所示:(下页)

文件主标题

副标题

(AAB-CCCC-DD-EE-FF)

正文:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

签发部门:上海百胜斯生物科技有限公司***中心

签发人:核发人:

抄报:上级部门

抄送:同级部门

抄发:下级部门

(51)对外行文的字号:

1、公司:X1X2(X3)总字第0000号。X1X2为公司简称;X3为地区类别,2、不3、需分地区者省略;0000为公司收(发)文流水号。

4、对于企业对外行文编号由总经理办公室统一制定管理。

七、管理内容和要求

(1)保证及时、准确地处理公文,(2)反对积压和紊乱,(3)注意文件的安全,(4)防止失密泄密,(5)是公文处理的基本原则。及时,(6)就是要时刻注意文件的时间性,(7)保证及时、迅速地处理公文,(8)解决问题,(9)不(10)积压,(11)不(12)拖拉,(13)不(14)误时,(15)不(16)误事。一般公文的处理以不(17)超过一周为限,(18)紧急公文随到随办。准确,(19)就是要时刻注意文件办理的准确性,(20)行文文字要简明、确切,(21)条理要清楚。文件收发运转要准确无误,(22)不(23)出差错。

(24)收文

1、有外单位送本公司的公文,2、统一由总经办签收、拆封、登记。做到当日来文,3、当日拆封。如发现漏页、漏附或误送,4、应立即联系发文单位。因故未能将当日来文拆封处理时,5、应将收到的文件全部看一遍,6、急件急办,7、以防误压。

8、”亲收”、”亲启”的文件,9、一定要有收件人或指10、定人员亲自收启。可视情况进行登记。

11、”绝密”文件,12、一定要由公司负责人或指13、定的人员拆封。

14、某些不15、重要的,16、今后又无参考价值的文件,17、如一般的会议通知、便函等,18、可不19、作登记。

20、在拆封登记时,21、要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目,22、一般应包括:收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。随文附来的各种附件(包括文字、表格),23、要在专栏里将份数登记清楚。

(25)分文

1、来文经过登记手续后,2、按各部门分文,3、并要求签收。

4、分文、批办、签注意见时,5、一定要写清楚主办、协办部门、阅知部门;哪些领导、部门负责人阅知、阅批。

6、凡是职责不7、清,8、难以确定主办部门的文件,9、先由总经办与有关部门联系后确定主办部门,10、如经联系后仍不11、能解决的,12、则送请领导指13、定部门主办。

(26)运转

1、领导阅示。某部门办的文:先领导,2、后其它部门。

3、领导阅。某部门阅的文:先领导,4、后部门。

(27)办文

1、承办人收到文件后,2、拟办文稿,3、连同4、来文一并提交领导审核签发。

5、来文如有前案,6、承办人应将前案处理情况摘要说明。

7、需要会办会签的公文,8、会办会签前,9、主办部门必须与有关部门交换意见,10、取得一致意见后,11、由主办部门负责迅速拟稿,12、并办理会签。

13、如需以上级名14、义行文时,15、要求内容正确,16、注意公文体式和文字、标17、点,18、必须根据问题的性质、内容和涉及范围,19、确定公文的文种、发放范围(主送、抄报、抄送)、缓急程度(特急、紧急、急)、机密程度(绝密、机密、秘密)等。

(28)签发

1、凡以公司名2、义发出的公文,3、均由总经办内勤拟稿、打印,4、主任核稿,5、总经理签发。

6、各职能中心发出的公文,7、由各职能中心专人拟稿、打印,8、公司领导核稿,9、中心领导签发。

(29)发文

1、凡经领导签发的公文,2、必须由总经办收发人员登记编号。发文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目,3、包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。

4、文件封发时,5、应检查份数,6、附件是否相符,7、是否盖章,8、文件中的收文机关和信封上是否一致,9、检查无误后进行包封登记。并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。

(30)缮印和校对

1、凡由总经办拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等由内勤拟稿,2、总经办主任校对,3、并送公司领导或主任核准后,4、方可打印。

5、各职能中心拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由职能中心专人拟稿,6、中心负责人校对,7、并送公司领导或中心负责人核准后,8、方可打印。

9、公文打印按文件缓急程度依次排列,10、一般情况公文不11、超过两天,12、急件必须当日完成。

(31)文件递送

1、和收文人在同2、一区域内,3、可采取文件直接递送,4、而且收文单位的收文人须在<发收文件登记表>上签字确认。

5、公司间的文件递送可用传真、邮寄(挂号信)、快递。

(32)传真事项:

1、所有传真资料必须经责任部门负责人签字(相关财务时,2、必须有财务主管签字)。

3、清楚填写”收发文确认单”,4、以回传的确认单由总经办按日期统一归档。以便备5、查。

(十一)邮寄事项:

1、如需邮寄、快递的所有物品或资料,2、都须经部门负责人同3、意,4、由部门负责人通知前台文员寄送。并在<信件/快递发件登记表>以及快件底单上签字确认。

八、总经办负责各部门需公告文件公告与收回交存工作,原则上公司文件公告期为5天;凡在岗员工均须在公告文件上签名以示知悉,办公室负责统计未签名之员工,并给予处罚;每次10元。

第六章列册与图书管理

为了规范本公司的所有文件、资料、业务单据以及图书报刊,特制订本制度。本制度适用于总公司以及下属分公司。

一、列册管理

(1)部门各有关文件、资料、业务单据必须列册管理,(2)按”定点”及”定向”原则分类排序置放,(3)以提升工作之效率与有序性。

(4)文件列册归档范围:

1、重要的会议材料,2、包括会议的通知、报告、决议、总结,3、领导人讲话,4、典型发言,5、会议简报,6、会议记录等。

7、上级管理部门发来的与本公司有关的决定,8、决议,9、指10、示,11、命令,12、条例,13、规定,14、计划等文件材料。

15、对外的正式发文与有关单位来往的文书。

16、请示与上级管理部门的批复17、。

18、反映主要职能活动的报告,19、总结。

20、各种工作计划、总结、请示、批复21、、会议记录、统计报表及简报。

22、与有关单位签订的合同23、、协议书等文件材料。

24、干部任免的文件材料以及有关职工奖励,25、处分的文件材料。

26、职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

27、公司的大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。

(5)各职能中心固定列册包括文件手续列册、发文列册、收发列册、分公司往来列册、业务单据流程列册等:

1、文件手续列册:各职能中心履行文件收发手续的资料应统一分类列册。

2、收文列册:收到的其它职能中心文件,3、可统一列册,4、分不同5、中心管理。

6、发文列册:按文件类型及文号统一列册管理。

7、分公司往来列册:与分公司的各种文件往来需分地区单独列册管理。

8、业务单据流程列册:针对一式数联的业务单据应按其执行进度分别列册管理。

(6)各职能中心专用文档也必须做到列册管理。

(7)公司办公室为本项规定的查核责任部门。

(8)保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本公司其它规章特定外,(9)依下列规定办理:

1、永久保存:公司章程、组织规程及办事细则、董事会记录、财务报表、政府有关核准文件、不2、动产所有权及其它债权凭证、产品设计图等其它须永久保存的文书。

3、保存:预、决算书类,4、会计凭证、公司计划资料等其它核定须保存的文书。

5、5年保存:期满或解除的合约、其它经核定保存5年的文书。

6、1年保存:结案后无长期保存必要者。

7、规章由规章管理部门永久保存,8、使用部门视其有效期间予以保存。

(10)借阅、调用档案,(11)资料:

1、借阅、调用资料须如实填写<借阅资料申请表>,2、经所在部门主管签字确认,3、方可借阅。

4、财务、职工劳动工资等方面资料其部门自行保管一年,5、后转交办公室统一保管。

二、图书管理

(1)适用范围:本公司所有员工,(2)须认真遵守本公司借阅制度。

(3)公司阅读时间:早上9:00前;中午:11:30-12:30;下午17:00后。

(4)借阅办法:

1、各类书籍、杂志一人一次借阅仅限一册,2、时间最长不3、得超过一个星期,4、到期不5、能归还,6、须办理续借手续。一个月内允许续借一次。

7、各项借阅、归还须在前台登记办理借阅登记、签收事宜,8、不9、得私自动用;不10、得转借她人。

11、借阅书籍、杂志要保持整洁、完整、按时归还,12、不13、得损坏、涂改、和遗失如有此类情况公司将追究借阅人责任,14、按原价予以赔偿。

(5)各类书籍、杂志、报刊的借阅,(6)均由办公室负责管理。

(7)上述违章赔款,(8)由办公室统计后,(9)由财务扣款。

第七章办公资产管理

一、公司办公用资产分类如下:

(1)电子设备(2):包括电脑、传真机、复(3)印机、打印机、电视机、音响设施、电话机等;

(4)办公设施:包括保险柜、会议桌椅、沙发、茶几、办公桌椅、文件柜等;

(5)低值品:包括计算器、账本、文件册、文件夹、订书机、打孔机、文件盒、剪刀等;

(6)易耗品:包括签字笔、胶水、纸张、回形针、大头针、橡皮、铅笔、信封信纸、涂改液、印台、夹子等;

(7)其它:员工工作牌、制服(8)等。

二、固定资产、办公设施、家私等的购置,实行预算管理。

(1)使用部门购置时,(2)需由申请人填写申购签呈(须列明资产明细及申购详细内容),(3)由申请人直属领导审批,(4)呈公司负责人核准后,(5)交办公室统一采购(任何人不(6)得先购买,(7)后请款)。

(8)办公室采购后验收入库,(9)编入资产管理,(10)并通知使用部门领取,(11)领取人必须如实在<办公用品领用登记本>上签收后领取。

(12)采购人员必须凭合法、真实、有效的发票、由采购人员在发票右上角签字认可并填写<费用报销单>,(13)经逐级审批后报销。

(14)办公室将资产落实到部门、个人管理,(15)明确各自的责任。

三、办公低值品、易耗品购置:办公用品是日常工作中需用的低值易耗品,按照使用功能可分为低耗品,为了提高工作效率,确保办公用品妥善保管和使用,实行各部门预算管理,办公室统一采购按资产登录管理。

(1)公司各职能中心办公用品实行预算管理,(2)根据各中心的工作性质、人员编制及对办公用品需要量,(3)制定办公用品定额,(4)实行超额停发,(5)计划领用(特殊情况或专案需求时另行呈报)。

(6)各职能中心每月25日前根据所部下月需要填写<办公用品申领单>,(7)由办公室汇总,(8)制订下月的办公用品采购计划,(9)报公司负责人签字后,(10)统一购置并办理入库手续。

(11)办公用品实行低值品和易耗品分类管理:

1、低值品领用:使用人提出申请,2、由其直属部门负责人核准后凭<办公用品申领单>领用,同3、时登录部门考核表;

4、易耗品领用:使用人提出申请,5、办公室核准后登录部门考核表。

(12)采购人员必须凭合法、真实、有效的发票、由采购人员在发票右上角签字认可并填写<费用报销单>,(13)财务审批、公司负责人签字后报销。

四、购买任何物品,一定先入库登记备查,才能申请使用,各职能中心不得偏离程序。

五、公司办公用品及设备的采购、发放、管理由总经办指定专人管理。

六、公司设备、设施统一进行资产编号,如造成人为损坏、遗失等原因视情节轻重处理。

第八章会议管理

会议是各级领导部署任务,推动工作开展的基本方法之一。为加强会议综合管理,有计划,按步骤地召开各类会议,减少会议次数,提高会议质量,制定管理条列。

一、会务管理要求

(1)总经办按照领导的要求安排每周会议日程表。

(2)总经办负责对公司会议室的管理。

(3)由总经办负责公司各类会议的会务工作,(4)包括做好会议通知的发放,(5)会场布置,(6)会议资料准备,(7)工作就餐、住宿等工作。

二、会议分类。根据会议的性质分类分为:董事会、职能中心负责人会议、月度会议、专项小组会议以及其它临时性会议。

(1)董事会例会至少每年召开一次。经三分之一以上的董事提议,(2)可召开董事会临时会议。董事会会议原则上在公司所在地举行。由董事长召集并主持。

(3)部门负责人会议例会原则上每周召开一次,(4)召集人为公司负责人,(5)汇报上周各部门工作完成情况,(6)安排本周工作计划。部门之间需要合作完成的工作,(7)在此会议中,(8)由公司领导在会中协调解决。由总经办负责人作例会记录,(9)统一归档,(10)以便查阅。

(11)月度会议每月召开一次。公司全体员工参加,(12)主要汇报一个月的工作完成情况,(13)以及下月各部门的工作计划。目的是让公司的全体员工都能了解,(14)当前公司的工作状况及发展进程。

(15)专项小组会议以及临时会议,(16)会议由公司负责人或专项小组负责人视工作需要进行召集,(17)并由总经办负责安排并通知与会人员。视需要指(18)定人员进行会议记录,(19)并归档。

(20)公司各项培训会议、阶段性销售工作会议由职能中心提出,(21)各职能中心负责筹办。

三、举办任何会议必须遵循以规则:

(1)有明确的会议目的。

(2)有比较妥当的时机和场所。

(3)严格按标(4)准筛选参会人员。

(5)对会议主旨、议题、应备(6)资料及时通知参会人员。

(7)会议应该有完备(8)的会议记录,(9)必要时需要有音像记录。会议结束后应形成<会议纪要>,(10)已经形成决议的,(11)由行政主管部门督办。

(12)无论何种会议,(13)都必须尽量简短,(14)提高会议效率。

第九章提案管理

为了推动我公司科学技术的发展,不断提高科技水平,发扬群策群力的精神,鼓励全体员工在产品开发、市场开发以及经营管理等方面提出合理化建议;以及越级向公司高层领导反映本公司以及分公司日常经营管理中所存在的问题,特制定本管理办法。本管理办法适合总公司以及下属各分公司。

一、本办法所称合理化建议,主要是指有关改进和完善开发、经营管理、技术等方面的办法和措施。

二、本公司各级员工所提建议,将以书面形式向所在中心主任呈报,经核准确有其可行性,将由中心负责人向总经理、董事长依次按需逐级上报。

三、如员工提出的合理化建议和所反映的情况,未被自己的直接领导所重视;并未上报至公司高层领导,员工可直接上报公司的总经理、董事长。

四、公司和下属各分公司必须开设董事长和总经理绿色通道;包括信访、电话、E-mail等。董事长、总经理的具体通讯地址、电话、E-mail参见公司通讯录。

五、建议书内应列的主要项目如下:

(1)建议事由:简要说明建议改进的具体事项。

(2)原有缺失:详细说明在建议未提出前,(3)原有情形的未尽妥善处以及革新意见。

(4)改进意见或办法:详细说明建议改进的具体办法,(5)包括方法、程序及步骤等项目。

(6)预期效果:应详细说明该建议经采纳后,(7)可能获致的成效,(8)包括提高效率、简化管理、增加销售、创造利润或节省开支等项目。

六、成效的奖励

(1)其建议由所涉及职能中心组织实施,(2)经实施初见成效者,(3)将视贡献程度予以50-500元奖励。

(4)建议事项如系2人以上共同(5)提出者,(6)其所得奖金,(7)按人数平均发放。

七、有下列情形之一者,不得申请核奖:

(1)各级主管人员对其本身执掌范围所作的建议。

(2)被指(3)派或聘用为专门研究工作而(4)提出与该工作有关的建议方案者。

(5)由主管指(6)定为业务、管理、技术的改进或工作方法、程序、报表的改进或简化等工作,而(7)获得的改进建议者。

同(8)一建议事项经她人提出并已获得奖金者。

(9)员工建议的最后处理情形,(10)应由人事部通知原建议人,(11)员工所提建议不(12)论采纳与否均应由人力资源中心负责归档。经核定给奖的员工应在公司公布栏中表扬。

第十章保密制度

为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。

公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司全体职员和其它分支机构都有保守公司秘密的义务。

一、保密范围和密级确定

(1)公司秘密事项:

1、公司重大决策中的秘密事项;

2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;

3、公司内部掌握的合同4、、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;

5、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表;

6、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;

7、公司职员的人事档案,8、工资收入及资料;

9、其它经公司确定应当保密的事项。

(2)一般性决定、通告、通知、会议记录等内部文件不(3)属于保密范围。

二、公司秘密的密级分为”绝密”、”机密”、”秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密,泄密会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄密会使公司的权益和利益遭受严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄密会使公司的权益和利益遭受的损害。

三、公司秘级的确定:

1、公司经营发展中,2、直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。

3、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级公司人事档案、合同4、、协议、职员的工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

5、属于公司秘密的文件、资料,6、应当依据本制度第五条、第六条的规定标7、明密级,8、并确定保密期限。保密期限届满,9、自行解密。

四、保密措施

(1)属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复(2)制、摘抄、保存和销毁,(3)由总经办委托专人执行;采用计算机技术存取、处理、传递的部门秘密由职能中心负责人负责保密。

(4)对于密级文件、资料和其它物品,(5)必须采取以下保密措施:

1、非经总经理或总经理助理批准,2、不3、得复4、制和摘抄或对外透露;

5、收发、传递和外出携带,6、由指7、定人员担任,8、并采取必要的安全措施;

9、在设备10、完善的文件柜或保险箱装置中保存。

(6)属于公司秘密内容的会议,(7)主办部门应采取下列保密措施:

1、选择具备2、保密条件的会议场所;

3、根据工作需要,4、限定参加会议人员的范围,5、对参加涉及密级事项会议的人员予以指6、定;

7、依照保密规定使用会议设备8、和管理会议文件;

9、确定会议内容是否传达及传达范围。

五、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公司公共场所谈论公司秘密,不准经过其它方式传递公司秘密。

六、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应立即采取补救措施并及时报告总经理办公室;总经理办公室接到报告,应立即做出处理。

七、责任与处罚

(1)出现下列情况之一者,(2)给予警告,(3)并扣发工资50－(4)200元。

1、泄露公司秘密,2、尚未造成严重后果或经济损失的;

3、违反本制度第八条、第九条、第十条、第十一条规定内容的;

4、已泄露公司秘密但采取补救措施的。

(5)出现下列情况之一的,(6)予以辞退并酌情赔偿经济损失:

1、故意或过失泄露公司秘密,2、造成严重后果或重大经济损失的;

3、违反本保密制度规定,4、为她人窃取、收买或违章提供公司秘密的;

5、利用职权强制她人违反保密规定的。

第十一章考勤管理

加强公司员工考勤管理,严格按照公司作息制度,制定本规定。

规定适用于公司所有员工,各下属分公司可参照执行或另行制定考勤管理规定。

一、作息制度

(1)公司本部实行每周五天工作制,(2)每天正常工作时间为:上午9:00时至下午17:00时。因季节变化须调整作息时间的由办公室另行通知。

(3)员工上下班实行打卡登记制度。

(4)所有员工上下班均须亲自打卡,(5)任何人不(6)得代理她人或由她人代理打卡,(7)违犯此条规定者双方按旷工半日记处。

二、考勤管理

(1)办公室每天安排前台文员负责员工上下班打卡管理,(2)负责每日考勤和员工出入登记,(3)每月底上报人事管理中心备(4)案。如有违规行为及时向人力资源中心反映。

(5)员工上班须先到公司打卡报到后,(6)方能外出办理各项业务。特殊情况须经主管领导签卡批准,(7)不(8)办理批准手续者按迟到或旷工处理。

三、处罚规定

(1)上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者,(2)按迟到论处,(3)超过30分钟以上者按旷工半日处理。提前5分钟至30分钟下班者,(4)按早退论处,(5)提前下班超过30分钟以上者按旷工半日处理。迟到一次罚款30元,(6)旷工则按旷工时段的三倍(7)工资额罚款。

(8)上班时间外出办私事者,(9)一经发现按早退处理;外出时间超过30分钟以上者,(10)按旷工半日处理。

(11)员工外出办理业务前,(12)须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间,(13)否则按外出办私事处理。

(14)员工一个月内迟到、早退(每次不(15)足30分钟)累计达三次(含)者,(16)按旷工一日论处。

(17)员工一个月旷工累计达三次(含)者,(18)公司予以除名(19)。

(20)员工因公出差,(21)须事先填写<出差审批表>,(22)按管理权限审批后报备(23)人力资源中心备(24)案。凡过期或未填写<出差审批表>者按缺勤处理。特殊情况须报公司领导审批。

四、本规定未尽事宜及不完善处待后修订;由总经办负责解释。

第十二章值班管理

一、本公司于节假日及工作时间外应办的一切事务,除由主管人员在各自职守内负责外,可另派员工值班处理下列事项:

(1)临时发生事件及各项必要措施。

(2)预访灾害、盗窃及其它危机事项。

(3)接听咨询电话。

(4)便于与下属分公司的联系。

(5)公司交办的其它事宜。

二、值班编排与时间

(1)节假日前一周,(2)由总经办负责员工值班的编排和通知工作,(3)并打印<值班表>贴于公告栏上,(4)便于大家的日程安排。

(5)本公司员工值班,(6)其时间规定:9:00-17:00。

三、值班规定

(1)值班员工在值班时间内不(2)得中途停歇或随意长时间外出,(3)应忠于职守,(4)尽心尽职。

(5)值班员工遇有事情发生可先行处理,(6)事后方可报告。如遇其职权不(7)能处理,(8)应立即通报并请示主管领导处理。

(9)值班员工收到电文应分别依下列方式处理:

1、属于职权范围内的可即时处理。

2、非职权所及,3、视其性质应立即联系相关部门负责人处理。

4、密件或其它信件应立即原封保管,5、于上班时呈送相关签收人。

(10)值班员工因病或其它原因不(11)能值班的,(12)应先行请假或请其它员工代理并呈准,(13)代理人应负一切(14)责任。

(15)本公司员工值班可领取值班津贴,(16)其标(17)准可参照国家统一规定。

第十三章宿舍管理

公司员工宿舍是员工共同生活、学习、休息之场所,必须保持清洁卫生,为住宿员工提供一个清静、卫生的居住环境。为此特制定如下宿舍管理规定,全体住宿成员共同遵守之制度。

一、住宿员工应遵守下列各项管理规定:

(1)为保持宿舍(2)住宿环境的整洁卫生,(3)不(4)随地吐痰、乱丢果皮、纸屑、烟头等;公用和个人物品应整理并摆放整齐。

(5)爱护宿舍(6)内公用设施、物品及安全设备,(7)节约水电、煤气。

(8)室内严禁使用或存放危险及违禁物品,(9)以策安全。

(10)为确保安全,(11)不(12)乱拉乱接电线、电器,(13)防火防盗。

(14)注意宿舍(15)内安静,(16)不(17)大声喧哗、吵闹,(18)以免影响她人休息。

(19)宿舍(20)内不(21)得有赌博、酗酒或有伤风化等不(22)正当行为。

(23)未经办公室允许,(24)宿舍(25)内不(26)准留宿非住宿员工或非公司员工过夜,(27)严禁留宿异性住宿。

(28)宿舍(29)原则上于24:00时前息灯就寝;夜晚外出需向室长请假,(30)未经允许不(31)得夜不(32)归宿。

(33)讲文明礼貌,(34)自觉遵守所住社区管理规定,(35)遵纪守法,(36)树立公司良好形象。

(37)宿舍(38)入住员工须妥善保管宿舍(39)钥匙,(40)不(41)得任意复(42)制或借与她人使用,(43)不(44)得丢失;如有丢失应立即上报,(45)并负责迅速更换宿舍(46)门锁。否则造成经济损失负连带赔偿责任。

二、宿舍卫生整理、清洁规定:

(1)每周一由室长安排一位住宿员工负责卫生轮值工作,(2)具体负责宿舍(3)公共卫生区域和生活设施之整理、清洁工作(个人房间卫生由个人负责),(4)轮值员须经同(5)住成员公允认可,(6)方可移交给下一轮值生,(7)不(8)予公允者则须继续轮值,(9)以为罚戒,(10)直至得到大家认可为止。

(11)卫生值日须每天完成如下清洁事务,(12)须尽职尽责,(13)不(14)可懈怠疏漏。

1、负责宿舍2、每日开水供应。

3、负责检查每日电器、煤气、水阀开关,4、不5、得有长明灯、长流水现象,6、注意节约。

7、负责检查每日上班、晚上就寝前宿舍8、门窗关闭,9、如因值日生失职,10、造成宿舍11、门窗损坏、房间雨浸或遭受财产损失,12、轮值生须负连带赔偿责任。

13、保持会客厅每日清洁。务须窗明几净,14、房间通风清新,15、地面每晚清扫或拖擦一次,16、会客厅各类用品、器具摆放整齐有序。

17、厨房每日清洁卫生。要求每日早晚及时擦洗煤气灶具、台面、洗水池,18、须洁净无污渍19、;厨房地面及时拖洗不20、留积水;各类厨房用品(如锅、碗、瓢、盆、瓶、抹布等)清洁整理后各置原位,21、不22、得凌乱。

(15)负责卫生间每日之清洁擦洗。要求每日随时清洗浴池、洗妆台、洗脸池、便器等,(16)不(17)得有任何污渍(18)、污垢,(19)卫生间地面要认真拖洗,(20)不(21)得有污物和积水;卫生间公用及个人用品需摆放整齐,(22)不(23)得有异味。

(24)清洁用品(具),(25)如拖把、扫把、抹布等,(26)须及时清洗干净,(27)摆放固定位置,(28)晾晒干。

(29)每日生活垃圾须当日清理丢弃,(30)不(31)得留置过夜。

三、卫生轮值生每周须完成下列特殊卫生事务:

(1)每周对茶具、餐具、冰箱、微波炉等消毒清洗一次。

(2)每周督促并落实为宿舍(3)各房间喷洒药剂,(4)消毒灭虫一次,(5)特别是厨房、卫生间、壁橱等处之卫生死角,(6)不(7)得有蟑螂、爬虫等。

(8)每周清洗整理阳台一次。

(9)卫生轮值生有监督、检查宿舍(10)内各房间卫生清洁、内务整理之责任,(11)须时常巡查督促,(12)发现不(13)足之处及时责令整改。

(14)轮值生因私缺值时,(15)须事先委托代理人完成当值事务。若遇轮值生因公缺值,(16)在三天(含)以内者,(17)宿舍(18)卫生清洁由宿舍(19)成员共同(20)完成,(21)达三天以上者,(22)则后一轮值生自然接续,(23)多为承担义务至本人当值终止日。

四、本规定即日起实施,如有不当之处,予以修改,另行通知。

第十四章车辆管理办法

为加强对公司公务车的使用管理,做到合理使用,节约用油,提高效率,制订本制度。

本制度规定了公务车使用范围和调度及管理要求。本规定适用于总公司和下属各分公司。

一、公务车的使用范围

(1)保证公司领导的用车。

(2)公司各部门因公务外出用车。

(3)公司员工特殊情况用车。

二、公务车的调度及管理

(1)公司车辆的管理部门为总经办,(2)总经办主任负责车辆的调度与管理。

(3)因工作需要用车,(4)市内一般应提前半天,(5)长途应至少提前一天向总经办申请,(6)以便作统筹安排和作好准备(7)。特殊情况下紧急用车不(8)在此限。

(9)公司主要领导(董事长、总经理、总经理助理)用车,(10)情况许可应通知办公室统一安排。用车未通知总经办的,(11)驾驶员应在可能的情况下向总经办报告。

(12)公司各部门及员工因公用车应按第三条要求,(13)填写<用车申请单>,(14)总经办主任根据是否需要和可能进行安排。特殊情况下经总经办主任同(15)意,(16)能够不(17)填写<用车申请单>。

(18)除本规定第四条的情形外,(19)驾驶员在没有总经办主任签发的派车单和没有得到总经办主任的指(20)令外,(21)均不(22)得私自用车。

(23)除本规定第四条的情形外,(24)驾驶员必须严格按照派车单和总经办主任规定的路线行驶。否则,(25)一经发现,(26)从严惩罚。

(27)公司员工用车,(28)均由总经办主任安排,(29)不(30)得强行自我驾驶。否则,(31)公司对违规人员进行经济处罚。因此造成损失由违规者全部负责。

(32)非公司专职驾驶人员驾车、驾驶人员酒后驾车和因私用车违章造成的损失按实际数额赔偿;因扣驾照等原因不(33)能出车的时间按事假处理。

(34)车辆需要购买工具、配件,(35)或者需送修理厂保养和维修,(36)驾驶员必须先填写申请单,(37)按程序审核和批准后,(38)由总经办负责到指(39)定的地点购买和维修,(40)驾驶人员不(41)得自行做主、先斩后奏。

(42)公司车辆的停放地点由总经办统一安排,(43)驾驶员负责作好安全工作。需要改变停放地点时应及时报告总经办主任,(44)征得同(45)意后方可改变。如因不(46)按规定停放,(47)责任人要承担公司实际损失的40%。

(48)总经办主任因公外出,(49)应委托专人负责车辆的调度与管理。

第十五章办公环境管理与礼仪规范

为加强办公室管理,规范本公司全体同仁的仪态、举止;以及工作纪律,营造一个舒适、良好的工作环境,特制定本规定。

一、办公环境管理

(1)公司所有员工必须注重创造办公室里良好的有形和无形的工作环境。具体如下:

1、爱护办公室环境,2、不3、随意变更办公室的布置和色调,4、不5、乱摆放挂件和饰物。

6、自觉维护办公室卫生,7、不8