IATF2016文件记录管理程序

IATF2016文件记录管理程序第9页共7页本程序文件属有限公司内部机密资料，不得复印外传！文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期1.目的：为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管理目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。2.适用范围：适用于本公司质量环境系统文件（外来文件）资料、记录的制订﹑发行﹑回收﹑归档﹑作废、设计、填写、保存、保护、检索管理。3.定义：外来文件：非公司内部产生的有利用价值的文件。记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。4权责：4.1文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录﹑归档、保存和销毁作业等。4.2相关部门：按规定使用本部门文件，进行文件记录的修订﹑借阅、填写保管内部文件记录。4.3总经理：负责质量环境管理手册的批准。5.文件与资料管理程序：作业流程图文件与资料管理程序负责部门输入过程重点提示输出文件/表单文件编写文件编写相关部门文件编写各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定，记录表格实行“谁使用，谁设计”原则。IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第1页。申请批准IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第1页。申请批准相关部门需求申请各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定责任部门填写：《文件审批通知单》。《文件审批通知单》文件批准文件批准部门主管总经理文件审批一阶文件：体系组制定、管理代理审核，总经理批准；二阶文件：部门相关负责人制定、部门经理审核，管理代理批准；三四阶文件：部门权责人员制定、部门主管审核，部门经理批准。文件排版文件排版各部门文件排版具体参照《文件版面设计管理办法》编号版本编号版本文控文件受控质量手册编号规定:程序文件编号规定:三阶文件编号规定:外来文件编号规定:四阶表单记录编号规定:部门代号:参照《编号规则》（见附件）进行编号，不可出现重复的文件编号。IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第2页。文件受控IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第2页。文件受控文控文件受控各部门将发行文件统一交文控进行统一受控（印章）填写《文件总览表》。文件发文件发放文控文件发放、回收再根据文件分发的范围、权限和使用，分发给相关部门，接收部门人员收到文件后要在上签名，以便追溯。因工作需要若某一职能部门需要多份受控文件时,需向文控申请，经部门负责人批准后，方可办理填写《补发申请表》文控发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准日期为生效日期，文控负责发放的文件，受控日期即生效日期及时发放到需要场所。《补发申请表》文件回收文件回收文控文件回收各部门文员依据文件管理要求针对本部门需回收的文件进行回收统一交文控中心回收处置填写文件保管文件保管IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第3页。文控IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第3页。文件保管文控人员每月对各部门文件资料管理情况进行检查，不符合的要求责任部门进行整改。各使用单位应严格保管文件，阅读时不得于文件上任意涂改，发放至各部门受控文件副本，由各部门保管，避免出现受潮、涂改、电子文件管理电子文件管理相关部门电子文件文控中心将经审批后管理体系相关文件，电子档保存于公司公共系统平台，并更新、存储（资讯部进行电子文件资料的杀毒备份）文件更改管理文件更改管理相关部门文件更改各职能部门认为受控文件存在不合理或条件发生变化时,修订新的文件填写《文件审批通知单》经批准后交文控办理。《文件审批通知单》文件作废文件作废相关部门文件作废针对各部门文件破烂严重、过有效性的文件由文控中心必须进行回收加盖“作废文件”印章，由文控统一保存并记录在《文件发放回收记录》上。收回的作废文件应在作废的文件上盖上“作废”及“保存”章填写作为回收利用或直接销毁。IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第4页。非预期使用IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第4页。非预期使用文控作废文件使用部门针对临时或非预期使用的文件加盖“暂行使用”“有效期限”印章进行受控发行使用“暂行使用”“有效期限”有效性评审有效性评审相关部门文件评审每年进行一次针公司所有受控文件体系文件资料的评审，在对承载媒体不是纸张文件的控制（包括光盘、软盘、E-MAIL文件、电子文档、菲林、照片等形式），按以上程序执行。外来文件获取外来文件获取相关部门外来文件各部门依据公司体系运行及本部门实际的需要，应主动同外部联络索取相关外来文件资料如：客户图纸、产品变更资料、供方材质报告、外训资料、政府/行业法规（包括国际标准、国家标准、行业标准、国家法律与法规）IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第5页。其它需求的资料IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第5页。外来文件外来文件管理文控外来文件管理收到的外来文件，经相关部门负责人审核签收，统一交到文控。由文控在外来文件封面盖红色“文件接收”印章，并进行外来文件编号后，依其版本要求进行登录填写《文件总览表》。后再分发给相关部门使用，接收部门人员收到文件后在《文件借阅记录表》上签名，以便追溯。“文件接收”印章《文件借阅记录表》记录管理表格设计表格设计相关部门新增/修订需求表格实行“谁使用，谁设计”的原则，表格保存期限表格保存期限IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第6页。文控IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第6页。新订/改版记录表格使用部门必须参考相关要求制定记录保存期限。参考原则：内部管理需要顾客特殊要求认证审核要求相关法律法规要求可追溯性其它原因注：“记录”也包括顾客规定的记录。记录控制应满足法规和顾客的要求。如：汽车产品的设计开发记录保存期限必须满足客户及法律法规要求,原则上保存到产品淘汰后一个日历年以上。《记录总览表》《记录总览表》填写要求填写要求相关部门过程运行记录表格记录人员填写相关记录时,应严格并按以下规定填写记录，以便追溯：记录填写必须及时、准确、清晰不可使用铅笔用统一、规范、合理的记录表格记录不得随意涂改，若需涂改可用划线方式，并在划旁签名或盖章，且注明涂改日期。客户有特殊要求时,需按客户要求填写。记录完成后应交组长级以上人员确认记录的正确性、完整性、有效性，经确认合格的记录交专人分类保存。记录审批记录审批相关部门过程运行记录审核填写完整的记录须相关单位人员签核（若填写不符合要求退回重新填写）认可后方为有效。追溯查阅追溯查阅IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第7页。相关部门IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第7页。过程运行情况追溯各部门需指定专人收集保管相关的质量环境记录。各部门文员定期针对本产部门形成的记录按照记当的类别、性质、编号、日期、型号等归档保存,以便必要时能即时查阅(包括来自相关方的记录)。保存要求保存要求相关部门记录保存针对本部门的记录保存，应注意储存环境要求，做到防潮、防火、防虫鼠及丢失变质损坏。针对汽车质量要求的相关记录，要求填写《记录交接保存明细表》文控中心统一进行存储管理。《记录交接保存明细表》记录销毁记录销毁相关部门作废记录各部门依据文控中心的时间要求，定期清理部门过期的记录，统一交至文控进行销毁处理。记录保存记录保存IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第8页。相关部门IATF2016文件记录管理程序全文共10页，当前为第8页。保存记录参照《记录管理程序》附表：文件编码原则6．参考文件：6.1《记录管理程序》6.2《电子档管理规定》7．使用表单：7.1《受控文件一览表》7.2《文件发放回收记录表》7.3《文件资料制定