成品接收、储存、交付转运管理办法

PAGE4PAGE5成品接收、储存、交付转运管理办法2016年09月12日发布2016年09月12日实成品接收、储存、交付转运管理办法1范围为了规范公司成品管理特制定本办法。本办法适用于所有入xx成品库的产品管理。具体指xx或xx本部加工的空调整机、样机、维备件、散件（SKD/CKD）、空壳机（KKJ）；三方物流转入的其它成品。2xx工厂代码及成品库位2.1xx工厂成品待验库（以下简称xx库），存放处于待验状态成品的库房。2.2xx4120工厂成品库存放合格状态的成品的库房（R3虚拟库存地代码以下简称Z001\Z002\Z006\Z008库）；2.2.1Z001库指存放合格状态的“外销成品、样机、维备件”；2.2.2Z002库指存放合格状态的“内销成品”；2.2.3Z006库指存放合格状态的“热泵成品”；2.2.4Z008库指本部转库三方物流合格状态的“外销成品、内销成品”。3职责3.1仓储管理部（成品物流组）3.1.1负责成品仓储库房的管理，保障物资的安全性；3.1.2负责成品(除本地委托加工的自制元器件外)销售订单的创建，所有成品入库、借机、堆码、储存、发货、转库、搬运等日常业务的组织落实，异常情况的处理、记录、反馈；3.1.3每日库房入库、出库、库存数据的统计、稽核，保障统计数据的准确性，实时反映成品收发存的数据信息。3.2海外部(包括ODM业务部)3.2.1负责成品（本地委托加工销售的自制元器件）销售订单的创建，《发运单》打印；每月、周、日发货计划的制定发布和特殊要求的明确；3.2.2入库、出库异常的协调处理；3.2.3库存成品超期未及时出货的跟踪处理。3.3生产厂3.3.1负责创建成品入库（退库）预留，同时每月对预留进行清理（预留号原则上当月有效）；3.3.2负责散件包装方案和清单的制作、发布；3.3.3负责成品、散件、自制件销售部分的入库交接；3.3.4负责收发存过程中发现的产品质量问题处理。3.3.5负责稽核每日库存入库信息，保障产出数据统计的准确性。3.4品质部3.4.1负责入库产品的相关品质检验，待验品转为合格品（由R3系统中的xx库转为Z001/Z002/Z006）的系统转储工作；3.4.2负责库存产品储存质量的监督、检查；3.4.3负责入库、发货、验货质量问题的协调处理。3.5财务运营部3.5.1负责成品内控管理制度执行情况的监督、检查、考评；3.5.2负责成品价值核算及价值管理。3.5.3负责库房产品盘存的抽查。3.6制造管理部工艺工程组负责所有整机装柜方案的制作、发布。4管理内容要求4.1成品入库4.1.1生产厂根据生产计划给予的每月、每周、每日的考核计划在R3系统内创建入库预留，并将预留号在成品入库前传递到xx库，保管在xx库接收实物，签收《车间入库（退库）交接清单》，并对实物按半天时间段分开堆码，摆放“待验”标识牌。4.1.2核实无误后，保管根据预留号录入R3型号，其具体步骤按R3操作方式进行。4.1.3根据实际接收物资，在交接单上签字，一份交生产厂，一份自己保留，并将保留的一份交成品统计录入电子台账(如2016年8月30日成品库存分析表)，同时自己录入本人的手工帐簿。SKD散件入库必须是在所有的散件入库完毕后，才能在R3系统入库。4.1.4成品入库主要包括空调整机(室内机/室外机)、空调空壳机（室内机/室外机）、散件（SKD/CKD）、空调样机、维备件、销售自制件、三方物流转入的其它成品。4.1.5所有入库物资实行条码管理，成品库按最小包装和成托包装执行扫描，扫描数据将作为入库原始电子依据，通过与生产厂人工记数的数据进行比对、实物确认等达到入库物资帐实一致，避免手工操作影响入库数据的准确性。4.1.6成品库搬运工用液压车将成品转运到保管指定区域储存，每日生产结束后由生产厂指定专人与保管员先进行实物交接，再办理书面入库。4.1.7所有入库的物资（整机、SKD散件、样机和维备件、销售自制件等）必须成托堆码整齐（同批次同型号物资每卡板数量要堆码一样，尾数除外；不同型号的物资不能堆码在同一个卡板上；SKD散件中物资自带托架的不再另行堆放在托架上）；每一种单独包装的物资要单独摆放，集中包装的物资按箱内物资的不同要求单独摆放；对于非整机部分物资（SKD散件、样机和维备件、销售自制件）在包装箱上明确标识。4.1.8成品堆码在卡板上时，要确保成品在转运过程中由于震动、转弯不会跌落；成品堆码不能超过包装要求堆码极限和堆码方向要求；包装箱体上禁止人为乱写乱画及做任何污染包装箱体的标识；所有入库物资包装箱外观有划伤、变形、污染、破损的禁止入库。4.1.9入库前保管应检查外包装箱、包装标识是否完整，再根据实际接收物资在交接单上签字确认，入库后及时做好台帐、存卡、标识（入库时间、物资名称、型号、数量、生产线体、质量状态）。4.1.10入库成品同型号每半天时间集中摆放在一起，时段、型号、线体不同时的成品在堆码过程中要保留一定的间隙位置便于物资清点、标识；同批次存放在一起，不同批次的分开存放。4.1.11品质部对生产单位批次下线成品进行抽样检查，需要到仓库抽取样品时要在专用借机登记本上登记或品质部借机单，借机人员必须是品质部授权人员，借用单上各项要素填写齐全，借单双方领导和经办人签字有效。4.1.12品质部根据检验结果将合格品在R3系统内从xx库存地转到Z001/Z002/Z006储存地（具体R3操作根据财务规定执行）；对于不合格品出据隔离专用通知单传成品库隔离。4.1.13成品保管根据品质部的检测结果对待验标识的成品进行标识更换，由“待验”更换为“合格”或“隔离”，隔离后的成品物资未经品质部书面批准禁止出库。4.1.14所有书面入库凭证通过扫描设备及时转换成电子文档存档、编号，便于后续可追朔性管理。4.1.15所有入库单上必须备注库存区域地编号（如：3#厂房5楼A区1-2），统计根据入库单库存编号建电子档，库存编号区成品出库、转库后应在电子表上及时更新，确保库存成品编号与电子记录表保持一致，库存编号作为日清工作中一项检查项目。4.2成品的储存4.2.1保管根据周排产和日计划量，提前核算需求面积，结合实际库存面积提出储存需求，每天下班前书面上报现有储存面积。4.2.2保管上下班前必需对所管库区域储存环境检查，包括门窗、水、电、窗帘、门锁，防止风吹、雨淋、日晒等导致成品产生质量问题；及所有照明设施、办公设施、空调电器、消防设施、室内温控器等设备设施检查，确保储存环境的安全。4.2.3成品在储存过程中由于受到场地的限制，在产品包装堆码极限的允许下可以按托架为单位进行加高堆放；在堆码前应该检查准备放在底层的托架上的物资是否平稳，并在其上放置层板作为隔垫用，叉车在进行堆码时保管必须在现场防止叉车在堆码作业过程中由于视线问题将已经堆码的成品撞伤。4.2.4成品库实行库位管理，每一库位类成品物资按不同型号、生产时间分类标识。4.2.5成品堆码高度不能超过包装箱规定的堆码极限。4.2.6成品包装箱上有方向要求的按要求堆码，没有方向要求的按标识内容的正方向堆码。4.2.7为了防止转运工具挂伤包装纸箱，成品在堆码中靠近通道一侧的托板离通道线至少20CM的位置开始摆放。4.2.8成品在储存过程中严禁在包装箱上乱写乱画及作任何污染包装箱体的标识。4.2.9成品在储存过程中由于盘存等原因需要到成品上面去时，必须先对其顶部人要踩踏的地方放置压缩机包装用木板或其他质地较硬的木质板材以减轻对成品及其包装的损害，人员才能上去。4.2.10库存成品严禁当作休息工具使用；所有成品上严禁堆放杂物，只允许放置标识状态的标牌、存卡等标识物品。4.2.11成品在仓库摆放时严禁堵塞安全通道、要符合仓库安全管理要求；库存成品由于时间过长等因素的影响，包装质量达不到正常要求时（堆放的成品发生倾斜、底层包装变形、支撑泡沫破损等），成品要重新堆码且堆码层数不能按照堆码极限进行堆码，要将包装质量不达标的成品放置在每托架的上层。4.2.12保管必须坚持日清日结，每日及时完成入库和出库台帐、存卡及时上下帐目，及时上传入库和出库凭证，确保库存帐实一致。4.2.13所有入库、出库、转库、借条等要素填写不齐全，双方授权审批人员未签字时，保管禁止办理相关业务，凡是违规操作所造成的一切损失由经办人承担。4.2.14保管每日必须坚持参照统计人员提供的库存电子帐目作实物清点，及时发现异常，及时核实及时处理；坚持周盘点和月盘点，将所有异常提前处理，最终达到月盘点帐实一致。4.2.15保管离岗必须有指定责任人代岗，针对自动离职保管所管物资，应及时组织库存清理核实，及时落实帐实差异。4.2.16更换保管或新保管上岗前必须经过部门级培训合格后才能上岗，上岗前必须实行库存实物交接。4.2.17保管在上岗前必须签订书面《成品物资安全保障协议》等要求。4.3成品出库4.3.1根据海外发货计划，成品库应提前做好出库前的发货障碍梳理，及时处理异常，提高成品库发货效率。4.3.2《发运单》、《非销售提单》、《子公司交易提货单》、《内部物资交接单》、《材料领用单》是成品库出库主要凭证，发运单上各要素必须齐全（物料描述、工厂描述、存储地点、单位、数量（大小写）；客户代码和客户名称、发运单号、日期、合同号、业务经办人、会计、提货人、负责人、库管、车牌号、驾驶证或身份证），所有要素填写不全，禁止发货。4.3.3《发运单》、《非销售提单》、《子公司交易提货单》由海外部或财务运营部制单并加盖公司提货专用章，有相关部门领导或公司级领导、会计签字的出库单据。4.3.4《内部物资交接单》、《材料领用单》由生产厂相关人员签字的内部出库单据。4.3.5装柜方案是成品库出库装柜的主要凭证，无装柜方案、装柜方案不详造成返柜的一切责任在成品库；装柜方案有误导致返柜和柜量不足或过剩主要责任在工艺组或生产厂。4.3.6成品库收到发运单后，第一步应详细检查各要素和审批签字是否齐全，第二步是在电脑上记录收到发运单时间点（发运单必须满足第一步）；第三步设置扫描数据并将发运单传保管和搬运工；第四步出库装柜顺序严格按成品库收到发运单先后顺序安排装柜（不包括货柜到达时间与发运单不同步）；第五步货柜装完后，数据审核员对出库记录数据与扫描数据确认无误后，打印放行条，并印上公章交货柜司机作为出厂凭证，同时在电脑上做出库时间点记录；异常未核实清楚前禁止打印出门条放柜走。4.3.7成品库根据库存面积及入库情况需提前8个小时通知和安排转库及运输车辆。4.3.8所有转库、运输车辆到库后先检查车厢清洁，避免成品污染。4.3.9搬运工根据保管出库安排将指定地点、指定型号的成品，从库位用周转工具转运到仓库外指定装车处。4.3.10任何转运工具在仓库内都要匀速行驶，在转弯前要减速；行驶过程中要走在安全通道内，严禁靠边行驶，避免损坏产品。4.3.11在装车过程中物资质量重的要安排装在车厢的下层，质量轻的装在上层的原则。4.3.12成品在人工搬运、装车过程中，整机成品倾斜不能超过45度；严禁使用提打包带操作方法搬运，必须用手提箱体两端的指定扣手处，水平将成品提起；所有成品搬运过程中必须轻拿轻放，严禁对其抛送、跌落等野蛮操作。4.3.13成品装车后储存用的木托架、压缩机木板要堆放整齐并转移到公司指定的地方存放，下班前应清理装柜现场环境卫生。4.4成品转库4.4.1根据周生产计划、周发货计划及库存情况，成品库应提前做好转仓计划，及时与三方物流沟通转仓信息，提高本部成品库库存周转效率。4.4.2转库单为成品库转库主要凭证，根据每车转库数据在R3创建预留，转库单上各要素必须齐全（转库单号日期、发出工厂、接收工厂、物料单号、发出库位、接收库位、入库单位名称、物流代码、物料描述、批次号、品牌、数量、单位、会计、入库单位负责人、审核、出库保管、车牌号、驾驶证或身份证），所有要素填写不全，禁止转库。4.5成品帐目管理4.5.1成品管理中实行电子台帐同手工台帐相结合的方式进行；电子台帐由统计员负责，手工台帐由保管负责；成品在收、发过程中的财务操作规范按照财务部的相关文件执行。4.5.2台帐建立原则：台帐建立以反映物资实际流动状态为原则，帐页登记以物资产权、类别、型号排序登记。4.5.3台帐登记：当物资发生流动时所产生的数据都要在台帐上反映。每页台帐纸都要有表头、页码，每页页末要进行汇总（跨月则只汇总当月部分，备注填写：转下页）；新增物资的第一页帐页外的其他帐页第一栏要填写上页汇总数据（备注填写：承上页）；每一笔数据要登记的要素有：数量、凭证号、工作令；帐页登记时间为每笔业务发生完后填写；账本要以单位统一进行编号，每本账本要有账本编号、填制人、起止时间。4.5.4每年度结束各单位要将全部账本进行封存；保管离职、调岗前账本要进行交接。4.5.5成品管理单位每日将当日发生收发业务的物资空白盘存表打印交保管对其盘存，将盘存结果填写在空白表上，数据处理人员核对保管填写的空白表及公司电子台帐结存数量，存在差异需查明原因。4.5.5.1保管工作调动、辞职、请长假前要进行帐实交接。4.5.5.2保管交接内容：所管物资的公司财务帐同实物数量、工具、资料。4.5.5.3所管物资保管交接方式：成品管理单位统计人员打印交接保管物资的空白表；交接双方清点实物并将实际物资数量填在空白表上，表上没有名称型