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文档简介

设计院档案管理制度一、总则1.1目的和意义本制度是为了规范设计院档案的管理和利用，旨在保证档案的完整性、准确性和及时性，以便为公司的决策和管理提供重要的依据和支持。1.2适用范围本制度适用于设计院的所有档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。1.3术语和定义档案：包括纸质档案和电子档案，是指设计院工作过程中所产生的各种记录，包括文件、图纸、报告、合同、会议记录、邮件、备忘录等。档案管理：指对档案进行有效分类、归档、保管、检索、利用、销毁或转移的过程。二、档案管理的基本原则2.1保密原则档案必须按照国家有关保密法律、法规的规定进行保密工作，任何单位和个人不得泄露或篡改档案内容。2.2安全原则档案必须保管在安全、防火、防盗、防潮、防虫害的条件下，防止档案遭到损坏或丢失。2.3完整原则档案必须保持原件不得损毁、遗漏、篡改、挪用。2.4真实原则档案应当真实、准确、完整地反映公司工作情况和历史事实，不得捏造、歪曲、隐瞒任何实情。三、档案管理的具体要求3.1档案的分类档案应按照其性质、用途等进行分类，建立科学、合理的分类体系。分类要点应先界定，然后再具体细化，确保档案分类的准确性和标准化。3.2档案的归档档案应按照其所属分类及时间顺序归入相应位置，建立清晰、简洁的档案目录和档案编号。3.3档案的保管档案应妥善保管，保证档案实物的防火、防潮、防虫害等条件。应建立一套档案保管体系和档案保管流程，严格执行。电子档案的保管也应安全、规范。3.4档案的利用档案应根据需要进行及时、准确的检索，保证信息的及时性和准确性。档案利用应遵循保密原则，有关部门或人员应向管理部门提出书面申请，经批准后方可借取或使用。3.5档案的销毁和转移档案应定期进行鉴定，确定哪些档案可以销毁或转移。销毁或转移的档案应当执行国家和企业的相关规定和操作程序，以保障档案的真实、准确和完整。四、档案管理的责任制度4.1档案管理的领导责任设计院的领导应该制定并落实档案管理规定，负责档案保管的安全、完整、秩序化管理，以保障企业资料的安全和保密。对领导部门和使用档案的人员应加强指导和监管，确保档案管理执行到位。4.2档案管理的专职责任公司应设立档案管理专职人员，按照公司的有关规定和操作程序负责档案管理工作。他们应严格按照档案管理规定执行工作，并对工作结果负责。4.3档案使用的相关责任档案使用人员应当严格遵守有关档案利用的规定。将产生涉密、保密的使用应征得领导部门和保密管理部门的同意，并按照有关程序进行申请和使用。4.4档案销毁、转移的责任档案销毁和转移工作必须经过严格的审查和审批程序，由专职人员执行。如出现档案安全问题，应负责整改，追究责任。五、制度的实施和监督5.1制度的实施本制度应由设计院领导严格执行，档案管理工作人员具体落实。如有需要，可以根据实际情况进行调整和补充。5.2制度的监督公司应建

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