ie高效能地个人工作方法

高效能的個人工作方法目錄第一篇高效能的時間管理技巧第二篇科學的工作方法時間管理“四象限原理”80/20法則“ABC控制法”時間管理—要事第一工具1：用“四象限原理”規劃時間Ⅰ緊急又重要事項Ⅱ重要但不緊急事項Ⅳ不緊急也不重要事項Ⅲ緊急但不重要事項重要不重要不緊急緊急關注第二象限——

成功的人往往都把焦點放在重要但不緊急的事項上！時間管理—要事第一工具1：用“四象限原理”規劃時間Ⅰ緊急狀況迫切問題限期完成準備事項Ⅱ準備工作，預防措施計畫建立、維持人際關係，休閒充電提高學習能力Ⅳ忙碌而瑣碎的事處理一般檔等函件打電話，看太多電視消磨時光Ⅲ造成干擾的訪問、電話、信件、報告、會議許多緊急事件許多湊熱鬧的活動重要不重要不緊急緊急時間管理—要事第一工具1：用“四象限原理”規劃時間Ⅰ25%~30%Ⅱ15%Ⅳ2%~3%Ⅲ50%~60%重要不重要不緊急緊急普通人士的時間安排時間管理—要事第一工具1：用“四象限原理”規劃時間Ⅰ20%~25%Ⅱ65%~80%Ⅳ＜1%Ⅲ15%重要不重要不緊急緊急成功人士的時間安排時間管理—要事第一工具1：用“四象限原理”規劃時間工具2：用“80/20法則”分配時間20%80%20%80%重點做20%重要性是80%的工作時間管理—要事第一工具2：用“80/20法則”分配時間（應用範例）第一步，安排事項例會與人事經理淡獎金問題審閱文件接聽電話準備招聘計畫會見客戶輔導下屬老總召見準備工作總結處理應急事項（3件）與財務經理討論費用預算問題時間管理—要事第一工具2：用“80/20法則”分配時間（應用範例）價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件事項二：準備工作總結事項三：與財務經理討論費用預算問題事項四：與人事經理淡獎金問題事項五：例會事項六：準備招聘計畫事項七：會見客戶事項八：接聽電話第二步，工作價值分類時間管理—要事第一價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件（例會後8：10-8：30事項二：準備工作總結（8：30-9：30）事項三：與財務經理討論費用預算問題（30分鐘）事項四：1個小時臨時緊急事件處理……事項五：例會事項六：招聘計畫與獎金問題讓人力資源部先提供資料事項七：把會見客戶的任務授權給業務經理事項八：讓秘書過濾電話，只處理重要電話事項九：其他事件處理……第三步，時間和精力分配時間管理—要事第一工具2：用“80/20法則”分配時間（應用範例）工具3：用“ABC控制法”使用時間ABC控制法是根據事務在工作中的重要和緊迫程式，按照最重要、重要和不重要三種情況，分成A、B、C三類，有區別地管理時間的一種分析方法。一個工作日A——最重要的B——較重要的C——次重要的時間管理—要事第一工具3：用“ABC控制法”使用時間

成功人士對每天工作的劃分：類型簡述具體描述A類規劃與發展A類工作重要且緊迫每天1~3件占總工作量15~20%；所費時間占總工作時間60~80%。分類時，可根據時間分列為A-1、A-2等B類持續性專案B類較重要，每天5件，占總工作量30~40%，所費時間占總工作時間20~40%C類日常性事務C類為日常性一些事務占總工作量的40~50%，所費時間占總工作時間的15%時間管理—要事第一目錄第一篇高效能的時間管理技巧第二篇科學的工作方法目標管理“SMART”原則目標多杈樹法“6W3H”法一、目標管理工具目標管理—確定一個清晰而明確的目標工具4:用“SMART”法確定目標（哈佛關於目標的跟蹤調查研究）3%10%60%27%有明確的長期目標有清楚但短期目標有較模糊目標無目標社會頂尖成功人士社會中上層社會中下層社會最底層工具4:用“SMART”法確定目標

“SMART”原則

可確定的(Specific)可衡量的（Measurable)可接受的（Acceptable)現實可行的（Realistic)有時間限制的（TimeIndication)善於將時間和精力用在一個目標上的人,更可能也更容易成功。目標管理—確定一個清晰而明確的目標工具5:用“目標多杈樹法”分解目標（計畫多杈樹）

目標多杈樹法是專業的目標分解工具大目標子目標子目標子目標即時目標…………………………——具體行動專案目標管理—確定一個清晰而明確的目標工具5:用“目標多杈樹法”分解目標（分解步驟）1.寫出大目標2.寫出大目標所有必要及充分條件（子目標）3.寫出子目標所有必要及充分條件（即時目標）4.檢查多杈樹分解是否充分5.評估目標6.判斷目標能否達成目標管理—確定一個清晰而明確的目標工具6:用“6W3H”法分析細化目標3HHowto（明確各項行動如何進行及進行的順序步驟）Howmany（工作數量是多少）Howmuch（預算費用是多少）6WWhy(明確瞭解工作進行的目的及理由）What（確定要做哪些事項）Who（明確責任者及協助者，詮來做）When（什麼時候完成）Where（在什麼地方完成）Which（確定工作的優秀順序，找出解決問題的重點對策）目標管理—確定一個清晰而明確的目標計畫管理“PDCA工作迴圈”標準化管理有效計畫法二、計畫管理工具計畫管理—凡事都善始善終工具7:用“PDCA工作迴圈”實施計畫（戴明環）PPlan(計畫）DCADo(執行）Check(檢查）Action(處理）PDCA迴圈的4個階段檢查執行總結經驗提出新問題找問題找原因找要因訂計畫PDCA迴圈的8個步驟計畫管理—凡事都善始善終工具7:用“PDCA工作迴圈”實施計畫（戴明環）科學的工作迴圈週期目前水準PDCAPDCAPDCA改善後水準計畫管理—凡事都善始善終工具7:用“PDCA工作迴圈”實施計畫（戴明環）工具8:標準化管理重複頻率高的經常性業務要標準化！標準設定教育實施管理例外處理定期評估標準化管理步驟計畫管理—凡事都善始善終麥當勞的標準化管理拉斯迪賓館的服務標準計畫管理—凡事都善始善終工具8:標準化管理工具9:有效計畫法

凡事都要統一和決斷，因此成功不站在自信的一方，而站在有計劃的一方。—拿破崙計畫管理—凡事都善始善終月計畫季度計畫日計畫周計畫……計畫年度計畫專項計畫計畫管理—凡事都善始善終工具9:有效計畫法日計畫包含的內容：當天目標——即你必須當日完成的重要的、優先的工作預留事項——預定的約會、開會等保留給特別工作的時間待做事項——希望完成的不太重要、優先次序低的工作日計畫計畫管理—凡事都善始善終工具9:有效計畫法壓力管理正確評估自己的壓力水準壓力管理曲線三、壓力管理工具壓力管理—適度最好工具10:正確評估自己的壓力水準

我們總感覺壓力來自於外部環境，但並不是每個人在同一環境下都會感到有壓力，實際上壓力源於我們自身，承認這點是很重要的。測試工具：霍爾姆斯和拉赫的《社會再適應評定量表》

也稱（應激評定量表）評分方法：將各項目的分值相加如果：≥300分近期患病率約為80%≤299分且＞150分近期患病率約為50%≤149分近期患病率約為30%壓力管理—適度最好工具10:正確評估自己的壓力水準工具11：壓力管理曲線應對壓力常用的幾種方法逃避對抗轉移宣洩壓力管理—適度最好應對壓力最有效方法計畫閱讀運動藝術交流深思壓力管理—適度最好工具11：壓力管理曲線壓力管理曲線示意圖乏力區舒適區發展區潛能區破壞區焦慮曲線壓力行動力工具11：壓力管理曲線壓力管理—適度最好減壓的兩個方法凱利魔術方程式：1.問你自己可能發生的最壞狀況是什麼2.準備接受最壞的狀況3.設法改善最壞的狀況“3R”減壓原則：放松、退縮、重整壓力管理—適度最好工具11：壓力管理曲線思維創新SWOT分析法“六頂帽子”思維法因果圖“五個為什麼”橄欖球定律四、思維創新工具思維創新—是可以訓練出來的工具12：魚刺因果圖主要原因問題主要原因主要原因主要原因運用魚刺因果圖分析問題時一般從6個方面考慮：材料技術設備人力工作環境方法頭腦風暴思維創新—是可以訓練出來的工具12：魚刺因果圖工具13：SWOT分析法SWOT：S——自身強項、優勢W——自身弱項、劣勢O——外部環境存在的機會、機遇T——外部環境存在的威脅、對手思維創新—是可以訓練出來的優勢S劣勢W威脅T機遇O內部外部思維創新—是可以訓練出來的工具13：SWOT分析法工具13:SWOT分析法（以下問題能幫助您找到存在於內外部的相關因素）關鍵優勢S▲擅長什麼？▲擁有什麼新技能？▲能做什麼別人不能做的事？▲如何能夠重複最近的一次成功？▲什麼使你與眾不同？▲你的顧客為什麼要來你這裡？關鍵劣勢W▲你不擅長什麼？▲缺乏什麼新技能？▲別人在什麼事情上比你做得好？▲你最近的一次失敗是什麼？為什麼？▲你尚未完全滿足哪一個顧客群體？▲你最近失去了哪些顧客？為什麼？威脅T▲是否發生了不利於你的變化？▲你的競爭對手正在做什麼？▲是否發生了任何會傷害你的變化？▲是否存在威脅你所在組織的情況？機遇O▲是否發生了你希望的變化？▲你學會了什麼技能？▲你能夠提供什麼新產品或服務？▲你能夠接觸到哪一個新的顧客群體？▲你如何能夠使你與眾不同？▲你的組織在未來5~10年中的情況怎樣？思維創新—是可以訓練出來的關鍵優勢S關鍵劣勢W關鍵機遇OSO對策：利用WO對策：改進關鍵威脅TST對策：監視WT對策：消除內部外部思維創新—是可以訓練出來的工具13：SWOT分析法工具14:“五個為什麼”分析法

（也稱“什麼——為什麼”分析法）為什麼？為什麼？為什麼？為什麼？為什麼？為什麼？為什麼？為什麼？為什麼？五級為什麼？12345思維創新—是可以訓練出來的工具15:橄欖球定律20%60%20%具有關鍵影響力的內容占20%左右對事情有相當影響力的內容占60%左右對事情有一些影響力，但作用比較有限，甚至小到可以忽略不計思維創新—是可以訓練出來的工具16：“六頂帽子”思維法（簡單有效的平行思考程式）思考帽思維屬性導入方式好處應用不當問題白色事實、圖形、資訊、目標、中性事實是什麼樣的？邏輯性強，易於向他人解釋可能抑制創造力，缺乏熱情紅色情緒化、直覺、憑興趣、預感它像什麼，就說什麼。你支持哪方面？不需調動情緒，有動力熱情有餘，理智不足，不穩定黃色創造性、建設情、有夢想、有希望，追求利益讓我們開始吧樂觀，積極，有動力，團隊精神遇阻時會持懷疑態度黑色考察錯誤它失敗了，因為…反思自己帶否定性、批判性，呈悲觀主義綠色創造力、推動力、有新觀點、新方法一定有更好的辦法找到更好的做事方式，保證最佳程式想得多，做得少藍色注重思考，有控制、有條理，鼓勵各種方法讓我們回過頭來想想應該怎麼做有效利用時間，減少決策時間無為，花太多時間在想怎麼做，而不是做事思維創新—是可以訓練出來的員工管理馬斯洛的需求激勵模式根據意願與能力對員工分類權衡效率與效果情境領導模型五、員工管理工具員工管理—效果最重要工具17:根據意願與能力對員工分類關於成功的公式：100%成功=100%意願×100%方法×100%行動Ⅰ有意願有能力Ⅱ無意願無能力Ⅳ無意願無能力Ⅲ無意願有能力有意願無意願無能力有能力授權培養訓練激勵放棄四類員工及管理辦法員工管理—效果最重要工具17:根據意願與能力對員工分類工具18:馬斯洛的需求激勵模式馬斯洛需求理論圖自我實現需求尊重需求社交需求安全需求生理需求員工管理—效果最重要—對個人的應用需求層次個人自我實現需求責任感，與上下級充分溝通，有挑戰性的工作，參與高度決策尊重需求成就感，承認，公平待遇，他人崇拜社交需求聚會，生日禮物，旅遊，與同事相處融洽，公司內氣氛和諧安全需求醫療保險，定期體檢，安全的工作環境，高津貼，穩定的工作，產假生理需求高薪，獨立的工作空間，浴室，空調，公家車，班車，不加班，便宜的住房員工管理—效果最重要工具18:馬斯洛的需求激勵模式—對組織的應用需求層次組織自我實現需求給予事業成長機會；鼓勵創造力；鼓勵成就尊重需求公佈個人成就；讚揚良好表現；經常給予回饋；給予更大工作責任社交需求舉辦社交活動；組織團隊安全需求營造工作安全感；提供福利；提供安全的工作環境生理需求提供公平薪金；提供足夠的休息時間；提供舒適的工作環境工具18:馬斯洛的需求激勵模式員工管理—效果最重要工具19:權衡效率與效果Ⅰ有效果有效率Ⅱ無效果無效率Ⅳ無效果無效率Ⅲ有效果無效率有效率無效率無效果有效果效率=產出/投入效果=達成的預期目標員工管理—效果最重要工具20:情境領導模型“情境領導”的核心思想根據情境的不同及對員工準備度的判斷，領導者適時調整自己的領導風格，並根據權力基礎來實施領導，從而實施有效的管理和領導。員工管理—效果最重要員工管理—效果最重要工具20:情境領導模型工具20:情境領導模型狀態決定行為—跟隨者狀態（根據能力和意願將員工分為四類）跟隨者狀態R1：既沒意願也沒能力R2：有意願但沒能力R4：既有能力也有意願願R3：有能力但沒意願員工管理—效果最重要工具20:情境領導模型—領導者行為（根據任務行為和關係行為的不同側重，可將領導模式分為四種）跟隨者狀態S1：教練方式：多職責、少關係，進行具體指示和嚴格監督（適用于員工狀態水準低的狀況）S2：引導方式：多職責、多關係，解決決策緣由並允許討論（適用于員工狀態水準偏低的狀況）S3：參與方式：多關係，少職責，共同討論並協助其自行決策（適用于員工狀態水準偏高的狀況）S4：授權方式：少職責、少關係，下放決策和實施權力（適用于員工狀態水準高的狀況）員工管理—效果最重要高效溝通溝通反思環“JOHARI視窗”如何避免溝通中出現的問題六、高效溝通工具高效溝通—只需一顆真誠的心工具21:回饋的“JOHARI視窗”別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的40%嘴上說的40%你心裡想的100%基層員工30%主管40%部門經理56%總經理63%董事長100%溝通漏斗資訊過濾漏斗了解給予反饋尋求回饋自我不了解瞭解不瞭解他人公開盲點未知隱蔽擴大“公開”區域高效溝通—只需一顆真誠的心工具21:回饋的“JOHARI視窗”工具22：溝通反思環可以觀察到的資料和經驗我選擇我所觀察到的信息我賦予意義建立信念付諸行動心智模式的形成過程高效溝通—只需一顆真誠的心“推論的階梯”示意圖可以觀察到的“原始資料到和經驗從觀察中，我選擇了想要的”資料我賦予這些資料意義根據我的詮釋，我做了一番假設我下了結論對於這個世界我採納了某些信念我組織自己的信念採取行動反射環路：我們的信念會影響我們下次選擇的資料高效溝通—只需一顆真誠的心工具22：溝通反思環工具23:如何避免溝通中出現的問題造成溝通問題的原因：不會傾聽（知覺過濾、雞尾酒會效應）缺乏換位思考的能力認知風格差異價值觀念差異溝通風格差異不恰當的身體語言未考慮溝通的背景（時間、地點、場合）高效溝通—只需一顆真誠的心克服溝通中常見問題的技巧：阻止不健康的爭論——休息片刻——改變參加者的態度（雙贏心態扭轉）——發洩情緒

——與分歧方秘密會談

——借用幽默來緩解壓力高效溝通—只需一顆真誠的心工具23:如何避免溝通中出現的問題克服溝通中常見問題的技巧：避免被某個人或小集體控制——實施公正原則——勸請每個人都參與

——進行提醒高效溝通—只需一顆真誠的心工具23:如何避免溝通中出現的問題克服溝通中常見問題的技巧：排除傾聽障礙傾聽交談閱讀書寫溝通所花費的時間和精力比例高效溝通—只需一顆真誠的心工具23:如何避免溝通中出現的問題對付打斷他人和有個人議程的人——單獨和打斷分子交談——讓打斷分子忙碌起來打斷分子的行為協調人的反應敵對的：“這樣永遠沒用”或是“這是我們能採用的最好方法嗎”。“其他人對這個想法有什麼看法？”或者“你可能對，但是我們需要回顧一下事實。”嘰裡呱啦的：經常脫口而出很多想法。“能總結一下你的主要思想嗎？”或者“很欣賞你的評論。現在，讓我們聽聽別人的意見。”打斷分子：在別人還沒說完時就開始說。“請等一分鐘，簡。我們要堅持基本原則，先讓約翰說完。沉默的干擾者：看報紙，幹其他的事情，東張西望，晃腦袋，坐立不安等。“請等一分鐘，先讓約翰說完。“盡力氫這種人拉入到討論中，或者在會議間隙與他們單獨談話。克服溝通中常見問題的技巧：工具23:如何避免溝通中出現的問題高效溝通—只需一顆真誠的心職業規劃理清自己的使命用”剝洋蔥法“設定職業目標認真做好職業生涯規劃理清自己的願景七、職業規劃工具職業規劃—某個選擇形成某種命運工具24:用“剝洋蔥法”設定職業目標終極目標（人生的真諦）總體目標（人生核心軸）長期目標（5~10年）中期目標（2~3年）短期目標（0.5~1年）短期目標（月、周、日、即時等）生涯規劃系統的“剝洋蔥圖”工具25:認真做好職業生涯規劃制定職業