备品备件管理制度

北京世纪高通科技有限公司备品备件管理制度编写：尚旭东2021年2月27日审核：刘忠哲2021年2月28日审批：李世军2021年2月28日版本记录版本号版本日期修改修改履历V1.02021.02.28尚旭东发布目录TOC\o"1-7"\h\z\u1. 总则 32. 备品备件管理范围 33. 响应级别和响应方式 43.1. 响应级别 43.1.1. Ⅰ级 43.1.2. Ⅱ级 43.1.3. Ⅲ级 43.2. 响应方式 43.2.1. Ⅰ级响应 43.2.2. Ⅱ级响应 43.2.3. Ⅲ级响应 44. 供应商管理 54.1. 供应商信息收集 54.2. 采购过程 54.2.1. 计划拟定 54.2.2. 采购审核 54.2.3. 采购实施 64.2.4. 采购验收 65. 出入库管理 65.1. 备件的入库 65.2. 备件的出库 65.3. 账务管理 76. 可用性管理 76.1. 定期统计 76.2. 定期检测 77. 报废管理 7总则为了合理利用运行维护项目中的基础设施、网络设备、服务器存储等设备，确保系统稳定可靠地运行，保障运维服务人员有良好的工作条件和充足的设备资源，做到技术先进、经济合理、安全适用、确保质量，特制定本《备品备件管理制度》。通过建立完整的运行维护管理制度，形成规范的运维管理体系，加强对运维服务全过程的控制，同时对备品备件、耗材的采购成本进行有效控制从而降低运维成本。备品备件管理范围XX设立硬件备品备件库，并建立相应备品备件管理制度。对专用的硬件设备，XX与硬件供应商签署备品备件保障协议，通过保障协议来约束硬件设备供应商的发货速度与质量，确保完成运维服务级别协议所规定的保障任务。响应级别和响应方式响应级别突发事件发生时，按照分级负责、快速响应的原则对需求备件作出响应。分为三个等级：Ⅰ级突发事件造成整个系统故障或大面积骨干网中断、信息系统枢纽楼或机房遭到破坏、重要信息系统遭病毒攻击和黑客非法入侵、人为破坏或不可抗力等原因，造成骨干网出口中断等重大影响，以及用户下达的重要信息系统保障任务。Ⅱ级突发事件造成部分区域故障、某重要信息系统遭病毒攻击、黑客非法入侵不能正常工作。Ⅲ级突发事件造成某区域单点故障运行不正常。响应方式Ⅰ级响应建立24小时响应电话，配备专车运到场，在响应备件服务请求时，根据响应级别，提供备件服务。Ⅱ级响应配备24小时响应电话，准备4小时内到现场进行故障断点分析，若有备件需求，在24小时内调集到现场.Ⅲ级响应配备24小时响应电话，准备8小时内到现场，若有需求备件，需尽快调集到现场。供应商管理供应商信息收集为了规范备件的采购过程，对供应商提供的产品和服务进行选择和评价，形成固定和高质量的供应商链，确保为运维系统所提供的备件有优质质量和服务。供应商信息收集为了全面了解供应商提供的产品和服务的能力，对其进行调查和资质材料等索取，并对供应商作出正确地评价，最终选择符合要求的供应商。对新供应商应填写《供方申请表》，提供相应三证等材料，分别由部门经理和分管领导审批通过。采购过程计划拟定对前期备件的使用情况进行分析，结合库存量，拟定出需要采购的物品、数量、型号、规格和数量等。采购审核产品审核所采购设备的技术要求、质量标准需符合验收条件；所采购设备的价格、品牌、规格数量需符合运维标准和预算要求；所采购设备的交付期、付款方式和售后服务需符合要求。供应商审核对供应商按时交货能力进行综合评价，通过质量体系认证且相关方满意程度高者优先，年度进行《供方年度评审表》审核，合格的供应商纳入《合格供应商名单》；对供应商产品质量、生产能力、技术水平、设备完好状态进行考察评价；对供应商产品特性、价格、信誉和交货情况以及及时处理产品质量问题的能力进行评价；若供应商为长期供货单位，产品质量稳定，需提供产品合格证、质保书和使用说明书。制定完整的采购计划制定完整的采购计划采购实施适时与客户沟通备品备件采购情况。对采购合同进行审核。对于急需使用的备品备件，来不及办理采购手续的物品，需由项目经理方申请提请相关部门经理审核后方可实施采购。采购验收备品备件到货后，对该设备物资按产品相关标准和规范的规定验证和验收，同时，需核对物资的品种、规格、数量是否符合采购计划和合同要求。对产品进行验证时，可采用实施、测量、观察和审核合格证明文件等方式进行。相关技术人员对产品性能进行检验时，若无检验仪表，可将产品接入系统联调进行判定。检测出的不合格产品，需对其进行换货或退货处理。具体验收物资参考文件《设备验收单》出入库管理设置专职人员管理备件物品，建立详细的备件台账《备品备件明细》，明细中应包含备品备件的类别、编码、设备型号、序列号、存放位置、数量等信息。备件的入库对需要新购入的设备，根据销售经理提交的《设备请购单》，由部门经理审核后购买，在购买、清点和验收设备时，剔除不合格的，并根据实际合格数办理入库手续。入库的备件需要在《入库单》上进行信息登记，包括入库时间、设备名称、设备型号、计量单位、采购数量等，切实管理好库存的入账。配备固定的备件存放地或存放柜，做好备件状态标识，分类存放，保持备件分类规范和整齐。备件的出库根据备件服务响应需求，经部门经理审批后，进行备件的请购出库、出库等。专职备件管理人员，做好备件领用人登记，以及出库备件的详细记录-《出库单》。领用的备件需及时对库存量进行核销，确保账实相符。做好出库登记，并每周向主管领导做出入库汇报。账务管理专职备件管理人员负责备件账务管理，要求每周对备件进行盘点，确保实物与账务无偏差。由主管负责人对该专职人员的备件账务进行抽查和监督，对抽查的结果进行评估，并纳入人员考核机制，进一步促进账务的真实性。完善备品备件管理制度。盘点流程：进行库房盘点时，备件管理人员和财务人员先根据盘点计划进行实物盘点，生成盘点表；如果有差异则做成差异对比表，财务进行差异调查后编写差异报告，然后将差异报告和盘点结果上报给领导审核，领导审核通过后发送库存盘点差异处理意见给备件管理人员，备件管理人员按差异处理意见对库存做盘亏或盘盈处理并上报财务部；如果审核没有通过，领导填写原因后将差异报告和盘点结果退回给备件管理人员，由备件管理人员重新做差异调查后形成报告再次上报。可用性管理定期统计对备件库内的备件数量进行统计，每周核对并更新《备品备件明细》，确保备件数量满足需求。定期检测每月对备件状态进行检测，以保证备件的可用