酒店会议接待程序

酒店会议接待程序酒店会议接待程序

酒店会议接待程序

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酒店学问201*-06-2418:46:18阅读2611评论0字号：大中小订阅

会议接待程序一、销售部接待程序：

销售部在猎取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作：

1、准时与会务方负责人进行联络

（1）清晰了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参与等）及内容（包

括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特别要求等）；

（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应准时向部门主管领导汇报状况，

由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方详细负责人具体争论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求供应后，应向餐饮部、房务部

发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的支配没有问题后，应依据实际状况给客户供应清楚的价格。如该活动涉及多项

内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应准时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认全部会议细节后，双方应依据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会

议押金；

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，依据双方协商的详细内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下

发至各部门,并保存该次会议的档案；

6、会议接待

发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪

会议进程；7、会议结账

会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部赐予帮助；

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人，为来宾留下美妙感受；同时择机赠送精致小纪念品给会务方负责人，

加深友情；9、会议结束会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部

应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序：

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：

1、会议接待的前期工作

（1）熟识、了解会议接待通知单的内容；

（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人；

（3）落实是否需要支配会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加

床；

（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等；

（5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达；

（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求支配相应的房间，在房类资源充分的状况下，房间支配力求集中，同时也可选择安

排同类客房中处于最佳状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房，落实好详细房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

（1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切

来宾入住前的预备工作；

（2）会议来宾到达前，预备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态；（３）当会议来宾抵店后，按会议接待支配及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员准时

运送客人的行李。若遇问题，准时与销售部会议接待负责人联系。

５、会议嘉宾离店

（１）礼宾官接待信息，应准时帮助客人收送行李；

（２）前台收银处快速结账；（３）帮助客人支配好车辆。

６、关注意要来宾的消费习惯，收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到：

１、会议接待前期工作（１）做好记录，依据会议接待通知单，精确     把握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接

待标准及有关特别要求并将接待信息逐级传递；

（２）依据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场；

（３）由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前预备状况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发觉问题马上整改，

力求没有疏漏；

（４）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特别要求，并为会议

客人预留用餐场所。

２、会议接待中

（１）支配优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到场，引领参会嘉宾；

（２）跟进会议服务及帮助客人处理睬间特别事项；

（３）帮助销售部会议联络人及财务部收银员准时理清会议帐务，预备与会务方负责人结账。

３、会议结束

（１）宴会服务人员跟进会议结帐工作；（２）关心会议客人整理睬议遗留物品。

４、会议用餐及送别

（１）引领悟议客人用餐，并供应优质服务；

（２）做好餐饮帐务的结账工作。

５、送别

（１）恭送会议客人，为来宾留下美妙感受；

（２）客人离店后，若遗留下珍贵物品，应尽快联系交换客人。

６、整理睬议客户资料，总结会议接待得失。

四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作。

扩展阅读：宾馆会议接待服务流程

会议服务流程

一、会前预备

1、把握会议状况。依据饭店公关营销部门或餐饮预定部门送发的“会议通知单”了解并把握会议的有关状况。（1）会议主办单位及会议名称。（2）参与会议的人数和会议时间。（3）会议主席台的人数、名单、身份等。（4）会议的茶水、水要等要求。（5）会议室布置要求。（6）会议的服务要求，等等。2、会议室布置：

（1）搞好会议室的清洁卫生工作。（2）布置好会议主席台人员的会前休息室。（3）按主办单位要求悬挂会标。（4）按主席台人数布置主席台。

（5）按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。（6）备好话筒，调试好扩音设备。（7）以盆景花草装饰主席台及会议室。

（8）调好会议室温度，应掌握在22摄度到24摄度。3、预备用具并摆放：（1）依据会议人数预备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰缸等用具，并按规定整齐摆放，应确保茶具的卫生与完好无损。如会议需用矿泉水等饮料，则应预备相应的水杯或吸管。

（2）会议材料及文具（纸或笔记本、笔）等应按主办单位要求事先摆好。

（3）如主席台需用名卡，则应按主办单位要求制作并摆放。（4）如会议需用水果，应按主办单位要求的品种与数量预备并摆放（用保鲜膜包盖）。

（5）做好会议主席台人员会前休息室的茶水、毛巾、水果等的预备。（6）搞好公共洗手间的卫生，各种卫生用吕供应充分。（7）搞好衣帽间的卫生，并备足衣架、存衣牌等物品。

4、检查。上述预备工作完成以后，应作一次全面而又认真的检查。如发觉有错漏之处应准时订正。最好能与会务组或大会秘书处的工作人员一起检查。最终整理好自己的仪且仪容，恭候客人的到来。

二、会议服务

1、迎领服务：

（1）客人前来，迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人，礼貌问候。

（2）准时引领客人进人会议室，请客人入座，以免大量客人拥堵会议室门口。

（3）依据需要供应衣帽服务。

（4）如有需要，应帮助会议工作人员分发会议材料。（5）将会议主席台人员引入会前休息室，休息室服务员在礼貌问候后供应茶水、点心或水果服务。

（6）会议客人全部进入会议室后，应准时关上会议室的门，但应事先明确会议工作人员的所坐位置，以便能准时联络。2、会中服务：

（1）客人入座后，会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水，撤去水果盘上的保鲜膜。

（2）适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水。（3）适时换毛巾。一般要求在会议中途休息时为客人更换一次毛巾。如主办单位要求，还应在会中供应点心服务。

（4）会中休息时还应准时清理睬议桌上的果皮等杂物，并撤换烟灰缸。

（5）留意观看会议室温度及音响效果，如有不当，应准时报告上级或通知工程修理部门。3、会后服务：

（1）会议结束时应准时打开会议室的门，服务人员应热忱送客、礼貌道别。如客人衣帽寄存，应准时取递，帮助穿戴。

（2）将会议中的场租费、茶水费、水果费等费用的汇总账单请会议工作人员签单，并准时送交饭店财务记入会议总账。

（3）询问会议工作人员下次会议的有关事宜，以便做好相应的预备工作。

（4）向会议工作人员征求服务方面的意见和要求，以便改进工作。（5）迎领员应将客人送出会议室门口，并引领至电梯口，按好电梯，示意客人进入电梯后道别。

三、会后整理

1、待会议客人全部离开后，关闭空调，打开会议室的门窗通风换气。2、检查有无尚未熄灭的烟蒂及客人的遗留物品，如有则应正确处理（方法与餐厅相同）。

3、将茶具、毛巾等物品分类整理，准时送至工作间进行清洗消毒。4、检查设备、用具有无短缺或毁损，如有，则应开具赔偿单请会议工作人员签单后交财务入账。

5、清理后有垃圾，搞好会议室的清洁卫生，必要时进行消毒。6、关上窗户，、拉好窗帘，关闭电灯等全部电器的开关，锁好会议室的门。

四、留意事项

1、如有年老体弱客人参与会议，应供应特别服务，并亲密关注其状况。

2、应做好主席台人员的休息室服务，在会前、会中休息时供应茶水、毛巾、点心、水果等服务。

3、主席台讲话人如有更换，应准时调换茶具并斟倒茶水。4、如会议内容不便让服务人员知道，服务人员应准时退出会议室，但应备足开水、饮料等。

5、与会议工作人员随时保持联