如何合法合规地召开公司股东会

如何合法合规地召开公司股东会股东会是公司最高权力机关，公司最重要、最根本的事项都是由股东会决定，例如，选举董事监事、修改公司章程、分配利润、增资减资、合并分立、解散清算等。股东会会议的召开应当遵循公司法及公司章程的规定，否则股东会的决议便存在法律瑕疵，有可能导致决议不成立或者决议无效或者决议可撤销。本文旨在对召开公司股东会会议的法律规则（尤其是程序规则）进行梳理和介绍，以供相关单位和个人参考；如果您在实务中遇到任何有关公司股东会方面的法律问题，我们也乐于提供咨询服务（联系方式见文末）。为了行文的方便，本文将所讨论的公司限定为设立了董事会、监事会的有限责任公司，其他公司（如股份有限公司、未设董事会的有限责任公司等）可照此类推，当然，细节上会有一些差别。一、何种情况下应当召开股东会股东会会议分为定期会议和临时会议。定期会议，是指按照公司法或公司章程的规定定期召开的股东会会议。就有限责任公司而言，公司法并未规定何时召开定期会议，而是交由公司章程来决定。在实务中，绝大多数的公司章程是规定“定期会议每年召开一次”，也就是我们经常所说的年度股东会，也有的规定半年开一次（半年度股东会），甚至每个季度开一次（季度股东会）。临时会议，是指定期会议之外的股东会会议。《公司法》第39条规定：“代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。”一方面，只有这三种人提议，才可能召开临时股东会；另一方面，只要这三种人提议，就必须召开临时股东会。二、谁是会议召集人如果公司要股东会，必然面临的一个问题是，由谁来负责召集此次会议，也即由谁来负责会议的通知、会议的安排等。根据《公司法》第40条的规定，股东会会议的召集人有三个顺位：首先应当是董事会召集；董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会召集；监事会不召集的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。举例而言，甲是某公司股东，持股比例为30%，如果甲要提议召开临时股东会，应当这样操作：甲以股东身份向公司董事会发出《关于提议召开XX公司临时股东会的通知》；如果董事会不同意召开临时股东会，或者在收到甲的提议后未作出任何反馈的，则甲有权向公司监事会发出《关于提请召集XX公司临时股东会会议的通知》；如果监事会接到通知后不召集股东会会议的，甲可以自行召集此次临时股东会。三、如何发出会议通知1.谁享有表决权？原则上，所有出席会议的股东均享有表决权。2.关联股东需要回避表决吗？对于上市公司，相关规则比较明确，也即股东大会审议有关关联交易事项时，关联股东不应当参与投票表决，其所代表的有表决权的股份数不计入有效表决总数。对于上市公司之外的其他公司，法律并没有强制要求关联股东回避表决，唯一的例外是，《公司法》第16条规定：“……公司为公司股东或者实际控制人提供担保的，必须经股东会或者股东大会决议。前款规定的股东或者受前款规定的实际控制人支配的股东，不得参加前款规定事项的表决。该项表决由出席会议的其他股东所持表决权的过半数通过。”3.如何确定股东所享有的表决权？《公司法》第42条规定：“股东会会议由股东按照出资比例行使表决权；但是，公司章程另有规定的除外。”至于该条所规定的“出资比例”究竟是“认缴的出资比例”还是“实缴的出资比例”，理论界和实务界存在不同的认识，通说认为应为“认缴的出资比例”。4.采取何种方式表决？出席会议的股东，应当对提交表决的议案发表以下意见之一：同意、反对或弃权。至于以何种方式发表表决意见，公司法并未明确规定，实践中有些公司采取记名方式投票表决，有些公司采取的是举手表决。5.如何通过决议？股东会的决议有普通决议和特别决议之分。一般而言，股东会作出普通决议，应当经代表二分之一以上表决权的股东通过。股东会作出特别决议，应当经代表三分之二以上表决权的股东通过。《公司法》第43条第2款对特别决议进行了规定：“股东会会议作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。”七、如何制作会议记录？《公司法》第41条第2款规定：“股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。”会议记录一般记载以下内容：（1）会议时间、地点、议程、召集人；（2）会议主持人以及列席会议的董事、监