公司工程部档案管理制度

可编辑精品文档第一章总则 2 第三章档案整理 4第四章档案保管 4第五章档案借阅 4第六章附则 5精品文档第一章总则第一条目的为加强公司工程部档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服定本制度。第二条释义本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。第三条管理原则(一)集中统一管理原则。(二)维护档案完整与安全原则。(三)便于利用原则。第四条适用范围：本制度适用于公司工程部的档案管理。第五条管理职责4档案管理体系的建设与完善。精品文档第二章档案归档第一条档案归档范围公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档。第二条归档时间招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接；业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档；基本建设类文件应在项目竣工后1套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。第三条归档要求(一)归档的文件资料必须完整、真实、准确。(二)归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确。(三)归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。精品文档第三章档案整理第四章档案保管第一条档案保管规定(一)各类档案均须按制度向档案管理负责人移交，集中保管。不得私自留存档案。(二)具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。(三)电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。(四)图纸须平放在专用柜内保存。(五)密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章档案借阅(一)借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。(二)借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写《档案借出登精品文档(三)企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。(四)档案借阅期限一般不得超过7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借标记、污损、涂改、转借档案。(六)档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。(七)员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案室，方可办理相应手续。第六章附则精品文档精品文档(一)全宗内档案分类一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。(二)不同类别档案的分类经营管理类、合同类按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工(三)须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。可编辑精可编辑值应归档资料编制案卷目录可编辑排件编内排件编内编件、页号并在备考表上签字盖章拟写案卷题名根据工程部档案整编规则拟分分类案案卷组合将分类后的资料装入卷盒卷内文件进行有序排列案卷编目案卷编目案卷排架填写案卷封面和脊填写案卷封面和脊背•可编辑精品文档第一条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他人员进入库房时，必须有档案管理员陪同并始终相伴。第二条保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。保管、利用等情况进行统计。档案管理员应认真完成档案统计表填报任务。真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，及时放回原处。相符。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。可编辑精品文档档案移交表件(份数)可编辑移交日期：精品文档案借阅登记表归档号使用部门使用人资料份数精品文档可编辑精品文档密级