广州立信酒店物业管理有限公司分公司财务管理手册

PAGEPAGE２７分公司财务管理手册广州立信酒店物业管理有限公司二0一二年十月编制:审核:批准:文件目录1、总则 （3）2、财务部架构图 （5）3、财务人员岗位职责 （6）4、货币资金管理办法 （8）5、票据的管理办法 （10）6、各项目收费原则及管理办法 （13）7、场地经营管理办法 （15）8、成本支付的审批权限及开支审核 （17）9、采购控制管理办法 （19）10、存货管理办法 （22）11、固定资产的管理办法 （23）12、费用报销管理办法 （25）13、财务报表填报管理办法 （26）14、会计监督 （27）总则一、财务管理的目的为加强项目分（子）公司财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，充分发挥财务管理职能，根据《企业会计准则》、《企业会计制度》和《物业管理企业财务管理规定》以及国家有关财务收支管理法规，结合公司的发展规划和经营特点及公司章程有关规定，特制定本制度二、财务管理的原则（一）执行行业财务制度，行国家有关法律、法规和财务规章制度，保证公司健康发展。（二）持勤俭办公司的方针，强调增收节支和勤俭节约的原则，对不合理的支出要严格限制，使公司的财力发挥更大的作用。（三）正确处理企业发展需要和资金供给的关系，社会效益和经济效益的关系。三、财务管理的基本任务（一）筹集资金和有效使用资金，监督资金正常运行，维护资金安全，努力提高公司经济效益（二）做好财务管理基础工作，建立健全财务管理制度，认真做好财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作（三）加强财务核算的管理，以提高会计信息的及时性和准确性。（四）监督公司财产的购建、保管和使用，配合后勤部定期进行财产清查。（五）按期编制各类会计报表和财务说明书，做好分析、考核工作。四、财务管理的基础工作（一）加强原始凭证管理，做到制度化、规范化。原始凭证是公司发生的每项经营活动不可缺少的书面证明，是会计记录的主要依据。（二）公司应根据审核无误的原始凭证编制记帐凭证。记帐凭证的内容必须具备：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员，复核人员、会计人员签名或盖章。收款和付款记帐凭证还应当由出纳人员签名或盖章。（三）健全会计核算，按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计帐簿。会计核算应以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行，保证会计指标的口径一致，相互可比和会计处理方法前后相一致。（四）做好会计审核工作，经办财务人员应认真审核每项业务的合法性、真实性、手续完整性和数据的准确性。编制会计凭证、报表时应经物业公司总部指定财务人员复核，重大事项应由财务负责人复核。（五）会计人员根据不同的帐务内容采用定期对会计帐簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对，保证帐证相符、帐实相符、帐表相符。（六）建立会计档案，包括对会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料都应建立档案，妥善保管。按《会计档案管理办法》的规定进行保管和销毁。（七）财务人员因工作变动或离职，必须将本人所经管的财务工作全部移交给接替人员。财务人员办理交接手续，必须有监交人负责监交（监交人必须是直接主管领导），交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字后，移交人员方可调离或离职。五、财务管理体制（一）项目分（子）公司财务部的财务专业及财务规定直接由总部的物业公司财务部的指导与规定，行政和日常业务属项目分（子）公司领导。（二）项目分（子）公司财务部设负责人，全面负责项目分（子）公司财务部的工作，会计、出纳履行岗位职责，按照各项财务规定进行工作。（三）项目分（子）公司财务负责人由物业总部委派，工资待遇及调升由总部的物业公司确定，项目分（子）公司领导具有建议权。绩效考核需报总部物业公司财务领导进行审批。（三）物业公司下设项目分（子）公司，项目分（子）公司财务部每月对项目的收支进行核算，编制收支情况表，上报物业公司报财务部进行汇总。分公司财务部架构图立信立信物业本部财务部分公司分公司财务部经理财务主管财务主管出纳员出纳员项目收费员会计员分公司财务人员职责一、财务部负责人职责1、根据物业公司财务精神，统筹安排、协调、指导本部各岗的工作，以确保证各岗位工作的完成及质量。负责本部各岗工作的跟踪及监督，对各岗工作进行不定期的抽查，并适当协调工作安排，以保证财务工作的正常运作。3、负责按制度规定要求对物业公司的合同付款、费用借支和行政费用的付款进行审核和统计。4、负责审核原始凭证是否齐全、合法、合规、有效，记帐凭证的编制是否正确、规范，账务处理是否规范、正确。负责对会计凭证、会计报表、纳税申报表及各类对外报送报表的审核。负责编制整个本分（子）公司成本和费用的核算和控制。负责每月五日前清查员工的全部借支，并督促员工清理个人借支。8、负责按公司的薪金规定计算物业公司员工工资，并督促依时发放。9、负责本项目分（子）公司财务状况的分析。10、遵守公司保密制度，除因物业公司财务或有关领导批准外，不对外单位或部门提供有关财务资料及报表。、配合国家财、税机关的稽查工作、国内外会计师事务所的审计工作以及物业公司财务部、集团审计室的审计工作。、责本项目分（子）公司发票章、财务专用章管理的使用情况。、责本项目分（子）公司的各项税收的清缴工作。、负责协调本部门与其他各职能部门的工作，完成领导安排的临时任务。二、会计职责1、按照《企业会计准则》、《企业财务通则》、《企业会计制度》及公司的财务规定及要求进行会计帐务处理。2、按照会计基础工作规范的要求，认真审核原始凭证，根据审核无误的原始凭证编制会计分录，登记明细帐、总帐。3、按照规定编制各类会计报表及税务申报表，确保帐证相符、帐帐相符、帐表相符。并在规定时间内提交报表和进行纳税申报工作。4、每月10日前及时同关联公司进行往来帐的核对及调节工作。5、配合外部审计及公司内部审计的工作。6、每月10前按时与出纳核对银行存款及现金日记账的余额，复核银行调节表及现金调节表并签名。7、负责与各关联公司经济业务往来单据的签单与审核工作。8、按时完成领导交代的其他事情。三、出纳职责1、每日复核收款员所开单据与实收款是否相符，并将款项送存银行。2、每日逐单登记日记帐，及根据现金明细帐做现金调节表。3、根据业务需要，须经公司领导批准开设银行帐户。4、每月5日前完成银行各账户的调节表。5、办理现金收付和银行结算业务。6、保存库存现金和各种有价证券，保守保险柜密码，保管有关印章、空白收据及空白支票。7、严格执行付款、报销手续，保证经审批的款项按时支付，对于已付款但未能及时报帐的情况应督促经办人办理报销手续。8、随时掌握每个帐户的资金余额，不开空头支票和远期支票。9、根据财务资金统筹调拨安排并及时划拨款项。10、每日根据会计移交的会计原始单据，依序登记现金与银行日记帐。11、配合会计做好各种财务处理。货币资金管理办法1.目的为了确保货币资金的安全、有效2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1经理负责货币资金使用的审批、管理的监督。3.2会计负责各种资金的核算、做帐。3.3出纳负责资金的管理和发放。4.方法和过程控制4.1现金的管理：严格执行人民银行颁布的《现金管理暂行条例》，根据本公司实际需要，合理核实现金的库存限额，超出2000的部分要及时送存银行。

4.2严禁白条抵库和任意挪用现金，出纳人员必须每日结出现金日记帐的帐面余额，并与库存现金相核对，发现不符要及时查明原因。集团财务部经理对库存现金进行定期或不定期检查，以保证现金的安全和完整。公司的一切现金收付都必须有合法的原始凭证。4.3企业内部的现金管理，必须由责任心强有相当财务知识，并持有会计证的出纳员办理。出纳员不得兼管收入、费用、债权帐簿的登记工作和会计档案的保管工作。4.4银行存款的管理：加强对银行帐户及其他帐户的保密工作，非因业务需要不准外泄，银行帐户印签实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白合同上加盖银行帐户印签。4.5期票的管理：未经集团董事局主席批准，严禁对外开期票。4.6出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行帐户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金。在每月末要做好与银行的对帐工作，并编制银行存款余额调节表，对未达帐项进行分析，查找原因，并报财务部门负责人。4.7收款员必须当天把收入送存银行，不得截留坐支,收款员每天下班前需将当天的收入进行汇总，将汇总报表、收款单据及交款单交给出纳进行审核，出纳需在第二天下班前将单据审核完毕交给会计出帐,会计依据核对无误的收入日报表编制会计凭证。4.8出纳员必须每天下班前清点库存现金，每月末下班前在会计人员监督下，进行库存现金盘点，据实填写《现金盘点表》做到日清月结，帐实相符，帐帐相符。4.9每笔现金收支，出纳员须在原始凭证上盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记及出纳员印章，按当月经济业务顺序编流水编号。4.10凡存取现金，必须要有保安的陪同，并做好保密工作，以确保安全。4.11备用金借支管理

4.11.1填制“备用金借款单”，一方面财务4.11.2各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

4.11.3各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员(出纳员)手中，冲转借支款或补充备用金。

4.12备用金保管

44.12.2备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

4.12.34.12.44.13做好库存现金的管理工作。有价证券和现金必须存放在保险柜，确保其安全，对指定使用备用金的人员每年6月和12月进行定期检查、核对，必要时可以随时抽查。4.14各级财务人员必须加强自身业务素质的学习和提高，涉及各项经营活动的经费收支原则上均通过银行结算，对现金支付超过人民币壹仟元（含￥1000元）的，必须注明原因。各级财务人员必须加强对伪钞假币的识别，注重防范，任何人员在以现金收付过程中收取的伪钞假币，均由具体实施人员自行承担。4.15应收帐款的管理：对应收帐款，每季末做一次帐龄和清收情况的分析，并报有关领导和分管业务部门，督促业务部门积极催收，避免形成坏帐。4.16其他应收款的管理：应按户分页记帐，要严格个人借款审批程序。票据的管理办法1.目的为加强公司的票据管理，明确管理及使用范围，预防票据遗失、填制错漏，建立完善的票据管理制度2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1会计负责财政各种票据的购买、发放和核销工作。3.2出纳要定期与会计核对各单位的收入，确保各单位的所有资金全部入帐，做到帐实、帐表相符。3.3会计负责做好各种票据的防火、防盗、防水、防光、防霉、防虫等工作，每月进行盘点，确保票据安全。3.4会计妥善保管已使用的各种票据的“存根联”，年度终了办理核销、入档工作。3.5经理要加强对各项收费票据的监督管理，发现问题及时汇报、处理。4.方法和过程控制4.1发票管理办法4.1.1公司应使用由税务机关统一的发票，由会计凭发票领购簿和规定的文件及财务专用4.1.2所有发票由会计设立登记本记录和控制使用。在加盖财务专用章后，由各岗位点4.1.3会计必须按照本管理制度的各项规定监督和指导各岗位点的收款员严格遵守发票的4.1.44.1.54.1.6发票不得转借、转让，不得为其它单位或个人代开，只限对经营业务收取款项使用4.1.74.1.84.1.9购买商品和其它付款事项，应向收款方取得发票，该等发票必须具税务机关规定的全国统一发票监制章，并由收款方加盖财务专用章或发票专用章，并经开票人签字方可接受4.1.104.1.114.1.124.1.134.2支票保管和使用管理办法4.2.1a、银行账户的款项提取须由财务负责人审核，项目分（子）公司负责人审批，并加盖财务专用章方可提取。b、财务专用章由项目分（子）公司负责人保管。支票由出纳保管。在任何情况下，对未具备相关领导批准的有效支出凭证，不得填制任何付款支票。c、支票由d、付款要求通知单由要求付款人按要求填写，内容包括收款单位/收款人名称;大、小写金额;付款方式;要求付款原因，，联同有关凭据送财会负责人进行财务审核。对不符合财务审核要求和不获批准的付款要求通知单，在注明理由后退回原提出要求付款的部门。e、出纳员严格按要求保管和开出支票，对未经批准的付款要求不得开出支票。f、开出的支票必须写明收款人或收款单位的名称、金额、日期和用途。不得使用空白支票作任何用途，或将空白支票带离公司。g、因业务确有所需，不能确定实际金额的情况，允许在填写收款人，及用途后，开出限额支票。按本项规定开出的支票，领出支票人必须在一个工作天内，将使用情况报回出纳，办理财务手续。h、支票必须使用墨汁或炭素墨水填写，支票内一切内容不得涂改。I、因故取j、支票在使用前应按银行原钉装保存，不得折本使用。支票页在使用前必须与存根联保持原状，不得撕离。k、支l、支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用，不得跳页跨页使用。m、已经整本使用的支票本的存根必须按票号和日期封存保管备查，并按有关制度的规定期限保存。n、对支票的使用除须符合本管理办法的各项规定外，尚应遵守开户银行对支票使用的各项要求和有关守则。O、如当地政府有订立支票管理法则或规条的，应按有关法则和规条修订本管理办法。并于修订当月报回物业公司备查。各项目收费管理的原则及管理办法1.目的为了确保公司经营费用按时收取及防止发生收费不合理的现象，建立完善的收费管理办法2.范围适用于立信物业公司财务管理3.职责3.1服务中心的收款员负责收取业主管理费、水电费款及有偿服务费等各类业务收费并开具发票。3.2项目经理负责督促和监控项目各类收费的有序进行。3.3财务部负责审核、指导项目各类收费，制定各项目收费管理的有关政策和规定并做好上报、分解、下达及调整工作。4.方法和过程控制4.1各项目相关人员必须熟练掌握本物业之管理费、服务费有偿服务费及其它费用的基本构成及收费标准，按标准收取物业管理费、服务费及其它费用，杜绝多收、少收或错收、迟收现象的发生。4.2逾期未收到的帐款，要上门催收，采取有效措施加速资金回笼，确保经营管理工作的正常开展。4.3对逾期未交管理费的业主或物业使用人必须按月进行统计，及时向项目领导和公司财务部汇报，并注意各种欠费的取证和证据保存工作。逾期一个月的，应发催交通知书同时联系业主或物业使用人催缴；逾期三个月的，应发书面签收催缴通知书同时书面报公司财务部备案，对已补交管理费的也应及时向财务部做好销案手续。在租户弃租而走、业主被他人起诉、房产被查封或其他重大情况出现时，应及时上报公司总经理，以便及时采取有关法律措施。4.4管理费及代收代支的水电费，必须开具服务业发票；装修期间所收取的各类押金，必须开具从公司财务部领取的收据，款项送交银行。开出的任何发票、收据均应在发票上注明付款单位名称或房号、所属月份以及代收代支的内容，必须做到大小金额相符，并由经办人签名或留印鉴。4.5各类经营收入开据的发票、收据及景点门票必须由财务部统一编发和管理，各项目收款员使用完毕后，交财务部统一保管，原则上采用以旧换新的方法进行。4.6各项目的收款员负责收取业主管理费、水电费、车辆管理费、景点门票及其他有偿服务费等费用并开具发票。4.7财务部出纳负责审核项目收款员及复核员汇总的收费明细。4.8财务部会计定期根据出纳审核签名核销收据。场地经营管理办法1.目的为规范场地特许经营行为，保护特许者与被特许者双方的合法权益，进一步推动公司经营的发展2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1各项目负责小区内物业市场的多方位管理，如对设场、店和摊位的经营单位或个人，进行登记、审查。

3.2负责小区内的房屋产权、使用权注册登记，办理出售、出租、转让审批等手续。

3.3负责办理公司授权的业务拓展经营。4.方法和过程控制4.1租赁经营4.1.14.1.24.1.34.1.44.2合作经营4.2.14.2.24.2.34.2.44.2.5a、监督各项合同的签订b、明确税务、财务与利润分配c、明确合作期限、解散、清算成本支付审批权限及开支审核1.目的为进一步完善本公司的财务管理，严格执行财务制度，规范财务审批操作行为，防止不规范行为的发生2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1财务部负责制定和控制各类费用标准、审核权限、报帐流程。3.2董事长、总经理负责各类费用的审批。3.3各部门负责本部门发生的各类费用成本的控制。4.方法和过程控制4.1成本费用支付审批权限4.1.14.1.24.1.34.1.44.2成本费用开支的审核4.2.1①审核原始凭证是否与所管项目的经营运作有关，内容是否真实，金额大小写是否一致，有否涂改痕迹，报销手续是否完善。②审核各项开支是否符合规定的范围及标准。③审核外来发票的真实性、合法性。④审核开支是否按规定经有关领导审批。⑤不得以任何经营收入自行坐支任何费用（含支票、现金及有价证券等）。⑥合格供应商外的供货单位需填写供货地址采购控制管理办法1.目的为使本公司的采购工作达到规范、合理，一切采购业务均能遵循制度办理，在最适当的时间和可能的范围内，适当的供应商以最经济的方式及时提供适质、适量的原料、商品或服务，以满足本公司生产经营的需要2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1总办为集中采购的归口管理部门，并监管子公司的所有采购行为。3.2财务部负责采购物品的价格审核、资金调拨及会同相关部门进行物资验收、质量跟踪。3.3品质督导部负责采购过程的监督，合格供方的评审。4.方法和过程控制4.1采购手续的办理4.1.14.1.21）、物资及服务必须在指定的合格供方中采购，特殊情况无法在指定供方中采购时，须经财务部及项目经理书面同意后方可采购。单次采购金额在1000元以内需两人以上谈价及采购；单次采购金额超过1000元（包含1000元），需财务部或后勤部委派人员陪同采购。2）、在指定的合格供方中采购物资及服务时不需评估。3）、本项目审批权限内的物资/服务采购及计划内采购：各部门根据月工作计划，结合仓库库存情况或服务需要，填写《物资申请单》，按程序报批后在指定合格供方中采购。项目统一结算的物资，于每月25日前直接向供方索取正式发票，根据送货清单、进仓单核对无误后按财务制度报销。4）、超过本项目审批权限的物资/服务采购：采购部门填写《物资/服务项目申请报告》（须签订合同时须附合同），报公司总部相关部门审批。5）、超过本项目审批权限及预算外的物资采购报批流程如下：家私、家电、服装、车辆及配件：项目分（子）公司房产后勤部总经理、董事长财务部项目分（子）公司房产后勤部总经理、董事长财务部电脑及外围设备：项目分（子）公司项目中心总经办总经理、董事长项目分（子）公司项目中心总经办总经理、董事长财务部工程材料、检测仪表、设备维保：总经理、董事长财务部工程部项目分（子）公司总经理、董事长财务部工程部项目分（子）公司6）、已评估合格的物资供方，其他部门如需向其采购，无须评估，按权限报批后即可采购。4.1.34.2采购合同的签定4.2.14.2.21）、采购的物资对服务质量影响较大，但没有独立的保修单（卡），必须以合同形式约定保修或质量保证条款。2）、采购金额在1万元以上的物资，必须以合同约定付款方式。3）、所有服务项目均须签订合同。3）、公司有合同范本的均须采用公司合同范本。4.3采购行为及采购价格监督4.3.14.3.24.3.34.3.41）、对采购单价超过2000元的固定资产须全部进行回访。2）、对其他采购的物资，根据其成本控制重要性确定选取种类的数量。保证每次回访涵盖当月所有采购的种类，一年内的回访须履盖所有发生采购的供应商。5）、财务部应根据各部门上报的《物资采购统计表》，以及回访的情况，每季度公布一次常用物资参考价格。各部门采购时应参考财务部公布的常用物资参考价格。6）、回访方法a、回访前了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情。b、回访人以顾客身份通过电话、现场、索取报价单或函证等方式询价、还价，并填写《物资供方回访表》。7）、回访结果的处理a、回访时发现疑问时应与采购人员沟通，要求其做出解释，提交回访结论。b、如采购人员不能做出合理解释，将回访结果提交部门经理处理，情况严重时及时上报公司总部。存货的管理办法1.目的为了降低企业存货资金的占用和加速存货资金的周转，保证存货资产的安全、有效，并按合理程序进行储存、调拨2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1总经办负责对物资的进出库进行有效流程管理3.2财务部负责对库存物资进行盘店、统计4.方法和过程控制4.1除了非常急需的材料，各部门应在月底前拟定下月的采购计划，经后勤部及财务部审核，项目经理审批后统一采购。各服务中心必须视其自身管理服务工作的需要，制定材料最低补仓线或最高存仓量，报后勤部及财务部审核，项目经理批准后核定执行。材料采购要坚持“勤进少储”的仓储原则，严格按计划定点采购材料。外购材料到货后，由仓库保管员按照“仓库管理规程”的规定对材料的名称、数量、质量、规格逐项验收，并分门别类摆放妥当。对低质或与原始凭证不相符的物品，仓管员应提出退货或拒收。按财务制度要求建立原材料进销存明细帐，及时填制进、出库材料单并登帐、登卡，逐笔记录材料进出库情况。进出库单填写要完整清楚，要有经手人、仓管员和部门主管签字，并写明用途。每月1日前向财务部报上月材料进销存报表和本月材料采购计划。仓管员要经常检查库存材料，防止发生潮湿、霉变、生锈、变质或损坏，确保库存材料完好，保证企业日常维护需要。一旦发现上述损坏或盘盈、盘亏情况，要及时查明原因上报部门经理，金额超出1000元，由项目专题书面报告公司总经理批准后，方可处理。4.2后勤部和财务部是各级仓库材料监管的责任人，主要职责是代表公司行使对材料的采购、进仓、供应等每个环节的监督、检查、审核。具体要求有：章审核月度进销存报表，每月检查一次仓储情况，主要抽查帐、卡、物是否相符，材料分类摆放是否整齐，标识是否清楚，有无损坏变质，并做好抽查记录。每半年至少进行一次全面盘点，要求帐、卡、物相符。固定资产的管理办法1.目的为使固定资产管理的各项作业程序有所遵循，保护公司固定资产的安全、完整，充分发挥固定资产的使用效能2.范围适用于立信物业分（子）公司财务部3.职责3.1各服务中心负责所在管理项目的资产使用与管理。3.2子公司行政人事部负责所在地区子公司的固定资产管理。3.3总经办负责公司长期资产的归口管理。3.4财务部负责固定资产的价值核算与监督管理。4.方法和过程控制4.1有下列情况之一的资产应纳入固定资产进行核算：4.1.14.1.2不属于经营主要设备的物品，单位价值在4.2固定资产要做到有帐、有卡，帐实相符。财务部负责固定资产的价值核算与管理，综合管理部负责实物的记录、保管和卡片登记工作，财务部应建立固定资产明细帐。4.3固定资产的购置和调入均按实际成本入帐，固定资产折旧采用直线法分类计提，分类折旧年限为：4.3.1房屋、营业用房20-404.3.2交通运输设备10年

4.3.3电子及办公设备5年

4.3.4其他设备5年

4.4已经提足折旧、继续使用的固定资产不再提取折旧，提前报废的固定资产，不再补提折旧。当月增加的固定资产，当月