会议管理制度

会议管理制度会议是很多组织和企业中无法避开的活动，它们在管理和协调组织中发挥侧紧要的作用。一个有效的会议管理制度可以确保会议能够按时进行，达到预期的目标，并提高组织的效率。本文将介绍一份会议管理制度。第一部分：概述1.1目的这份会议管理制度的重要目的是确保会议的有效管理，并为会议筹划者供给引导。此制度涵盖了会议的策划、协调、管理和记录方面的内容。1.2适用范围此制度适用于全部在组织中参加策划、协调、管理和参加会议的人员。该制度适用于全部类型的会议，包括但不限于：管理层会议、部门会议、团队会议、培训会议、营销会议和客户会议等。1.3生效日期/修订日期此制度于生效日期开始执行，并且每当有必要进行修订时将进行修改。修订日期将在此制度上作出记录。第二部分：会议准备2.1确定会议目标在开展实在的会议计划之前，确保明确会议的目的和预期结果。会议的目的应当支持组织的战略和目标，确保预算和时间的有效利用，并最大化利益。2.2策划会议订立认真的会议策划，包括地点、时间、议程、参加人员、设备和相关职责。确定会议主持人、记录者和负责人，并留出出席会议的参加者提交议程及相关文件的时间。2.3订立会议议程会议的议程必需明确和实在，包括会议主题、讲话者、议程次序和时间布置。确保在有限的时间内完成全部议程项目，并确保讲话者为每一项议程项目准备充分。2.4通知参加者适时通知全部参加者会议的时间、地点和议程，并要求他们在指定时间之前提交文件或准备项，包括审查会议议程、供给报告或推动会议目的需要的材料。2.5分发会议文件在会议开始前，将全部与会人员所需的文件或有关材料一并分发。这些文件可能包括议程、报告、材料和前置阅读材料等。第三部分：会议执行3.1开会前的准备在会议之前，确保会议室配备好所需的设备和会议材料，并布置会议室布置。3.2确定参加者在会议开始之前，确保与会人员都已到位。在确定参加者后，请关注特别嘉宾的需要以及媒体的布置。3.3开会确保会议按时开始，主持人应按议程布置会议，确保全部议程项目均得到充分讨论，并且确保全部参加者有机会发表看法。3.4记录会议会议记录员应记录全部与会人员的姓名、出席时间和会议重要讨论内容。会议记录应当以简要和实在的形式记录下来，包括行动项和下一步计划等。3.5结束会议在议程达成后，宣布会议结束。主持人应总结会议，包括提及下一步动作和时间表等。第四部分：会议后续行动4.1分发会议记录在会议后，应立刻分发会议记录并确保全部与会人员都得到副本。会议记录应当是简明扼要的，并包括行动项、下一步计划和负责人等。4.2完成行动项全部与会人员都应负责确保他们被委派的行动项得以成功完成。任何延后或未能完成行动项的人员都应向主管汇报情况。4.3跟踪后续行动管理人员和主管应跟踪行动项的进展，并确保达成目标和时间表的合理和可行性。在必要时，管理人员和主管应重新评估和更新行动项。第五部分：制度实施和监控5.1制度实施确保此制度在组织中有效实施。这可以通过将此制度纳入组织文化中来实现，并向关键人员供给必要的培训和支持。5.2监掌控度有效性定期监掌控度的有效性，并进行必要修订。该制度应随着组织的变化和需要进行不断调整。结论会议是一项组织协调的工作，必需得到妥当的管理来确保它们得以按时进行