现代文员实务

现代文员实务第一页，共二十九页，编辑于2023年，星期三第二页，共二十九页，编辑于2023年，星期三◆什么是文员？在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。比如我们公司就是这样的。第三页，共二十九页，编辑于2023年，星期三◆对文员有什么基本要求呢？

①运筹能力②办事能力③调查研究能力④组织协调能力⑤交际能力⑥文字表达能力⑦操作现代化办公设备的能力第四页，共二十九页，编辑于2023年，星期三WORD文档的排版要求◆标题用二号宋体字加黑，居中，正文用三号仿宋体字，每段首行空两个字符，行间距1.5倍。◆通常情况下用A4纸打印，上下边距可以是默认边距（2.54）,左边距3.17，右边距2.17。排版的时候根据具体情况可以灵活变通。通常情况下上边距大于下边距,左边距大于右边距，左侧装订（距纸边8至10毫米），两颗订书钉。第五页，共二十九页，编辑于2023年，星期三EXCEL表格的运用

1、快速输入大量含小数点的数字2、快速输入大量相同数据3、快速处理多个工作表4、公式的输入第六页，共二十九页，编辑于2023年，星期三公文的类型公文按行文关系和文件走向分为上行文、平行文和下行文。公文的种类简称文种。按照文件质性将常用公文分为13种，主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。第七页，共二十九页，编辑于2023年，星期三

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

请示的写作格式第八页，共二十九页，编辑于2023年，星期三请示必须具备以下三个条件：1.必须是下级机关向上级机关的行文。2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.必须是为己向上请决求准。请示的写作格式第九页，共二十九页，编辑于2023年，星期三◆标题：制发机关名称＋事由＋请示。◆正文：

①也就是请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

②请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

请示的写作格式第十页，共二十九页，编辑于2023年，星期三◆结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”，“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。◆注意事项：一文一事，一个主送机关，逐级请示。请示的写作格式第十一页，共二十九页，编辑于2023年，星期三报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。报告的写作格式第十二页，共二十九页，编辑于2023年，星期三◆标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。◆正文：①事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。②事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。报告的写作格式第十三页，共二十九页，编辑于2023年，星期三◆结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。报告的写作格式第十四页，共二十九页，编辑于2023年，星期三公文的办理

签收登记阅文请办批阅承办催办查办第十五页，共二十九页，编辑于2023年，星期三1、签收登记责任人应清点检查来件，份数、页数有无残缺短少、字迹模糊，确认无误后，进行签收登记。2、阅文责任人收到文件应仔细阅读，了解内容，以便正确处理；3、请办综合部根据公司给各个领导人和各部门的授权，将需要办理的公文注请公司总经理、副总经理/总监指示或主管部门研办，对需要两个或两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

公文的办理

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4、批阅总经理、副总经理/总监和相关部门阅读分析文件后，就处置方法、工作程序、具体承办责任、承办原则与要求等提出具体处理意见。5、承办承办是各部门的重要职责，是公文处理的中心环节。承办文件的相关部门和责任人依据有关法规政策，按照公司领导所做出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图，可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置等方式，使文件所涉及的具体事务和问题得到解决和落实。第十七页，共二十九页，编辑于2023年，星期三公文的办理

6、催办查办综合部根据公文承办时限和其他有关要求，对公文承办过程进行催促检查，以及公文实际执行过程中所出现的问题进行的核查协办，确保公文所涉及的内容、领导的意图能不打折扣的执行。

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办公室基本礼仪

办公室是一个处理公司业务的场所，办公室的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同，更重要的是每个人为人处事，礼貌待人的最直接表现。办公室礼仪涵盖的范围很多，但凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟通等都有各式各样的礼仪。第十九页，共二十九页，编辑于2023年，星期三在日常工作中，大家是否留意使用以下语言了呢？1、请2、对不起3、麻烦您…4、劳驾5、打扰了6、好的7、是8、清楚9、您10、X先生或小姐11、X经理或主任12、贵公司13、您好14、欢迎15、请问…16、哪一位17、请稍等（候）18、抱歉…19、没关系20、不客气21、见到您（你）很高兴22、请指教23、有劳您了24、请多关照25、非常感谢（谢谢）26、再见（再会）第二十页，共二十九页，编辑于2023年，星期三办公室礼节运用1.早上同事见面要点头相互问好，道声“早”2.遇见客人要问好3.同事之间要礼让4.电话接听要有礼貌“您好！我是***”，说时要轻声，声音要清楚。5.接听、拨打电话不要使用免提，以免影响他人。6.请人帮忙后要说“谢谢”7.公司领导之间称呼一律以姓加职务相称，如“**总”，“**经理”，“**主管”，对一般职员称呼“小李”、“小王”、”老张“等。第二十一页，共二十九页，编辑于2023年，星期三电话礼仪1．少打少用，不要没事泡电话粥。2.要树立电话形象的意识，代表公司形象，个人形象。3.时间空间选择（该不该，休息时间不打，节假日不打；公共场合不要大声打电话，甚至静音），通话态度热情、谦和，尽量不用祈句），通话时长和内容（宜短，长话短说，废话不说）；安全使用，空中，加油站，开车不讲电话，不讲机密信息）。第二十二页，共二十九页，编辑于2023年，星期三1、电话铃响在3声之内接起。2、电话机旁准备好纸笔进行记录。3、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。4、告知对方自己的姓名。

接电话的四个基本原则

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打电话的一些简单技巧

1、如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。2、打电话时，列出要点，避免浪费时间。3、在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。第二十四页，共二十九页，编辑于2023年，星期三4、如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。6、通话完毕时应道“再见”，然后轻轻放下电话。

打电话的一些简单技巧

第二十五页，共二十九页，编辑于2023年，星期三7、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。

打电话的一些简单技巧

第二十六页，共二十九页，编辑于2023年，星期三每天自我检查，