2023年收发管理制度篇

2023年收发管理制度篇

书目

x房地产公司文件收发管理制度

房地产公司文件收发管理制度

1.目的:为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

2.适用范围:适用本公司全部文件。

3.职责:文件收发管理由行政办公室统一负责。

工作内容

公司文件共分绝密、机密、隐私、一般四种,文件密级由公司总经理确定。

公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于隐私以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。隐私以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。

已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。

文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清晰,并报告报送结果。隐私以上文件由专人按核定的范围报送。

经签发的文件原稿送办公室存档。

外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理状况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明缘由。

附件10.文件借阅登记表

报刊信件收发管理程序制度

报刊信件收发管理程序

1.目的

对邮件、报刊收发实施限制,确保客户刚好收到邮件报刊。

2.适用范围

适用于邮件和报刊的收发。

3.引用文件

3.1质量手册第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002标准4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.职责

4.1保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。

4.2保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。

5.工作程序

5.1客户办理信箱运用申请手续

5.1.1客户须要运用本大厦内的信箱时,到物管部办理申请,物管部通知财务室收取费用。

5.1.2物管部凭财务收费票据,填写《国企大厦室内修理托付单》,通知工程部装配信箱锁;安装完成后,物管部通知客户领取信箱锁匙。

5.1.3在运用信箱期间,信箱和锁匙由客户自行保管,锁匙损坏或遗失的,由保安部向工程部出单修理更换,客户按规定的标准到财务室交纳修理费用。

5.2客户办理报刊登记手续

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。

5.2.2客户须要供应收发报刊服务时,凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理登记手续,由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话,并且保留收据复印件,以便利今后查询。

5.3收发过程

5.3.1对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包袱等特别邮件,收发员须要在邮电部门的签收单上签字或盖章,并登记在《邮件收发登记表》中,当日送于客户。

5.3.2平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。

5.3.3对于挂号信、包袱、汇款单、电报等有价邮件,假如超过二十天无人领取,大厦收发员通过投递员退回邮电局,投递员在《邮件收发登记表》上签字。

5.4接到客户投诉后,保安部经理马上调查清晰投诉的缘由并在当日给客户答复解决问题的方法。由于收发员的责任以致客户这些邮件丢失或给人冒领,造成收件人损失的,责令收发员刚好向客户致歉或赔偿,并帮助客户追查遗失邮件。由于邮电局投递方面的责任,由保安部经理与邮电局联系协商解决,记录在《客户投诉登记表》中。

6.质量记录及支持文件

6.1《邮件收发登记表》

6.2《报刊订阅登记表》

6.3《客户投诉登记表》

6.4《国企大厦室内修理托付单》

邮件收发登记表

序号日期楼层

房号姓名邮件

名称编号签收备注

氧气乙炔收发运输运用平安管理制度

(一)

收

发

一、商务部负责全公司氧气瓶、乙炔瓶的保管、收发和充气运输工作。

二、氧气瓶、乙炔瓶管理人员必需建立收发登记制度，建立收发台帐。

三、氧气瓶、乙炔瓶储存必需分开，禁止同存一室。

四、各检修单位要领取氧气瓶、乙炔瓶要凭领料单到仓库领取，凡长期运用单位，一律以空瓶换满瓶。

五、运用交回的空瓶，必需保证瓶的平安附件齐全，瓶外表面无变形、缺陷，并保持清洁。瓶外及瓶阀不得有油污，如有不合要求，发瓶人员有权不受不发，领瓶人员不得以任何借口无理取闹。

六、收发人员应常常检查和核对气瓶完好状况及数目，发觉缺少，应刚好向领导汇报。

七、每个氧气瓶、乙炔瓶都应配备平安帽、防震圈，并刚好与氧气站联系修复。

八、充氧、乙炔要确定专人，负责与氧气站签订协议，定期进行试压检验。

（二）、装卸运输

一、氧气瓶、乙炔瓶装卸运输，必需旋紧平安帽，装卸时必需轻装轻卸，严禁摔拖、重压和摩擦，堆放稳妥，装在车上要加以固定，头朝一个方向，并不得超过车厢高度。

二、禁止用叉车、铲车、翻斗车、自行车装卸和运输气瓶，车上严禁烟火。

三、运输气瓶的车辆，禁止客货混装，必需保持平安车速，前后保持车距，严禁超速和强行会车。

四、运输气瓶的车辆，其排气管应装阻火器，并悬挂“危急品”标记，不行在繁华街道行驶或停留。

五、易燃品、易爆品、油脂和带有油污的物品不得与气瓶同车运输。

六、夏季运输要有遮阳装置，防止阳光暴晒，使运输中气瓶温度在40度以下。

（三）平安运用

一、运用氧气瓶、乙炔瓶的单位要固定符合要求的人员进行操作，持特种作业证操作，非操作人员严禁操作。

二、氧气瓶、乙炔瓶禁止敲击、碰撞、跌落，不得靠近热源和明火，氧气瓶和乙炔瓶距离不得小于5m,二者与动火作业点间距均应不小于10m,乙炔瓶必需站立。

三、空满瓶必需严格分开放置。运用气瓶的场所，通风应良好，禁止吸烟，禁止运用没有减压器的气瓶。

四、瓶内气体不能用完，必需有余压，且不低于0.05兆帕，以防止其他物质窜入，氧气瓶上的输气截门或减压器门若发觉有毛病应马上停止工作，进行修理。

五、气瓶运用后应卸下减压表把瓶阀关紧，装好平安瓶帽。

六、气瓶冻结时，不得用火烘烤。

七、禁止气瓶与电线接触，禁止带有油迹的物品与气瓶软管接触。露天运用的高温季节应用棚子遮护，免受阳光暴晒。

八、作业前操作工应按规定穿戴好劳动爱护用品，检查气瓶表是否漏气，装表前应先略开气瓶阀吹除污物，操作应站在气瓶的侧面。

九、高空作业必需戴好平安带、平安帽，有牢靠的脚手架方可作业，作业点下方不得有他人作业，不允许存放易燃易爆品，在风力过大时不宜进行作业。

十、井下运用氧气、乙炔切割，必需办理动火作业审批，运用结束后，必需将氧气、乙炔瓶运回地面，妥当存放，井下不得存放氧气、乙炔瓶。

材料收发管理制度

1.全部材料入库,必需严格验收,在保证其质量合格的基础上实测数量,依据不同材料物件的特性,实行点数、丈量、过磅、量方等方法进行量质验收,禁止估约。

2.除必需场地堆放的材料外,其它任何材料都必需入库,场地堆放材料必需按指定的地方堆放整齐,不得散落和溢流。

3.必需坚持限额领料制度,由项目施工员依据预算员供应的定额消耗表开具施工任务单,任务单中明确用料规格和数量,保管员依据任务单中的规格数量,视其用量可分批限量发料或一次性发料。

4.正常磨损的低值易耗品必需以旧换新,非正常磨损的必需讲明损坏缘由,由于不负责任所造成的损坏一律照价赔偿。

5.无理由超用材料的,仓库保管员必需从施工班组当月任务单中相应扣除。

6.管理人员领用材料和其它人情等用料必需经过项目经理项目物资部同意。

7.保管员在发出材料后必需马上过帐登记,并更改标识卡,以求帐、物、卡相符。

民爆物品收发、储存管理制度

第一条民用爆破器材仓库应取得国家有关部门核发的《爆炸物品储存许可证》。民用爆破器材仓库泣设专职人员保管，库房储存量不得超过设计襻存量；

其次条库内严禁明火，孳库内必需保持清洁，不得堆放易燃易爆等物质；

第三条库内应保持干燥和通风良好，堆放应利于行走，搬运便利，库房有温度计和湿度计，常常检查、记录，使室温不得超过35~c：

第四条进入库区不应穿带钉鞋和易产生静电衣服，不应运用能产生火花的工具启箱，启箱应将产品箱移至库房防护屏障外指定地点进行；

第五条民用爆破器材堆放时，．炸药箱(导火索箱)堆垛的总高度不应大于1．8m，堆放雷管时总高不超过1.6m，每堆不超过300箱，同库贮存的不同物品应分别堆放，各类箱堆间距不小于o.3m，堆垛与库房墙的距离不小于0.3m，人行检查、清点道宽度不小于o.8m，装运货物的主要通道宽度不小于1.2m；

第六条依据民爆物品特性，做到防潮、防热、防冻、防霉、防洪、防火、防雷、防虫、防盗、防破坏(十防)和库房内无尘土、无禁物、无水气凝聚、无漏雨、无渗水、无事故差错、无包装损坏、无锈蚀霉烂、无鼠咬虫蛀，库边无杂草，库四周25m范围无树林或竹林，水沟无堵塞(十二无)；

第七条各类民爆物品宜单独品种专库存放，当受条件限制时，需在同一仓库内存放两种以上民爆器材时，应按表1规定执行，民爆器材包装应是完好无损的成品方能同库存放；。

第八条各类民用爆破器材发放时必需做到先进先出的原则，做到账物相符，心中有数，账目清晰，随时对库存民用爆破器材进行检查，发觉问题刚好报公司领导，对过期或变质的民用爆破器材严禁发放；

第九条民爆器材的编码登记应按公安部门的要求严格管理。

劳动防护用品选购 验收发放运用报废管理制度

为规范劳动防护用品的管理,保障职工平安和健康,爱护劳动者免遭或减轻事故损害和职业危害,依据国家经贸委《劳动防护用品配备标准(试行)》,结合企业实际状况,特制订本制度。

一、劳动防护用品的选购 、贮存和出入库

公司供应部负责劳动防护用品的选购 和贮存。所选购 的劳动防护用品的质量和性能必需符合国家标准或行业标准,特种劳动防护用品必需具有平安生产许可证、产品合格证和平安鉴定证;一般劳动防护用品,应当严格执行其相应的标准。公司平安技术部负责对购进的劳动防护用品进行验收,审核劳动防护用品供货厂家资质、产品质量检验资料,监事会和工会组织督促检查。

劳动防护用品的保管和出入库工作由供应部统一管理,要设立劳动防护用品专用贮存库,各仓库详细负责劳动防护用品保管、出入库和日常管理工作,保证劳动防护用品的贮存平安,防止腐烂变质,如有库存不足、品种不全等状况,要刚好报告给供应部支配选购 。

二、劳动防护用品的发放

(一)劳动防护用品的发放标准。

1、劳动防护用品发放标准和运用周期,由公司平安技术部组织,劳动防护用品评估人员参加,依据《劳动防护用品配备标准》以及本企业各工种的劳动环境和劳动条件制定,配备具有相应平安、卫生性能的劳动防护用品。

劳动条件、工作环境发生改变时要刚好调整发放标准,满意生产须要。一般状况,一年进行一次劳动防护用品管理制度和发放标准修订。

2、对于生产中必不行少的平安帽、平安带、绝缘护品,防毒面具,防尘口罩等特别劳动防护用品,必需依据特定工种的要求配备齐全,并保证质量。

3、凡是从事多种作业或在多种劳动环境中作业的人员,应按其主要作业的工种和劳动环境配备劳动防护用品。

4、生产管理、调度、保卫、平安部门等有关人员,应依据其常常进入的生产区域,配备相应的劳动防护用品。

5、企业应有公用的平安帽、工作服,供外来参观、学习、检查工作人员临时借用。公用的劳动防护用品应保持整齐,专人保管,如有丢失,要查清责任,折价赔偿。

6、在生产设备受损或失效时,有毒有害气体可能泄漏的作业场所,除对作业人员配备常规劳动防护用品外,还应在现场醒目处放置必需的防毒护具,以备逃命、抢救时应急运用。用人单位还应有专人和特地措施,定期保养,保证其处于良好待用状态。

(二)劳保防护用品的发放。公司人力资源部负责全公司的劳动防护用品的发放,根据《劳保用品管理系统专用软件》实施要求和《公司劳动防护用品发放标准》,建立和健全职工劳动防护用品发放登记卡片,按时记载发放劳动防护用品状况和办理调转手续,定时核对各工种岗位劳动防护用品的种类和运用期限。

新工人上岗前平安教化,要特地进行有关正确运用和保养劳动防护用品的培训,各分公司综合办劳保管理员在发放劳动防护用品时,也要向领用人讲清正确运用方法,提示职工自觉进行劳动防护用品保养。

发放程序如下:

1、公司人力资源部每月31日前对员工按工种、标准造出下月《月份劳动防护用品预发表》。各分公司综合办劳保管理员可以登陆《劳保用品管理系统》(网络版)进入固定物品发放——预发登记——车间(分公司)选择——打印——打印设置——打印《月份劳动防护用品预发表》,或者到公司人力资源部索取。

2、各分公司综合办劳保管理员根据《月份劳动防护用品预发表》中的护品名称、预发时间,由职工本人签字后,对个人开出手工《领料单》,领用人到财务部驻分公司材料会计处换取《出库单》,仓库保管员凭《出库单》发放劳动防护用品。

3、每月26日前,各分公司综合办劳保管理员对本单位当月的劳动防护用品状况,按矿山、选矿、管理勤杂等部门分别汇总,编制《月份劳动防护用品汇总表》,连同《月份劳动防护用品预发表》一并报公司人力资源部进行登记、入账。

三、劳动防护用品的运用

(一)运用劳动防护用品的原则和要求

1、运用劳动防护用品必需依据劳动条件、须要爱护的部位和要求,科学合理地进行选型。

2、必需进行正确运用劳动防护用品的培训,让运用人员熟识劳动防护用品的型号、功能、适用范围和运用方法。

3、劳动防护用品,必需严格根据规定正确运用。运用前,要仔细检查,确认完好、牢靠、有效,严防误用或运用不符合平安要求的护具。

4、特别防护用品,如防毒面具等还应经培训、实际操作考核合格。

5、职工进入生产岗位、检修现场,必需按规定穿戴劳动防护用品,并正确运用劳动防护用品。

6、不许穿戴(或运用)不合格的劳动防护用品,不许滥用劳动防护用品。对于在易燃、易爆、烧灼及有静电发生的场所、明火作业的工人,禁止发放、运用化纤防护用品。防护服装的式样,应当以符合平安生产要求为主,做到适用美观、大方。

7、劳动防护用品应妥当爱护,不得拆改,应常常保持整齐、完好,起到有效的爱护作用,如有缺损应刚好处理。

(二)、劳动防护用品的运用管理

1、员工在工作时必需按要求正确佩戴运用劳动防护用品,否则按违章处理。

2、车间、班组要对员工运用劳动防护用品的状况,随时进行检查。

3、分公司车间、班组在组织职工平安教化时,帮助职工增加自我爱护意识,激励职工正确运用劳动防护用品,必需监管和教化新员工如何正确佩戴和运用;在日常工作中,发觉班组员工有不正确佩戴和运用劳动防护用品的,要刚好更正并予以指责教化。

4、公司平安部门负责对全公司员工劳动防护用品的运用、维护状况进行监督检查,发觉违章按“三违”惩罚规定进行处理。

四、劳动防护用品的保养和检测

发给职工的劳动防护用品由职工本人按要求定期保养;供外来参观、学习、检查工作人员临时借用的公用劳动防护用品指定专人保管,定期保养,应保持整齐,保证各种劳动防护用品始终处于良好状况。

劳动防护用品的检测,除上级质量技术监督部门和安监部门例行质量检测外,单位内部检测由平安技术和供应部门联合进行,每半年一次,保证劳动防护用品质量稳定、牢靠。

五、劳动防护用品的评估

每年的一月和七月,由平安技术部组织,平安管理人员、职业卫生、职业医务专业人员和职工代表参与,召开劳动防护用品的评估会议。针对企业生产自身风险,以及为职工的头、手、眼睛、脸、听力、脚、呼吸、热、冻、触电等方面爱护所供应的劳动防护用品适应程度、配备标准、运用年限、质量要求进行全面评估,通过作业场所的风险分析,识别劳动防护用品的需求,为劳动防护用品管理制度和发放标准修订供应牢靠依据。

油料收发管理制度

1、油料的收发要严格计量,计量器具要精确,计量方法要完善,对计量器具要定期检查,发觉问题要刚好解决。

2、建立健全各类油料的收、发、存台帐,帐目要清楚,帐面要整齐,要做到各类油料帐日清月结。

3、严格根据油料发放审批手续和定额进行领发油料,对手续不齐备者一律不予发放,对出售的各类油料肯定凭销货发票,若无财务章不予发放。

4、油料的发放肯定要严格执行废油回收制度,对某些油类,如机械油、变压器油、液压油等要按期回收,对不能按期交回废油者一律不予发放新的油类。特别状况例外。

5、对新进的油料要保证质量,定期向供油单位索取油质化验分析单,对库存时间较长的要定期取样送交有关部门进行化验分析,以确保油料的质量。

6、油料的收发过程中要严格按操作规程进行操作,严禁烟火,以免发生事故。

民爆物品收发储存管理制度

第一条民用爆破器材仓库应取得国家有关部门核发的《爆炸物品储存许可证》。民用爆破器材仓库泣设专职人员保管,库房储存量不得超过设计襻存量;

其次条库内严禁明火,孳库内必需保持清洁,不得堆放易燃易爆等物质;

第三条库内应保持干燥和通风良好,堆放应利于行走,搬运便利,库房有温度计和湿度计,常常检查、记录,使室温不得超过35~c:

第四条进入库区不应穿带钉鞋和易产生静电衣服,不应运用能产生火花的工具启箱,启箱应将产品箱移至库房防护屏障外指定地点进行;

第五条民用爆破器材堆放时,.炸药箱(导火索箱)堆垛的总高度不应大于1.8m,堆放雷管时总高不超过1.6m,每堆不超过300箱,同库贮存的不同物品应分别堆放,各类箱堆间距不小于o.3m,堆垛与库房墙的距离不小于0.3m,人行检查、清点道宽度不小于o.8m,装运货物的主要通道宽度不小于1.2m;

第六条依据民爆物品特性,做到防潮、防热、防冻、防霉、‘防洪、防火、防雷、防虫、防盗、防破坏(十防)和库房内无尘土、无禁物、无水气凝聚、无漏雨、无渗水、无事故差错、无包装损坏、无锈蚀霉烂、无鼠咬虫蛀,库边无杂草,库四周25m范围无树林或竹林,水沟无堵塞(十二无);

第七条各类民爆物品宜单独品种专库存放,当受条件限制时,需在同一仓库内存放两种以上民爆器材时,应按表1规定执行,民爆器材包装应是完好无损的成品方能同库存放;。

第八条各类民用爆破器材发放时必需做到先进先出的原则,做到账物相符,心中有数,账目清晰,随时对库存民用爆破器材进行检查,发觉问题刚好报公司领导,对过期或变质的民用爆破器材严禁发放;

第九条民爆器材的编码登记应按公安部门的要求严格管理。

乡党委政府收发文管理制度

乡党委、政府收发文管理制度

收文、发文是机关日常管理的基本要求,是为各级领导科学决策、正确指导工作供应服务的重要途径。为规范管理、提高效率,特制定本制度。

一、乡党委、乡政府收文、发文由办公室内勤负责。

二、收文、发文按类别进行登记,急件要注明签收的详细时间,转交领导的收文必需经领导签收,无领导签收文件必需按类归档,年终交档案室存档。

三、领导阅完文件归还办公室必需登记归还日期。

四、领导有批示文件列入督办项目,单独归档保存。

五、发文分别按党委、政府发文标号登记,发文内容必需经主管领导审核签字。

六、做好日常保密工作,密级文件、报表等随时由办公室报主管领导批阅保存。

七、妥当保存带有密级的文件,未经主管领导批准,不准将涉密文件带出机关或复印保存。工作中需查阅各种文书、专业档案材料,须经主管领导批准。

八、未经批准,不得擅自复印、超范围传阅带有密级的文件。要按程序传阅审批,并刚好将文件交档案员保存。

九、上行文由主管领导批阅后,报书记或乡长批阅,办公室支配报送。

十、下发文件由主管领导审批,办公室负责印发。

十一、反映全乡工作的信息、简报等稿件,报主管领导批阅后上报。

十二、所发的各种公文,要按正规的格式拟稿,并进行全面校对检查,以确保正确无误。

十三、办公室对所接受的文件要刚好签收、登记、分类,并提出拟办看法,交领导和有关部门传阅,对领导批示的传阅件要刚好送承办人或部门,传阅件要适时收回,进行立卷归档等工作。

材料工具收发管理制度

一、采办的物资材料,必需有质量保证书、出厂日期,不合格的材料不得进入工地;

二、在采办材料时,必需按经济合同法由法人或法人托付签订合同;材料运达现场,由接收人签字,方才有效;

三、材料进入工地后,由仓管员做好验收记录,记载日期、名称、规格、数量,分堆存入保管,使施工道路畅通;

四、堆放在现场的材料必需有专人看管,材料发放,必需经材料保管员签字,并出具出库证明,按有关规定做好防盗等工作;

五、对工地上运用的工具,应由专人保管;

六、在施工过程中,对需运用的工具由施工操作人员向工具保管员领取所用工具,由保管员作记录,领取人签名;

七、在每天完工后,工具领取人应刚好把清洁的工具归还,并作好归还记录手续;

八、如所领工具遗失,由领取人负责赔偿。

物业公司收发文及档案管理行政工作制度

物业公司行政工作制度:收发文及档案管理

3收发文及档案管理

3.1文件定义

3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

3.1.2公司正式文件不行以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

3.2收发文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必需在项目管理中心内部网页进行收文登记。无详细收文部门的文件,由资源部负责收文登记。

3.2.1.2收文登记后,刚好报公司总经理/管理处主任或授权人签署看法,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署看法的文件,可不予处理。

3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。

3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

3.3发件

3.3.1起草:由须要发件的部门/管理处起草文件。

3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。

3.3.4校对、签署

由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。

3.3.5申请盖章

由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作动身文、签收登记。

3.3.7内部传阅

收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回来档。

3.3.8归档

具有保存价值的文件物管公司秘书应刚好移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等状况的登记。

3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

3.4文件保管及处理

3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将全部收、发的文件按不同的类别进行分类,详细类别依据各自的详细状况制定,做到科学、系统、便利查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有变更时报物管公司资源部备案。

3.4.3文件必需存放在文件柜等平安的地方,不得随意或杂乱地堆放。

3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,依据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:

3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;

3.4.4.2对于保管期限未到、但不是常常运用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5档案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,详细移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。

3.5.2档案的保管

公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部依据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。

3.5.3档案信息的运用

3.5.3.1复印档案

公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必需填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

3.5.3.2档案原件的借用

1)原则上公司档案原件不外借,但因工作须要必需外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作须要未能刚好归还的,须将其缘由和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。

3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整齐和完整,不得涂污及损坏。

3.5.3.3档案原件的归还

1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。

2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。

3.5.3.4档案原件的处理

由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

4月报制度

4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作状况至物管公司秘书。

4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

文件收发管理制度

作好文件报表管理工作是企业在运行的过程中特别重要的一项工作。为了令各位了解如何做好文件管理工作,以下以某单位为例,为各位供应一则文件收发管理制度范本,仅供各位参阅了解。

局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作,为使行文和收文处理规范化,特规定如下:

一、行文

(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办科室拟稿,经科室负责人、分管领导初审后,送办公室核稿,经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核,主管区领导签发。联合行文必需同时送有关单位领导会签,方可发出。

(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订,上行文由办公室发送并催办,平行文和下行文由拟稿科室分发。

(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理方法》(国发[2000]23号)有关规定执行,行文流程按局办公处理系统流程进行。

二、收文处理

(一)全部发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文),由局办公室统一签收、登记、编号,送局领导阅示或送有关科室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人依据文件内容和规定的传阅范围,提出办文看法,送局领导批示或交有关科室阅办。须要办理的公文,经请示局领导后办理,办公室依据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件,办公室应马上将文件送交局领导批阅。领导不在时,办公室应依据文件内容刚好限要求,交相关业务科室或人员办理。事后刚好向局领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

三、保密文件收发管理

(一)遵守公司统计报表管理制度,保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁,并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

(二)制发文件时,经办人要依据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,送局领导审批后印发。

(三)保密文件、保密资料必需在办公室内进行传阅,未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件,不得将文件带出办公室;确因工作须要携带外出的,需经局领导批准,并要妥当保管。

(四)复印保密文件、保密资料必需严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用,并办理登记、签字手续。用完后,要刚好归还。

(六)对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发觉欠缺要刚好追查,防止丢失。

(七)销毁保密文件、保密资料时,必需登记造册,经主管局领导批准,送区保密局指定的地点处理,严禁将文件出卖给废品收购站。

某小区报刊信函收发管理制度

小区报刊信函收发管理制度