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文档简介

采购合同管理制度一、制度目的本制度旨在明确采购人员在采购合同管理过程中应遵循的规则，规范采购合同审批、签订、履行等环节，提高采购合同的效率和管理水平。二、适用范围本制度适用于公司内所有采购活动中的合同管理，包括采购合同的审批、签订、执行、变更以及解除等环节。三、管理程序1.建立采购合同备案制度公司应建立采购合同登记备案制度，对所有采购合同进行备案，并详细记录合同的签订时间、有效期、金额等关键信息。采购人员应在签订合同后三个工作日内将合同备案信息录入系统，并将原件装订存档。2.审批程序采购人员在采购活动中提供合同的样本和条款，财务部门应审核合同样本和条款的合法性和规范性，肯定合同的国法效力和可操作性，财务部门审核并确认后，合同方可签订。3.签订程序采购人员应在取得财务部门确认后，及时与供应商签订合同，并在合同中明确双方的权利义务、标的物、交货时间、结算方式等关键要素。采购人员须仔细阅读合同内容，注意风险控制，如标的物质量、交货期、违约金等。4.履行程序采购人员在供应商提交供货单后，须查验数量、规格、外部包装等标的物质量并确认无误后支付货款。如采购人员在收到货物后发现质量问题，必须及时与供应商沟通，要求退换货物或者赔偿。5.变更程序采购需求在执行期间可能会发生变化，或者在收到标的物后发现问题，对于合同进行变更申请。变更申请应明确变更的事项和基本原因，并在变更协议中明确变更的内容、变更时间、变更金额等关键信息。变更协议需要经过采购人员、作业部门、财务部门等部门审核确认，变更方可生效。6.解除程序当双方无法履行合同法律义务时，任何一方均有权提出解除合同请求。采购人员应向采购部门提交解除合同申请，经过部门审核确认后，采购人员向对方发出解除通知书。同时采购人员须保证无论解除合同与否，均不能影响公司与供应商今后的合作。四、合同文件的保存所有合同文件应存放在采购部门的合同管理专用柜内，便于随时查询和管理。采购人员应及时记录合同变更协议、合同解除通知书等相关文件。五、报告和记录采购部门应对采购合同的审批、签订、履行等环节进行记录，并及时向公司领导提供综合分析报告，以便公司领导得知公司采购合同管理情况。六、制度执行与监督公司领导应定期审查本制度的执行情况，及时纠正违反制度的行为。采购人员必须严格遵守本制度的规定，如有违反，将受到相应的责任追究和处罚。七、总则本制度经领导小组讨论通过，自发布之日起执行，如有需要

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